如何做好会务与接待工作PPT课件
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会务接待礼仪培训ppt课件
。
舒适宜人
考虑与会者的舒适度，提供适 宜的温度、湿度和通风条件。
美观大方
注重色彩搭配和细节处理，营 造美观大方的视觉效果。
音响、灯光等设备的检查与调试
音响设备
投影设备
检查话筒、扬声器等音响设备是否完 好，音质是否清晰。调试音量大小， 确保与会者能够听清发言内容。
检查投影仪、屏幕等是否正常工作， 画面是否清晰。准备好备用设备，以 防万一。
专业人员的帮助。
其他紧急情况的处理措施
制定应急预案
针对可能出现的各种紧急情况，应提前制定详细的应急预案，明 确应对措施和责任人。
保持通讯畅通
在会议期间，务必保持通讯畅通，以便及时获取和处理各种紧急 情况。
寻求专业支持
对于超出自身处理能力的紧急情况，应及时寻求专业支持，如联 系酒店安保人员、拨打急救电话等。
THANKS.
接待人员应熟悉场地布局，根据 来宾需求合理安排参观路线，确
保来宾能够顺利到达目的地。
礼让先行
在走廊、楼梯等狭窄处，接待人 员应礼让来宾先行，并注意提醒
来宾注意安全。
介绍环境
在引导过程中，接待人员可适时 向来宾介绍场地设施、功能区域 等相关信息，以便来宾更好地了
解场地情况。
送别礼仪
礼貌道别
活动结束后，接待人员应主动与来宾道别，感谢 来宾的光临和支持，并表达对未来的美好祝愿。
应对突发情况的礼
06
仪策略
设备故障或场地问题的应对策略
提前检查设备
在会议开始前，务必对所需设备进行全面检查，确保设备正常运 行。
准备备用设备
为应对可能的设备故障，应提前准备备用设备，如投影仪、音响等 。
场地问题处理
遇到场地问题时，如场地不符合要求或存在安全隐患，应立即与会 议组织者沟通，及时采取调整措施。
舒适宜人
考虑与会者的舒适度，提供适 宜的温度、湿度和通风条件。
美观大方
注重色彩搭配和细节处理，营 造美观大方的视觉效果。
音响、灯光等设备的检查与调试
音响设备
投影设备
检查话筒、扬声器等音响设备是否完 好，音质是否清晰。调试音量大小， 确保与会者能够听清发言内容。
检查投影仪、屏幕等是否正常工作， 画面是否清晰。准备好备用设备，以 防万一。
专业人员的帮助。
其他紧急情况的处理措施
制定应急预案
针对可能出现的各种紧急情况，应提前制定详细的应急预案，明 确应对措施和责任人。
保持通讯畅通
在会议期间，务必保持通讯畅通，以便及时获取和处理各种紧急 情况。
寻求专业支持
对于超出自身处理能力的紧急情况，应及时寻求专业支持，如联 系酒店安保人员、拨打急救电话等。
THANKS.
接待人员应熟悉场地布局，根据 来宾需求合理安排参观路线，确
保来宾能够顺利到达目的地。
礼让先行
在走廊、楼梯等狭窄处，接待人 员应礼让来宾先行，并注意提醒
来宾注意安全。
介绍环境
在引导过程中，接待人员可适时 向来宾介绍场地设施、功能区域 等相关信息，以便来宾更好地了
解场地情况。
送别礼仪
礼貌道别
活动结束后，接待人员应主动与来宾道别，感谢 来宾的光临和支持，并表达对未来的美好祝愿。
应对突发情况的礼
06
仪策略
设备故障或场地问题的应对策略
提前检查设备
在会议开始前，务必对所需设备进行全面检查，确保设备正常运 行。
准备备用设备
为应对可能的设备故障，应提前准备备用设备，如投影仪、音响等 。
场地问题处理
遇到场地问题时，如场地不符合要求或存在安全隐患，应立即与会 议组织者沟通，及时采取调整措施。
会务接待培训ppt课件
01
要求
02
03
04
具备良好的职业形象和沟通能 力。
熟悉会议流程和服务标准。
具备应变能力和团队协作精神 。
会务接待的礼仪规范
01
02
03
04
仪容仪表
整洁大方，穿着符合场合要求 。
言谈举止
礼貌热情，使用敬语和礼貌用 语。
接待流程
遵循规范的接待流程，提供周 到的服务。
注意事项
尊重与会者的隐私和习惯，避 免过度打扰或冒犯。
场地布置与设备检查
01
02
03
场地选择
根据会议规模和需求选择 合适的场地。
场地布置
按照会议主题和流程进行 场地布置，营造适宜的会 议氛围。
设备检查
提前检查音响、投影、照 明等设备，确保正常运行 。
参会人员名单确认及座位安排
名单确认
核对参会人员名单，确保 准确无误。
座位安排
根据名单和场地情况，合 理安排座位，便于参会人 员交流和互动。
02
会前准备工作
了解会议背景与目的
会议主题
明确会议的核心议题和讨论重点 。
会议背景
了解会议的历史、现状以及未来发 展趋势。
会议目的
明确会议的目标和期望达成的结果 。
熟悉会议流程与安排
会议日程
注意事项
掌握会议的时间、地点、议程安排等 详细信息。
了解会议纪律、礼仪规范等特殊要求 。
会议流程
熟悉会议的开场、发言、讨论、总结 等各个环节。
重要性
会务接待是会议成功的重要保障 ，直接影响与会者对会议的整体 印象和评价，关乎组织形象和声 誉。
会务接待的岗位职责与要求
岗位职责 负责会议前期的筹备工作，如场地布置、设备检查等。
会务接待培训ppt课件
对。
快速反应
一旦出现问题，要迅速作出判断， 采取有效措施解决。
预防措施
提前制定应急预案，降低突发情况 带来的影响。
04
会务接待案例分析
分析成功案例的优点和经验
成功案例一
某国际会议接待，其成功的关键 在于周密的策划和组织，以及与
参会者的良好沟通和互动。
成功案例二
某大型企业年会接待，其成功经 验在于提供了丰富多样的活动安 排，满足了不同参会者的需求。
提问技巧
通过适当的提问，了解对 方的需求和关注点，有助 于更好地满足其期望。
礼仪规范
仪表整洁
保持整洁的仪表，穿着得 体，展现专业形象。
礼貌待人
使用礼貌用语，微笑服务 ，尊重对方的感受。
位次安排
根据会务接待的实际情况 ，合理安排位次，以示尊 重。
应变能力
灵活应对
在会务接待过程中，可能会遇到 突发情况，要保持冷静，灵活应
某会议接待服务水平低下，导致参会 者不满。改进措施包括提升服务人员 的专业素质，加强培训和考核。
总结会务接待的成功要素和关键点
成功要素
周密的策划和组织、良好的沟通 和互动、丰富多样的活动安排、 细致入微的服务、专业的场地布 置。
关键点
制定详细的工作计划和分工、提 升服务人员的专业素质、提前检 查场地设施、有效的协调和管理 。02源自会务接待流程会议筹备
确定参会人员
根据会议主题和目的，确定参 会人员名单，并邀请相关人员 参加。
制定会议议程
根据会议主题和目的，制定详 细的会议议程，明确会议的时 间安排和议题。
确定会议主题和目的
明确会议的主题、目的和预期 成果，为会议筹备提供指导。
安排会议时间和地点
快速反应
一旦出现问题，要迅速作出判断， 采取有效措施解决。
预防措施
提前制定应急预案，降低突发情况 带来的影响。
04
会务接待案例分析
分析成功案例的优点和经验
成功案例一
某国际会议接待，其成功的关键 在于周密的策划和组织，以及与
参会者的良好沟通和互动。
成功案例二
某大型企业年会接待，其成功经 验在于提供了丰富多样的活动安 排，满足了不同参会者的需求。
提问技巧
通过适当的提问，了解对 方的需求和关注点，有助 于更好地满足其期望。
礼仪规范
仪表整洁
保持整洁的仪表，穿着得 体，展现专业形象。
礼貌待人
使用礼貌用语，微笑服务 ，尊重对方的感受。
位次安排
根据会务接待的实际情况 ，合理安排位次，以示尊 重。
应变能力
灵活应对
在会务接待过程中，可能会遇到 突发情况，要保持冷静，灵活应
某会议接待服务水平低下，导致参会 者不满。改进措施包括提升服务人员 的专业素质，加强培训和考核。
总结会务接待的成功要素和关键点
成功要素
周密的策划和组织、良好的沟通 和互动、丰富多样的活动安排、 细致入微的服务、专业的场地布 置。
关键点
制定详细的工作计划和分工、提 升服务人员的专业素质、提前检 查场地设施、有效的协调和管理 。02源自会务接待流程会议筹备
确定参会人员
根据会议主题和目的，确定参 会人员名单，并邀请相关人员 参加。
制定会议议程
根据会议主题和目的，制定详 细的会议议程，明确会议的时 间安排和议题。
确定会议主题和目的
明确会议的主题、目的和预期 成果，为会议筹备提供指导。
安排会议时间和地点
如何做好会务与接待工作优秀课件
会前准备包括：
周密计划：考虑会议所需要素 职责分工：召开筹备会议各负其责 组织实施：物料准备、安排食宿、
会场布置、人员报到等
会中服务包括：
现场控制：流程安排、环境准备 后勤保障：指引用餐及住宿、茶
水服务等 会议记录：摄影摄像、会议纪要
会后服务包括：
会场清理：清理现场、追踪退房等 会议小结：梳理出色及不足之处
音响设备、网线等是否就绪）、物品摆放(桌椅摆放；文 具及资料摆放；横幅悬挂；指引牌、桌牌、茶水、礼品 是否到位)、就餐引导（餐厅上菜、酒水纸巾、加餐准备 等）、住宿协调
会议记录：摄影摄像、会议记录
15
1.现场控制
现场控制主要是指保证流程顺利进行，使得各个环节“无缝” 衔接的机动工作。包括： 领导入场，指挥礼仪引导、观众股掌、保持安静等 议程进行时，保证各个环节主讲人、演员、颁奖嘉宾、上 台观众等有序上台；ppt切换、拉幕、音乐视频等按计划进； 保证音响、麦克风始终处于正常使用状态；按计划鸣放礼花。 与台下工作人员联系，负责会场纪律。 与演职人员联系，负责营造会场气氛。
如何做好会务与接待工作优秀课件
1
目录页
Contents Page
一、会务 工作概述
二、会务 流程
三、注意 事项
四、总结
什么是会务 如何密切配合
基本流程是什么 怎样细致服务
做哪些准备工作 怎样避免疏漏
2
导语
【引入：会务工作有多重要】
举例：下月中旬综合条线将举办二季度技能强化班，作为 负责人的你该如何策划本次会务工作？
13
会中服务
01 现场控制
02 后勤保障
03 会议记录
14
会中服务
会中服务是指会议召开过程中的会务工作，主要有“现场控制”、“后勤保障”和“会议记录” 三方面。这些会务工作的质量，直接影响到会议的效率。
接待工作和会务工作的礼仪及规范课件(PPT43张)
• 会谈座位的安排。双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形 桌子，宾主相对而坐，以正门为准，主人坐背门一侧，客 人坐面门一侧。主谈人居中。我国习惯把译员安排在主谈 人右侧。其他人员按礼宾次序左右排列。记录员可安排在 后面，当会谈人员较少时，记录员也可安排在会谈桌上就 座。双方人员的排序也由双方按照每个人的职务、地位、 本次会见的内容等综合排定。
带路的作用。出入房门时，引领者主动开门、关门。出入 无人控制的电梯时，引领者先入后出，操纵电梯。
4、如何会见和会谈
• 会见座位的安排。通常将客人安排在主人的右侧，译员、 记录员安排在主人和主宾的后面，其他人员按礼宾次序在 主宾一侧就座。主方陪见人员在主人一侧就座。座位不够 可在后排加座。双方人员的排序由双方按照每个人的职务 、地位、本次会见的内容等综合排定。
3、如何陪车和引导
• 客人抵达后，如果需要陪 车，宾主双方如何上车， 如何就座呢？ • 乘坐轿车时，通常有两种 情况：当有专职司机开车 时，小轿车1号座位在司 机的右后边，2号座位在 司机的正后边，3号座位 在司机的旁边（如果后排 乘坐三人，则3号座位在 后排的中间）。
3、如何陪车和引导
• 如果是主人自己开车，则要请主宾坐到主人的右侧，即 前排右侧的位置，也就是副驾驶的位置。
5、如何宴请
• 定好就餐形式。宴请总是通过一定的宴请形式来完成的。 宴请形式有宴会、招待会、茶会（又称茶话会，是联络老 朋友、结交新朋友的具有对外联络和进行招待性质的社交 性集会，重点不在“茶”，而在“话”）、工作餐。宴会中的 正式宴会和招待会中的冷餐（即自助餐）是目前接待来宾 最常用的两种宴请形式。 • 正式宴会是仅次于国宴的一种宴会，可安排席间乐，宾主 均按身份排位就座，用地产白酒和其他饮料。正式宴会的 现场，应布置得严肃庄重大方，不要用红绿灯、霓虹灯装 饰，可以少量点缀鲜花。正式宴会通常要挂“欢迎宴会”大 字横幅，有时还配以标语，标语的内容可以根据宴会的主 题来拟定。
带路的作用。出入房门时，引领者主动开门、关门。出入 无人控制的电梯时，引领者先入后出，操纵电梯。
4、如何会见和会谈
• 会见座位的安排。通常将客人安排在主人的右侧，译员、 记录员安排在主人和主宾的后面，其他人员按礼宾次序在 主宾一侧就座。主方陪见人员在主人一侧就座。座位不够 可在后排加座。双方人员的排序由双方按照每个人的职务 、地位、本次会见的内容等综合排定。
3、如何陪车和引导
• 客人抵达后，如果需要陪 车，宾主双方如何上车， 如何就座呢？ • 乘坐轿车时，通常有两种 情况：当有专职司机开车 时，小轿车1号座位在司 机的右后边，2号座位在 司机的正后边，3号座位 在司机的旁边（如果后排 乘坐三人，则3号座位在 后排的中间）。
3、如何陪车和引导
• 如果是主人自己开车，则要请主宾坐到主人的右侧，即 前排右侧的位置，也就是副驾驶的位置。
5、如何宴请
• 定好就餐形式。宴请总是通过一定的宴请形式来完成的。 宴请形式有宴会、招待会、茶会（又称茶话会，是联络老 朋友、结交新朋友的具有对外联络和进行招待性质的社交 性集会，重点不在“茶”，而在“话”）、工作餐。宴会中的 正式宴会和招待会中的冷餐（即自助餐）是目前接待来宾 最常用的两种宴请形式。 • 正式宴会是仅次于国宴的一种宴会，可安排席间乐，宾主 均按身份排位就座，用地产白酒和其他饮料。正式宴会的 现场，应布置得严肃庄重大方，不要用红绿灯、霓虹灯装 饰，可以少量点缀鲜花。正式宴会通常要挂“欢迎宴会”大 字横幅，有时还配以标语，标语的内容可以根据宴会的主 题来拟定。
会务接待培训ppt课件
利进行。
茶歇服务
在会议期间提供茶歇服务，为参 会人员提供饮料、点心等，缓解
疲劳，促进交流。
会议后服务
会议总结
对会议进行总结，整理会议纪要和决议事项，以 便后续跟进和落实。
反馈收集
收集参会人员对会议的反馈意见和建议，为下次 会议提供改进依据。
感谢信
向参会人员发送感谢信，表达对他们的支持和认 可，增强彼此之间的联系和信任。
参会人员邀请
根据会议主题和目的，邀请相关人员 参加会议，确保会议的针对性和有效 性。
根据会议规模和需求，选择合适的会 议地点，提供良好的会议环境。
会议现场服务
接待服务
提供专业的接待服务，包括签到 、指引、安排座位等，确保参会
人员得到及时的接待和关注。
设备设施
提供必要的设备设施，如投影仪 、音响、灯光等，确保会议的顺
要点二
详细描述
会务接待工作涉及多个环节，每个环节都需要精心组织和 安排。在会议前，需要进行场地布置、接待安排、餐饮预 定等准备工作；在会议中，需要提供专业的服务，包括签 到、引导、餐饮服务等；在会议后，需要进行收尾工作， 包括清理场地、结算费用等。整个流程需要协调各方资源 ，确保各项工作顺利进行，为与会人员提供优质的体验。
案例总结与启示
总结
通过成功和失败案例的对比分析，可以发现成功的会务接待需要周全的计划、 专业的团队和细致的服务。同时，失败案例也提醒我们要注意细节，避免疏忽 。
启示
在会务接待工作中，应注重细节，提前做好充分的准备工作；加强团队协作， 提高服务水平；根据不同会议需求制定个性化接待方案；不断总结经验教训， 提高会务接待质量。
名片礼仪
在交换名片时，接待人员 应将名片正面对着对方， 双手递上，并简单自我介 绍。
茶歇服务
在会议期间提供茶歇服务，为参 会人员提供饮料、点心等，缓解
疲劳，促进交流。
会议后服务
会议总结
对会议进行总结，整理会议纪要和决议事项，以 便后续跟进和落实。
反馈收集
收集参会人员对会议的反馈意见和建议，为下次 会议提供改进依据。
感谢信
向参会人员发送感谢信，表达对他们的支持和认 可，增强彼此之间的联系和信任。
参会人员邀请
根据会议主题和目的，邀请相关人员 参加会议，确保会议的针对性和有效 性。
根据会议规模和需求，选择合适的会 议地点，提供良好的会议环境。
会议现场服务
接待服务
提供专业的接待服务，包括签到 、指引、安排座位等，确保参会
人员得到及时的接待和关注。
设备设施
提供必要的设备设施，如投影仪 、音响、灯光等，确保会议的顺
要点二
详细描述
会务接待工作涉及多个环节，每个环节都需要精心组织和 安排。在会议前，需要进行场地布置、接待安排、餐饮预 定等准备工作；在会议中，需要提供专业的服务，包括签 到、引导、餐饮服务等；在会议后，需要进行收尾工作， 包括清理场地、结算费用等。整个流程需要协调各方资源 ，确保各项工作顺利进行，为与会人员提供优质的体验。
案例总结与启示
总结
通过成功和失败案例的对比分析，可以发现成功的会务接待需要周全的计划、 专业的团队和细致的服务。同时，失败案例也提醒我们要注意细节，避免疏忽 。
启示
在会务接待工作中，应注重细节，提前做好充分的准备工作；加强团队协作， 提高服务水平；根据不同会议需求制定个性化接待方案；不断总结经验教训， 提高会务接待质量。
名片礼仪
在交换名片时，接待人员 应将名片正面对着对方， 双手递上，并简单自我介 绍。
会务接待含动画培训ppt动画课件
布置会场，营造良好的会议氛围
提前测试设备，确保使用效果良好
选择合适的会议场地
确保设备齐全且正常运行
准备相关资料与物资
会议资料：准备会议所需资料，如会议议程、背景资料等
场地布置：根据会议类型和规模，合理布置会场，营造良好的会议氛围
人员分工：明确各工作人员的职责和任务，确保会议顺利进行
物资准备：根据会议需求，准备相应的物资，如投影仪、音响设备等
会务接待培训
YOUR LOGO
汇报时间：20X-XX-XX
汇报人：
目录
01
添加目录标题
02
会务接待概述
03
会前准备
04
接待礼仪与技巧
05
会议期间服务
06
会后服务与总结
单击添加章节标题
01
会务接待概述
02
定义与重要性
会务接待的定义：指在会议期间，为与会人员提供接待、安排、协调等服务，确保会议顺利进行的过程。会务接待的重要性：良好的会务接待能够提升会议效率，增强与会人员的满意度和归属感，促进会议目标的达成。 我正在写一份主题为“会务接待培训”的PPT,现在准备介绍“会务接待流程”,请帮我生成“接待流程”为标题的内容 接待流程我正在写一份主题为“会务接待培训”的PPT,现在准备介绍“会务接待流程”,请帮我生成“接待流程”为标题的内容接待流程确定接待计划：根据会议需求和参会人员情况，制定详细的接待计划。安排住宿和餐饮：为参会人员安排合适的住宿和餐饮，确保满足需求。接机接站服务：安排专人接机接站，确保参会人员顺利到达会议地点。会议期间服务：在会议期间提供茶水、点心等服务，确保参会人员能够安心参加会议。送机送站服务：在会议结束后，安排专人送机送站，确保参会人员安全离开。
办公室接待礼仪与会务PPT
接待礼仪的基本原则
尊重
尊重是接待礼仪的核心原则， 包括对客户的尊重、对同事的
尊重以及对行业的尊重。
真诚
在接待过程中，应保持真诚的 态度，不虚假、不做作，以诚 信赢得客户的信任。
专业
在接待过程中，应展现出专业 素养，包括语言、举止、着装 等方面，以专业的形象赢得客 户的认可。
热情
在接待过程中，应保持热情的 态度，积极主动地为客户解决
会议主持礼仪规范
宣布议程
会议主持应在会议开始时宣布议程，说 明会议的目的、议题和时间安排。
维持秩序
会议主持应维持会议秩序，及时制止 与会人员的违规行为或噪音干扰。
引导讨论
会议主持应引导与会人员围绕议题展 开讨论，避免讨论偏离主题或出现争 吵。
总结归纳
会议主持应在会议结束时总结归纳会 议内容，提出下一步行动计划或建议。
作用
会务在组织或机构中发挥着重要的作用，如提高工作效率、加强内部沟通、展示 形象等，同时也可以促进人际关系的建立和维护。
会务的基本流程
策划
包括确定会议目的、议 程、时间、地点、参会
人员等。
组织
包括安排场地、准备物 资、邀请嘉宾等。
实施
包括接待参会人员、安 排议程、进行会议记录
等。
评估
包括收集反馈、总结经 验、改进不足等。
纪要发布
将整理好的会议纪要发布给相关人员，确保 参会人员和利益相关者了解会议内容和决策 结果。
会议成果的跟踪与落实
成果跟踪
对会议达成的决策和任务进行跟踪管理，确保各项任务得到有效执行。
落实情况
定期检查会议成果的落实情况，及时发现和解决执行过程中遇到的问题，确保会议目标 得以实现。
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现场控制：流程进行（指引就坐、投影切 换、音响麦克、拉幕、鸣放礼花、协调主 持等）
后勤保障：设备就绪（检查会议使用电
脑、投影设备、音响设备、网线等是否就 绪）、物品摆放(桌椅摆放；文具及资料摆 放；横幅悬挂；指引牌、桌牌、茶水、礼 品是否到位)、就餐引导（餐厅上菜、酒水 纸巾、加餐准备等）、住宿协调
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主持组
•
负责主持词编写、服装租赁、美 妆联系等
现场控 • 负责各个流程紧密衔接，保证会
制组 议顺利进行
礼仪组 • 负责领导及嘉宾迎送、颁奖、会
会议分类
陕分目前召开规模以上会议大致包括：小型条线类(领导视察会、条线
培训班等）、中等综合类（高管会、月度启动会）、大型综合类（年
度启动会、公司年会、全体内勤会、总结表彰会、客户服务节活动）
总体思 路
周密计 划
每项任务均须制订周密的工作计划
任务分 解
将会务工作分解为各专项任务，明确分
工责、任保到证质量 人
每项任务均有专人负责
逐项落 实
计划的每个环节、步骤均须严格落实
第二章 会务流 程 基本流程是
什么 做哪些准备
工作
流程
会务接待繁杂且细致，但梳理起来大致可分为三大部分：会前准备—会中服 务—会后服务
等
小型条线类 中等综合类 大型综合类
备注
该类会议议程 简单且固定， 需要安排：
①后援保障组 ②文秘组 ③主持组 ⑥接待组
该类会议人员 较多且稍复杂， 需要安排：
①后援保障组 ②文秘组 ⑥接待组 ⑦应急保障组
该类会议人员 众多议程多变， 需要安排：① 后援保障组 ②文秘组 ③主持组 ④现场控制组 ⑤礼仪组 ⑥接待组 ⑦应急保障组
① 会议事由确定：确定会议主题、时间、 地点、与会人员，确定会议室大小及酒 店客房间数，组织人员联系相关事宜。
② 会议内容确定：根据会议时长安排课程、 节目即会议流程。
③ 财务要素确定：会议所需场地、物品计 算好后起草签报，如预算费用较大可先 借款。
2.职责分工
该阶段由负责人组织召开筹备会议，根据会议类型、规模等因素安排相应组别 负责落实准备工作，保证工作明确到人、追踪到人。
会议用品：会议用品由后勤组负责，包括：桌牌、指引牌、
条3）幅食、宿文安件排袋检、查笔：记住本宿、：联系几家宾馆（先前做好有一些基本了解），实地考
察、比较。应调查的项目包 笔；翻页笔、录音笔、照相机、摄影机；打印机
及纸张、投影仪（根据需 括：价格（客房、会场及其他服务项目的价位）；设
施（客房、会议室、休闲设 要）；花卉、水果及方便食品；药箱（备常用药
考员虑报不到等周，都可能造成混乱，甚至有可能导致会务接待工务作报无销法等进行。因此，
科学确立标准化流程，能全面规范地搞好各项准备工作，有序推进会议和接待
活动，有效避免和减少会务接待工作中的失误。
会前 准备
0 1
周密计
划
0 2
职责分
工
0 3
组织实
施
1.周密计 划 组织、安排一次会议，尤其是大型正规的会议，就是一项系统工程。会务人员 既是这个系统的设计者和筹建者，又是管理者和服务者，同时还担负着一定的 领导职能。
上述组别仅供 参考，请根据 实际情况灵活 设置或交叉安 排。
3.组织实施
1）落实参会人员：会前两小时确定参会领导、嘉宾及其他与会人员，如有变动
立2）即物调料整到。位检查：材料内容：会议材料由文秘组负责整理、印制。除正式会议
材料外，还应包括：会议代
表名单（附房间号）、日程安排、各项活动地点
及注意事项等。
文件课件准
备
②文秘组
会议主持
流程顺畅保
③主持组
证
④现场控制
物料准备
组
①后援保障
组
迎宾与颁奖
⑤礼仪组
人员到会接 洽
ห้องสมุดไป่ตู้⑥接待组
突发事件处
理
⑦应急保障
组
组别
各自职责
• 会议核心组，负责物料采购、食
后援保 宿安排、嘉宾接送、摄影摄像、
障组
会场服务、会后整理、账务报销
等
• 负责撰写领导讲话、课件制作、
文秘组
编写会议流程、会议记录等，有 关材料的电子版、纸质版准备及
品）等。
施、环境等）；交通（便利与否）；当期有无接待能
力。
餐饮：与宾馆紧密协调、现场核查，尽早落实以下工作：就
会中 服务
0 1
现场控
制
0 2
后勤保
障
0 3
会议记
录
会中服 务
会中服务是指会议召开过程中的会务工作，主要有“现场控制”、 “后勤保障”和“会议记录”三方面。这些会务工作的质量，直接影 响到会议的效率。
会议记录：摄影摄像、会议记录
1.现场控制
现场控制主要是指保证流程顺利进行，使得 各个环节“无缝”衔接的机动工作。包括：
如何做好会务与接待工作
目录页
Contents Page
一、会务 工作概述
二、会务 流程
三、注 意
事 项
四、总 结
什么是会务 如何密切配 合
基本流程是 什么 怎样细致服 务
做哪些准备 工作 怎样避免疏 漏
导语
【引入：会务工作有多重 要】
举例：下月中旬综合条线将举办二季度技能 强化班，作为负责人的你该如何策划本次会 务工作？
第一章 会务工 作概述 会务工作基本
内容 会务工作总体
思路
概述
会务工作是围绕会议全过程、全方位工作而开展的一 系列参谋性、协调性和事务性的服务工作，包括会前准 备、会中服务、会后总结等。做好会议的会务组织、管 理工作，才能有效发挥会议的作用，达到会议应有的良 好效果。
通过会议可以起到：商量方法、解决问题；经营分析， 推动发展；资源共享，协调矛盾；激励士气，优化团队； 宣传政策，开展培训等效果。
会前准备包括：
会中服务包括：
会后服务包括：
周密计划：考虑会议所需
现场控制：流程安排、
会场清理：清理现场、追
要素
环境准备
踪退房等
职责分工：召开筹备会议
后勤保障：指引用餐及
会议小结：梳理出色及不
各负其责
住宿、茶
足之处
组织实施：物料准备、安
水服务等
资料存档、撰
排食宿、
会议记录：摄影摄像、
写稿件等
会务接待具会体场工布作置纷、繁人复杂、会面议面纪俱要到，任何一个方面、事一项个督环办节：有落实所要忽求视、或账
1.时间、地点、参会人员等都确定好了么？ 通知、签报起草了么？ 2.会务分工是怎样的？都清楚自身职责么？ 3.物料准备、文秘工作、食宿安排都到位了 么？ 4.会场布置如何安排？会中服务有跟进么？ 5.确保与会人员顺利退场、退房了么？
据不完全统计，2014年分公司（含中支） 已开办培训班 161次、启动会16次、高管 会8次、接待会7次、大型活动会3次…会议 经营作为重要经营手段之一，在全年工作 安排占比可见一斑。
后勤保障：设备就绪（检查会议使用电
脑、投影设备、音响设备、网线等是否就 绪）、物品摆放(桌椅摆放；文具及资料摆 放；横幅悬挂；指引牌、桌牌、茶水、礼 品是否到位)、就餐引导（餐厅上菜、酒水 纸巾、加餐准备等）、住宿协调
印刷
主持组
•
负责主持词编写、服装租赁、美 妆联系等
现场控 • 负责各个流程紧密衔接，保证会
制组 议顺利进行
礼仪组 • 负责领导及嘉宾迎送、颁奖、会
会议分类
陕分目前召开规模以上会议大致包括：小型条线类(领导视察会、条线
培训班等）、中等综合类（高管会、月度启动会）、大型综合类（年
度启动会、公司年会、全体内勤会、总结表彰会、客户服务节活动）
总体思 路
周密计 划
每项任务均须制订周密的工作计划
任务分 解
将会务工作分解为各专项任务，明确分
工责、任保到证质量 人
每项任务均有专人负责
逐项落 实
计划的每个环节、步骤均须严格落实
第二章 会务流 程 基本流程是
什么 做哪些准备
工作
流程
会务接待繁杂且细致，但梳理起来大致可分为三大部分：会前准备—会中服 务—会后服务
等
小型条线类 中等综合类 大型综合类
备注
该类会议议程 简单且固定， 需要安排：
①后援保障组 ②文秘组 ③主持组 ⑥接待组
该类会议人员 较多且稍复杂， 需要安排：
①后援保障组 ②文秘组 ⑥接待组 ⑦应急保障组
该类会议人员 众多议程多变， 需要安排：① 后援保障组 ②文秘组 ③主持组 ④现场控制组 ⑤礼仪组 ⑥接待组 ⑦应急保障组
① 会议事由确定：确定会议主题、时间、 地点、与会人员，确定会议室大小及酒 店客房间数，组织人员联系相关事宜。
② 会议内容确定：根据会议时长安排课程、 节目即会议流程。
③ 财务要素确定：会议所需场地、物品计 算好后起草签报，如预算费用较大可先 借款。
2.职责分工
该阶段由负责人组织召开筹备会议，根据会议类型、规模等因素安排相应组别 负责落实准备工作，保证工作明确到人、追踪到人。
会议用品：会议用品由后勤组负责，包括：桌牌、指引牌、
条3）幅食、宿文安件排袋检、查笔：记住本宿、：联系几家宾馆（先前做好有一些基本了解），实地考
察、比较。应调查的项目包 笔；翻页笔、录音笔、照相机、摄影机；打印机
及纸张、投影仪（根据需 括：价格（客房、会场及其他服务项目的价位）；设
施（客房、会议室、休闲设 要）；花卉、水果及方便食品；药箱（备常用药
考员虑报不到等周，都可能造成混乱，甚至有可能导致会务接待工务作报无销法等进行。因此，
科学确立标准化流程，能全面规范地搞好各项准备工作，有序推进会议和接待
活动，有效避免和减少会务接待工作中的失误。
会前 准备
0 1
周密计
划
0 2
职责分
工
0 3
组织实
施
1.周密计 划 组织、安排一次会议，尤其是大型正规的会议，就是一项系统工程。会务人员 既是这个系统的设计者和筹建者，又是管理者和服务者，同时还担负着一定的 领导职能。
上述组别仅供 参考，请根据 实际情况灵活 设置或交叉安 排。
3.组织实施
1）落实参会人员：会前两小时确定参会领导、嘉宾及其他与会人员，如有变动
立2）即物调料整到。位检查：材料内容：会议材料由文秘组负责整理、印制。除正式会议
材料外，还应包括：会议代
表名单（附房间号）、日程安排、各项活动地点
及注意事项等。
文件课件准
备
②文秘组
会议主持
流程顺畅保
③主持组
证
④现场控制
物料准备
组
①后援保障
组
迎宾与颁奖
⑤礼仪组
人员到会接 洽
ห้องสมุดไป่ตู้⑥接待组
突发事件处
理
⑦应急保障
组
组别
各自职责
• 会议核心组，负责物料采购、食
后援保 宿安排、嘉宾接送、摄影摄像、
障组
会场服务、会后整理、账务报销
等
• 负责撰写领导讲话、课件制作、
文秘组
编写会议流程、会议记录等，有 关材料的电子版、纸质版准备及
品）等。
施、环境等）；交通（便利与否）；当期有无接待能
力。
餐饮：与宾馆紧密协调、现场核查，尽早落实以下工作：就
会中 服务
0 1
现场控
制
0 2
后勤保
障
0 3
会议记
录
会中服 务
会中服务是指会议召开过程中的会务工作，主要有“现场控制”、 “后勤保障”和“会议记录”三方面。这些会务工作的质量，直接影 响到会议的效率。
会议记录：摄影摄像、会议记录
1.现场控制
现场控制主要是指保证流程顺利进行，使得 各个环节“无缝”衔接的机动工作。包括：
如何做好会务与接待工作
目录页
Contents Page
一、会务 工作概述
二、会务 流程
三、注 意
事 项
四、总 结
什么是会务 如何密切配 合
基本流程是 什么 怎样细致服 务
做哪些准备 工作 怎样避免疏 漏
导语
【引入：会务工作有多重 要】
举例：下月中旬综合条线将举办二季度技能 强化班，作为负责人的你该如何策划本次会 务工作？
第一章 会务工 作概述 会务工作基本
内容 会务工作总体
思路
概述
会务工作是围绕会议全过程、全方位工作而开展的一 系列参谋性、协调性和事务性的服务工作，包括会前准 备、会中服务、会后总结等。做好会议的会务组织、管 理工作，才能有效发挥会议的作用，达到会议应有的良 好效果。
通过会议可以起到：商量方法、解决问题；经营分析， 推动发展；资源共享，协调矛盾；激励士气，优化团队； 宣传政策，开展培训等效果。
会前准备包括：
会中服务包括：
会后服务包括：
周密计划：考虑会议所需
现场控制：流程安排、
会场清理：清理现场、追
要素
环境准备
踪退房等
职责分工：召开筹备会议
后勤保障：指引用餐及
会议小结：梳理出色及不
各负其责
住宿、茶
足之处
组织实施：物料准备、安
水服务等
资料存档、撰
排食宿、
会议记录：摄影摄像、
写稿件等
会务接待具会体场工布作置纷、繁人复杂、会面议面纪俱要到，任何一个方面、事一项个督环办节：有落实所要忽求视、或账
1.时间、地点、参会人员等都确定好了么？ 通知、签报起草了么？ 2.会务分工是怎样的？都清楚自身职责么？ 3.物料准备、文秘工作、食宿安排都到位了 么？ 4.会场布置如何安排？会中服务有跟进么？ 5.确保与会人员顺利退场、退房了么？
据不完全统计，2014年分公司（含中支） 已开办培训班 161次、启动会16次、高管 会8次、接待会7次、大型活动会3次…会议 经营作为重要经营手段之一，在全年工作 安排占比可见一斑。