易度文档管理项目解决方案
项目计划书项目文档管理与文档策略
文档管理工具的优缺点分析
优点：提高文档管理效率，方便文档共享和版本控制，降低文档丢失 风险
缺点：需要一定的学习成本，可能存在安全风险，需要定期维护和 更新
PART 4
项目文档的质量控制
文档的完整性检查
文档结构完整：包括封面、目录、正文、附录等部分 内容完整：无遗漏、无冗余，符合项目需求和文档规范 格式规范：字体、字号、行间距等格式统一规范 校对审核：经过多次校对和审核，确保文档内容准确无误
文档管理工具的选择标准
兼容性：工具应与各种操作系统和软件兼容 安全性：保证文档的保密性、完整性和可用性 易用性：用户界面友好，易于学习和使用 开放性：支持第三方集成和自定义开发 可扩展性：随着业务增长，工具应能够支持更多的用户和文档
文档管理工具的使用方法与技巧
选择合适的文档管理工具 了解工具的功能和特点 学习使用文档管理工具的技巧 掌握文档管理工具的安全性
文档的准确性审核
审核人员：具有相关经验和 专业知识的团队成员或专家
审核目的：确保文档内容准 确无误，符合项目要求和标 准
审核方法：采用多种审核方 法，如交叉审核、对比审核
等
审核内容：包括文档的格式、 语言、数据、图表等方面
文档的易用性评估
文档结构：是否清晰、易于理解 文档内容：是否准确、完整 文档格式：是否符合规范，易于打印和阅读 文档语言：是否简明扼要、易于理解
文档的规范性评审
文档的格式是否 符合规范
文档的内容是否 准确无误
文档的排版是否 美观大方
文档的语言是否 清晰易懂
PART 5
项目文档的利用与价值挖掘
文档的检索与查阅
文档命名：清晰、简洁的命 名方式，方便识别
文档分类：按照项目阶段、 内容等进行分类，便于查找
易度文档管理系统功能之协作
易度文档管理系统功能之协作企业信息化让电子文档成为企业智慧资产的主要载体。
随着互联网的普及，信息流通的速度、强度和便捷度的加强，一方面让我们享受到了前所未有的方便和迅捷，但另一方面也承受着信息爆炸所带来的压力。
笔者在网上看到这么一段话：权威机构统计得出一个脑力工作者80%时间是和文档在打交道，其中60%的时间在直接应用文档。
而亊实还不仅如此，在企业运营过程中，通过文档和客户交流的时间甚至超过90%，应用文档所产生的人工费占总人工费的40%，企业总收入的15% ！文档它本身是知识的载体，而知识它只有在使用过程中才能产生价值。
怎么产生价值变成了大多数企业的棘手难题。
对于这个难题，笔者认为，怎么让文档能够有效流通起来，使用起来，让它产生应该有的价值，可首要选择文档管理系统，笔者经过对比市面上的系统兼试用，认为易度文档管理系统很适合解决企业这一系列问题，易度文档管理系统主要以协同办公、文档管理为核心，建立了以服务器为中心的文档编辑协作环境，根本上避免文档管理的分散性。
这种新的工作模式，取代以个人电脑为中心的文档管理习惯。
系统支持文档模板、批量拖放上传、在线文档编辑、MarkDown/reST格式文档支持等。
将企业各种应用与管理全面整合，它的稳定性、成熟性相比其他文档系统下高许多。
那么接下来，笔者为大家介绍下易度的协作功能：1、在线创建易度不需要任何安装程序，就在系统中直接创建office、html、txt等文档, 同时也可以使用文档模板。
（新建文件可以选择常用的文档格式创建。
除此之外，系统提供了“文档模板”功能：可以选择预先设置的文档模板作为新文档初始内容。
按照文模板规范编写文档，有助于企业文档的规范化管理。
）2、在线修改只需要安装易度的外部编辑器插件就可直接使用桌面编辑器(如word、Excel等)编辑服务器上的文档。
我们可以直接在系统创建文档进行在线编写、修改。
在线编写它实际上是个假的在线编写，我们不是调用服务器端的office进行编写的，而是调用本地的office，它是在后台把文件下载到本地，编写完毕，它自动存储到服务器端（文件会自动上传到服务器，简化了传统的下载、编辑、）上传过程在编写文档的同时的话，系统会把文档进行锁定，其他人是不能编写的。
易度文档管理系统初始化指南
易度提供中英文两个 csv 模板，用户下载后对照填充即可
用户许可授权
只有授权后的用户（员工）才可以使用文档管理系统的功能模块 选择需要授权的用户，点击下方按钮即可 包括“文档”，“项目”，“部门”，“短信”四项
系统初始设置
1. 设置栏目 2. 建立公司文件夹目录树 3. 权限初始化 4. 初始数据导入，文件同步
易度文档管理系统 初始化指南
邮件发送设置
易度提供“邮件通知”的功能，需要先将邮件发送设置好，分几个步骤： 1.准备帐号：申请一个专门的邮件发送帐号，要求开通 SMTP 发送服务 2.验证帐号：使用 outlook 验证使用该帐号可以发送邮件 3.配置帐号：使用易度 web 控制台，配置帐号
升级序列号
数据导入
通过 CyberDuck ，使本机文件夹与服务器文件夹同步，实现海量文件成批上传
更多技术方案
为满足不同类型客户的需求，易度提出更多的技术解决方案 扫描仪集成方案 文档发布审批方案 文件同步方案 防泄密整合部署 URL 单点登录方案 域用户集成说明（ AD-LDAP ）
• • 易度系统提供一个月的免费试用时间，可向客服索取序列号进行升级 填写相应的“升级序列号”，升级系统的用户限制和功能模块
பைடு நூலகம்
公司架构建立
1. 2. 3. 4. 部门结构 岗位设定 人员添加 用户许可授权
注：必须先建立部门架构，对应添加部门岗位，再将员工添加到相应的岗位
建好部门组织架构
根据客户公司的实际情况，建立好公司的组织架构
添加岗位
对应部门，添加相应的岗位，如经理、主管等
添加员工 – 单个添加
1. 填写员工的相关信息，包括姓名 ，用户名，登录密码等 2. 选择员工的部门岗位，直接将该 员工分配到所属部门
易度文档管理系统用户使用手册
目录1 概述 (5)2 登录 (5)2.1 登录 (5)2.2 自定义企业LOGO (6)3 总体结构 (7)3.1部门管理 (7)3.1.1 组织结构设定 (7)3.1.2 添加部门信息 (8)3.1.3 修改/删除部门信息 (9)3.1.4 添加岗位管理 (9)3.1.5 修改/删除岗位信息 (10)3.2 员工管理 (11)3.2.1 添加新员工 (12)3.2.2 修改/删除员工信息 (13)3.2.3 为员工批量授权 (13)4 权限管理 (14)4.1 对比 (14)4.2 授权委托管理 (15)4.3 权限继承 (16)4.4 成组授权 (16)4.5 四层6个级别权限介绍 (17)5 文件夹 (18)5.1 显示视图（查看方式） (18)5.2 新建文件夹 (21)5.3 修改文件夹 (22)5.4 批量管理 (23)5.5 移动/复制文件夹 (24)5.6 删除文件夹 (25)6 文件 (26)6.1 文件路径 (26)6.2 上传文件 (26)6.3 上传的文件名支持同名检查 (27)6.4 上传文件后快捷操作 (27)6.5 下载文件 (28)6.6 文件重命名和文件编号修改 (29)6.7 移动/复制文件/创建快捷方式 (29)6.8 删除文件 (30)6.9 文件保密 (31)6.11 采用类似windows资源管理器的形式选择、调用文档 (32)6.12 批量操作文件 (33)7 扩展属性（元数据） (34)7.1 添加属性 (34)7.2 批量编辑属性 (35)7.3 自定义属性 (35)8 搜索 (36)8.1 全文检索 (36)8.2 高级搜索 (37)8.3 文件夹内搜索 (38)8.4 搜索结果筛选 (38)8.5 搜索结果可进行排序 (39)8.6 标签组分类 (39)8.6.1 对文件夹设置标签组 (40)8.6.2 对文件添加、删除标签 (41)8.6.3 利用标签组搜索文档 (43)8.7 文档收藏 (43)8.7.1 收藏一个文档 (43)8.7.2 收藏夹的管理 (44)9 查看 (46)9.1 文档在线预览 (46)9.2 2D/3D格式图纸在线预览 (47)9.3 图片自动缩略预览 (49)9.4 相册型的图片浏览 (50)9.5 对压缩包的预览 (51)9.6 音频视频在线播放 (51)9.7 自动生成PDF (52)9.8 文档关联 (53)10 文档协作 (54)10.1 文档的关注及分享 (54)10.2 评论 (55)10.3 添加附件 (56)10.4 版本管理 (56)10.4.1 更新文件版本 (57)10.4.2 获取历史版本 (57)10.4.3 删除历史版本 (58)10.4.4 文档版本比较 (58)10.5 在线编写 (59)10.6 在线修改 (60)10.6.1 外部编辑 (60)10.6.2 自动锁定管理 (61)10.7 消息通知 (62)10.8 文件外发 (63)10.9.1 待办事项 (66)10.9.2 文档共享 (66)12 文档发布 (67)12.1 文档状态 (68)12.2 受控文件夹 (69)13 操作历史记录 (71)13.1 文件操作历史记录 (71)13.2 文件夹操作历史 (72)13.3 系统操作历史记录 (73)14 定制扩展功能 (74)14.1 自定义显示列 (74)14.2 自定义栏目 (75)14.3 自定义表单和流程 (76)14.4 规则引擎 (76)14.4.1 分配规则 (76)14.4.2 自定义规则 (77)14.5 部署更多扩展应用 (77)1 概述本文档用于易度文档管理系统用户使用手册，旨在指导用户快速熟悉并学会使用和维护易度文档管理系统。
某市城建声像档案管理系统设计方案
市城建声像档案管理系统方案（初稿）编制炳凯日期2011-4-07审核俊勇日期2011-4-09批准日期V1.00（版本号）市城建声像档案管理系统方案（初稿） (1)1. 背景 (3)2. 需求 (4)3. 易度档案管理系统 (6)3.1. 总体架构 (6)3.2. 系统管理-基础功能 (7)3.3. 档案管理系统 (8)3.4. 我的工作台 (13)3.5. 用户权限管理 (14)3.6. 系统维护 (15)3.7. 安全管理 (17)3.8. 功能介绍 (18)3.8.1. 档案分类 (18)3.8.2. 文件元数据管理 (19)3.8.3. 文件批量上传和下载 (21)3.8.4. 文件检索 (25)3.8.5. 电子文件在线预览 (27)3.8.6. 借阅管理 (33)3.8.7. 统计功能与报表 (35)3.8.8. 案卷管理 (36)3.8.9. 电子文件批量处理 (37)3.8.10. 文件版本管理 (40)3.8.11. 文件评注以及互动 (40)3.8.12. 文件收藏 (42)3.8.13. 文件的权限 (42)3.8.14. 文件操作日志 (43)4. 易度声像档案管理解决方案 (44)4.1. 声像数字化存档格式 (45)4.1.1. 图片 (45)4.1.2. 录音 (45)4.1.3. 视频 (46)4.2. 库结构设计 (46)4.3. 方便搜索 (47)4.3.1. 某个建筑物各年的历史图片对比 (47)4.3.2. 查看某个建筑物同时看到领导讲话 (48)4.3.3. 图片保护 (48)4.4. 图片以彩信的方式传输到移动设备上 (48)4.5. 和其他系统之间的关系 (49)5. 易度技术架构 (49)5.1. 技术路线 (49)5.2. 技术架构 (50)5.3. ZODB对象数据库 (51)5.4. 网络架构 (52)5.5. 软硬件配置建议。
(53)5.6. 文件存储技术 (55)5.7. 文件备份技术 (55)5.8. 界面人性化与易用性 (56)6. 项目实施计划与培训 (56)6.1. 实施流程 (56)6.2. 项目组织 (57)6.3. 开发计划 (58)6.4. 定制开发 (59)6.5. 试运行计划 (60)6.6. 实施培训 (60)6.7. 售后服务 (60)7. 项目报价与说明 (61)7.1. 总体报价 (61)7.2. 实施费用详细说明 (61)7.3. 持续服务费用说明 (62)8. 公司简介 (63)8.1. 产品线说明 (63)8.2. 组织结构 (64)8.3. 客户案例简述 (64)1. 背景市城建档案馆早在1995年就研发完成了市城建档案管理系统，该系统采用先进的计算机技术、信息技术、数据库技术、图像处理技术，实现了城建档案的科学化与标准化管理。
易度文档管理系统快速入门
文档状态
1. 2. 3. 4. 文档发布是从 草稿 待审 发布 的三种状态变更过程 文件夹管理人审核后发布 发布文档禁止修改 可选择文档的生效及失效时间
受控文件夹
设置为受控 文件夹： • 一般人员不能查看到未发布的文档 • 只能查看已发布的文档，确保文正确性
注：一般人员指系统角色为“一般人员”，系统管理人可定义用户的角色
查看方式 – 文件夹视图
1. 2. 3. 4. 5. 摘要清单：显示文件夹或文件负责人、时间等信息 内容列表：以列表形式查看，可调整文件夹排序、显示内容 缩略图：用于相册，弹窗式查看 最近更新：最新改版的文档 纵览列表：可查看各子文件夹的文件
标签组
• • 设置多维度分类 根据标签，筛选海量文档
Web 文件夹 – 批量上传下载
文件夹功能结构
根据企业特点，自定义文件夹目录树 功能操作栏，权限设置，复制剪切等
利用标签组分 类管理文件
与电脑文件 夹同步，批 量上传下载
文件夹权限设置
1. 委托文件夹的管理人（负责人），授权管理 2. 通知委托管理人，并可按实际情况分配各部门、用户的操作权限
文件夹权限说明
管理人 编辑人 添加人 0 级查看人 1 级查看人 2 级查看人 3 级查看人 4 级查看人 5 级查看人 超级查看人 文件夹拥有全部权限，包括审核文件、分配权限、 设置标签组等 添加、编辑文件，和 5 级文件查看权限 可拥有添加文件的权限 可进入这个文件夹，但没有查看文件的权限 0 级基础上，可以查看所有非保密文件的标题和描 述 1 级基础上，可以预览，评注和订阅 2 级基础上，可以打印，下载 pdf 3 级基础上，可以下载原始文件、复制，下载历史 版本 4 级基础上，可以邮件外发 5 级基础上，可查看保密内容
文档管理系统方案
文档管理系统方案随着企业规模的扩大和业务量的增长，文档资料的数量和种类也日益增多。
如何高效地管理这些文档资料，提高企业的工作效率和信息共享能力，成为企业面临的重要问题。
本文将介绍一种文档管理系统方案，帮助企业实现文档资料的全面管理和高效利用。
一、文档管理系统的基本概念文档管理系统是一种基于计算机技术的信息管理软件，旨在帮助企业实现对文档资料的全生命周期管理。
它包括文档的创建、编辑、审核、存储、检索、版本控制、安全保障等功能，可以大大提高企业的工作效率和信息共享能力。
二、文档管理系统的优势1、提高工作效率：通过文档管理系统，员工可以快速查找、共享和使用文档资料，避免重复劳动，提高工作效率。
2、版本控制：文档管理系统可以实现对文档版本的跟踪和控制，保证数据的准确性和一致性。
3、安全性保障：文档管理系统具备完善的安全机制，可以对文档资料进行加密、备份等操作，保障企业的信息安全。
4、可追溯性：文档管理系统可以记录文档的创建、修改和删除历史，方便企业进行审计和追溯。
三、文档管理系统的关键功能1、文档分类：根据企业的业务需求和文档类型，建立合理的分类体系，方便员工快速查找和定位。
2、文档存储：建立高效的存储机制，保证文档资料的安全性和可靠性。
3、文档检索：提供多种检索方式，支持关键词检索、模糊匹配等操作，帮助员工快速找到所需文档。
4、文档版本控制：实现对文档版本的跟踪和控制，支持多个版本的同时存在和切换。
5、文档审批：建立完善的审批流程，支持多人协作和审批，保证文档的质量和合规性。
6、文档安全保障：具备完善的安全机制，如加密、备份、权限控制等，保障企业的信息安全。
7、文档报表：提供各类报表和分析工具，帮助企业了解文档使用情况和业务状况。
四、实施文档管理系统的步骤1、需求分析：了解企业的业务需求和目标，明确文档管理系统的功能和特点。
2、系统选型：选择适合企业的文档管理系统，考虑系统的性能、安全性、易用性等因素。
易度ISO文控系统介绍最新版本课件
目前，易度iso文控系统已经成为许多企业的必备工具之一，并在全球范 围内得到广泛应用和认可。
易度iso文控系统的特点和优 势
文档全生命周期管理
文档创建、审批、发布、 废止等全流程生命周期管 理。
安全性和隐私保护的加强
更强的文件加密功能
新版本增加了更强大的文件加密功能，可以更好地保护用户文件 的隐私和安全。
更安全的云存储方案
新版本优化了云存储方案，采用了更安全的加密方式和数据备份策 略，确保用户数据的安全性。
更好的用户隐私保护
在用户注册和使用过程中，新版本加强了对用户隐私的保护，确保 用户的个人信息不会被泄露。
目录
• 易度iso文控系统简介 • 易度iso文控系统的特点和优势 • 易度iso文控系统的功能模块 • 易度iso文控系统的实施步骤和方案
目录
• 易度iso文控系统的典型应用案例 • 易度iso文控系统的最新版本更新与
ห้องสมุดไป่ตู้优化
易度iso文控系统简介
什么是易度iso文控系统
易度iso文控系统是一套基于ISO标准构建的文档 01 控制管理系统，旨在帮助企业实现文档的标准化、
加优秀。
系统性能和稳定性提升
01
更快的文件打开速度
通过优化文件读取和解析的方式，新版本系统可以更快地打开和读取大
型文件。
02
更稳定的系统运行
针对旧版本中存在的一些bug和问题进行了修复和改进，使得系统运行
更加稳定。
03
更好的系统兼容性
新版本优化了系统与不同操作系统和设备的兼容性，确保用户可以更加
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
易度文档管理解决方案
易度文档管理软件是为了帮助企业解决文档在日常办公中遇到的问题。
其基于八大功能来对企业文件实现规化管理。
一、文档采集
系统首先要做的是把企业分散在各处的文件收集起来统一存储到服务器端，本地文件快速上传，开放API接口与业务系统，，扫描仪等做对接，文件自动上传至系统中，实现单点登录。
二、文档组织
对收集好的文件进行规化分类管理，系统提供各种形式上的组织方式：文件夹分类，标签分类，个人的文档，部门的文档，公司的文档,项目的文档，包括文档与文档之间的关联，关系文档之间的引用关系等等这一系列的手段把文件组织好，而且还要对正确的文档进行发布的管理，确保别人使用到的文档都是正确的文档。
三、文档获取
系统提供了四种模式的获取方式，帮助快速获取需要的文件。
搜索：通过全文检索，条件组合搜索快速找到所需要的文件。
分享：文件可部分享给系统中的其他人，也支持以的方式外外发给合作人等，分享它是取代QQ、emai、u盘这样的文档传递方式，让文件传递更加安全方便。
关注：觉得好的文件可以关注，关注过的文档，当其有了新的变化，有人评注、留言过，系统都会第一时间把消息推送给你，就像使用微博关注某人效果是一样的。
收藏：经常要用到的文档，可以把它收藏到自己的收藏夹里，下次使用可以在收藏夹里快速的找到。
四、文档展现
系统支持市面上各类主流格式文件的在线预览，音频、视频在线播放，图纸，压缩包不用下载到本地都可以直接查看。
五、文档协作
对文档版本管理，流程管控，可以在系统创建文档，修改文档等。
在部门里进行协作，项目里进行协作，在工作组里进行协作，系统提供各种形式的协作空间，这些是由文档管理衍生出来的功能。
六、文档统计
系统自带报表中心，针对文档的一个变更动态，以报表形式直观的展示出来，便于提供数据分析的素材。
七、安全控制
系统提供六层七级的权限体系，严格的权限划分，深度定位到每一位用户对于文档的使用权限。
提供痕迹检索，方便事后追溯，误操作，可以备份还原。
动态密码登录、自带水印功能、IP段限制登出，与加密软件做集成。
八、应用扩展
系统自带应用市场，200多个软件应用安装包，可根据所需，自行安装部署。
接受定制开发，自定义背景皮肤，自定义文档属性，自定义表单、流程等等。