大型会议会务工作流程应用清单

ing at a time and All things in their being are good for somethin 实用文档
专家会议指引 会议地点指引 指引与会人员到会议地点参加会议
电脑与网络
查看会场中携带笔记本人数，是否需 笔记本电脑使
要充电器，网线等,通知物业管理处 用协助
接待人员协助
s in 会议第二天工
thing 作
参观一汽
ll 【11
ing at a time and A 月 12 日】
午餐
组织人员上车 联系车辆到位，负责人带领人员上车
参观一汽生产 与一汽本次活动负责人合作组织参观
车间及园区
就餐地点指引 带领与会人员到华天大酒店中餐厅就
317:10-17:40
茶水
茶水供给到位 接待人员负责现场倒茶或饮水机到位
摄影
摄影把关
与总办专业摄影人员沟通场景拍摄， 照片效果把关
现场抓拍 用自备数码相机抓拍会场情况
专家会议
会议记录 录音笔录音，人员现场记录
麦克风
麦克风传递 若台下代表需发言，明确麦克风传递
48:20-8:40
1
1 9:00-11:30
1 2 2 1
ll things将稿件及照片发送至总裁办企业文化
A
宣传报道发布
ing at a time and 组，进行宣传报道
thin 实用文档 r some od fo re go ir being a s in the ing at a time and All thing 分享：
ing at a time and All things in their being are good for somethin 实用文档
负责人
会场收拾
恢复会场卫生、设备设施维护、是否 清洁整理会场
有物品遗漏
午餐
就餐地点指引 带领与会人员到紫荆花酒店就餐
设备就绪、会
会场、设备准备
设备复查，会场布置
电子版资料，包括会议议程、会议指
准备与收集 引（外部）、回执、会议使用文档初
稿（Word/Excel/PPT 等）
eir b 会议通知 th 会议前期准备
撰写通知 附：资料（参见上一行）
in 确定参会人员 确定与会人数、姓名、性别、职务、
s
ing 回执收集
信息
联络方式
ll th 整理通讯录 （内容同上）
ing at a time and A 资料
电子版资料，包括会议使用文档正式
准备与收集
版、会务指引（内部）、通讯录、签
thin 实用文档 ing at a time and All things in their being are good for some 住宿
到表
储存
确定会议用电脑，将所有需要展示的
回程人员姓名、航班；联系前台确认
回程安排
回程机票预订
出票
thin 实用文档
d for some 礼品
若有需要，提前确定赠送礼品样式及
会议礼品预订
数量，联系总办叶穗芬协助
goo 活动地点及人
re 会后活动安排
联系活动场所，车辆预订
a 数
eing 人员报到 直接前往酒店报到
b 人员报到
eir 资料发放 包括会议材料、代表证等
s in th 设备 ing 会议第一天工
th 作
【11
ing at a time and All 月 11 日】 会场
设备就绪
检查会议使用电脑、投影设备、音响 设备、网线等是否就绪
桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬 检查会场情况 挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、
礼品是否到位
3 6:30--8:00 3
文具
准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白
文具准备及领
板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代
取
表证
会场
投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、
会议室预订
指引牌、座位牌、茶水
桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢
会场布置
迎牌、指引牌、座位牌是否到位
摄影
摄影联系 与总办专业人员联系摄影事宜
自备数码相机 会议现场抓拍用
餐
组织人员上车 联系车辆到位，负责人带领人员上车
参观一汽生产 与一汽本次活动负责人合作组织参观
参观伪满皇宫 车间及园区
组织返程
组织人员结束参观、安全送达逸夫楼
会场
布置闭幕会场 设备、条幅、桌椅设施座位牌等
摄影、照相、 会议闭幕活动
茶水、会议记 人员仍按第一天安排
录
12:30-12:40 13:00-14:30 14:50-15:20 14:00-15:00 16:00-17:00
thing明确列明会议各项议题及时间、形式、
ll会议议程
A 主讲人等
ing at a time and 确定酒店
根据与会人员的类别确定房间预订的
thin 实用文档
r some 类型，提前致电酒店人员做好准备
od fo 准备会议
明确人员分工 将具体人员分工填入此表
eing are go 资料
d for some 会场收拾
恢复会场卫生、设备设施维护、是否 清洁整理会场
有物品遗漏
goo 招待宴会
就餐地点指引 带领与会人员到紫荆花酒店就餐
are 组织人员上车 联系车辆到位，负责人带领人员上车
eing 观看二人转表演 观看表演 组织入座、紧急情况处理、组织出场
their b 组织人员返程 车辆、人员到齐，安全送达酒店
417:10-17:30 19:00-19:20
520:00-22:00 22:10-22:30 7:50-8:10
8:30-11:00
11:00-11:20
ing at a time and All things in their being are good for somethin 实用文档
场状况
经理会议指引 会议地点指引 指引与会人员到逸夫楼 516 参加会议
电脑与网络、茶 水、摄影、会议 会议过程开展 同上午会议过程 记录、麦克风
311:40-12:00 411:40-12:00 412:40-13:10 413:20-13:40 814:00-17:00
thin 实用源自文库档
问酒店是否包括早餐
接机
确定接机人员名单、联络方式及航班
到达时间
预订车辆
公司食堂：填写客餐申请单并交食堂
人员
就餐形式、地 外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩
点确定
点、点菜、车辆预订、酒水准备
茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，
通知物业人员安排茶点摆放处
ing at a time and All things in their being are good for somethin 实用文档
资料储存到一定的文件夹，并告知相
关人员
印刷
联系印刷厂，确定价格、印刷完成及
送货时间
打印
列出打印清单及打印份数
装订
将文件整理装入资料袋
发放
发送邮件
酒店预订
联系酒店，确定房间类型及个数，询
thin 实用文档 good for some 接机
ing at a time and All things in their being are 餐饮
thin 实用文档
r some 大型会议会务工作流程清单
d fo 环节
工作模块
工作任务 具体内容
责任人 时间节点 是否完成
re goo 会议名称
g a 会议时间
bein 会议地点
their 会议室预订 根据会议形式及人数预订会议室
in 会议确认
会议事由确定
s 与会人员 确定与会人员类别及邮件发送地址
会议纪要
纪要整理 会议后尽早整理会议纪要 邮件发布 经领导审阅后通过邮件发布
会务费用结账
对会务期间发生的费用进行结账报销
报销
组织相关会务人员进行工作总结，梳
后续工作跟进 会务工作总结
理工作流程中出色之处及不足之处
工作任务跟踪 针对会上确定的各项工作任务进行跟
管理
踪管理
good for somethin 实用文档
会场收拾 闭幕晚宴
恢复会场卫生、设备设施维护、是否
清洁整理会场
有物品遗漏
就餐地点指引 带领与会人员到紫荆花酒店就餐
17:10-17:30 17:10-17:30
eir being are 会议后期工作 in th 宣传报道
宣传资料准备 稿件撰写及照片整理