最新行政秘书管理制度及岗位职责
2024年办公室行政文秘岗位职责
2024年办公室行政文秘岗位职责一、岗位基本信息岗位名称：办公室行政文秘岗位岗位级别：中级所属部门：办公室直接上级：办公室主任二、岗位职责1. 负责行政事务管理：协助办公室主任做好行政工作，制定和完善行政管理制度，组织、协调部门机构调整、改革、编制、人员名册、办公场所等行政事务管理工作；制定并贯彻落实行政管理规范，推进各项工作有序进行。
2. 文件管理工作：负责管理和归档各类文件资料，包括收集、整理、归档、存档等，确保文件资料的安全性和准确性，同时负责办公用品的采购和管理，确保办公用品的充足和合理利用。
3. 信息管理和通讯协调：负责办公室的信息管理工作，包括信息的收集、整理、汇报和存档等，确保信息的及时性和准确性；负责协调办公室与其他部门之间的信息和文件传递，保证各部门之间的通讯畅通。
4. 会议组织和协调：负责组织和协调办公室内部和与其他部门的会议，包括会议日程的安排、会议文件的准备、会务的协调等，确保会议的顺利进行和决议的实施。
5. 档案管理：负责办公室内各种档案的管理工作，包括建立和管理档案档案，定期进行档案整理和归档，保证档案的完整性和准确性；同时负责档案资料的查询和提供服务，确保档案的使用效率。
6. 统筹协调工作：负责统筹协调办公室的各项工作，根据上级的安排和要求，制定工作计划和工作方案，组织实施并及时报告工作进展和问题解决情况。
7. 客户服务和接待工作：负责办公室的客户服务和接待工作，包括接待来访客户、接听电话，解答咨询，处理投诉等，确保客户的满意度和服务质量。
8. 行政助理工作：为办公室主任提供行政助理工作，包括安排会议、拟定会议纪要、起草行政文件、协助安排接待工作等，确保办公室工作的高效和有序进行。
9. 人事管理和培训：负责办公室的人事管理工作，包括人员招聘、培训、绩效考核等，同时负责办公室人员的信息管理和档案管理，确保人事工作的规范和有序进行。
10.其他临时性工作：根据上级的安排和要求，完成其他临时性工作。
行政秘书岗位职责规章制度
行政秘书岗位职责规章制度近来修订日期：2023年1月1日第一部分：总则第一条目的与适用范围本规章制度的目的是为了明确行政秘书岗位的职责和工作要求，提高行政秘书的工作效率和专业素养。
本制度适用于本企业行政秘书岗位。
第二条岗位定义行政秘书是为企业管理者供应高效行政支持和帮助的紧要职位，重要负责协调日常行政事务，保障办公室运行顺畅，为企业高层管理者供应全面的行政支持。
第三条职责和权力1.行政秘书应当具备良好的协调和沟通本领，能够有效地组织、布置和处理各项行政事务。
2.行政秘书享有依据工作需要调整和布置本身的工作时间的权力。
3.行政秘书有权使用并保管与工作相关的办公设备和资料，确保其安全和保密性。
第二部分：具体职责第四条办公室运行管理1.协调和布置办公室日常运行，包含文件、信函、传真、邮件等的管理和分发工作。
2.维护办公设备的正常运行，及时处理设备故障，并向相关部门反馈问题和需求。
3.管理办公用品和耗材的采购和库存，并定期进行盘点和整理。
第五条日程布置和会议管理1.依据管理者的布置，合理布置和调整管理者的日程和行程，并及时通知相关人员。
2.组织、协调和记录内外部会议，包含会议室预订、会议料子准备、与会人员邀请等工作。
3.确保会议纪要的准确记录和及时分发，并跟进会议决议的实施情况。
第六条文件和报告处理1.帮助管理者起草、整理和校对各类文件和报告，确保其格式规范、内容准确。
2.维护管理者的文件和资料档案，确保其安全和保密，依照规定的期限进行归档和销毁。
第七条客人接待和出差布置1.负责来访客人的接待工作，包含接待人员布置、会议室准备、用餐布置等。
2.帮助管理者的出差布置和行程订票等工作，确保行程顺利、安全。
第八条信息收集和处理1.定期对相关行业和竞争对手的信息进行收集和整理，为管理者供应参考和决策依据。
2.依据管理者的要求，帮助进行各类调研和信息摘要工作。
第九条其他工作1.执行上级领导交给的其他工作任务。
2.帮助管理者处理突发事件和紧急情况。
2024年行政秘书的日常工作程序与工作职责（三篇）
2024年行政秘书的日常工作程序与工作职责日常工作程序:1、提前到达上班地点2、领导到达时，提示领导本日日程汇报有关事项询问领导本日日程3、督办重要事项，急事急办4、进行正常事务工作5、接听电话接待来宾资料整理撰写文稿打印复印来往文件并记录并校对收发传真处理催办6、领导临时交办的其他任务7、下班时间向领导征询需办事项8、检查文件、锁具、电器、电源情况后下班工作职责:1、负责组织部门召开的各种会议的会务工作，做好会议记录，协助督导贯彻落实各项工作任务的情况。
2、做好各类文件的登记、保管、转发、立卷、存档等。
3、草拟年度工作计划、总结、报告、清算、批复等文档。
4、做好办公室勤杂内务工作、文书档案管理，做好上级及校内有关文件收发、登记、传阅、下发和年终清理、立卷、归档工作，办理定购和发放各种学习材料。
5、做好部信件登记、分发、寄发工作，遇到重大问题及时向部领导汇报。
6、协助部门领导协调各个岗位的工作关系。
7、深入员工调研做好部领导的参谋和助手。
8、协助做好办公的日常工作。
9、做好领导交办的其他各项工作。
10、每周一提交上周工作总结和本周工作计划。
2024年行政秘书的日常工作程序与工作职责（二）作为2024年行政秘书，你将承担与行政工作相关的各种职责和任务。
以下是你的日常工作程序和工作职责的详细描述。
一、日常工作程序：1. 早晨准备：每天早晨到达办公室后，首先要检查办公室设备和用品的正常运作，例如电脑、打印机、复印机等，并准备好所需的文件和资料。
2. 会议准备：若有即将召开的会议，你需要提前准备会议议程和相关文件，并将其分发给与会人员。
确保会议室的设备正常运转，例如投影仪、音响等。
3. 文件处理：你需要负责处理来自上级和其他部门的文件和资料。
这可能包括接收、分类、分发、整理、打印、复印、扫描等操作。
你还需要维护文件的机密性和安全性。
4. 邮件和电话管理：你将负责管理办公室的邮件和电话。
包括接听转接电话、记录留言、查看和回复电子邮件等。
关于行政秘书的工作职责模版（三篇）
关于行政秘书的工作职责模版行政秘书的工作职责是非常多样化和复杂的。
作为公司或组织的核心成员之一，行政秘书负责管理和协调各项行政事务，确保组织的高效运营。
以下是一个行政秘书的工作职责模版，详细描述了行政秘书在不同方面的职责。
1. 为高级管理人员提供支持：- 安排和组织高级管理人员的日程安排，包括会议、约会和行程。
- 管理和筹划高级管理人员的商务旅行和出差安排。
- 协助高级管理人员准备会议材料和报告，并确保准确性和及时性。
- 跟进高级管理人员的指示和要求，并及时汇报工作进展。
2. 维护和更新组织的文件和记录：- 创建和维护行政档案和记录，确保准确性和及时性。
- 跟进和更新组织的政策和程序文件，确保它们符合最新的要求和标准。
- 收集和整理公司的重要文件和资料，为高级管理人员提供支持。
- 确保文件的机密性和安全性，并进行必要的备份和存储。
3. 协调和安排会议和活动：- 策划、组织和安排各种会议、研讨会和培训活动。
- 安排会议场地、设备和材料，并确保一切准备就绪。
- 协调与会人员的日程安排，并发送邀请函和会议通知。
- 记录会议纪要和行动事项，并及时跟进执行情况。
4. 处理行政事务和文件管理：- 处理日常行政事务，如文件处理、快递服务、文具采购等。
- 管理和组织公司的文档和文件，确保其整洁、有序和易于访问。
- 跟进各种合同和协议的签署和执行情况。
- 协助处理员工的行政事务和问题，并提供必要的支持和指导。
5. 进行行政沟通和协调：- 与公司内外的相关方进行沟通和协调，以解决行政问题。
- 协调和安排公司内部的会议、活动和聚会。
- 处理和解决行政流程和程序上的问题和纠纷。
- 提供公司的各种行政报告和统计数据。
6. 维护行政系统和流程：- 建立和维护行政管理系统和流程，以实现组织的高效运作。
- 改进和优化行政流程，提高工作效率和质量。
- 培训和辅导员工，确保他们了解和遵守行政相关的政策和程序。
- 提供行政相关的培训和支持，以提高员工的行政能力。
2024年最新关于行政秘书职责
2024年最新关于行政秘书职责行政秘书是一个组织或公司中非常重要的职位，负责提供高效的行政和秘书支持，以确保组织的日常运作顺利进行。
随着时间的推移，行政秘书的角色和职责正在不断发展和改变。
以下是2023年最新关于行政秘书职责的详细说明。
一、行政支持1. 提供高效的行政支持，处理日常邮件、电话和其他文书工作。
2. 安排会议和活动，包括预订会议场地、安排食品和饮料，协调与会者的行程等。
3. 管理行政文档和档案，包括记录和归档重要信息和文件。
4. 协助制定和执行组织的行政政策和流程。
二、会议和活动管理1. 协助组织和管理会议和活动，包括准备会议议程和材料，记录会议纪要和行动计划。
2. 协调与会者的行程和安排，确保会议和活动的顺利进行。
3. 确保会议和活动的后续工作得到及时跟进和完成。
三、文件处理1. 负责处理组织的文件和文件夹，包括创建、编辑和格式化文档。
2. 管理和维护组织内部文件库，确保所有文件的安全和及时访问。
3. 协助准备和编辑报告、备忘录和其他文档。
四、信息管理1. 维护组织内部的联系人数据库，确保信息的准确性和完整性。
2. 协助管理组织的日程安排，包括安排会议和约会。
3. 处理组织内部和外部的信息请求，提供准确和及时的回复。
五、协调沟通1. 协调内部部门之间的沟通和协作，确保信息的及时传递和共享。
2. 协调与外部利益相关者的沟通，包括客户、供应商和合作伙伴等。
3. 协助管理人员和团队的沟通，包括策划和组织会议和讨论。
六、项目支持1. 协助组织的项目管理，包括项目计划、进度和资源的跟进。
2. 支持项目团队的协作和沟通，确保项目目标的达成。
3. 协助项目会议的组织和记录，提供项目相关的文档和信息。
七、保密和机密信息管理1. 负责处理和管理组织的敏感和机密信息，确保信息的安全和保密。
2. 制定和执行保密政策和程序，培训员工遵守相关规定。
3. 协助处理机密文件的存储和销毁，确保符合法律和监管要求。
行政文秘管理制度
行政文秘管理制度第一条定义和目的本制度旨在规范和管理企业行政文秘工作，提高行政文秘工作效率和质量，保障企业管理工作的顺利进行。
第二条适用范围本制度适用于企业内全部行政文秘工作，包含但不限于文件起草、会议记录、文件归档等。
第三条职责分工1.行政文秘负责人：负责行政文秘工作的统筹和管理，协调各部门的工作布置。
2.行政文秘人员：负责具体的行政文秘工作，包含文件的撰写、整理、存档等。
第四条工作流程1.文件起草：–依据上级领导的要求和指示，行政文秘人员负责起草文件，并在文件中明确写明文件编号、标题、发文日期等信息。
–文件起草完成后，行政文秘负责人对文件进行审核，并修改看法和建议。
–经过审核修改后，文件由行政文秘负责人签署，并交付给相关部门负责人审批。
2.文件处理：–经过审批的文件，由行政文秘人员负责文件的印发、分发和转达工作。
–行政文秘人员需要及时更新文件传阅记录，并将文件归档保管。
3.会议记录：–行政文秘人员负责参加企业内部会议，并全程记录会议内容和决议。
–会议记录需在会后48小时内整理完毕，并报送给相关部门和会议主持人确认。
4.文件归档：–行政文秘人员将已经处理完毕的文件依照文件分类和编号进行整理。
–已经归档的文件需进行盘点和检查，确保文件的完整性和准确性。
第五条规定和原则1.文件起草规范：–文件起草需准确、简明、清楚，避开使用错别字和欠妥用语。
–文件标题和编号应符合企业文件命名规范，确保唯一性和易于查找。
–文件需要依据正式文体要求进行撰写，严禁使用口语化和非正式用语。
2.会议记录规范：–会议记录需依照规定的模板进行撰写，包含会议时间、地方、参加人员、议题等内容。
–会议记录需真实、准确地记录会议过程和决议，不得隐瞒或歪曲事实。
3.文件传阅和归档规范：–文件传阅需依照正式的传阅程序进行，确保文件的流转途径和传递时间可追溯。
–已经处理完毕的文件需进行正确的分类和编号，并依照规定的时间周期进行归档。
4.机密文件管理：–机密文件需依照相关规定进行保密，不得泄露或外传。
关于行政秘书的工作职责范文
关于行政秘书的工作职责范文作为一名行政秘书，工作职责十分重要，在日常的工作中，需要承担各种职能和责任。
以下是行政秘书的工作职责范文：一、协助管理1. 组织开会：负责安排和组织行政会议，包括会议的准备、日程安排、与会者的通知等工作。
确保会议的顺利进行，记录会议纪要并及时分发。
2. 文件管理：负责行政部门的文件管理，包括制定和实施文件管理制度，确保文件存档的安全性和完整性。
协助管理层进行文件的归档和检索，提供必要的支持。
3. 文件起草：协助管理层起草和编辑各类文件，包括会议纪要、备忘录、公告等。
确保文档的准确性和规范性，提供必要的语言和格式支持。
4. 日程安排：负责管理层的日程安排，包括安排会议、接待来访者、协调各部门间的会议和活动等。
确保日程的合理性和高效性，避免冲突和延误。
5. 统筹安排：负责协调管理层的各项工作安排，包括安排出差、培训、会议等事宜。
与其他部门保持紧密的沟通和协作，确保任务的顺利完成。
二、信息管理1. 信息收集：负责收集和整理各类信息，包括行业信息、市场动态、竞争情报等。
通过各种渠道，包括网络、报纸、杂志等，及时获取有关信息。
2. 信息分析：对收集到的信息进行分析和总结，为管理层提供有关决策的依据。
对关键信息，及时报告和分发给相关部门和人员。
3. 数据统计：负责收集和统计各类数据，包括公司的运营数据、财务数据、人力资源数据等。
编制统计报表，提供给管理层进行决策分析。
4. 信息传递：负责内部和外部信息的传递，包括管理层的指示和通知、与客户和合作伙伴的沟通等。
确保信息的准确性和及时性，防止信息传递的失误。
三、协助决策1. 数据分析：协助管理层对数据进行分析和解读，提供有关决策的建议。
通过数据分析，发现问题和机会，为管理层决策提供有力支持。
2. 决策跟踪：负责跟踪和监督管理层的决策实施情况，协调各部门的配合和合作。
及时报告决策的进展和结果，提供必要的决策支持。
3. 决策执行：协助管理层制定和实施各类决策，包括战略决策、运营决策、人力资源决策等。
2024年秘书处日常工作管理制度(2篇)
2024年秘书处日常工作管理制度【摘要】本文旨在构建____年秘书处的日常工作管理制度，分为岗位职责明确、工作流程规范、绩效考核激励三个部分。
通过制度的建立和完善，提高秘书处的组织协调能力和工作效率，推动组织的发展。
【关键词】秘书处；日常工作管理；岗位职责；工作流程；绩效考核一、岗位职责明确1. 主任秘书主任秘书是秘书处的负责人，负责管理、协调和组织秘书处的日常工作。
主要职责包括：(1) 制定秘书处的工作计划，并组织实施；(2) 确定各个岗位的职责和工作任务，分配人力资源；(3) 协调各部门之间的沟通和合作，促进信息共享和工作协同；(4) 督促和评估员工的工作进展，协调解决工作中的问题；(5) 提出对于秘书处工作的改进建议，推动工作流程的优化；(6) 协调秘书处与外部机构的合作与联系。
2. 行政秘书行政秘书是负责日常行政工作的核心人员，主要职责包括：(1) 组织并记录会议内容，起草会议纪要和会议决议；(2) 管理机关文件的收发，负责文件的归档和保管；(3) 安排主任秘书和其他同事的日程安排，协助安排会议和行程；(4) 协助主任秘书处理日常行政事务，提供必要的支持。
3. 文件管理秘书文件管理秘书是负责文件管理和档案管理的人员，主要职责包括：(1) 负责机关文件的收发，保证文件的及时传递和归档；(2) 管理和维护机关文件、档案和文书；(3) 协助处理文件的编制、复印和电子存档工作；(4) 提供文件咨询和查询服务，协助其他部门的文件管理工作。
4. 组织协调秘书组织协调秘书是负责组织和协调工作的人员，主要职责包括：(1) 组织和协调秘书处的各项会议，确保会议的顺利进行；(2) 协调解决各部门之间的问题和矛盾；(3) 完成主任秘书指派的其他工作任务。
5. 信息管理秘书信息管理秘书是负责信息管理工作的人员，主要职责包括：(1) 收集、整理和分发最新的信息资料；(2) 负责秘书处网站的更新和维护工作；(3) 组织和协调培训和学习活动；(4) 协助其他部门的信息查询和分析工作。
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各分行及驻点组抄报Cc 陈总、于总
致To
由From 财务部日期Date 2015-3-12
编号No. CW-2015-02 页数Pages 1
主题Subject 行政秘书管理制度及岗位职责
为充分、有效、合理地利用、发挥和管理公司的行政秘书岗位，根据公司发展规划和人力成本控制目标，保证人员选聘和录用的质量，合理发挥行政秘书岗位功效并使之适合业务发展的需要，选聘和录用过程遵循公平、公正、平等的竞争原则。
一、行政秘书配备标准：
1、行政秘书以铺位划分，在同一工作地点（以铺位为准）配备部门行政秘书一名。
注：按一铺两组配备秘书一名。
2、行政秘书如身兼多组行政秘书职务，则每多兼一组，获得￥200元/月的额外津贴。
二、行政秘书薪金待遇：
行政秘书属职能部门员工，薪金待遇按照公司规定执行。
三、聘用
根据公司业务发展需要或职位空缺，由用人部门提前十五天提出用人申请，总部安排统一招聘，收集资料后由财务经理进行初审，由总经理复审决定聘用后，由财务部安排新员工参加常规培训及实习地点。
招聘标准：女，中专以上学历，1.55M以上，22岁以上，2年以上工作经验，懂粤语，略懂财务，能熟练操作日常办公软件，打字50字/分钟，熟悉行政办公流程，有深户及深户房产担保。
四、培训
目的：明确培训工作目标，提高员工的培训意识，明确公司培训工作的管理程序。
培训职责：财务经理负责行政秘书培训的组织和管理，对培训工作进行全面监督、检查及指导。
培训程序：
（一）岗前培训
正式办理入职手序的行政秘书上岗前必须经过岗前业务知识培训，培训后由总部安排培训考核，成绩不合格者给予辞退。
1、培训时间：2天；
2、培训内容包括公司制度、岗位工作职责及要求、岗位基础知识；
3、了解和各部门的办事程序（财务部、行政人事部）；
4、试用期时间为3个月。
（二）在岗培训
培训内容包括：公司制度、岗位工作要求及近期公司要求学习的各项制度等。
每月组织一次秘书交流。
五、降职、辞退
为保障公司业务的良性发展，对违反公司制度，给公司经济利益带来损失人员，予以降职或辞退处理。
1、由于合同等重要资料或文件的保管不当，造成公司重要文件的丢失而给公司带来经济损失者，视情节严重情况予以降职或辞退处理；试用期人员当即辞退；
2、不维护公司商业机密，泄露公司重要信息而造成公司资源流失或带来经济损失者，视情节严重情况予以降职或辞退处理；试用期人员当即辞退；
3、未征得上级领导同意，私自挪用公款；未征得相关部门领导及分行经理同意，私自将各类款项放给客户、业主，视情节严重情况予以降职或辞退处理；试用期人员当即辞退；
4、收到警告信达三次者，职务将由正式降为试用，试用的作辞退处理；
5、严重违反公司其它规章制度，屡次不改者，视情节严重情况予以降职或辞退处理。
六、行政秘书相关奖惩制度规定：
1、秘书凡外出办事、请假，QQ上未注明外出地点，手机也联系不到者，罚款20元/次；
2、秘书在分行必须严格按公司规定要求着装，凡检查发现未按要求着装者，罚款20元/次；
3、财务部将不定期下分行检查，对违反公司制度、本职工作没做到位的行政秘书予以口头警告或发警告信，并根据情况严重性予以严肃处理；
4、对于没有及时上报或漏报考勤及业绩的行政秘书，财务部都会记录在案，达三次以上（含三次）将以警告信的形式予以警告；
5、公司将于每半年对全体行政秘书进行一次评优选举，选出的优秀秘书除获公司颁发的奖金外，将有机会参加公司组织的免费旅游活动；荣获年度服务明星的行政秘书，将获得公司颁发的奖金；
6、公司将每年举行一次高级财务秘书评选，凡符合高级财务秘书入选条件的将获得高级财务秘书的荣誉称号，同时享有高级财务秘书待遇；
7、不定期组织行政秘书户外集体活动，以此加强团结，增强团队凝聚力，打造强势的团队。
行政秘书是公司下派至各分行的制度监督执行者。
行政秘书与职能部门有着密切的工作关系，所涉及范围如下：
（一）行政人事部
1、负责公司各项制度、文件的传达，保证信息传达的准确、及时；
2、严格监督员工执行公司的各项行政规章制度，并协助制度的实施；
3、对所在部门办公环境的整理、使部门的办公环境整洁有序；
4、负责所在部门办公用品有计划的申购；
5、负责电话等固定资产的日常保养、管理及维护；
6、负责所在部门的文档整理、归档、打印工作；
7、负责安排业务人员的轮班表、及时更新橱窗广告；
8、分行钥匙箱的保管，水机、水票的管理；
9、严格监督长途电话的使用、登记工作；
10、监督所在部门员工着装规范、整洁、统一及工卡的配戴；
11、监督部门所有员工的考勤并及时、准确上交分行考勤表；
12、负责公司各类合同的领用、收回、上交及归档工作。
13、检查员工每周update、盘源跟进、客源录入、钥匙、搜房帮发布量等日常工作；
14、负责部门员工办理社保资料的递交；
15、指导员工正确办理入职；
16、根据公司要求收集、上报各类资料；
（二）财务部
1、负责各种收据、票据的正确开具及管理；
2、负责现金、分行存折的管理；
3、负责佣金、保证金的收付、上交工作，做到日清月结；
4、负责代收代付表的录入、规定的各类票据、成交报告等资料的递交；
5、负责定额备用金的领用、补款，日常开销的报销；
6、负责统计、核对部门员工业绩及单数；
7、负责分行水电费、管理费等费用的支付及报销；
8、负责房友系统成交报告、合同及收佣记录的正确录入；
9、负责分行结算报告的及时上交，分行业务员提成的核对；
10、配合完成财务部安排的其他工作。
（三）按揭部
1、负责买卖合同、房地产证等相关资料的递交；
2、掌握分行与按揭部之间的业务操作流程；
创富地产（深圳）有限公司。