公文格式和行文规则培训讲学
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2020/9/26
简化法： ××省财政厅要转发“财政部关于印发中央部
门财政拨款节余资金管理暂行规定的通知”时: 如果机械转发则为: ××省财政厅关于转发财政部
关于印发中央部门财政拨款节余资金管理暂行规 定的通知的通知
标题可拟为： ××省财政厅关于转发财政部中央 部门财政拨款节余资金管理暂行规定的通知
公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在 载体（纸张等）上排列的规定。
2020/9/26
眉 首
主 体
2020/9/26
下行文式样
份号 秘密等级 紧急程度 发文机关标识
发文字号 标题
主送机关
正文
主 体
版 记
2020/9/26
附件标识 印章
成文日期
附注 主题词
抄送机关 印发机关
印发日期 二维条码
1．眉首
2020/9/26
⑤ 乱设虚位。 发文字号中的“发文序号”常常出现虚位，如 “国办发〔2008〕005号” ，这里的“005号”应 改为“5号”。
2020/9/26
⑤摆放有误。 一是该居中摆放而不居中；二是不该居中摆 放却居中。 发文字号的摆放有两种不同类型：下行文，发 文字号一般居中；上行文需标识签发人姓名时， 发文字号移到左边，左空1字，签发人姓名居右安 排，右空1字；
正确写法为： ××省交通厅转发交通部关于组 织公路水路执法人员学习《交通行政许可实施程 序规定》的通知
2020/9/26
④ 标题中“批转”、“转发”和“印发”使用 不当。
“批转”具有“批准转发”之意，是上级对下 级报告的认同并转发下去贯彻落实的。
“印发”则主要用于发布本机关制定的公文或领导 讲话。
2020/9/26
直转法： ××县人民政府关于转发国务院《国家行
政机关公文处理办法》的通知
替代法： ××县人民政府关于转发市人民政府×政发
〔2008〕83号文件的通知
2020/9/26
③ 标题标点符号使用不当。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一 般不用标点符号。例:
习惯写法为：××省交通厅关于转发《交通部 关于组织公路、水路执法人员学习〈交通行政许 可实施程序规定〉的通知》的通知
2020/9/26
机关公文处理工作主要依据
1．国家行政机关公文处理办法 2．国务院办公厅关于实施《国家行政机关公文处理办法》
涉及的几个具体问题的处理意见 3．国务院办公厅关于进一步做好公文处理工作有关事项的
通知 4．国务院办公厅关于报送公文工作中几个问题的通知 5．国务院办公厅关于国务院各部门报送公文简报有关事项
（1）秘密等级和保密期限：涉及国家秘密的公 文应当标明密级和保密期限。
（2）紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分 别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别 标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急” 。
2020/9/26
（3）发文机关标识：由发文机关全称或规 范化简称后面加“文件”组成。联合行文时 应使主办机关名称在前，“文件”二字置于 发文机关名称右侧，上下居中排布；
2020/9/26
② 要素颠倒。 《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条 第四款已明确规定：“发文字号应当包括机关代 字、年份、序号”，实质上等于指定了“机关代 字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。但 个别单位在使用“发文字号”时，并没有按以上 指定顺序排列，三要素位置颠倒。如：“〔2005〕 交办发35号”，把年份前移，是错误的。规范化 的用法应是“交办发〔2005〕35号”。
2020/9/26
公文标题常见问题：
① 标题要素掌握不当：
标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成，不该省略 的不能省略，该省略的要省略。
当有发文机关标识时，可省略发文机关名称； 当发内容简单的命令、公告、通告时，可省略事由； 当发非正式的通知时，可省略发文机关名称和事由。
2020/9/26
② 多重转发时标题冗长。
如“××县人民政府关于转发××市人民政府关于转发×× 省人民政府关于转发国务院关于印发国家行政机关公文处 理办法的通知的通知的通知的通知”。这里介词“关于”、 动词“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重 复使用，造成标题冗长，令人不知所云。解决用词重叠问 题，可采用 “简化法”、 “直转法” 、 “替代法”进行 处理。
2020/9/26
（5）上行文应当注明签发人、会签人姓名。 其中，“请示”应当在附注处注明联系人的 姓名和电话。
2020/9/26
上行文式样
眉 首
主 体
2020/9/26
发文字号 签发人
2．主体
（1）公文标题：公文标题应当准确简要地 概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应 当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名 称加书名号外，一般不用标点符号。
2020/9/26
（4）发文字号：发文字号应当包括机关 代字、年份、序号。联合行文，只标明主 办机关发文字号。下行文居中排布，上行 文居左排布。ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
2020/9/26
发文字号不规范。主要表现有：
① 搭配虚字 如：“交办发〔2005〕第35号”，这里的 “第” 是没有什么实际意义的多余字，应删去。规范化 的用法是：“交办发〔2005〕35号”（即交通部 2005年度发的第35号文件，主办单位是办公厅）。
的通知 6．国务院办公厅印发关于进一步加强公文审核把关工作的
几点意见的通知 7．国务院公文主题词表 8．国家行政机关公文格式（GB/T 9704-1999）
2020/9/26
第一节 公文格式
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、 发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送 机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、 附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期 等部分组成。
“转发”主要用于转发其他机关和单位的文件。
2020/9/26
③ 年号不全。 如“国办发〔08〕35号”， 这里的 “〔08〕” 是指2008年度。如若事过几个世纪 或更长一些时间，给将来查找利用文件档案带来 很大麻烦。所以，年份号应该写全。
2020/9/26
④ 错用括号。 如“国办发（2008）35号”、“交办发 〈2008〉 35号”，这里的年份所用的括号 “（）”、“〈 〉”均是错误的。 规范的用法应是六角括号“〔〕”，如： “交办发〔2008〕35号”。
简化法： ××省财政厅要转发“财政部关于印发中央部
门财政拨款节余资金管理暂行规定的通知”时: 如果机械转发则为: ××省财政厅关于转发财政部
关于印发中央部门财政拨款节余资金管理暂行规 定的通知的通知
标题可拟为： ××省财政厅关于转发财政部中央 部门财政拨款节余资金管理暂行规定的通知
公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在 载体（纸张等）上排列的规定。
2020/9/26
眉 首
主 体
2020/9/26
下行文式样
份号 秘密等级 紧急程度 发文机关标识
发文字号 标题
主送机关
正文
主 体
版 记
2020/9/26
附件标识 印章
成文日期
附注 主题词
抄送机关 印发机关
印发日期 二维条码
1．眉首
2020/9/26
⑤ 乱设虚位。 发文字号中的“发文序号”常常出现虚位，如 “国办发〔2008〕005号” ，这里的“005号”应 改为“5号”。
2020/9/26
⑤摆放有误。 一是该居中摆放而不居中；二是不该居中摆 放却居中。 发文字号的摆放有两种不同类型：下行文，发 文字号一般居中；上行文需标识签发人姓名时， 发文字号移到左边，左空1字，签发人姓名居右安 排，右空1字；
正确写法为： ××省交通厅转发交通部关于组 织公路水路执法人员学习《交通行政许可实施程 序规定》的通知
2020/9/26
④ 标题中“批转”、“转发”和“印发”使用 不当。
“批转”具有“批准转发”之意，是上级对下 级报告的认同并转发下去贯彻落实的。
“印发”则主要用于发布本机关制定的公文或领导 讲话。
2020/9/26
直转法： ××县人民政府关于转发国务院《国家行
政机关公文处理办法》的通知
替代法： ××县人民政府关于转发市人民政府×政发
〔2008〕83号文件的通知
2020/9/26
③ 标题标点符号使用不当。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一 般不用标点符号。例:
习惯写法为：××省交通厅关于转发《交通部 关于组织公路、水路执法人员学习〈交通行政许 可实施程序规定〉的通知》的通知
2020/9/26
机关公文处理工作主要依据
1．国家行政机关公文处理办法 2．国务院办公厅关于实施《国家行政机关公文处理办法》
涉及的几个具体问题的处理意见 3．国务院办公厅关于进一步做好公文处理工作有关事项的
通知 4．国务院办公厅关于报送公文工作中几个问题的通知 5．国务院办公厅关于国务院各部门报送公文简报有关事项
（1）秘密等级和保密期限：涉及国家秘密的公 文应当标明密级和保密期限。
（2）紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分 别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别 标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急” 。
2020/9/26
（3）发文机关标识：由发文机关全称或规 范化简称后面加“文件”组成。联合行文时 应使主办机关名称在前，“文件”二字置于 发文机关名称右侧，上下居中排布；
2020/9/26
② 要素颠倒。 《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条 第四款已明确规定：“发文字号应当包括机关代 字、年份、序号”，实质上等于指定了“机关代 字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。但 个别单位在使用“发文字号”时，并没有按以上 指定顺序排列，三要素位置颠倒。如：“〔2005〕 交办发35号”，把年份前移，是错误的。规范化 的用法应是“交办发〔2005〕35号”。
2020/9/26
公文标题常见问题：
① 标题要素掌握不当：
标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成，不该省略 的不能省略，该省略的要省略。
当有发文机关标识时，可省略发文机关名称； 当发内容简单的命令、公告、通告时，可省略事由； 当发非正式的通知时，可省略发文机关名称和事由。
2020/9/26
② 多重转发时标题冗长。
如“××县人民政府关于转发××市人民政府关于转发×× 省人民政府关于转发国务院关于印发国家行政机关公文处 理办法的通知的通知的通知的通知”。这里介词“关于”、 动词“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重 复使用，造成标题冗长，令人不知所云。解决用词重叠问 题，可采用 “简化法”、 “直转法” 、 “替代法”进行 处理。
2020/9/26
（5）上行文应当注明签发人、会签人姓名。 其中，“请示”应当在附注处注明联系人的 姓名和电话。
2020/9/26
上行文式样
眉 首
主 体
2020/9/26
发文字号 签发人
2．主体
（1）公文标题：公文标题应当准确简要地 概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应 当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名 称加书名号外，一般不用标点符号。
2020/9/26
（4）发文字号：发文字号应当包括机关 代字、年份、序号。联合行文，只标明主 办机关发文字号。下行文居中排布，上行 文居左排布。ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
2020/9/26
发文字号不规范。主要表现有：
① 搭配虚字 如：“交办发〔2005〕第35号”，这里的 “第” 是没有什么实际意义的多余字，应删去。规范化 的用法是：“交办发〔2005〕35号”（即交通部 2005年度发的第35号文件，主办单位是办公厅）。
的通知 6．国务院办公厅印发关于进一步加强公文审核把关工作的
几点意见的通知 7．国务院公文主题词表 8．国家行政机关公文格式（GB/T 9704-1999）
2020/9/26
第一节 公文格式
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、 发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送 机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、 附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期 等部分组成。
“转发”主要用于转发其他机关和单位的文件。
2020/9/26
③ 年号不全。 如“国办发〔08〕35号”， 这里的 “〔08〕” 是指2008年度。如若事过几个世纪 或更长一些时间，给将来查找利用文件档案带来 很大麻烦。所以，年份号应该写全。
2020/9/26
④ 错用括号。 如“国办发（2008）35号”、“交办发 〈2008〉 35号”，这里的年份所用的括号 “（）”、“〈 〉”均是错误的。 规范的用法应是六角括号“〔〕”，如： “交办发〔2008〕35号”。