档案进馆规范
进馆电子档案元数据规范
进馆电子档案元数据规范（一）基本描述信息（约束：必选）按照《文书档案目录数据规范第1部分:数据元》（DB31/T386.1-2006）、《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）以及国家和本市专门档案管理的有关规定确定元数据。
（二）电子特征信息（约束：可选）1、电子档案名称（标识：name of electronic record；数据类型：字符型；著录规则：主名.扩展名，主名中不能包含“半角空格符”、“.”（半角点），例：N543.PDF；约束：必选），用于记录计算机存储的电子档案名称。
此项由处理人员人工选择或由计算机自动生成。
2、稿本（标识：version of electronic record；数据类型：字符型；指定值：草稿、第n次修改稿（n代表阿拉伯数字1、2、3……，例如：“第2次修改稿”表示某电子文件的第二次修改稿）、底稿（也称留真稿，指保留电子文件历次修改痕迹的稿本）、送审稿、定稿、发文稿、文件处理单、抄告单、领导批示……；约束：必选），用于记录重要电子文件草稿、历次修改稿或定稿等的版本说明。
此项由计算机自动生成。
3、室编电子档案号（标识：reference code ofelectronic record use in file office；数据类型：字符型；约束：必选），用于记录立档单位在管理电子档案时，赋予电子档案的一组符号代码。
4、馆编电子档案号（标识：reference code of electronic record；数据类型：字符型；约束：可选），用于记录立档单位在管理电子档案时，按照进馆要求赋予电子档案的一组唯一符号代码。
以“件”方式整理的该号由“全宗号-年度-保管期限代码-件号-电子流水号”组成。
立卷方式整理的以“全宗号-目录号-案卷号-件号-电子流水号”组成。
件号即纸质文件的排列顺序号；电子流水号即电子档案的排列顺序号，一般由计算机自动生成。
此项由处理人员人工选择或由计算机自动生成。
档案馆进馆流程
1.市档案馆档案编研宣传科根据各进馆单位预约情况，制作《进馆档案检查验收计划》。
2.。
市档案馆档案编研宣传科根据《进馆档案检查验收计划》，对各单位的进馆纸质档案进行检查验收，反馈存在问题，出具《纸质档案检查验收存在问题清单》，交由进馆单位进行整改。
整改完毕再次进行检查验收，直至验收合格。
验收合格后，检查验收人员在《纸质档案交接文据》上签字，进馆单位将电子档案送交编研宣传科检查验收。
3.进馆单位将签好字的档案馆纸质档案交接文据、档案馆电子档案交接文据、涉密档案移交目录（各一式三份）、检索工具及各类进馆材料送交档案编研宣传科，经双方清点核对无误后，市档案馆与移交单位办理档案进馆交接手续，完成档案进馆工作。
档案接收进馆标准 要求(二)
档案接收进馆标准要求(二)档案接收进馆标准要求背景介绍档案接收进馆标准要求是指在档案馆收到档案材料后，为了保证档案的质量和安全性，需要进行一系列的要求和操作。
这些要求包括文件形式、档案组织、鉴定和标识等方面。
档案接收要求•档案文件形式要求：1.文件应以纸质形式提交，必须是完好无损的。
2.文件必须按时间顺序排列，并且要求具有连续性。
3.文件大小不得超过A4纸张。
•档案组织要求：1.文件必须经过分类整理，确保条理清晰。
2.每个文件夹或盒中的材料应具备所属类别、题名以及时间等基本信息，并附带编号。
3.文件内容必须真实、完整，并符合相关标准和规定。
•档案鉴定要求：1.档案材料应符合国家和行业标准的要求。
2.档案材料必须具备合法性，不得包含违法和违规内容。
•档案标识要求：1.每个档案材料必须标记有唯一的档案号。
2.档案号必须明确、准确，并能够与相关档案索引相匹配。
档案接收要求举例为了更好地理解和应用档案接收进馆标准要求，以下是一些实际例子的举例解释：档案文件形式要求举例：•入馆的文件必须是纸质的原件，而不是复印件或电子文件。
•文件必须清晰、易读，不得有涂改、遮挡和破损等情况。
•档案文件不得超过A4纸张的尺寸，以便于存储和管理。
档案组织要求举例：•档案文件必须进行分类整理，按照一定的主题或条目进行归档。
•每个文件夹或盒内的文件必须标注类别、题名和时间等基本信息，并附带编号。
•文件内容应按照时间顺序排列，确保条理清晰，方便检索和利用。
档案鉴定要求举例：•档案材料必须符合国家archived和行业标准的要求。
•文件内容必须真实、完整，不得有故意删除、篡改或伪造等情况。
•档案材料不得包含侵犯他人隐私、商业机密或违法和违规等内容。
档案标识要求举例：•每个档案材料必须具备唯一的档案号，方便统一管理和检索。
•档案号必须准确、明确，不得含糊不清或混淆不清。
•档案号必须与相关档案索引的编码规则相匹配，确保档案信息的正确性。
档案库房管理制度
档案库房管理制度档案库房管理制度1一、档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保密法》，共同保守档案机密。
二、对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手续。
查、借阅机密档案要经主管领导批准。
三、对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。
四、凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。
五、利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。
六、对保管期满、失去保存价值的`档案文件要按规定销毁，不得以废纸出售。
七、发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密或保卫部门，当事者要写出书面报告。
对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。
档案库房管理制度21、业务档案库房是保管本单位业务档案的.机要重地，非档案工作人员和其他人员未经同意，严禁入内。
2、严禁在业务档案库房内吸烟、吐痰、存放易燃、易爆物品和堆放杂物。
3、要做好业务档案库房温、湿度控制工作，保持库区清洁，避免业各档案干燥、脆变。
4、业务档案柜应科学利用，不同门类、不同保管期限的业务档案应分别排列，并编制档案存放示意图，钥匙要妥善保管。
5、定期检查库内外的技术保护措施，做到防盗、防火、防高温、防虫、防鼠、防潮、防尘、防紫外线、防阳光直照。
6、做好库房温湿度记录，温度控制在14。
C-24。
C之间，相对湿度控制在45—60%之间。
7、定期进行清库查卷工作，保证案卷质量。
遇有重大可疑情况，及时向领导报告。
档案库房管理制度3一、凡是中国公民出示有效证件（身份证、介绍信），办理好登记手续后，方可查阅档案。
二、查阅档案时，不准拆卷、撕毁档案；不准在案卷内划线、打圈、加批、涂改、折角、增页，违者必究。
档案馆进馆流程
档案馆进馆流程第一步：了解档案馆的基本信息在您进入档案馆之前，我们希望您能够对档案馆有一个基本的了解。
档案馆是一个专门收藏、保管和展示历史文物和档案的地方，其收藏内容包括书籍、文献、图片、实物文物等。
它是一座可以带您回到过去的文化宝库，也是一个可以让您感受历史魅力的地方。
第二步：了解档案馆的开放时间和交通方式在您决定前往档案馆之前，我们建议您提前了解档案馆的开放时间和交通方式，以便您能够选择最适合您的参观时间和交通方式。
通常来说，档案馆的开放时间是早上9点到下午5点，但具体时间可能会根据季节和特别活动而有所调整。
关于交通方式，档案馆通常配有便利的交通设施，例如地铁、公交车等，让您能够轻松到达档案馆所在地。
如果您有任何疑问，也可以提前致电档案馆的工作人员进行咨询。
第三步：选择合适的参观时间和准备相关证件在您确认了档案馆的开放时间和交通方式之后，就可以选择一个适合您参观的时间。
我们建议您选择在工作日的上午或下午前往档案馆，以便您可以更好地避开人流高峰期，享受更加宁静的参观体验。
同时，我们还建议您在前往档案馆之前，准备好您的有效证件，例如身份证、学生证等，以便您能够更加便利地购票和进入档案馆。
第四步：前往档案馆的路线规划在您确认了参观时间和准备了相关证件之后，就可以开始进行前往档案馆的路线规划了。
您可以选择乘坐地铁、公交车或者自驾前往档案馆所在地，如果您不熟悉当地的路况，我们建议您提前查阅地图或使用手机导航，以确保您能够顺利地找到档案馆的位置。
第五步：购票和进入档案馆在您到达档案馆之后，首先您需要购票，购票通常是在档案馆的门口或者门口的售票处进行的。
一般来说，档案馆会提供不同的票价和门票种类，您可以根据自己的实际情况进行选择。
购票之后，您将得到一张门票，随后您就可以向档案馆的工作人员出示门票，并且按照工作人员的指引进入档案馆。
第六步：开始您的档案馆之旅一旦您进入了档案馆，就可以开始您的档案馆之旅了。
在这里，您可以随意浏览档案馆的各个展厅和馆藏物品，感受历史的沧桑变迁和文化的璀璨魅力。
国家档案馆档案库房安全管理要求
国家档案馆档案库房安全管理要求一、人员管理1.档案库房应设有专门的安全管理人员，负责档案库房的安全监控和管理工作。
2.所有进入档案库房的人员必须进行严格的审查和认证，接受必要的背景调查。
二、门禁管理1.档案库房应采用物理门禁系统，确保只有具备许可的人员才能进入。
2.安装监控摄像头，对入库和出库的档案进行记录和监控。
3.设置门禁区域，确保只有经过授权和审批的人员才能进入。
三、物理安全1.档案库房应具备防火、防水、防盗等功能，并定期进行检查和维护。
2.控制档案库房的环境温度和湿度，确保档案的保存质量。
3.为档案库房配备火灾报警器、喷水灭火系统等安全装置。
4.确保档案柜、文件盒等容器的可靠性和密封性。
5.制定针对档案库房的应急预案，定期组织演练和培训。
四、网络与信息安全1.采用防火墙、入侵检测系统等技术手段保护档案库房的信息安全。
2.对外部网络进行安全隔离和访问控制。
3.设置密码策略和访问权限，确保只有具备权限的人员才能访问和处理档案信息。
五、操作安全1.建立档案库房的操作规范和流程，确保档案的有序管理和使用。
2.档案库房应实行严格的账务管理，每一位使用档案的人员都应留下相应的使用记录。
3.档案库房应定期对档案进行盘点和检查，确保档案的完整性和准确性。
六、员工培训1.档案库房的员工应进行必要的安全培训，掌握相关的安全知识和应急处理能力。
2.定期组织员工对档案库房的安全管理制度进行培训和学习，提高员工的安全意识和管理水平。
七、监督检查1.档案库房应定期进行内部的自查自评活动，发现问题及时整改。
2.监督部门应定期对档案库房进行安全检查和评估，确保安全管理制度的有效实施。
最后，国家档案馆档案库房的安全管理是一个长期且持续的过程，需要各方的共同努力和关注。
只有保证档案库房的安全管理，才能确保档案的完整性、保密性和可用性，为各项工作的开展提供可靠的支持。
文书档案进馆验收流程及注意事项
文书档案进馆验收流程及注意事项下载温馨提示:该文档是我店铺精心编制而成，希望大家下载以后，能够帮助大家解决实际的问题。
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一、准备工作。
1. 根据馆藏目录和接收单，核对接收文书档案的种类、数量和排列顺序。
江苏省《省级机关团体企业事业单位档案移交与接收进馆规范(试行)》——苏档馆发〔2020〕9号
省级机关团体企业事业单位档案移交与接收进馆规范（试行）苏档馆发〔2020〕9号1 总则1.1 为加强档案移交与接收进馆工作，有效实现馆室衔接，系统保存江苏历史记忆和档案财富，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《各级各类档案馆收集档案范围的规定》《电子档案移交与接收办法》等规定，制定本规范。
1.2 本规范适用于江苏省省级党政机关、人民团体、企业事业单位及其下属单位、临时机构（以下简称移交单位）向省档案馆移交档案和省档案馆接收档案的活动。
1.3 档案移交接收本着维护党和国家历史真实面貌、全面反映江苏发展历程、便于社会各方面利用的原则，按照收集齐全、整理规范、交接有序、确保安全的要求依法开展。
2 移交接收范围与内容2.1 移交接收范围2.1.1 省档案馆依法接收下列单位档案：a）中共江苏省委及所属各部门；b）省人大及其常设机构；c）省政府及其组成部门、特设机构、直属单位、管理机构及其他机构；d）省政协及其常设机构；e）省纪委监委；f）省高级人民法院、省人民检察院；g）省各民主党派、工商联机关；h）省总工会、团省委、省妇联等人民团体；i）省属企业、事业单位；j）省级临时机构；k）经中央主管部门确定档案由省档案馆保管的中央驻苏单位；l）其他按规定应向省档案馆移交档案的单位。
省档案馆可根据实际全部或部分接收以上机构的下属单位和临时机构的档案，具体范围另行确定。
2.1.2 新中国成立前本省各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物等形成的档案列入省档案馆接收范围。
2.1.3 省内重大活动、重要事件形成的档案；反映党和国家领导人在江苏公务活动、省委省政府主要领导人公务活动、国内外知名人物在江苏重要活动的档案列入省档案馆接收范围。
2.1.4 反映本省政治、经济、文化、科技、生态、体育等领域建设成就的重点项目档案，为满足各项事业发展和人民群众基本需求而建立的专业档案列入省档案馆接收范围。
2.1.5 省级撤销机关的档案，应按照规定向省档案馆移交；一个省级机关并入另一个机关或几个省级机关合并为一个新的机关，其档案移交给合并后的机关集中管理或向省档案馆移交；省级机关所属机构撤销的，其档案由主管机关集中管理，属于省档案馆接收范围的按照规定向省档案馆移交。
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关系、立档单位主要负责人名录、内部机构
设置及其各历史阶段演变情况等几部分内容 组成。
①全宗构成者名称：即立档单位 名称，按全称书写，通用简称写 在全称后面的圆括号里。
②时间：全宗构成者沿革应结合时间撰写，
如下列内容有关的时间应反映在全宗构成者 沿革中。 • a.全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤 销时间； • b.全宗构成者内部机构的设置及重要部门的 调整、增设、合并、更名、撤销时间； • c.全宗构成者上级主管机关变更时间； • d.其它所有反映全宗构成者重要活动的时间。
检索工具之一。要求打印3份（见图）
（2）全引目录：是一种将全宗或全宗内的某一 部分案卷目录和卷内文件目录相结合汇编而成 的一种检索工具。全引目录以单份文件为检索 单位，可大大提高查档的准确性。要求打印2
份（见图）
注意 从2005年起，根据要求，进馆档案的机 读目录要随档案一起移交。
3、进馆档案参考资料的要求 （1）全宗指南：原叫全宗介绍，是介绍和报 道立档单位及其所形成档案情况的工具书。
• 卷内文件页号：按照卷内文件排列的先后顺序依 次给每一页文件编上顺序号。卷内文件除空白纸 外，凡载有信息的正反面均应一页编一个页号。 卷内文件页号的位置，应统一在有文字的每页材 料正面的右上角，背面的左上角。
• 卷内文件无铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等
不耐久字迹。 • 案卷或文件要去掉易锈蚀的金属物，如订书钉、
四、山东省监察厅、人事厅、档案局关 于印发《关于违反档案法律法规行政处 分暂行规定的通知》（鲁监发〔1999〕 13号）
第三条 有下列行为之一的单位和个人， 经批评教育不改正的，给予单位负责人或直接 责任人警告或记过处分；情节严重的，给予记 大过处分： • …… • （三）不按规定向档案馆移交档案的；
大头针、曲别针等。
• 案卷装订：左边齐下边齐，左边三孔一线装订， 应整齐牢固，不压字、不漏页。
（4）卷内文件目录格式： 卷内文件目录是揭示卷内文件材料内容和成 份的索引。 • 卷内文件目录项目包括：顺序号、文号、责 任者、题名、日期、页号。（附图）
卷内文件目录填写方法：
• 顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号， 亦即件号。 • 文号：文件制发机关的发文字号。凡是原制文 机关编有文号的文件，都应在“文号”栏内标 明。 • 责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团 体和个人，亦即文件的署名者。联合发文有几
个法定责任者的，一般应尽量全部标出。
• 题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没 有标题或标题不能说明文件内容的文件，可 自拟标题，外加“［］”号。文件“责任者” 一栏因已填过作者，在填标题时，标题中的 作者部分可省略去。
• 日期：文件的形成时间。填写时可省略 “年”、“月”、“日”字，在表示年、月 的数字右下角加“.”号。如：2001.05.17。 • 页号：卷内文件所在之页的编号。最后一份 文件应填文件的起始页号至终止页号，如： 65-78。 • 备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。
封面项目的填写方法：
• 全宗名称： 全宗名称相当于立档单位的名称。填 写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共 产党聊城市委员会”可简称为“中共聊城市委”。 不得简称为本委、本局、本省、本市等。 • 类目名称： 类目名称指全宗内分类方案的第一级
类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，
并应保持分类体系的稳定性。此项可不填写。
第一节 档案馆的职能和任务
各级综合档案馆是按照行政区 划或历史时期设置的，收藏和管理 规定范围内多种门类档案的国家档 案馆。
•
中央和县级以上地方各级各类档案馆，是
集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收 集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档 案。
•
档案馆的基本任务是在维护党和国家历史
真实面貌的前提下，科学管理党和国家的档案
方式，把分散在各个机关、单位及个人手中和 散在在其他地方的对国家和社会具有保存价值 的档案，有组织、有秩序地接收进馆，以实现 国家档案资源的集中统一管理，维护党和国家
的历史面貌。档案进馆工作是档案工作的重要
内容之一。
第二节 法律法规对档案进馆的要求
一、《中华人民共和国档案法》
第十一条 机关、团体、企业事业单位和 其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移 交档案。 第二十四条 有下列行为之一的，由县级 以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部 门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人 员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究 刑事责任： • （一）…… • （六）违反本法第十条、第十一条规定，不按 规定归档或者不按期移交档案的； • ……
• 案卷题名： 案卷题名即案卷标题，
一般由立卷人自拟。案卷题名应当 准确概括本卷文件的主要制发机关、 内容、文种等。文字应力求简练、 明确。
• 时间：卷内文件所属的起止年月。
• 保管期限：立卷时按规范划定的案卷保管期限， 一般由立卷人填写永久、长期、短期。
• 页数：装订案卷要填写总页数。
• 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。此项 可不填写。
第二十六条 机关撤销或合并必须将本机关的全部档案进 行认真整理、妥善保管，不得分散，并按下列办法进行处理： （一）撤销机关的档案，应向有关的档案馆进行移交或由有 关主管机关代管； （二）机关撤销、业务分别划归几个机关的，其档案材料不 得分散，可由其中一个机关代管或向有关的档案馆移交； （三）一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的 机关，其档案材料应移交给合并后的机关代管或向有关的档案馆 移交； （四）一个机关内一部分业务或者一个部门划给另一个机关 接收，其档案材料不得带入接收机关，如果接收机关需要利用， 可以借阅或者复制； （五）机关撤销或者合并时，没有处理完毕的文件材料，可 以移交给新的机关继续处理，并作为新的机关的档案加以保存； （六）一个机关改变了领导关系，在其工作活动中形成的全 部档案仍属原来的全宗，实行集中统一管理。 第二十七条 各种临时工作机构撤销时，其档案应向有关的 主管机关或档案馆移交。
•
• 备注
c.全宗内档案内容与成分介绍
C、封页项目
全宗指南 名 称
由全宗构成者的名称（全称或通用简称）加 “全宗指南”构成。
全宗内档案文件的起止年代，一般采用公元 时 间 纪年表示。
全宗号
本全宗指南所对应的全宗的编号。
D、全宗构成者（立档单位）沿革简介
• 由全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属
• 立卷人：由责任立卷者签名。 • 检查人：由案卷质量审核者签名。一般为分 管领导或办公室主任。
• 立卷时间：填写立卷完成的日期。
案卷各部分的排列格式：
案卷封面 卷内文件 目录 封 底 文 件
备考表
2、检索工具的要求： • （1）案卷目录：是登录案卷题名和其他 特征并固定案卷排列次序的表册。案卷目 录实际上就是案卷的名册，是记录和反映 案卷内容和成份，并按一定顺序编制而成 的一种案卷一览表，也是进馆档案必备的
（5）卷内备考表格式： 卷内备考表是记录案卷构成、变化情况以备 查考的简表。 • 卷内备考表外形尺寸均同卷内目录，其项
目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、
立卷时间。（附图）
卷内备考表的填写方法：
• 本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修 改、补充、移出、销毁等情况。案卷立 好以后发生或发现的问题由有关的档案 管理人员填写并签名标注时间。
（全宗指南编制规范DA/T14－94）
A、全宗指南的编制原则 • 编制全宗指南应客观、准确、真实，语言简 练，文字表达清楚。
B、全宗指南的结构
• 全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成者 （立档单位）及其所形成档案情况的工具书。 由封页、正文、备注三部分组成。其结构形 式：
• 封页
• 正文：a.全宗构成者沿革 • b.全宗内档案情况简介
（3）卷内文件要求：
• 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，一般
按其所反映问题的重要程度结合时间顺序排列， 密不可分的材料应依序排列在一起，即批复在 前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在 前，定稿在后；重要法规文件的历次稿件依次 排列在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定， 判决性文件材料在前，依据材料在后；其它文 件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。
• 档号的编制：档号由全宗号、目录号、案卷
号组成。全宗号是档案馆指定给立档单位的 编号。目录号是全宗内案卷所属目录的编号， 在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录 号。案卷号是目录内案卷的顺序编号，在同 一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。
（2）卷脊项目：全宗 号、目录号、年度、案
卷号。（见图）
及有关资料，维护档案的完整与安全，积极提 供利用，为社会主义现代化建设和文明建设服 务。
档 案 馆 的 工 作
1、接收与征集档案；
2、科学地管理档案；
3、编辑出版档案史料； 4、参与编史修志的工作； 5、提供利用，为社会各项工作提供依据。
• 档案进馆工作是指各级各类档案馆依据有关的
法律法规，通过正常的接收制度和专门的征集
• ……
• （四）未建立档案管理制度的；
• （五）未按国家档案技术规范要求整理归 档或者不集中统一管理档案的；
• （六）未按规定向社会开放和提供利用档 案的。
三、《中华人民共和国档案法实施办法》
第十三条 机关、团体、企业事业单位和其
他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规 定，定期向有关的国家档案馆移交档案。……
六、国家档案局印发的《机关档案工作业务 建设规范》（国档发〔1987〕27号）
…… 2、机关档案工作的基本任务 2.4按规定向档案馆移交应进馆的档案。
……
6、档案的利用 6.3机关档案部门开展档案史料的编研工作，积 极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、 基础数字汇编、发文汇集和专题文件汇集等。 ……