了解公文的基本常识
公文常识
1.公文一律左侧装订。
一般采用线装、钉装或胶粘的办法。
装订时，文件页码要折叠整齐，认真编排，注意不可错页漏页，以保持公文的完整。
凡有附件的公文，主件和附件装订在一起，并在正文末尾注明各附件的标题；如不能装订在一起的，应在附件的首页上注明文件的文号，与主件同时报送。
2.说明是对事物、事理进行解说的表达方式。
在应用文章中使用较多。
当公文中叙述一件事，介绍环境和背景材料时往往用说明方式。
常用的说明方法有诠释说明（也叫“下定义”）、分类说明、数字说明、对比说明、类比说明、举例说明、比喻说明、图表说明等。
说明的基本要求是：客观、准确、科学。
注意通俗易懂，语言平实3.从公文内容的性质和特点来划分：指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文。
从公文内容处理要求分类，一是参阅性公文，二是承办性公文。
4. 应当在附注处注明联系人姓名电话的文种是请示5. 公文在制发的程序上，必须履行法定的审批手续。
通用公文的制发又叫发文办理。
主要有草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
6. 公文有三种关系，既上行，平行，下行，一般的公文都是要逐级传递的，也就是说省－市－县（下行）或者县－市－省（上行），要加快公文传输可以越过中间的层级直接发给相应机关，但这必须是很特殊的才可以．另外，就算很特殊需要越级行文，也需要同时抄报中间被简略的机关．比如，省绕过市直接发文给县，可以不经过市但要抄送给市．但是越级行文有很强的约束性，要求很严格，不是可以随意的．所以单纯为了提高速度是不可以采取越级行文的．所谓的直接行文就是直接上下级的行文根本不存在加快公文传输的，跨级行文没有这种表述，其实是越级行文的误解．多级行文是向直接上级并呈非直接上级或者向直接下级并转非直接下级的一次性行文可以达到提高公文传输速度的目的．综上，答案是多级行文．7. 公文落款处所标明的日期是指领导人签发的日期8. 所有的公文中，(命令)最具权威性和强制性。
公文基础常识
公文基础常识一、公文分类（按行文关系和行文方向）（一）上行文下级机关向上级领导机关的行文。
如报告、请示。
（二）平行文平级机关和不相隶属机关之间的行文。
如函。
（三）下行文上级机关向属下的机关行文。
如命令、决定、批复、通知、通告、通报。
二、15种公文文种（顺口溜：一命三通要报请批，二公二决当议函议）1.决议。
适用于会议讨论通过的重大决策事项。
2.议案。
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
3.决定。
适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
＃该文种适用于：影响比较久远的事，时间跨度长，人、财、物牵涉较多。
4.命令。
适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性— 1 —措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
＃该文种通常由国家或县级以上的行政机关发布。
5.公报。
适用于公布重要决定或者重大事项。
6.公告。
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
7.通告。
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
＃特点：①告知范围区域性；②内容专业性。
＃分类：①制约性通告。
例，《XX关于严禁燃放烟花爆竹的通告》②内容专业性。
《XX关于办理燃气复核业务的通告》8.意见。
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
＃该文种行文方向最多。
9.通知。
适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
＃该文种适用频率最高。
＃分类：①批转性通知。
例，《转发XX关于做好食品安全整治工作的通知》②发布性通知。
③知照指挥性通知。
例，《XX关于配合做好营商环境专项调研的通知》10.通报。
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告— 2 —知重要情况。
11.报告。
适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（不需要上级回复）＃注意：请示属于呈阅性，不得在报告中夹带请示事项。
12.请示。
适用于向上级机关请求指示、批准。
公文基本常识
公文基本常识公文基本常识一、前言公文是政府机关、国家机构和企事业单位进行行政管理和公务活动时使用的正式文件。
公文具有法定性、约束性和证明性，对于机关单位的工作效率和规范性起到重要的作用。
本文档旨在介绍公文的基本常识，包括公文的定义、分类、要素、格式、语言规范等内容，以供参考使用。
二、公文的定义公文是指政府机关、国家机构和企事业单位在行政管理和公务活动中产生的以书面形式呈现的正式文件。
公文包括公告、通知、函、报告、请示、批复、意见、决议等形式。
三、公文的分类1. 根据用途不同，公文可分为内部公文和外部公文。
内部公文主要用于机关内部沟通和协调工作，外部公文则用于与外部单位或者个人交流职务和权责。
2. 根据内容不同，公文可分为行政公文和业务公文。
行政公文主要与行政管理相关，业务公文则与具体业务活动相关。
四、公文的要素1. 发文单位：指发出公文的机关、部门或者单位的全称或者简称。
2. 文种：指公文的种类，如通知、决定、指示等。
3. 标题：简明扼要地概括公文的主要内容。
4. 正文：公文的主体部份，阐述具体内容。
5. 来文字号：表明公文的呈送、发文日期和编号。
6. 呈批：对公文进行审批或者请示的单位。
7. 抄送：将公文副本发送给相关单位或者个人。
8. 附件：公文中附带的资料、文件或者说明。
五、公文的格式1. 公文的纸张大小普通为A4纸（210mm×297mm）。
2. 公文的字体普通为宋体，字号为小四号（12pt）。
3. 公文的对齐方式普通采用分散对齐。
4. 公文的标题应居中罗列，字号较正文略大。
5. 公文的正文要求段落分明，适当缩进，首行空两格。
6. 公文的开头普通应写明发文单位、文件种类和标题。
7. 公文的结尾普通应标明发文单位、发文日期和文件编号。
六、公文的语言规范1. 公文的语言应准确、简炼、通顺，避免废话和冗长的修辞。
2. 公文的用词应规范、规范、准确，避免使用口语化、方言化和含糊不清的词汇。
公文基本常识
公文实务篇第一部分公文写作第一章公文基本常识一、公文的概念广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。
狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。
公文不是谁都可以任意制发的，它是由法定的作者制成和发布的。
公文的法定作者，就是指依据法律和有关的章程、条例、决定成立的并能以自己名义行使职权和承担义务的国家机构与其他社会组织（以下统称为机关）或代表机关组织的领导人。
二、公文的种类公文根据不同的标准，可以分成不同的类别，主要分类情况如下表：分类标准类别备注按公文内容所涉及的国家秘密程度对外公开文件：内容不涉及国家秘密，可以直接对国内外公开发布限国内公开文件：内容虽不涉及国家秘密，但其内容不宜或不必向国外公布内部使用文件：内容不涉及国家秘密，但不宜对社会公开，只限在本系统或本机关内部使用秘密文件：其内容含有一般的国家秘密，泄露会使国家安全、利益遭受损害我国的三级涉密文件机密文件：含有重要的国家秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害绝密文件：内容含最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全、利益遭受特别严重的损害按对处理时限的要求平件：没有特殊时间要求，按常规处理的文件加急件: 内容重要、紧急而需要优先传递处理的文件特急件: 内容非常重要并特别紧急，需立即优先迅速传递处理的文件。
按行文方向上行文：向所属上级机关呈送的公文，主要有报告和请示。
下行文：向所属下级机关发送的公文。
平行文：同级机关或不相隶属机关之间往来的公文，比如函、议案。
按公文来源收文：本机关收到上级、下级及不相隶属机关单位所制发的文件。
发文：本机关拟制并向外发送的文件。
这种划分并不是绝对的，就具体公文而言，往往有兼并或相互转化的现象三、公文的效用公文的效用就是指公文的实际效力和功用。
公文有两个方面的效用，第一是现行执行效用，也就是公文对受文者以及其他机构、组织和个人有关行为的强制影响；第二是历史效用，是指公文在记录和印证历史事实方面的权威性作用和影响。
公文基本常识
公文基本常识公文基本常识1.概述公文是机关和组织机构用于传达决策、命令、通知等事务性文书的一种书面形式。
公文具有规范、严谨、正式的特点，是行政机关和组织机构进行内外部沟通和协调工作的重要工具。
本文档将介绍公文的基本常识，包括公文的定义、类型、结构以及撰写要求等内容。
2.公文类型2.1 命令：具有强制性的行政文书，用于下达命令或规定事项的执行要求。
2.2 通知：用于向特定对象或广大群体传达信息、通知事项或政策文件。
2.3 决议：用于会议或者组织机构就某一事项进行决策并公开宣布结果。
2.4 请示：用于向上级提出请示、汇报或请求指示、授权等事项。
2.5 通告：用于公布重要事项、政策变化、规章制度等内容。
3.公文结构3.1 标题：包括机关名称、文件字号、文件标题等。
3.2 主题陈述：对公文的目的、背景等进行简要介绍。
3.3 正文：详细阐述公文的内容、要求、决定等。
3.4 结尾：总结公文的要点，并提出相关建议或措施。
3.5 签署：公文需要有相关负责人签署，以确保公文的正式性和权威性。
4.公文撰写要求4.1 简洁明了：用简洁的语言清楚表达公文的内容，避免冗长和花哨的修辞。
4.2 准确规范：遵守相关法律规定和技术规范，确保公文的准确性和规范性。
4.3 层次分明：合理划分段落和标题，使公文的结构清晰，易于阅读和理解。
4.4 科学布局：根据公文的内容和用途，合理安排各个部分的顺序和篇幅。
4.5 规范格式：采用规定的公文格式和版式，包括字体、字号、行距等要求。
5.附件本文档附带以下附件供参考：5.2 公文写作指南：详细介绍公文的写作要求、规范和技巧。
6.法律名词及注释6.1 公文：指机关和组织机构用于传达决策、命令、通知等事务性文书的一种书面形式。
6.2 命令：具有强制性的行政文书，用于下达命令或规定事项的执行要求。
6.3 通知：用于向特定对象或广大群体传达信息、通知事项或政策文件。
6.4 决议：用于会议或组织机构就某一事项进行决策并公开宣布结果。
公文写作常识知识点总结
公文写作常识知识点总结一、公文的基本要求1、明确性：公文要求言简意赅，排除歧义，表达的信息明确无误，确保读者能够准确理解内容。
2、规范性：公文遵循一定的格式和写作规范，包括标题、主体、落款、签章等内容，要求统一、规范。
3、权威性：公文是国家机关和组织单位的正式文件，具有一定的权威性，因此要求语言严谨、内容可靠。
4、规范用语：公文要求使用规范的语言文字，避免口头化和方言化，注重用词精准、得体。
5、书写工整：公文要求字迹工整、布局整齐，给人以良好的视觉效果。
6、内容真实：公文内容应真实可靠，不得捏造、歪曲事实，与事实不符的内容会对信誉造成负面影响。
7、逻辑严密：公文应当思路清晰、条理分明，逻辑严密，表达流畅。
二、公文的基本结构公文一般分为前言、正文和结尾三部分。
1、前言部分：前言是公文的开端，一般包括标题、行文时间、发文单位、主题等内容。
前言部分要求简洁明了，使接收者在阅读时能够迅速领会公文的主旨。
2、正文部分：正文是公文的主要内容，包括呈请、批示、决定等不同类型的文书内容。
要求结构严谨，内容真实。
3、结尾部分：结尾部分一般包括落款人、联系方式、日期等信息。
要求格式规范，内容完整。
三、公文写作的基本规范1、在公文写作中，应使用规范的书面语言，尽量避免使用口头用语和方言用语，要求用词精准、得体。
2、公文应力求简练明了，排除歧义，使接收者在阅读时能够迅速领会公文的主旨。
3、公文撰写中应注意使用规范的标点符号，注意标点符号的使用规则，提高公文的阅读流畅度。
4、公文中日期、单位、人名、地名等要写到位，不得有错别字、漏字、重字等错误，确保公文的书写工整。
5、在公文写作中，要特别注意公文格式的规范，包括行文模式、标题、正文、落款等格式的统一。
6、公文写作要求逻辑严密、条理清晰，表达流畅自然，语言得体，突出公文的权威性和规范性。
7、公文撰写时应注意审慎，了解上级机关的政策、法规，尊重法律法规，不得超越职权，确保公文内容符合实际情况。
公文常识
一、公文处理常识一、公文：公务文书是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料，是办理公务的重要工具。
二、公文特点：1、公文有法定的作者；2、公文有法定的权威。
3、公文有特定的效用。
4、公文有规范的体式。
5、公文有规定的处理程序。
三、公文的作用：1、领导与指导作用。
2、行为规范作用。
3、传递信息作用。
4、公务联系作用。
5、凭据记载作用。
四、公文的分类：（一）从公文来源来划分：1、对外文件2、收来文件3、内部文件（二）从公文的行文关系上来划分：1、平行文2、下行文（三）从公文的秘密程度和阅读范围划分：1、秘密文件2、普通文件3、公布文件（四）从公文制发机关的性质和公文作用来划分：1、法规文件2、行政文件3、党的文件五、行政公文文种有12类13种：1、命令2、议案3、决定4、指示5、公告、通告6、通知7、通报8、报告9、请示10、批复11、函12、会议纪要六、党的公文种类有14种：1、决定2、决议3、指示4、意见5、通知6、通报7、公报8、报告9、请示10、批复11、条例12、规定13、函14、会议纪要七、公文质量主要体现在哪里？1、在思想内容方面：应该政策性强、针对性强、科学性强。
2、在文字表达方面：应该结构严谨、语言精当、行文规范。
八、公文写作的特点：1、被动写作，遵命性强2、对象明确，针对性强3、集思广义，群体性强4、决策之作，政策性强5、紧迫之作，时限性强6、讲究格式，规范性强。
九、公文写作的基本要求：1、保证公文内容在政治上的正确性。
2、实事求是，在业务上符合客观规律3、在文字表述上准确、鲜明、生动、符合语法与逻辑。
4、公文起草要符合统一规定的体式与程序。
5、注意选用书写的载体材料与字迹材料。
十、公文写作具有的修养：1、政治素质好2、有一定的政策理论水平3、熟悉业务和机关工作情况4、有较宽的知识面5、有较好的文字功底十一、加强修养：1、完善自我，勇于创新2、博览群书，增长知识3、深入实践，勤学苦练。
公文基本常识
公文基本常识公文基本常识导言：公文是指由政府机构、企事业单位按照一定的格式和规范所撰写的正式文件。
在日常工作中，正确处理和撰写公文对于提高工作效率和保证工作质量非常重要。
下面将介绍一些公文基本常识，希望能对大家在公文写作过程中有所帮助。
一、公文的概念和分类1.1 公文的定义公文是指政府机关、企事业单位用于内外部交流与组织调控的正式文书。
1.2 公文的分类公文按照用途和功能可分为：公报、公告、公函、公告、公告、公告、公告等。
二、公文的基本要素和结构2.1 公文的基本要素公文由各种基本要素组成，包括：标题、主送、抬头、、附件、署名和日期等。
2.2 公文的结构公文一般按照标题、和附件的顺序排列。
其中，标题精炼扼要地概括了公文的内容，是公文的主体部分，附件是对的补充说明或支持证据。
三、公文的写作原则和技巧3.1 公文的写作原则准确性原则：公文要求内容准确、清晰，避免使用模糊词语和歧义的表达方式。
正式性原则：公文要体现一定的正式性，符合规范和格式要求。
简洁性原则：公文要力求简明扼要，避免重复、啰嗦的表达方式。
性原则：公文结尾部分要有合适的，强调主要观点，给读者带来清晰的印象。
3.2 公文的写作技巧使用简明扼要的语言，避免使用过于复杂和晦涩的词汇。
注意段落的分隔，使文章结构清晰易读。
遵循公文的格式要求，包括字体、字号、行距等方面。
应用适当的标点符号，使句子表达清晰有力。
四、公文的修改与校对4.1 公文的修改公文写作完成后，应进行修改，主要包括检查内容的完整性、条理性和逻辑性，以及语言的准确性和规范性。
4.2 公文的校对校对是在修改的基础上进行的一道关卡，主要目的是检查公文的拼写、标点、格式等方面是否正确。
五、公文的存档和保管公文的存档和保管是确保公文长期保存和利用的重要环节。
在存档和保管过程中，应注意分类、编号和归档等方面的事项。
六、公文写作的注意事项6.1 注意语言的规范在公文写作中，应遵循语言规范，注意使用正确的词汇、语法和标点符号等。
公文写作基础知识大全
公文写作基础知识大全公文写作基础知识 1公文写作基本常识通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关;下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可彩抄报形式。
主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。
三、正文。
这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。
正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。
请示问题应当一文一事，不要一文数事。
四、发文机关。
写在正文的下面偏右处，又称落款。
发文机关一般要写全称。
也可盖印，不写发文机关。
机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。
五、发文日期。
公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。
发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。
发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。
发文日期一般以领导人签发的日期为准。
六、主题词。
一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事任免通知”，“财务管理规定”等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。
七、抄送、抄送单位，是指需要了解本文件内容的有关单位。
送的单位被上级列为副本，被下级列为副本。
抄报纸和抄的单位名称列在文末，也就是公文最后一页的最下面。
为了整洁美观，文末的抄送单位、打印机关、打印时间一般用两行隔开，主题词打印在第一行，文号打印在第二行。
八、文件版头。
正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。
版头以大红套字印上“xxxxxx(机关)文件”，下面加一条红线(党的机关在红线中加一五角星)衬托。
九、公文编号。
一般包括机关代字、年号、顺序号。
如：“国发[1997]5号”，代表的是国务院一九九七年第五号发文。
“国发”是国务院的代字，“[1997]”是年号，(年号要使用方括号“[ ]”)，“5号”是发文顺序号。
公文写作重要基础知识点
公文写作重要基础知识点公文写作是一项重要的沟通工具，是用于在机构、组织或政府部门之间传递信息和做出决策的正式文书。
下面是公文写作的一些重要基础知识点：1. 标题和标题：公文的标题应简明扼要地概括主题，是吸引读者关注的重要元素。
标题应该准确、清晰地表达文档的主要内容。
2. 正文结构和段落：公文的正文结构应该合理有序，包括引言、正文和结尾。
每个段落应该以一个主题句开头，然后通过相关论据和细节来支持主题句。
3. 使用简明清晰的语言：公文应该使用简单明了的语言，避免使用过于复杂或晦涩的词汇和表达方式。
指定具体的词汇和短语可以确保读者理解文字的意义。
4. 段落和句子的连贯性：在公文写作中，段落和句子之间的连贯性非常重要。
使用适当的过渡词和短语，以便使文章的结构和内容更加流畅，帮助读者理解和跟随思路。
5. 准确使用标点符号和拼写：在公文写作中，准确使用标点符号和拼写是必不可少的。
标点符号可以帮助传达正文的意义和重要性，而正确的拼写可以增加文档的可信度。
6. 适当的公文格式和布局：不同类型的公文可能有不同的格式和布局要求。
学习并遵守正确的格式和布局规范是确保公文专业性和整洁性的重要因素。
7. 注意公文的风格和语气：公文通常应该保持正式和客观的风格和语气。
避免使用情感色彩强烈的词语或个人意见，而应以客观的事实和数据为基础来表达观点和建议。
综上所述，公文写作的基础知识点涉及标题和标题、正文结构和段落、语言清晰简明、连贯性、标点符号和拼写的准确性、格式和布局要求以及风格和语气的选择。
通过掌握这些基础知识，可以提高公文的质量和专业性，有效地传递信息和实现目标。
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了解公文的基本常识
公文是一种以办理公务为主的文书，其形成和使用的目的是满足党政机关、企事业单位、社会团体等记载事物、表达意志、交流信息、联系工作和处理各种事务等活动的需要，在实施管理过程中发挥着重要的作用。
一、认知公文的含义
公文是党政机关、企事业单位、社会团体等为行使管理职权、处理公务活动而使用的具有特定效力和规范体式的文书。
公文有狭义和广义之分。
狭义的公文通常也被人们称为法定公文，2012年7月1日开始施行的《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)第一章第三条是这样表述的：“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
”《条例》规定公文种类有15种，分别是决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
广义的公文泛指处理公务的所有文书，除《条例》规定的15种公文种类外，还包括公务活动中常用的各种应用文书，如计划、总结、调查报告、规章制度等。
本书内容涉及公文种类及具体写作时，采用广义的公文界定，并根据需要适当归类，以方便学习和使用。
不论是狭义的公文，还是广义的公文，作为公文，都要符合以下几个
条件：一是必须由法定作者制发；二是必须按规范体式制发；三是必须按法定程序制发；四是必须为公务活动制发。
公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作称为公文处理工作，即人们日常习称的“三办”之办文。
在公文处理工作中，“公文”、“文件”、“文书”是三个紧密联系又有区别的概念，它们在内容上都反映社会活动，在表达上都具有一定的体式。
其不同之处在于：文书是包括公务文书和私人文书在内的各种文字材料的总称，是个集合体。
公文是文书中的一大类别，是文书中除私人文书之外的所有公务活动中形成的文字材料的通称，其外延比文书窄。
文件从广义上讲，与公文的概念相当，一般是指机关单位在公务活动中所形成和使用的公文；从狭义上讲是指公务文书中政治性和政策性较强的那一部分，通常指印有版头的那部分公文，因为版头往往套红印刷，故有“红头文件”之称。
需要说明的是，在办文实践中，“公文”、“文件”、“文书”三个概念经常交错使用。
二、明晓公文的作用
公文是实施管理职能的重要手段，是进行公务活动的重要工具。
充分认识公文的作用是正确办文的重要前提。
1.领导与指导作用
上级机关单位要通过有效的方式来传达党和国家的各项路线、方针、政策，传达各级领导机关及本机关单位的意见和决策，对相关工作作出部署等，对下级机关单位的工作进行领导和指导。
利用制发公文来实现对下级机关单位的领导与指导是必不可少的一种方式。
2.规范与
制约作用
党和国家的各种法律法规都是以公文的形式制定和发布的，这些法规性文件一经发布，便成为人们的社会行为规范，必须坚决遵照执行。
对于无权制定法规的机关单位也可以根据本机关单位的实际情况，制定一些规定、规则等规章，这些规章同样在一定范围内具有规范与制约作用。
3.沟通与联系作用
各级机关单位在处理日常事务工作中，经常需要进行上下左右的往来和沟通。
公文往来则是机关单位之间沟通与联系的重要手段与媒介，用公文传递信息，沟通情况，商洽工作，交流经验等。
这种沟通与联系作用也是公文最常见、最普遍的作用。
4.依凭与记载作用
上级机关单位所发的公文是下级机关单位开展工作的依据，下级机关单位所发的公文同样也是上级机关单位了解情况、制定政策等的依据。
而有些公文本身就具有凭证作用，也有些公文就是把有关公务活动的内容记载下来，其主要作用表现为记载作用，供日后利用和查考。
5.宣传与教育作用
公文是机关单位宣传党和国家大政方针、宣传先进典型与先进经验、解决人们认识偏差等的宣传教育工具，起着统一思想、提高认识、鼓舞信心的作用，也担负着对干部、群众进行思想政治教育的重要任务。
公文的这种宣传和教育作用更具有权威性。
三、区分公文的稿本
公文的稿本是公文在拟制、办理和使用过程中形成的不同的文稿和文本的总称。
公文的稿本主要包括以下几种。
1.草稿
草稿是公文在拟制过程中形成的最初期的原始文稿，只供机关单位内部讨论、修改、审批、征求意见之用，不具备正式公文的效用，除少数用于征求意见之外，一般不向外发出。
草稿一般标记有“讨论稿”、“草案”、“初稿”、“征求意见稿”等字样。
草稿一般不需要归档保存，某些特别重要的公文的草稿，经反复修改而产生多次草稿，反映了文件形成的过程，或者还有负责人的重要批示等，具有一定的查考价值，可以归档保存。
2.定稿
定稿是经机关单位负责人审阅签发或者经有关会议正式讨论通过的公文最后完成稿。
草稿经过负责人签发或者法定会议通过，便履行了法定的生效程序成为定稿，不经同意不得再作任何改动。
定稿已经具有公文的法定或者特定的效用，是文件的标准文稿，是作为缮印发出的正式文件的依据。
凡需归档保存的文件，其定稿也要同时归档。
3.正本
正本是根据定稿缮印的供受文机关单位使用的具有法定或者特定效用的公文正式文本。
除内部公文或者非正式公文外，公文正本一般是具有规范格式和生效标志的主送件，具有法定或者特定效力。
正本由收文机关单位根据文件的查考、保存价值，决定是否需要归档保存。
4.副本
副本指公文正本的复份或者复制件。
正本的复份是根据公文定稿与正本同时制作的公文副本，用来主送多份公文之用，以及送达抄送机关单位和由本机关单位留存备查、归档等，具有正式公文的法定效用。
正本的复制件是为工作需要或者其他目的以正本为蓝本派生出来的公文副本，因不能再现公文的全部特征，故不具备正式公文的法定效用，只作为参考、备查。
但在特定情况下，复制件也可以代替正本使用，如下级机关单位收到上级机关单位直接翻印下发的更上一级机关单位的公文，翻印的机关单位加上相应的认证标记，效用等同正本。
5.存本
存本是发文机关单位留底存档的文本。
存本不对外发送，一般可以不加盖印章或者签署，起存档及与正本核对查清的作用。
存本与定稿一同生成、一起归档保存。
6.试行本
试行本是规范类公文正式文本的一种特殊形式，是发文机关单位认为规范类公文的内容尚未成熟，日后需要根据实践的检验情况予以修订时，先行发布的试行文本，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。
试行本一般在公文标题中标有“试行”字样。
7.暂行本
暂行本也是规范类公文正式文本的一种特殊形式，是发文机关单位未及制定供长期执行的内容完善的规范类公文时，暂行制发的文本，在规定的暂行期内具有正式公文的法定效用。
暂行本一般在公文标题中标有“暂行”字样。
8.修订本
修订本也是规范类公文正式文本的一种特殊形式，是发文机关单位对已发布生效的公文，经实践检验重新予以修正补充后再发布的文本。
自修订本生效之日，原文本即行废止。
修订本一般在公文标题中标有“修订本”字样。
9.不同文字稿本
不同文字稿本是指同一份公文根据需要而生成的、采用两种或者两种以上语言文字的文稿和文本。
如涉外公文中使用中文与外文，国内民族自治地区公文中使用汉文与民族文字，就会形成公文不同文字的稿本。
一般说来，同一公文不同文字的同样稿本具有同等效用。
四、领会办文的原则《条例》第五条对党政机关公文处理工作规定了“应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则”。
同时，公文处理工作还应当遵循依法行文、集中统一等原则。
1.实事求是
实事求是原则就是要求在公文处理工作中，通过深入实际和调查研究，反映真实情况，解决实际问题，做到判断合乎实际，保证措施切实可行，克服官僚主义、文牍主义和形式主义，坚持摒弃上级机关单位单纯地以发文代替领导工作、下级机关单位简单地照抄照转上级来文等不务实的做法。
2.准确规范
准确规范是公文处理工作的基本前提和起码要求，是对公文处理的质量要求。
没有准确规范，就不能实现精简高效、安全保密。
坚持准确
规范原则要做到公文从内容表达、文字表述和形式表现准确周密，符合规范；要做到公文运转传递科学有序，方法缜密，不错投、错送、错传等。
3.精简高效
精简高效原则就是要实现公文处理的最优功效，是对公文处理的效能要求。
精简要求在保证有效的前提下，提倡写短文，简化公文结构、格式等，消除不必要的发文，简化公文处理运转流程和手续，提高办文效率；高效要求公文处理要做到及时、快速，严守办理时限，防止积压、拖延等现象的发生。
4.安全保密
安全保密原则就是要确保公文在处理过程中在实体与政治上的安全。
实体上的安全是要求在办文过程中，要维护好公文，防止公文污染、损坏等，发现破损，及时补救；政治上的安全是要求坚决树立保密观念，建立健全保密制度，严格执行保密规定，在办文过程中确保公文不丢失、不被盗、不失密、不泄密等。