OUTLOOK培训PPT
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培训Outlook熟练掌握精品PPT课件
需要的命令。
熟练掌握
了解您的选项
Outlook 提供了众多选 项，以便帮助您改变查 看方式和工作方式。
访问这些程序选项的方 法并未改变。
如图中所示，您仍将单击 Outlook 主窗口内“工具”菜 单上的“选项”并使用“选项”对话框。
熟练掌握
有关选项的更多信息
在 Outlook 2007 中， 可以从一些不同的位置 设置选项。
1 选项卡：功能区由不同的选项卡组成，每个选项卡都与您 在 Outlook 中要完成的特定工作类型相关。
2 组：每个选项卡都有若干个组，这些组将相关项显示在一 起。
3 命令：命令可以是按钮、用来输入信息的框或者是菜单。
熟练掌握
功能区显示您所需的内容
当您执行某些操作，例 如创建邮件、日历条目 或联系人时，您将又一 次看到功能区。
功能区是位于窗口顶部 的一个带状区域。
Outlook 中最显著的改进是功能区，它赋予了 Outlook 全新外观。 然而随着您变得熟练，您将发现改进并不仅仅局限于外 观，它确实可以帮助您事半功倍地完成工作。
熟练掌握
功能区简介
这是一封新电子邮件。 功能区位于窗口顶部。
每次在 Outlook 内进 行创建或编辑操作时， 都会显示功能区。
适用于撰写电子邮件的选项 如果您希望更改撰写电子邮件的相关设置，例如，使拼写 检查器停止忽略大写单词，则您可以在“编辑器选项”对 话框中实现此目的。
熟练掌握
有关选项的更多信息
在 Outlook 2007 中， 可以从一些不同的位置 设置选项。
首先创建邮件，然后执行以下操作： 1 单击“Office 按钮”。 2 单击“编辑器选项”。
为什么采用新系统？Microsoft 仔细地研究了人们使用 Outlook 中的命令的方法。
熟练掌握
了解您的选项
Outlook 提供了众多选 项，以便帮助您改变查 看方式和工作方式。
访问这些程序选项的方 法并未改变。
如图中所示，您仍将单击 Outlook 主窗口内“工具”菜 单上的“选项”并使用“选项”对话框。
熟练掌握
有关选项的更多信息
在 Outlook 2007 中， 可以从一些不同的位置 设置选项。
1 选项卡：功能区由不同的选项卡组成，每个选项卡都与您 在 Outlook 中要完成的特定工作类型相关。
2 组：每个选项卡都有若干个组，这些组将相关项显示在一 起。
3 命令：命令可以是按钮、用来输入信息的框或者是菜单。
熟练掌握
功能区显示您所需的内容
当您执行某些操作，例 如创建邮件、日历条目 或联系人时，您将又一 次看到功能区。
功能区是位于窗口顶部 的一个带状区域。
Outlook 中最显著的改进是功能区，它赋予了 Outlook 全新外观。 然而随着您变得熟练，您将发现改进并不仅仅局限于外 观，它确实可以帮助您事半功倍地完成工作。
熟练掌握
功能区简介
这是一封新电子邮件。 功能区位于窗口顶部。
每次在 Outlook 内进 行创建或编辑操作时， 都会显示功能区。
适用于撰写电子邮件的选项 如果您希望更改撰写电子邮件的相关设置，例如，使拼写 检查器停止忽略大写单词，则您可以在“编辑器选项”对 话框中实现此目的。
熟练掌握
有关选项的更多信息
在 Outlook 2007 中， 可以从一些不同的位置 设置选项。
首先创建邮件，然后执行以下操作： 1 单击“Office 按钮”。 2 单击“编辑器选项”。
为什么采用新系统？Microsoft 仔细地研究了人们使用 Outlook 中的命令的方法。
Outlook培训.ppt
▪ 切换到Outlook Express，在“文件”菜单中选择“导入”命令，
然后选择“通讯簿”，找到刚才保存的wab文件，点击“确定”后 即可将Foxmail的地址簿导入到Outlook Express中。如果从 Foxmail中导出的地址簿格式为csv或txt文件，那么在Outlook Express中导入时要选择“其他通讯簿”。不过，令人遗憾的是， 由于Outlook Express和Foxmail的地址簿在字段定义上有一定的差 别，因此可能会出现部分内容显示不正常的情况。
▪ 在Foxmail选中需要导出的邮件，利用导出功能将邮件导出到一个
目录，如D:\Temp\in。收件箱、已发送箱内的邮件不要导出到同 一个子目录下，应分别导出、再分别导入到Outlook中，以免在新 系统下混淆了邮件。收件箱下的子邮箱也应按上述原则处理。
▪ 打开Outlook Express（系统自带，无需安装），将上步中已导出
9
按下图格式填写：
Outlook使用培训
GETRAG(Jiangxi) Transmission Co.,Ltd
10
勾选SMTP要求验证
Outlook使用培训
GETRAG(Jiangxi) Transmission Co.,Ltd
11
是否在服务器上保留邮件的副本，默认是不保留。亦可以根据 自己的使用情况，选择若干天后再删除邮件副本。
Outlook使用培训
GETRAG(Jiangxi) Transmission Co.,Ltd
5
1.2、新账户的配置
▪ 当我们第一次使用Outlook时，会弹出配置向导：
Outlook使用培训
GETRAG(Jiangxi) Transmission Co.,Ltd
然后选择“通讯簿”，找到刚才保存的wab文件，点击“确定”后 即可将Foxmail的地址簿导入到Outlook Express中。如果从 Foxmail中导出的地址簿格式为csv或txt文件，那么在Outlook Express中导入时要选择“其他通讯簿”。不过，令人遗憾的是， 由于Outlook Express和Foxmail的地址簿在字段定义上有一定的差 别，因此可能会出现部分内容显示不正常的情况。
▪ 在Foxmail选中需要导出的邮件，利用导出功能将邮件导出到一个
目录，如D:\Temp\in。收件箱、已发送箱内的邮件不要导出到同 一个子目录下，应分别导出、再分别导入到Outlook中，以免在新 系统下混淆了邮件。收件箱下的子邮箱也应按上述原则处理。
▪ 打开Outlook Express（系统自带，无需安装），将上步中已导出
9
按下图格式填写：
Outlook使用培训
GETRAG(Jiangxi) Transmission Co.,Ltd
10
勾选SMTP要求验证
Outlook使用培训
GETRAG(Jiangxi) Transmission Co.,Ltd
11
是否在服务器上保留邮件的副本，默认是不保留。亦可以根据 自己的使用情况，选择若干天后再删除邮件副本。
Outlook使用培训
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5
1.2、新账户的配置
▪ 当我们第一次使用Outlook时，会弹出配置向导：
Outlook使用培训
GETRAG(Jiangxi) Transmission Co.,Ltd
Outlook2020培训ppt
Outlook2020培训ppt
PPT文档演模板
2020/11/3
Outlook2020培训ppt
课程内容
• 一、认识 Outlook2007 • 二、Outlook2007能做些什么 • 三、如何使用Outlook2007
PPT文档演模板
Outlook2020培训ppt
认识 Outlook2007
PPT文档演模板
Outlook2020培训ppt
Outlook能做些什么
2、数据备份-备份电子邮件、联系人等信息
• 企业邮件服务器有容量限制，个人账户的邮件 总大小限定为300M（例）。当我们邮件很多， 邮箱占用空间接近300M时，发邮件会提示发 送失败。这时我们往往需要删除一些邮件以腾 空邮箱。
• 使用Outlook2007我们就可以把邮箱收件箱 中的邮件备份出来，保存到电脑硬盘中。使用 Outlook2007保存的邮件无需考虑容量限制 的问题，只要硬盘剩余空间足够。
PPT文档演模板
Outlook2020培训ppt
Outlook能做些什么
3、日程管理-高效管理你的时间 • 日程管理是Microsoft Outlook 2007中的
1、导入联系人信息 Outlook2007可以方便的
新建联系人、创建通讯组 列表。还可以导入、导出 联系人信息，功能完善。
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Outlook2020培训ppt
如何使用Outlook2007-通讯录管理
• 选择“从另一程序或文件导入”，点击 “下一步”。
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Outlook2020培训ppt
如何使用Outlook2007-新建邮件账户
• 配置完邮件账户，进入Outlook2007的程 序主界面。点击工具栏中“发送/接收”的 下拉按钮，依次点击“发送/接收设 置”,“定义发送/接收组”，进入发送/接 收组设置界面
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2020/11/3
Outlook2020培训ppt
课程内容
• 一、认识 Outlook2007 • 二、Outlook2007能做些什么 • 三、如何使用Outlook2007
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Outlook2020培训ppt
认识 Outlook2007
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Outlook2020培训ppt
Outlook能做些什么
2、数据备份-备份电子邮件、联系人等信息
• 企业邮件服务器有容量限制，个人账户的邮件 总大小限定为300M（例）。当我们邮件很多， 邮箱占用空间接近300M时，发邮件会提示发 送失败。这时我们往往需要删除一些邮件以腾 空邮箱。
• 使用Outlook2007我们就可以把邮箱收件箱 中的邮件备份出来，保存到电脑硬盘中。使用 Outlook2007保存的邮件无需考虑容量限制 的问题，只要硬盘剩余空间足够。
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Outlook2020培训ppt
Outlook能做些什么
3、日程管理-高效管理你的时间 • 日程管理是Microsoft Outlook 2007中的
1、导入联系人信息 Outlook2007可以方便的
新建联系人、创建通讯组 列表。还可以导入、导出 联系人信息，功能完善。
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Outlook2020培训ppt
如何使用Outlook2007-通讯录管理
• 选择“从另一程序或文件导入”，点击 “下一步”。
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如何使用Outlook2007-新建邮件账户
• 配置完邮件账户，进入Outlook2007的程 序主界面。点击工具栏中“发送/接收”的 下拉按钮，依次点击“发送/接收设 置”,“定义发送/接收组”，进入发送/接 收组设置界面
outlook培训课件
Outlook使用秘籍大全
目录
• 安装和邮件配置服务
• 邮件设置
• 邮件技巧 • 邮件管理 • Office相关功能
安装和邮件配置服务
Outlook 快速安装
创建外部 邮箱
数Hale Waihona Puke 文件 管理邮件设置邮件技巧
邮件管理
分类
颜色
邮件组分类、 主题分类 …….
指定人员颜色 标记更直观、 后续提醒标记 ……
计划提醒、 遗留邮件跟 进 ……
邮件管理—练习
会议通知： 通知与会人 员参加会议， 在会议召开 前20min给会 议参加人提 醒。
Office关联其他功能
快过年了 要给部门的每个人 一封邮件 相同的格式 不同的名字 不同金额的奖励 如何快速的实现？
目录
• 安装和邮件配置服务
• 邮件设置
• 邮件技巧 • 邮件管理 • Office相关功能
安装和邮件配置服务
Outlook 快速安装
创建外部 邮箱
数Hale Waihona Puke 文件 管理邮件设置邮件技巧
邮件管理
分类
颜色
邮件组分类、 主题分类 …….
指定人员颜色 标记更直观、 后续提醒标记 ……
计划提醒、 遗留邮件跟 进 ……
邮件管理—练习
会议通知： 通知与会人 员参加会议， 在会议召开 前20min给会 议参加人提 醒。
Office关联其他功能
快过年了 要给部门的每个人 一封邮件 相同的格式 不同的名字 不同金额的奖励 如何快速的实现？
《Outlook邮箱》课件
附件管理
学习如何添加、保存和发送附件，并利用云存储进行文件共享。
邮件管理和组织
智能文件夹分类
快速邮件搜索
邮件规则和筛选器
利用自动化功能将邮件自动分类
掌握高级搜索技巧，快速找到重
学习如何设置规则和筛选器，自
整理，让您的收件箱井井有条。
要的邮件和文件附件。
动处理特定类型的邮件。
联系人管理和通讯录
3
会议提醒和通知 ⏰
设置会议提醒和通知，不再错过任何重要的会议。
任务管理和提醒
1
任务创建和分配
了解如何创建任务，为团队成员分配任务，并设置任务优先级。
2
任务进度跟踪
掌握任务状态跟踪功能，随时了解任务的进展情况。
3
任务提醒和定时器
利用任务提醒和定时器功能，不再忘记即将到期的任务。
设置和个性化选项
《Outlook邮箱》PPT课
件
探索Outlook邮箱的强大功能，了解如何高效管理邮件、联系人、日历、任务
等，以及个性化设置和解决常见问题。
Outlook邮箱的功能介绍
高效收发邮件
掌握邮件撰写、收件、转发等技巧，提高工作效率。
智能邮件过滤
利用垃圾邮件过滤功能，保证收信箱的整洁，防止恶意邮件。
1
联系人分组管理
创建联系人分组，轻松管理不同人群的联系方式。
2
联系人共享和合作
与团队成员共享联系人，提高协作效率。
3
动态联系人更新
充分利用动态联系人功能，及时更新联系人信息。
日历和会议安排
1
日程管理
掌握日历功能，轻松创建和管理个人和团队的日程安排。
2
邀请和接受会议
OUTLOOK简单用法讲解ppt课件
11
;.
5. 人员休假（离开）时设置 为了让发邮件给我们的人及时了解我们是否在位置上，和及时找到我们的 Back Up，进 行紧急事件的处理，我们需要在休假（离开）时进行一个邀请会议功能：会议主题、与会人员、会议地点、会议开始/结束时 间、会议前提醒
3
;.
1. 收件人、主题和内容 1.4.3 签名
结尾常见的写个“Best Regards”/“祝身体健康”等，然后标注自己的姓名、公司、职位和联 系方式。
4
;.
1. 收件人、主题和内容 1.5 附件
附件可以是文件，邮件等，但如果是多个文件附件，最好打包后再发送。添加附件时， 可以复制粘贴，也可以在附加文件按钮中增加附件。
添加附件
5
;.
2. 群组的建立 为了提高效率和防止有疏漏的收件人，outlook提供了建立联系人群组的功能。
6
;.
2. 群组的建立 发邮件给群组就可以发给群组里的每一位同事 群组名称
7
;.
3. Recall邮件 如发错邮件时，发出的邮件在对方未打开阅读之前是可以call回来的。
8
4. 邮件分类标注
;.
OUTLOOK简单用法讲解
1. 收件人、主题和内容 2. 群组的建立 3. Recall邮件 4. 邮件标注（重要邮件，邮件分类，看过/未看过邮件） 5. 人员休假（离开）时设置 6. 会议 7. 帐户数据文件设置（邮箱容量满）
1
;.
1. 收件人、主题和内容
收件人包括TO和CC（BCC）的人，邮件会自动检测核对已发送过的对象邮箱。 1.1 TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题，理应对邮件予以回复响应。 1.2 而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC 的人有建议，可以回Email。被CC的人如果已经知道了事件的开始，其后续处理也理应 让他知道。 1.3 主题要简明扼要
;.
5. 人员休假（离开）时设置 为了让发邮件给我们的人及时了解我们是否在位置上，和及时找到我们的 Back Up，进 行紧急事件的处理，我们需要在休假（离开）时进行一个邀请会议功能：会议主题、与会人员、会议地点、会议开始/结束时 间、会议前提醒
3
;.
1. 收件人、主题和内容 1.4.3 签名
结尾常见的写个“Best Regards”/“祝身体健康”等，然后标注自己的姓名、公司、职位和联 系方式。
4
;.
1. 收件人、主题和内容 1.5 附件
附件可以是文件，邮件等，但如果是多个文件附件，最好打包后再发送。添加附件时， 可以复制粘贴，也可以在附加文件按钮中增加附件。
添加附件
5
;.
2. 群组的建立 为了提高效率和防止有疏漏的收件人，outlook提供了建立联系人群组的功能。
6
;.
2. 群组的建立 发邮件给群组就可以发给群组里的每一位同事 群组名称
7
;.
3. Recall邮件 如发错邮件时，发出的邮件在对方未打开阅读之前是可以call回来的。
8
4. 邮件分类标注
;.
OUTLOOK简单用法讲解
1. 收件人、主题和内容 2. 群组的建立 3. Recall邮件 4. 邮件标注（重要邮件，邮件分类，看过/未看过邮件） 5. 人员休假（离开）时设置 6. 会议 7. 帐户数据文件设置（邮箱容量满）
1
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1. 收件人、主题和内容
收件人包括TO和CC（BCC）的人，邮件会自动检测核对已发送过的对象邮箱。 1.1 TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题，理应对邮件予以回复响应。 1.2 而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC 的人有建议，可以回Email。被CC的人如果已经知道了事件的开始，其后续处理也理应 让他知道。 1.3 主题要简明扼要
《outlook教程》课件
Outlook的安全与隐 私
探索Outlook的安全特性，学 习如何加密和解密邮件，保 护您的信息安全。
Outlook的插件与扩 展
了解常用的Outlook插件，掌 握Outlook的扩展功能，提升 Outlook的功能性。
结束语
Outlook的Biblioteka 点与应用场 景探索Outlook的各种优点和适用 场景，让您的办公更高效、无 忧。
《Outlook教程》PPT课件
让我们一起学习如何使用Outlook，这款功能强大的办公软件。它不仅仅是个 邮件客户端，还有许多强大的功能等待我们去探索。
第一部分：介绍Outlook
什么是Outlook
Outlook是一款办公软件，集邮件、日历、联系人和任务等功能于一体，帮助您更高效地管 理工作。
Outlook的功能与特点
Outlook提供了强大的邮件管理、日程安排、联系人管理以及任务跟踪等功能，让您的工作 更加有序和高效。
Outlook的版本介绍
有不同版本的Outlook可供选择，包括Outlook 365、Outlook 2019和Outlook Online等，我们会 为您介绍它们的特点和区别。
日常使用Outlook的小技 巧
学习一些使用Outlook的小技巧 和技巧，提升工作效率，成为 Outlook的高手。
常见问题解答(Q&A)
为了让大家更好地使用Outlook， 我们回答一些常见问题，帮助 您解决使用中的困惑。
第二部分：使用Outlook
1
Outlook的邮件功能
2
掌握Outlook的邮件发送、接收、排序、
管理、筛选和搜索功能，提高邮件处
理效率。
3
Outlook的联系人功能
Outlook-使用技巧培训
在Outlook 2023 中，功能区已替代 了此前在Outlook主 窗口中使用旳菜单。 另外，还能够对功 能区进行自定义， 您还能够个性化旳 自定义选项卡，以 便更加好地符合您 旳工作风格。
Outlook 2023 新增功能预览
Outlook 2023 新增功能预览
Outlook 2023 新增功能预览
Outlook2023-管理邮件
四、日程、日历
Outlook2023-日程、日历
Outlook2023旳一种很实用旳功能就是日程、日历旳管 理。我们能够用Outlook2023旳日程管理功能统计下我 们待办旳工作、会议及约会等。Outlook2023将会在我 们设定旳时间弹出提醒。这个贴心旳功能能够以便我 们更合理旳管理时间，防止遗忘主要旳工作内容。
单中旳“通讯组列表”，如图。
Outlook2023-通讯录管理
输入通讯组列表名 称，点击“选择 组员”，拟定组 员后点击“拟 定”，单击“保 存并关闭”，通 讯组列表新建完 毕。
Outlook2023-通讯录管理
三、管理邮件
邮件管理
邮件众多
阅读繁琐 查找困难
邮件旳分类 整顿
简朴
类别混乱
高效
及时
Outlook2023-新建邮件账户
假如不成功（前提是顾客信息、服务器信息、登陆信息正确 ），点击“其他设置”按钮，弹出“Internet 电子邮件设置” 对话框，在“Internet 电子邮件设置”对话框中选择“发送服 务器”标签页，把“我旳发送服务器（SMPT）要求验证”选 项打上勾，点击“拟定”按钮，完毕账户设置。如下图：
在“名称”处输入想要建立旳联络人列表名称，如“综 合部”，点击“拟定”。
Outlook2023-通讯录管理
Outlook 2023 新增功能预览
Outlook 2023 新增功能预览
Outlook 2023 新增功能预览
Outlook2023-管理邮件
四、日程、日历
Outlook2023-日程、日历
Outlook2023旳一种很实用旳功能就是日程、日历旳管 理。我们能够用Outlook2023旳日程管理功能统计下我 们待办旳工作、会议及约会等。Outlook2023将会在我 们设定旳时间弹出提醒。这个贴心旳功能能够以便我 们更合理旳管理时间，防止遗忘主要旳工作内容。
单中旳“通讯组列表”，如图。
Outlook2023-通讯录管理
输入通讯组列表名 称，点击“选择 组员”，拟定组 员后点击“拟 定”，单击“保 存并关闭”，通 讯组列表新建完 毕。
Outlook2023-通讯录管理
三、管理邮件
邮件管理
邮件众多
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邮件旳分类 整顿
简朴
类别混乱
高效
及时
Outlook2023-新建邮件账户
假如不成功（前提是顾客信息、服务器信息、登陆信息正确 ），点击“其他设置”按钮，弹出“Internet 电子邮件设置” 对话框，在“Internet 电子邮件设置”对话框中选择“发送服 务器”标签页，把“我旳发送服务器（SMPT）要求验证”选 项打上勾，点击“拟定”按钮，完毕账户设置。如下图：
在“名称”处输入想要建立旳联络人列表名称，如“综 合部”，点击“拟定”。
Outlook2023-通讯录管理
OUTLOOK-2010-ppt教程
Microsoft® Outlook® 2010 培训
使用条件格式管理您的邮件及更多 内容
课程内容
• 概述：定制规则 •பைடு நூலகம்课程：包含２个讲解短片 • 课程摘要卡
使用条件格式管理您的邮件及更多内容
概述：定制规则
使用条件格式帮助管理您的收件箱、日 历和待办事项列表。 条件格式是当邮件或其他项目符合指定 的条件时更改字体、字体大小或字体颜 色的规则。 使用条件格式可快速、轻松 地管理重要信息、会议和任务。
指向视频底部可查看视频控件。 拖动或指向进度栏可向前或向后移动。
使用条件格式管理您的邮件及更多内容
课程摘要卡
有关此课程中涉及的任务摘要，请查看课程摘要卡。
使用条件格式管理您的邮件及更多内容
指向视频底部可查看视频控件。 拖动或指向进度栏可向前或向后移动。
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结合日历和任务的条件格式
若转设可本对如要至为看练于果为“红到习条要创日视色中件停建Ou历图，止了tlo项”因我转使此o目选为添至用规k 有使 项 允 加 “ 规 则一用卡礼了时则，套条，是名间但也预件单我为”仍可定格击的“列保选义式上优表留择“规，司先该视则，级规图请选只，”则设确我择需置保为的“取并”在此规到消单，“条则期选击然日件，”中“后历输加和该删单”入粗“规除击视了、下则”图他红旁， 中“单的关依当可色周这但通取本提，条击名闭照打能文”样复记过消就课供件“字所同开已本。将选住课是程关格添。有样“包提框不程中使结于式加打的条含醒。可还其用尾”开流件您我撤可复条的。，的程格所任销知选件课此 对 ， 式 需 何 删 道 框 格 程规话将”的下除可式摘和Ou则框条对一周。停的要Otluo称，件话切前止一卡tolo为完格框到些。k规o拥“成式时期方k则有可允更用，的法运一用礼改于任。行套规的。任务，预则会务。但定的议。不义详”能规细。删则信除。息规链则接。。
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课程内容
• 概述：定制规则 •பைடு நூலகம்课程：包含２个讲解短片 • 课程摘要卡
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概述：定制规则
使用条件格式帮助管理您的收件箱、日 历和待办事项列表。 条件格式是当邮件或其他项目符合指定 的条件时更改字体、字体大小或字体颜 色的规则。 使用条件格式可快速、轻松 地管理重要信息、会议和任务。
指向视频底部可查看视频控件。 拖动或指向进度栏可向前或向后移动。
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结合日历和任务的条件格式
若转设可本对如要至为看练于果为“红到习条要创日视色中件停建Ou历图，止了tlo项”因我转使此o目选为添至用规k 有使 项 允 加 “ 规 则一用卡礼了时则，套条，是名间但也预件单我为”仍可定格击的“列保选义式上优表留择“规，司先该视则，级规图请选只，”则设确我择需置保为的“取并”在此规到消单，“条则期选击然日件，”中“后历输加和该删单”入粗“规除击视了、下则”图他红旁， 中“单的关依当可色周这但通取本提，条击名闭照打能文”样复记过消就课供件“字所同开已本。将选住课是程关格添。有样“包提框不程中使结于式加打的条含醒。可还其用尾”开流件您我撤可复条的。，的程格所任销知选件课此 对 ， 式 需 何 删 道 框 格 程规话将”的下除可式摘和Ou则框条对一周。停的要Otluo称，件话切前止一卡tolo为完格框到些。k规o拥“成式时期方k则有可允更用，的法运一用礼改于任。行套规的。任务，预则会务。但定的议。不义详”能规细。删则信除。息规链则接。。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
巧用邮件日历
使用邮件日历规划工作安排
• 你是否为如何安排自己的工作时间而发愁？ • 你是否总是忘记自己的会议安排？ • 你是否还在用纸笔进行工作安排记录？
所有问题一个对策，OUTLOOK 帮你轻松解决！
巧用邮件日历
实际运用：
所有问题一个对策，OUTLOOK 帮你轻松解决！
工作巧安排：利用日历功能对面试时间做管理，防止重复安排，日历有自动提 前15分钟提醒功能，防止忘记会议。
邮件签名更改
邮件签名更改方法
新建邮件——签名（公司已经帮你预设签名，如无特殊原因无需更改） 新建邮件——选项——延时传递——传递选项——设置传递时间
部分快捷键简介
部分快捷键简介
Ctrl+N 新建电子邮件 （new –built） Ctrl+R 答复此邮件的发件人（reply） Ctrl+F 将此项目转发给他人 Ctrl+erter 发送邮件 Ctrl+E 搜索已发送邮件
语言的选择
尽量选择适合的语言
英文邮件只是交流的工具，不是用来炫耀的，交流时要照顾双方的沟 通顺畅。收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流，尊重对方习 惯，不主动发英文邮件。
字体的大小
不要为了突出内容而使用过大的字体。也不要使用过小的字体。 建议： 中文用宋体或新宋体 英文用Verdana或Arial字型 字号用五号或10号
添加后续标志
• •
有些邮件需要后续跟踪，但自己老忘怎么办？ 怎么区分一些重要邮件？
添加后续标志
后续标志的使用方法
撤回已发未读邮件
• • 邮件发错了人怎么办？ 邮件发出后发现内容有错怎么办？
撤回已发未读邮件
撤回已发未读邮件方法
邮件——已发送邮件——打开要撤回/替换的邮件——操作——撤回该邮 件，在弹出的对话框中进行需要的勾选。
邮件的模板制作
邮件模板的制作
打开邮件——文件——另存为——选择存储位置——保存类型选择outlook模 板——保存
定制邮件规则
定制邮件规则
右击邮件——规则——创建规则或管理规则
定制邮件规则
实战举例：51JOB简历的自动归档
创建规则——主题包含XX（1）——联动进入预设文件夹（2） ——邮件自动 分类到预设文件夹内
• 邮件的开头和结尾最好有问候语
称呼和问候
小技巧：
• 不知道某部门人员的邮件怎么办？ • 不知道某位领导的具体职位怎么办？
正文内容
先来看下中国人外国人的不同思维模式
当中国人问朋友借钱时，会说： 我被老爸赶出了门，被女朋友踹了，现在又碰了经济危机找不到工作， 你能不能借我1000元？ 同样的情况，一个老外会说 Could you lend me 1000yuan?you know I was expelled by my father, dumped by my girl friend and what is worse I am jobless due to the economic crisis
正文内容
邮件写作的4W1H原则和KISS原则
4W1H原则
• • • • • Who 这封邮件和谁有关系？我嘛？ What 什么事情？我需要做什么或需要我做什么？ Why 为什么？事情起因？ When 什么时候需要回复或完成？ How 怎么做？
KISS原则
• KISS原则：Keep It Simple and Short
密件抄送（BCC）
• 发送给特定对象 • 应用:投诉，秘密 汇报
.BCC
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
BCC的私密特性：
发送的人看到的
TO CC 和BCC 看到的
OUTLOOK 使用技巧
邮件的模板制作
邮件模板的制作
邮件模板有什么好处？ • 节省同样重复邮件的编写时间 • 节约寻找同批次收件人的时间
我的运用： • 校园招聘邮件模板，只需要更改细节就可以反复使用，不用每次招聘前 重新再做编写
巧用邮件日历
共享日历功能：
把自己的日程安排发给其他人，让别人知道你的安排。
会议邀请
会议邀请功能：
建议：会议邀请发出后，OUTLOOK会自动在会议开始前提醒你邀请参加的人 员，所以请谨慎使用，不要滥用造成别人困扰！
显示对话记录
如何查看LYNC的对话记录
邮件——对话历史记录 中可以查看以往的对话记录 特别提醒：在对话后迅速关闭LYNC，对话记录可能会无法自动保存
进行针对性回复
回复的技巧
区分Reply和Reply All
原则： 如果只需要一个人知道的事，采取单独回复 如果收到一封邮件发送给你，同时CC给其他人的话，一般采取 全部回复 重要邮件应添加上级为抄送对象
.BCC
区分.BCC
发送（TO)
• 邮件直接发送对象
抄送（CC）
• 需要知道此事的人 • 应用：重要事件应 抄送上级
正文内容
实际运用
From： 工会代表小王 TO： 人事主管小李
小李，你好 今天参加了企业工资集体协商动员大会，以下会议上的几件事情我在这 里转达给你，公司现有的工资协商制度需做修改，届时放在职代会上通 过；关于女职工保护权益，我们最好根据公司情况，写一份出来，把我 们能做到的写上去，届时也放职代会上通过；另外集体合同看看是否有 地方还需要修改，届时也放职代会上通过
撤回的条件 exchange server邮箱 对方还未打开阅读你发出的邮件
定时邮件功能
如何做到定时发送邮件
新建邮件——选项——延时传递——传递选项——设置传递时间
定时邮件功能
定时邮件在公司的局限性
• 定时发送邮件必须保持程序运行的状态（ad及outlook保持运行状态） • 公司的ad长时间不用会自动断开，故无法发送需要时间跨度过大的延时 邮件
Outlook2010
邮件礼仪及使用技巧
电子邮件的主题
邮件主题的注意事项：
• • • • 切忌空白和冗长标题 主题反映邮件内容，可适度突出标题 回复邮件时，不要RE RE一大串 不可出现错别字和不通顺之处
称呼和问候 恰当称呼收件者，拿捏尺度： • 中文：X经理，X先生/小姐 • 英文：Hi，XXX 熟悉的人可以用Dear • 多人：各位同事、大家或ALL
回复的技巧
及时回复 进行针对性回复 区分Reply和Reply All
回复的技巧
及时回复
理想的回复时间是2小时内，一般不超过24小时
回复的技巧
• XX，你好 • 关于这4件事情，回复如下，请注意，红字部分 关于工资协商制度：公司现有的工资协商制度需根据这次会议下达文件 稍做修改，届时放在职代会上通过 • 文件已收到，我会尽快根据会议的文件进行修改 关于女职工保护权益：镇里有一个版本，我们最好根据公司情况，写一 份出来，把我们能做到的写上去，届时也放职代会上通过 • 同工资协商制度 关于集体合同：公司也已有，看看是否有地方还需要修改，届时也放职 代会上通过 • 上次不少同事提了些意见，有些地方我准备这次一并修改 关于员工手册：现有员工手册是否要修改下，是否要放职代会上通过？ • 目前新的员工手册还在制定中，我们争取赶在职代会前完成
Ctrl+S 保存文件 F7 英文拼写检查
各位：
感谢您的参与