公司接待管理办法

XX公司接待管理办法

XX办[2011] 02号

第一条目的

为加强公司接待工作的管理，促进公司接待工作规范化，同时，通过接待工作展现和宣传公司的管理水平和企业形象，增强公司对外影响力，特制定本办法。第二条适用范围

本办法适用于各公司（上海、广州）的接待管理工作，包括公司经营活管理活动所必需的来宾接待、交通/食宿安排、商务洽谈、工作汇报和陪同参观等方面的工作。

第三条接待部门及职责

（一）接待部门

1.各公司行政部门为公司负责接待的归口管理部门。

2.相关业务主管部门为对口接待部门。

3.遇重大接待工作和活动，各公司行政部门可协调相关单位与部门共同做好接

待工作，相关单位和部门应积极、主动配合。

（二）接待部门职责

1. 各公司行政部门是公司接待归口管理部门，凡公司安排的A类接待和高规格B类接待，均由其统筹安排和管理。

2. 各公司行政部门在接到接待任务后，需根据来宾级别和人数、来访目的等，确定接待人员、接待规格，做好接待计划与安排，掌控好接待标准和接待费用。

3. 各公司行政部门应做好接待工作的相关行政事务。如：茶水/茶具的准备、果盘/饮料的准备与摆放、投影/放映/音响设备的调试、接待场所和参访路线的清洁卫生与环境美化工作、欢迎牌/横幅的制作等。必要时，还须设计好客人参访的路线，并沿途安排和接应和接待人员；安排好客人接送用车；妥善安排来宾的吃、住、行及纪念品的赠送；做好重要来宾接待过程中的摄影/摄像/录音工作等。

4. 对口接待部门须准备好接洽客人所需的各种材料、公司简介及公司业务介绍、

工作汇报等，并安排好有关汇报、讲解人员。

第四条接待原则

公司对外接待遵循“平等、对口、节约、周到、保密”原则。

1. 平等原则：对来宾无论职务高低都要平等对待，落落大方，不卑不亢。一般情况下，级别与权限对等，由同级别人员出面接待，特殊情况可予以高规格接待。

2. 对口原则：各职能部门对口接待（包括集团内各公司业务部门职员及客户的接待），一般是谁出面接待谁结账。各公司营销部门接待其它子公司业务客户时所产生的接待费用按“业务谁主管，费用谁负责”原则进行。

3. 节约原则：接待来宾应充分考虑成本费用，坚持从简接待原则。

4. 周到原则：接待程序和方式应考虑周到，对客人以礼相待。

5. 保密原则：向来宾介绍情况或带领客人参观时，应注意保守公司秘密，重要会议要有记录，对不宜回答的敏感问题，要巧妙回避；对不宜拍照或摄像的场所，应婉言解释、礼貌阻止。

第五条接待事务分类及安排

A类：贵宾接待。指公司领导重要客人、公司重要客户、政府主管部门领导、外宾及特邀参访团的接待。贵宾接待一般实施高规格接待，有时也可视情况给予对等接待。

B类：业务接待，指营销客户的接待。一般实施对等接待，有时可视业务需要实施高规格接待。

C类：普通接待，指一般来客的接待，适用于普通的、经常性的业务往来（包括集团公司内业务人员往来）。此类接待一般实施对等接待或低规格接待。

第六条接待方式、接待标准和费用控制

1. A类接待（贵宾接待）：

接到通知后，各公司行政部门须主动请示公司领导，了解清楚接待对象及要求，填写《接待申请表》（见附件1），提前做好接待的相关准备。

A类接待一般由公司领导陪同，以咖啡、冷饮、热茶、名烟、水果等方式招待。如须就餐由公司领导或指定专人陪同，安排于公司领导指定酒店或处所就餐。

接待地点可视来宾行程及目的，安排于公司会议室或领导办公室、酒店等。

A类接待标准及费用由各公司行政部门根据公司领导指示及要求办理。事后列出费用明细，连同相关票据如实报销。

2. B类接待（业务接待）：

B类接待一般由相关业务部门对口接待，各公司行政部门给予必要的协调配合。如有业务需要，可安排公司相关领导与来宾会见。

B类接待一般不安排客人用餐和住宿，如因业务需要，需安排外出就餐的，对口接待部门负责人须填写《工作用餐申请》（见附件2），经公司相关领导批准后，按指定标准和规格予以安排（如时间紧急来不及书面申请，可先口头请示相关领导，获准后可事后补单）。

B类接待如需给予高规格接待的，对口接待部门负责人填写《接待申请表》，经相关领导审批后，交行政部门安排和接待，如须安排外出就餐的，由对口接待部门领导或公司指派人员陪同。

B类接待经公司领导批准，同意给予高规格接待的，其标准如下：

赠送客人的纪念品（确属需要的）一般控制在200元/人以内，外出就餐标准控制在80元/人以内，陪餐人数不得多于宴请人数，特殊情况下，经批准可适当增加金额和数量。

如需安排住宿的，一般费用由客人自理，公司可帮忙代订酒店，特殊情况需报领导审批。

如客人有需求，可安排公司车辆接送客人去市内汽车站、火车站、机场、码头等。接待用车一般不许出市外。

B类接待费用预算总额在1000元以内的，本公司领导审批即可；超过1000元的，需报总经理审批（费用由各公司自行承担）。

3.C类接待（普通接待）

对一般来客（含公司内各单位之间工作人员往来）的接待，以白开水或普通茶水方式招待。如需安排用餐的，一般安排在食堂或叫工作餐（工作餐标准为每人每餐不超过30元）。公司系统内员工出差的，出差员工根据审批的差旅报销标准，自行安排住宿。

C类接待一般不予报销其他费用，特殊情况需领导审批。

4.接待费用管理：

4.1接待费用必须从严控制，从严审批。严格按照审批程序和接待标准执行。未

按程序和费用标准报批的，一律不予报销。

4.2报销接待费用时，需把经审批的《接待申请表》、《工作用餐申请表》连同相

关票据一起附上。

第七条附则

以上办法由总经办负责制定、修改和解释，自公司正式发布之日起实施。

附件：1、接待申请表

2、工作用餐申请表

总经办

二〇一一年八月二十四日