如何做好高校贫困生档案管理工作
2024年学校资助档案管理制度办法
第五条 学生资助档案的保管期限分为永久和定期，具体办法参见《华北电力大学档案管理办法》。
第二章 档案管理机构及职责
第六条 学生资助管理中心是学生资助档案工作的管理部门。各学院分管学生工作党委(党总支)副书记是档案管理工作的具体负责人，各学院配备兼职档案管理人员，并保持相对稳定,按学校要求落实本单位学生资助档案的管理工作。档案管理人员应具备专业基础知识及档案基础知识，熟悉业务，忠于职守，保障资助信息安全。
三、档案资料归档后要进行分类、编目和鉴定工作。
四、档案资料做好防潮、防尘和防虫等保护工作。
五、档案资料存放要排列有序，编制相关的'档号，便于查找。
六、定期对档案保管的状况定期进行检查、清理和核对。
七、档案外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。
八、年终组织收集整理有关资助资料，分类装订、分类编号、分类保管。
1.玩忽职守造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的。
2.违反保密规定擅自提供，抄录或公布档案的。
3.涂改或伪造档案的。
4.擅自出卖、赠送或交换档案的。
5.不按规定归档或拒绝归档的，阻止别人依法归档或者将档案据为已有的。
6.其它违反档案法律法规、信息安全法规和学校有关档案管理规章制度的行为。
第八条 学院档案管理员职责
2024年学校资助档案管理制度办法
学校资助档案管理制度篇1
为了保护好奖助金、助学贷款、困难学生资助等项工作的纸质档案，维护纸质档案的完整与安全，便于保管和利用，特制定本制度。
一、档案管理工作人员要忠于职守，刻苦钻研业务，严格按照档案工作的各项规章制度办事。
二、资助工作中形成的具有保存价值的文件资料，都必须及时归档保存。
贫困生学校档案管理制度
第一章总则第一条为了规范贫困生学校档案管理，保障贫困生权益，提高学校资助工作的效率和质量，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我校所有贫困生档案的管理工作。
第三条贫困生档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：贫困生档案内容真实、准确，不得伪造、篡改。
（二）完整性原则：贫困生档案资料齐全，反映贫困生基本情况、家庭经济状况、资助政策落实等情况。
（三）保密性原则：严格保护贫困生个人信息，确保档案安全。
（四）时效性原则：及时更新贫困生档案信息，确保档案的时效性。
第二章档案内容第四条贫困生档案主要包括以下内容：（一）基本信息：姓名、性别、出生日期、民族、身份证号码、家庭住址、联系电话等。
（二）家庭经济状况：家庭成员基本情况、家庭收入来源、家庭经济困难程度等。
（三）资助政策落实情况：资助申请、审批、发放、使用等情况。
（四）学习成绩：学业成绩、奖励情况、处分情况等。
（五）思想品德：思想表现、遵纪守法、公益活动等。
（六）其他相关材料：证明贫困生家庭经济困难的材料、学校资助政策文件等。
第三章档案管理第五条学校设立贫困生档案管理办公室，负责贫困生档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第六条贫困生档案的收集、整理、归档工作，由贫困生所在学院（系）负责，按照本制度要求进行。
第七条贫困生档案的保管：（一）档案室应配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。
（二）档案室应设立专门的档案柜，确保档案安全。
（三）档案室应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
（四）档案管理人员应严格执行档案保密制度，确保档案安全。
第八条贫困生档案的利用：（一）档案管理人员应按照规定程序，对档案进行查阅、复制、摘录等工作。
（二）查阅档案时，应出示有效证件，并填写查阅登记表。
（三）档案管理人员应确保档案的保密性，不得泄露贫困生个人信息。
（四）档案管理人员应定期对档案利用情况进行汇总，为学校资助工作提供参考。
贫困学生档案管理制度
一、总则第一条为加强贫困学生管理，规范贫困学生档案工作，确保贫困学生信息的准确性和完整性，根据国家有关政策法规和学校相关规定，制定本制度。
第二条本制度适用于全校范围内所有被认定为贫困学生的档案管理工作。
第三条贫困学生档案管理工作应遵循以下原则：（一）真实、准确、完整原则：确保贫困学生档案内容的真实性、准确性和完整性。
（二）保密、安全原则：严格保护贫困学生个人信息，确保档案安全。
（三）及时、高效原则：及时收集、整理、归档贫困学生档案，提高档案管理效率。
二、档案管理范围第四条贫困学生档案管理范围包括：（一）贫困学生基本情况：姓名、性别、出生年月、民族、政治面貌、家庭住址、联系电话等。
（二）贫困学生认定材料：家庭经济困难证明、申请书、认定部门意见等。
（三）贫困学生资助情况：助学金、奖学金、勤工助学、临时困难补助等。
（四）贫困学生学业情况：学习成绩、参加课外活动、获奖情况等。
（五）其他与贫困学生相关的材料。
三、档案管理职责第五条学校设立贫困学生档案管理部门，负责贫困学生档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第六条贫困学生档案管理部门应配备专职或兼职档案管理人员，负责档案管理工作的具体实施。
第七条贫困学生档案管理部门的职责：（一）负责贫困学生档案的收集、整理、归档工作；（二）负责贫困学生档案的保管和保密工作；（三）负责贫困学生档案的查阅、复制和利用工作；（四）负责贫困学生档案的鉴定和销毁工作；（五）负责贫困学生档案的统计分析工作。
四、档案管理流程第八条贫困学生档案管理流程如下：（一）收集：贫困学生档案管理部门在贫困学生认定过程中，及时收集贫困学生相关材料。
（二）整理：对收集到的贫困学生档案材料进行分类、排序、归档。
（三）归档：将整理好的贫困学生档案材料按照规定进行归档。
（四）保管：对归档的贫困学生档案进行定期检查、维护，确保档案安全。
（五）利用：按照规定，为相关部门和人员提供贫困学生档案查阅、复制和利用服务。
学生资助档案管理办法
学生资助档案管理办法一、总则（一）为了加强学生资助档案管理，确保资助工作的规范性、准确性和完整性，根据国家相关法律法规和政策要求，结合我校实际情况，特制定本办法。
（二）本办法适用于我校各类学生资助项目的档案管理，包括但不限于奖学金、助学金、助学贷款、勤工俭学等。
（三）学生资助档案是指在学生资助工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
二、档案管理原则（一）真实性原则学生资助档案应如实反映资助工作的实际情况，确保所记录的信息准确、可靠，不得伪造、篡改档案内容。
（二）完整性原则档案应涵盖资助工作的全过程，包括申请、评审、发放、监督等环节，确保档案资料齐全，无遗漏。
（三）安全性原则加强档案的保管，采取必要的安全防护措施，防止档案损毁、丢失、泄露。
（四）可查阅性原则在遵守相关规定的前提下，保证档案便于查阅和使用，以充分发挥档案的作用。
三、档案分类与内容（一）学生个人资助档案1、学生申请表，包括个人基本信息、家庭经济状况、申请资助项目等。
2、相关证明材料，如贫困证明、家庭收入证明、身份证明等。
3、评审材料，包括班级或年级的评议记录、评审小组的评审意见等。
4、资助发放记录，如资金到账凭证、领取签字表等。
（二）资助项目管理档案1、资助项目的政策文件、通知、实施方案等。
2、资助名额分配方案、指标下达文件。
3、宣传资料，如宣传海报、通知公告等。
4、工作总结、报告。
1、资助资金的预算安排、拨款文件。
2、资金使用明细账目、财务报表。
四、档案收集（一）明确责任各班级辅导员、资助工作负责人负责收集学生个人资助档案；学校财务部门负责收集与资助资金相关的财务档案；学校资助管理部门负责收集资助项目管理档案。
（二）收集时间定期收集，一般在每学期末或资助项目结束后及时进行收集整理。
（三）收集要求1、确保收集的档案材料齐全、完整。
2、对收集的材料进行初步审核，剔除不符合要求的材料。
五、档案整理（一）分类整理按照档案分类要求，将收集的档案进行分类存放。
高校贫困生档案管理工作浅析
高校贫困生档案管理工作浅析随着社会的发展，高等教育的重要性越来越突出，为了让更多的人接受高等教育，国家出台了一系列的，其中针对学生的资助具有重要的作用。
然而，贫困生档案管理在资助之中显得尤为重要，因为对贫困生档案的管理情况决定了资助的实施效果。
近年来，高校贫困生档案管理工作逐渐受到重视。
然而，在实际操作中，还存在许多问题亟待解决。
本文将从理论与实践两个方面对高校贫困生档案管理工作进行探讨，并提出相应的改进建议，以期为实际工作提供参考。
一、理论分析1.贫困生档案的意义贫困生档案是贫困生资助实施的基础支撑和重要依据，具有着重要的意义。
贫困生档案中记录了学生的基本情况、生源地等信息，是判断学生家庭经济状况及其是否符合贫困生资助的依据。
而贫困生资助是保障学生顺利完成学业，提高学生自身能力和社会能力的重要手段。
因此，贫困生档案对于的实施具有至关重要的作用。
2.贫困生档案的管理贫困生档案是高校学生档案管理中的重要部分，对于学校的管理运作和实施都具有着重要的影响。
贫困生档案管理包括以下几方面：（1）建档：建立完整、准确、规范的贫困生档案，包括学生个人信息、家庭情况、受资助情况、申请和评定过程等重要信息。
（2）认证：认定学生是否符合贫困生资助的申请条件。
贫困生档案是认证的重要依据。
（3）维护：积极更新贫困生档案信息，并保证信息的完整性和准确性。
及时对学生的资助情况进行记录和维护，确保能够及时到位。
3.贫困生档案管理存在的问题尽管高校贫困生档案管理越来越受到重视，但在实际操作中仍然存在一些问题：（1）信息不准确。
由于贫困生档案涉及到大量信息，往往存在一些信息不准确的问题，如家庭收入不实、申请资格不符等。
（2）信息不完整。
由于学生信息的更新不及时，或者资助的变化等原因，导致贫困生档案中信息缺失。
（3）档案管理不规范。
存在着档案管理流程不规范、档案存放整理不规范等问题。
（4）多个部门之间协调不足。
不同职能部门之间存在信息不共享、协调不到位等现象。
资助贫困学生档案管理制度
一、总则为了规范资助贫困学生档案管理工作，保障贫困学生资助工作的顺利进行，根据国家有关法律法规和相关规定，结合我校实际情况，制定本制度。
二、档案管理范围1. 贫困学生基本信息档案：包括学生姓名、性别、年龄、民族、家庭住址、联系方式等。
2. 贫困学生认定材料档案：包括家庭经济困难证明、家庭情况调查表、申请表等。
3. 资助政策及资金发放档案：包括资助政策文件、资助金发放名单、资助金发放凭证等。
4. 贫困学生资助工作总结及评估档案：包括资助工作总结、评估报告、问题整改方案等。
三、档案管理职责1. 贫困学生资助管理中心负责全校贫困学生档案的收集、整理、保管、利用等工作。
2. 各学院（部）负责本学院（部）贫困学生档案的收集、整理、上报等工作。
3. 档案管理人员应具备较高的政治素质、业务能力和职业道德，严格按照档案管理相关规定进行工作。
四、档案管理要求1. 贫困学生档案应真实、准确、完整、规范。
2. 贫困学生档案的收集、整理、归档、保管等工作应遵循保密原则。
3. 贫困学生档案的保管期限分为永久、长期、短期。
4. 贫困学生档案的保管应确保档案安全，防止丢失、损坏、篡改。
五、档案利用1. 贫困学生档案的利用应遵循“依法、合理、公开、高效”的原则。
2. 贫困学生档案的查询、复制、借阅等，需经档案管理人员审核批准。
3. 贫困学生档案的查询、复制、借阅等，需注明用途、期限，并履行签字手续。
六、档案销毁1. 贫困学生档案的销毁应严格按照国家档案管理规定执行。
2. 贫困学生档案销毁前，需经档案管理人员审核，并报请学校领导批准。
3. 贫困学生档案销毁时，应指定专人监督，确保档案销毁过程符合规定。
七、监督检查1. 学校设立档案管理监督小组，负责对贫困学生档案管理工作进行监督检查。
2. 档案管理人员应定期对贫困学生档案进行自查，发现问题及时整改。
3. 对违反本制度的行为，将依法依规进行处理。
八、附则本制度自发布之日起施行，由学校档案管理部门负责解释。
贫困生学校档案管理制度
贫困生学校档案管理制度贫困生学校档案管理制度一、概述贫困生学校档案管理制度是为了贯彻国家贫困生资助政策，确保贫困生接受教育的权利，提高贫困生素质，加强对贫困生的帮扶工作而设计的。
本制度旨在规范贫困生档案的建立、管理和使用，确保贫困生个案的真实、准确和完整。
二、档案的建立1. 负责建立贫困生档案的机构及人员学校成立贫困生档案管理小组，由教务处副主任为组长，班主任、辅导员和学校辅导员等人员为组成成员。
管理小组统一管理贫困生档案的建立、整理和使用工作。
2. 档案建立的依据贫困生档案的建立依据包括学生本人及其家庭情况调查表、经济困难人员认定及评估材料，以及学校证明、收入证明、家庭状况证明等相关文件。
3. 档案建立程序贫困生档案建立的程序包括材料收集、审核及建档手续办理等环节。
学校将相关材料进行审核，并根据审核结果建立贫困生档案。
4. 档案的分类与编号学校按照年级、班级和个人的需求将贫困生档案进行分类整理，并为每个贫困生分配一个独立的档案编号。
三、档案的管理1. 档案保管的责任学校成立档案管理小组，负责贫困生档案的保管工作。
负责人应具备较高的责任心和严谨的工作态度，确保贫困生档案的安全和机密性。
2. 档案保管的设施与条件学校应提供适当的档案保管设施，包括硬质文件柜、密闭柜和数字化档案系统等。
并且，学校应保证档案保管区域的安全，并定期进行巡查和维护。
3. 档案管理的权限及使用（1）档案管理小组成员、教务处、学生工作办公室等部门负责人具有档案管理的权限，可以查阅和使用贫困生档案，但必须保证档案的机密性。
（2）除了以上人员以外，其他人员未经相关负责人许可，不得查阅和使用贫困生档案。
4. 档案的整理和存档每学年结束后，档案管理小组将贫困生当年的档案进行整理和存档。
贫困生的档案应按年度进行归档，确保档案的连续性和完整性。
五、档案的使用和保密1. 档案的使用范围（1）档案管理小组成员可根据需要查阅和使用贫困生档案，但必须保证档案的机密性。
贫困学生档案管理制度
第一章总则第一条为贯彻落实国家教育扶贫政策，确保家庭经济困难学生得到及时、有效的帮扶，提高资助工作的规范化、科学化水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于我国各级各类学校（包括普通高等学校、中等职业学校、普通高中等）的家庭经济困难学生档案管理。
第三条本制度遵循公平、公正、公开的原则，确保资助政策的落实，切实维护贫困学生的合法权益。
第二章档案管理内容第四条贫困学生档案主要包括以下内容：1. 学生基本信息：姓名、性别、民族、出生日期、家庭住址、联系电话等；2. 家庭经济情况：家庭成员、收入来源、家庭财产、家庭困难原因等；3. 资助政策执行情况：申请资助类别、资助金额、资助时间等；4. 学生学习情况：学习成绩、获奖情况、参加社会实践等；5. 学生思想品德表现：遵纪守法、诚实守信、团结友爱等；6. 其他需要记录的相关材料。
第三章档案管理职责第五条学校设立贫困学生档案管理办公室，负责全校贫困学生档案的收集、整理、保管、利用等工作。
第六条档案管理办公室的主要职责：1. 负责制定贫困学生档案管理制度，并组织实施；2. 负责贫困学生档案的收集、整理、归档工作；3. 负责贫困学生档案的保管、维护、更新工作；4. 负责贫困学生档案的查询、借阅、归还等工作；5. 负责贫困学生档案的保密、安全工作。
第四章档案管理流程第七条贫困学生档案管理流程如下：1. 学生申请：家庭经济困难学生向所在学校提出申请，并提供相关证明材料；2. 学校审核：学校根据申请材料，结合实际情况进行审核，确定资助对象；3. 档案收集：学校对审核通过的贫困学生进行信息登记，收集相关档案材料；4. 整理归档：将收集到的档案材料进行整理、归档；5. 保管利用：对归档的档案进行保管、维护、更新，确保档案安全、完整；6. 查询借阅：根据需要，提供档案查询、借阅服务。
第五章档案管理要求第八条贫困学生档案应做到以下几点：1. 完整性：档案材料应齐全、完整，不得遗漏；2. 准确性：档案材料应准确无误，不得伪造、篡改；3. 及时性：档案材料应及时更新，反映学生的最新情况；4. 保密性：严格保密档案信息，防止泄露学生隐私；5. 安全性：确保档案安全，防止档案损坏、丢失。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
如何做好高校贫困生档案管理工作
【摘要】家庭经济困难学生在高等院校中是一个需要给予特别关注的群体，学生资助是国家“关注民生、重视民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一。
自全国开展资助工作以来，通过各级政府和社会各界的资助，各学校的努力配合，学生因贫困退学、辍学的情况基本消失。
在开展学生资助管理工作的过程中，形成了大量档案材料，为更好地掌握贫困生的情况以及补助资金的发放情况，高校建立了贫困生档案库，这些档案材料是国家开展学生资助工作最直接的记录与凭证，是国家改善民生、加强社会建设的有力见证，管理好学生资助档案，意义十分重大。
【关键词】学生资助高校贫困生档案管理
【中图分类号】g647 【文献标识码】a 【文章编号】1674-4810（2013）04-0057-02
贫困生档案是一种新型的工作档案，在高校的学生资助工作中，高校贫困生档案是做好贫困生相关工作的先决条件。
建立完善的贫困生档案，可以全面地了解在校贫困生的学习和生活情况，客观分析高校贫困生的性格特点，及时解决贫困生学习和生活问题，对做好高校的济困助学工作具有重要的作用。
一贫困生档案的建立程序
1.学生本人提供申请材料
学生在申请家庭经济困难认定时，必须提交个人申请书（说明自己的家庭经济情况），以及家庭所在地的乡（镇）或街道民政部门
加盖公章予以确认的《高等学校学生及家庭情况调查表》（证明自己的家庭经济状况）。
向班级贫困生认定评议小组提交申请材料。
2.成立班级民主评议小组
以班级为单位成立10～15人民主评议小组，负责认定本班贫困生的民主评议工作。
评议小组收集好学生个人申请书、《高等学校学生及家庭情况调查表》《高校国家助学金申请表》、组织学生填写《贫困生档案申请表》等。
评议小组根据学校文件制定的贫困生认定标准及学生提交的材料，结合学生日常实际消费水平，以及影响其家庭经济状况的有关情况，进行民主评议。
评议时应重点考虑孤残学生、烈士子女，以及家庭成员长期患重病，家庭遭遇自然灾害或突发事件等特殊情况的学生，最后确定本班家庭经济困难生初步名单及资助等级，在班级公示三天无异议后报院系认定工作组进行审核。
3.院系审定
院系认定工作组要认真审核各班级评议小组申报的初步评议结果。
系部将各班名单汇总后在本院系范围内公示三天，无异议后上报学校。
如有异议，应在征得认定评议小组意见后予以更正。
学生可向院系审定工作组提出质疑，审定工作组应在接到异议材料的3个工作日内予以答复。
4.学校审核
学校学生资助工作领导小组对评审结果进行审定，如对院系审定工作组的答复仍有异议，可向高校学生资助管理中心提请复议。
学
生资助管理中心应在接到复议提请的3个工作日内予以答复。
如情况属实，应及时做出调整。
审定结果在全校公示7天，无异议后，学校将审定结果报省学生资助管理中心备案。
5.建立贫困生档案
学生资助管理中心负责汇总、审批各院系审核通过的《贫困生档案申请表》，以此为依据建立贫困生档案，并在条件允许的情况下建立贫困生电子档案。
二贫困生档案管理要求
1.档案材料的真实化
建立贫困生档案主要目的在于摸清底子，掌握现状，为今后的资助工作提供依据，要求档案材料必须是真实准确的。
档案材料要能够实事求是地反映贫困生的家庭经济情况以及学生在思想、学习、品德、心理等方面的内容。
尤其是在采集贫困生家庭经济状况证明材料时，不能只收集由学生本人提供的贫困材料，务必要有学生所在的乡镇政府、街道办事处、民政部门和村委会的佐证材料；同时学生本人在校的生活情况，不能仅看表面，需要调查和听取相关人员的反映，对于采集来的信息资料要进行认真细致的核实，多方论证、去伪存真，保证贫困生档案材料来源具有可靠性和真实性。
2.档案信息完整化
包括贫困生个人信息、家庭信息、家庭经济困难相关证明等原始材料等。
个人申请书、《高等学校学生及家庭情况调查表》《高校国家助学金申请表》《贫困生档案申请表》等家庭经济困难相关证明
材料是作为贫困生档案的基础材料。
这些文件和材料是贫困生认定最为有效的证据，也是贫困生档案最原始的内容。
《高校国家助学金名单备案表》和《高校助学金评定依据表》这两项表格是贫困生认定工作产生的重要材料。
基本审查通过后，提出贫困生申请的学生，需要通过班级民主评议，拟评定的人员名单需进行公示，班级民主评议的结果和公示期间学生的反映材料也是贫困生档案的重
要组成部分。
3.档案制度的统一化
由于学生资助涉及每个资助人的切身利益，关系到国家和社会出资人资助经费公平、公正的发放。
所以，资助工作本身应该就有一整套严格的申请、审批和发放程序，形成的档案环环相扣，关联度非常强。
加上，学生资助档案来源广泛，具有分散性强的特点，因此要特别强调档案集中统一管理，每个学校都要建立严格的学生资助档案管理制度，明确管理部门、归档时间、部门职责并落实到人，将学生资助档案的归档管理纳入考核范畴，加强监督。
4.档案管理的规范化
所有资助等各类资助材料，要落实到责任人。
从评议小组成员—辅导员—学生科长—系主任—学工处长—分管校长，必须各级责任人签字，以保证归档材料的完整性和法律凭证价值。
在资助过程中形成的电子文件材料，仍然应当还原成纸质文件进行归档，并在归档时加盖部门公章。
以班级为单位整理装订成册，系部统一收集，交由学工处进行专人档案管理。
贫困生档案是对贫困大学生认定实施有效援助的基础，是整个资助体系的重中之重。
贫困生档案信息的建立，使贫困生享受社会及学校的资助得到切实的机制保障，也为贫困生的动态管理和有效资助打下了良好的基础。
参考文献
[1]王晓三、薛深.高校民主评议贫困生制度评析[j].法制与社会，2007（2）
[2]沈东华.高校贫困家庭学生资助体系的完善[j].教育评论，2007（3）
[3]徐二荣、李娜.论高校贫困生档案工作的构建与维护[j].兰台世界，2008（4）
〔责任编辑：陈晨〕。