谈谈档案资料与图书的联系与区别
新环境下档案与图书工作的比较
专题论述
新 环壤 下档 案 与 图 书工 作 的 比 较
佛 山科 学技 术 学院 黄哲 云
［ 摘 要］ 图书情报、 档案一体化是 当今档案与图书工作追求的新模式 ， 为探 讨这种新模式的可能性 ， 必须要 了解档案与图书工作 的 异同。为此 ， 本文作者从定义、 用、 作 收集手段和 范围、 分类、 服务方法、 管理 方法等方 面进行 了系统深入的 比较 ， 比较二者的 区别。 ［ 关键词 ］ 档案 图书 比较
的档案馆 、 ， 室 收集档案 的范 围亦有所不同 ， 如高校档案馆收集的材料 ， 是有关上级 部门对本校建设 、 发展 有关指示 ， 重要批复等 ； 二是本校 上级部门的请求及对下级部 门的批复等 ；三是有关全校师生个人的任 职、 晋升 、 处分 、 表彰等 ； 四是有关本 校的教学 、 科研 、 设备等 ； 五是有关 本校建设 、 财会 等真实原件 ， 总之不论各 种材料 ， 对本单位有利用收藏 价值的才收集归档 ， 一般只收集原件 ， 而且 不具有商品性 ， 有钱也买不 到的 ， 比较珍贵 。 收集和种类 可以文字的 、 声像的、 实物 的、 电子数码 的、 文物的。 档案 的收集时间是比较延期 的， 是移交和收集 已过去的或正在 用的资料 ， 以备 日后作佐 证参考 。 而 图书收集方式主要是 购买 ， 可以随时随地 ， 过各种途径公开购 通 买， 不设 限制 ， 具有强烈的商 品性 。 它的收集途径包括 中外文的图书， 一 般通过订购 、 现购 、 交换 、 加会议 、 参 网上下载等方式获得 。往往一种图 书一次可 以印刷成千上万册 ， 可以多次修订再版 ， 也 购买时可买多册复 本。 图书的收集范围可根据个人需要和各种类 型图书馆的需要 收集 。 如 公共 图书馆 ， 属于综合性 图书馆 ， 所有图书都可 以收集 ， 而专业图书馆 则偏重于收集与其专业对 口的图书， 至于人个更是根据 自己的需求愿意 买什么书就可以买什 么书， 不受任何的约束 。 图书收集时限性很强 ， 得到 的越快越早其利用价值就越高 。所 以图书 尚未 出版就可以宣传 、 预订 ， 以便让读者在第 一时问一睹为快 ， 吸收 自己所需 的知识 ， 丰富 自己的知
浅谈档案与图书之异同
浅谈档案与图书之异同档案与图书都是人类社会发展到一定阶段的产物。
两者虽然有亲缘关系，但在形成来源、内容主体、目的用途以及载体形式、文本留存上存在的一些差异和相同点，认识这些差异与相同点，对于从事图书档案管理的人员为必要的。
标签：档案图书特征0引言档案与图书都是人类社会发展到一定阶段的产物。
在我国古代，图书也是档案，它们有着“同亲共祖”的亲缘关系，有着共同的“起跑点”：结绳—刻契—甲骨文—铜器铭文—简册—刻版印刷。
在《史记》中，“图书”“图籍”实质上指的是地图、法令、户籍等档案资料。
可见，在汉代以前，图书与档案的界限是不清楚的，年代愈上溯，两者的差别愈小。
随着时代的发展、文化的发达，图书与档案的界限逐渐分明，纸张的制造与普遍使用，印刷述的发明与应用，为这种分离提供了物质和技术条件，加之图书与档案本身数量的大量累积，也促使人们根据不同特点开展工作，我国自唐宋至清，完成了图书馆工作和档案工作的分化过程。
然而，迄今为止，图书与档案各自的本质属性是什么仍众说纷纭，本人不揣谫陋，试对图书与档案的异同谈一点个人认识。
1图书与档案的不同点大致有四其一、从形式来源看，两者有别。
虽然，图书与档案都是人类社会实践的产物，但档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的(由过去作为执行传达意图的工具而使用的文化转化而来)，是随着工作活动的客观需要而形成的历史记录，是人们进行社会实践的自然产物，而不是事后另行编写的。
下至地理，中及人事，无所不包，是一种丰富而广泛的信息源。
图书的形成来源不具有直接和原始性，作为供人阅读的出版物，它必须经过整理编辑、印刷出版，凡是未经人脑加工的原始信息，即使已贮存在一定的物质载体上，都不能视为图书。
往往先有档案，后有图书。
比如说，文书档案、文告契约、书信账目之类，都不能算作图书，这类非图书要转变为可供人们阅读的出版物一图书，必须经过编辑整理、印刷出版。
其二、从内容主体看，两者有别。
档案和图书虽然都是知识载体，但各自记载的知识主体却分属于不同知识层次。
档案事业概论及档案事业概论试题(含答案)
《档案事业概论》第一章档案与档案工作第一节档案本节概要地介绍了“档案的起源与发展”即档案的简史，“档案的概念与性质”即档案的定义，“档案的类型”即档案的种类（档案学术上的分类），“档案的价值与作用”等四个有关档案的最基本的问题。
一、档案的起源与发展（一)档案的萌芽与起源（初始形态）：“助记忆时代”的结绳、刻契、图画档案起源于原始记事即结绳、刻契、图形等记事方式，还不是真正意义上的档案。
但因其在一定范围内有历史记录、契约、凭证、备忘等作用，可以看作是档案的萌芽，即档案起源的初始形态。
（二）档案产生的两个条件：记录符号与国家出现1．客观条件——记录符号文字作为语言记录符号产生以后，为准确地记录事实提供了条件，从而为档案的形成提供了客观条件。
我国现存最早的文字记录档案——甲骨档案：河南安阳小屯村出土的3000多年前殷商时期刻写在龟甲、兽骨上的甲骨文字记录，是当时商王朝使用的一种文件。
2．社会条件——国家的出现在原?始社会向奴隶社会过渡，出现了阶级、国家以后，就产生了文书。
文字记录的产生，社会的发展，国家的逐渐形成，进入阶级社会以后特定的社会需要等诸因素影响下，档案逐渐产生与发展。
（三）我国早期档案的载体形态：从甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案到纸质档案档案是承载在一定物质载体上的历史记录，其记录方式与物质载体密不可分，我国古代社会早期先后出现了甲骨、金石、简牍、缣帛、纸张等档案物质载体形态。
金石档案：金是指青铜器、铁器等，石是指石头，金石档案是铭文档案和石刻档案的总称，是将文字铸刻在青铜器、铁器、石头上而形成的档案。
简牍档案：简是指竹简，牍是指木牍，是以竹简、木牍为载体形成的档案。
“册”、“典”是我国最早对文件和档案的称呼。
缣帛档案：缣帛是古时对绢类的丝织品的统称，是以丝织品为载体形成的档案。
用缣帛书写的文件称“帛书”、“卷”、“卷轴”。
纸质档案：是以纸张为载体形成的档案。
最早的纸质档案——甘肃“放马滩纸”，形成于西汉初期，不仅是迄今发现的世界最早的植物纤维纸，也是世界最早的纸质地图实物和最早的纸质档案。
档案管理学基础(人大版)讲义：1.4 档案与相关事物的比较
第四节档案与相关事物的比较一、档案与图书的比较1．不同方面（1）档案并非是有意识地编写的、杜撰的，图书是作者为了某种目的，有意识地撰写的。
（2）数量不同。
档案往往是原稿原件，一般只保存几件或一件（孤本），失而不可复得，同一种图书往往印刷成千上万册。
（3）作用不同。
档案是历史的原始记录（并非全是真实记录），绝大多数档案具有信证作用，同时在社会生活各个方面都产生重要作用，图书一般没有法律信证作用，在许多方面不如档案作用重要，图书的作用是传播知识。
（4）保密性不同。
少部分档案含有一定的机密，不能向社会随意开放（但并不排斥向某些人开放）；图书基本上是公开发行，不需要保密。
（但并不排斥有些“内部交流”之类）。
（5）形式不同。
档案以单份和卷宗的形式为主，并且手写体较多，而图书主要是一本本装订完好的，印刷体占绝大多数。
2．相似之处（1）两者目前都以文字记录为主（2）都记载了人类社会的知识，都包含了一定的信息量，都是属于信息资源的范畴。
（3）在一定条件下，两者可以互相转化，互相弥补。
（如利用一些档案资料写成图书，由于种种原因，原档案不见了，就可用所写的图书代为档案）。
二、档案与情报的比较1．情报的本质属性是：（1）情报的根本属性之一是知识。
（2）有一定利用价值的知识才具有情报价值。
（3）情报是知识运动的过程之一，即情报是传递着的知识。
2．两者的比较情报比档案的内涵丰富，涉及的范围更广；另一方面，它始终处于传递过程，是一种无形的东西，它的外在形式有图书、资料、档案等多种文献。
三、档案与文物的比较文物是留存下来的具有历史、艺术、科学价值的遗物。
大多数文物和档案属于两种不同的事物，如古文化遗址、建筑、工艺品、墓葬、图书资料等，都是文物。
有部分文物是重要的历史档案，如历代手稿，部分石刻、简牍、甲骨文、契约、古代书信等，这些事物就具有双重性，部分文物和档案具有交叉性。
这些东西，明清以前的一般都保存在文博部门四、档案和文献的比较文献的范围相当广，人类历史留下的图书、档案、资料等都称为文献，档案是文献其中一部分或一种文献，因此说“档案文献”是可以的。
档案资料与图书的联系与区别
档案资料与图书的联系与区别图书、档案都是记录人类知识的载体，是社会和经济发展的历史记录，都可以被存储、传递和利用，在一定的条件下还可以相互转化。
三者都讲究科学性、技术性、社会性、服务性，都来源于实践，又可脱离产生它的实践活动而被存储和传递，都有现实的实用性。
图书、档案工作的性质都具有双重性，既是一项专业性的工作，又是一项服务性的工作。
但它们的最终目的都是为了存储、开发、利用信息，实现信息的价值。
在新的时期，它们被赋予新的内容。
1 图书与档案的联系与区别要了解图书与档案的联系与区别，首先我们要弄清档案资料与图书各自的含义。
1.1 什么是档案资料？什么是图书？在档案的管理过程中，资料的收集也是必须的。
那么什么是与档案有关的资料呢？所谓资料，就是在档案形成的过程中，对学习、工作、生产和科研等有参考价值而收集和编写的一切文字记录和非文字记录材料，包括有关的书籍、刊物、报纸、简报、公报、小册子、传单、广告、图片、图表和地图等。
所谓图书，就是以文字或图像等手段，记录或描述信息知识，以达到一定目的的出版物，它是人们表达思想、总结经验、传播知识的工具。
1.2 图书与档案的共同点从档案资料和图书的定义可以看出，档案是一种知识的载体，而图书也是知识载体，知识性和载体性是档案与图书的共同属性。
两者的内容、载体材料、目的和作用、基本职能、管理方法以及现代化手段均相同。
古往今来，人们积累的知识大多记载于文献中。
而文献包括档案、图书、情资料，它是以文字、图形、符号、声频等为主要手段的一切知识载体。
档案和图书都是人们在社会实践活动中形成的，记录着人们的实践活动，是人类的记录，它们都作为记录知识的一种载体，对人类知识的继续和发展，有着重要的作用，获得所需要的，有用的知识，帮助人们征服自然、改选社会关系，创造新的知识，是人们获得知识的重要途径，档案和图书都是一种信息源。
浅谈档案与图书之异同
科技信Ｊ １
０图书与档案 管理 ０
Ｓ ＩＮ Ｅ Ｉ Ｏ ＭＡ Ｉ ＣＥ Ｃ ＮＦ Ｒ ＴＯＮ
２０ ０６年
第５ 期
浅谈档案与图书之异同
黄子 房 （ 湖北 师范 学 院图书 馆 湖北
黄石
４５０ ） ３ ０ ２
摘要： 档案 与 图 书都 是 人 类 社 会 发 展 到 一 定 阶段 的 产 物 。两 者 虽 然有 亲缘 关 系 。 在 形 成 采源 、 容主 体 、 但 内 目的 用途 以覆 栽 体 彤 式 、 本 留 文 存上存在的一些差异和相 同 点 ． 认识这些差异与相 同点。 对于从事 图书档 案管理 的人 员为必要 的。
为供人阅读的出版 物 ， 它必须经过整理编辑 、 印刷 出版 ， 凡是未经人脑 和载 体 ” 文献 的 两个 本 质属 性 。根 据 形式 逻 辑 原 理 。上 位 概 念 包 含 是 “ 加工的原始信息。 即使 已贮存在一定 的物质载体上 ， 都不 能视 为图书。 于下 位概念 内涵中 ， 而作为其 内涵的一部分 ”因此 。 ， 档案 与图书作 为
技 术 条 件 ， 之 图 书 与 档 案 本 身 数 量 的 大 量 累 积 。 促 使 人 们 根据 不 留存 。 加 也 ２图 书 与 档 案 的 相 同 点 大 致 如 下 ． 同特点开展工作 ． 我国 自唐宋至清 ， 成 ｌ图 书馆工 作和档案工作 的 完 『 分化过程 。 然而 。 迄今为止 。 图书与档案各 自的本质属性是什么仍众说 档 案是一种知识 的载体 ． 图书也是知识 载体 ， 而 知识性 和载 体性 纷纭 。 本人不揣谫陋． 试对 图书与档案 的异 同谈一点个人认识 。 是 档 案 与 图 书 的共 同属 性 。 古 往 今 来 ， 们 积 累 的 知 识 大 多 记 载 于 文 人
浅析档案与图书的对比
同点 是都 可 用 来查 考 某 一 人物 事 件 、历 史 沿革 、学 科进 程 、科学 知识等 资料 。不 同点是档案 使用 者多是进 行严谨 必要 的社 会查证 之用 ，其 内容 必须 真实可靠 ，可用 来进行 证据 类 的活动之用 ；而 图书 的内容 只能用做参 考之 用 ，可 以在 其 内容基础 上进行 相关 的研究 ，不能提供 给证 据类 的 活动 所用 。二者使 用范 围 的不 同是 ，档案有严 格 的使用范 围和保密 期限 的限制 ，档案有 保密级 别有严 格规定 ；而通 过各种渠道发行 的图书则完全没有这些 限制 。 ６ ． 从 二者 收集渠 道和 分布地 域方 面分 析 ，二者 收集渠 道相 同之处 甚少 ，档案 多是各 相关政府 机关科 研单 位档案 室进 行 日常收集 整理形 成 ，档 案资料 是极其珍 贵而 且是唯
２ ． 从 二 者的 载体来 分析 ，档 案或 图书 的载体从 远古 时 代 的竹 木 简牍 到今 天 的纸 张光 盘 ，包 括龟 甲、兽 骨 、金 、
的 ，复本 往往是 有 限的一份 或几份 ，收集 渠道单 一 ，不
能靠 短期 或集 中的方式 收集 ；图书则 是通过 市场发 行渠道
通过 商品交 易进 行 ，在 印刷过 程 中直 接印制几 百到几 万套
有 经过 任何 改动和 加工 。档案 的形成 要早 于 图书。 随着 人
类生 产 活动 的发展 、社会 活动 的深度 和广度 不断 加强 ，语
言 大大 丰富 ，文字也 随之 大量增 加， 人们从 实践 中认识 到 ， 这些 客 观记 录的材料 可 以改变成 总结 经验 、累积 文 明、传 授 知识 的工具 ，于是 便逐 渐 出现 了为传授 知识 、供人 阅读 之用 的著作 ，这时才出现 了真正意义上 的图书。
浅析档案与图书之异同
索 聪
（ 黑龙江省信 息技 术职业学院 ， 黑龙江 哈 尔滨 １０ ０ ） ５０ ０
摘 要： 档案与 图书都是人类社会发展到 一定阶段 的产物 。两者 虽然有密切 的亲缘 关系， 但在形成 来源、 内容 主体、 目的用途 以及栽体形式、 文 本 留存 等方 面都存在一 些差异和相 同点， 认识 这些差异 与相 同点， 于从事图书档案管理 的人 员是极 为必要的 。 对 关键词 ： 档案 ； 图书 ； 特征； 异同
载， 其内容多是记事性质的， 如甲骨 ｈ 青铜器 系统知识的可能 ， 辞、 但作为主流它记载的是科学知 铭文等 ， 都是属于这—类的 ， 其作用主要是为帮助 识 ，图书的这种知识属性是由 ＾ 类社会活动的需 记忆， 以便需要时检查参考 ， 其性质相当于后世 的 要和经济因素所决定的。 另外， 图书还是 人 类记录 档案。 以后人们从实践中 认识到， 这些记录的材料 和传递思想感情的工具 ， 人们用文字、 美术 、 音乐 可以改变成总结经验、 传授知识的工具。 于是便出 等形式所表达自思想感情也可以记录在图书中。 ９ 现了专为传授知识、 供人阅读 的著作。这样 ， 图书 ４从 社会功能 匕 看档案与图书的差异 诃便取得了较新而又较窄的意义。 到后来， 凡不 档案与图书的不同社会功能是由其各 自 不同 以 传播经验、 传授知识、 ＾ 供 阅读为 目的的文字记 的本质决定的。 档案是历史的原始记录， 可供人们 录就不算 图书了；随着生产力的发展和社会的进 查考史实、 解决实际问题、 研究历史之用。换句话 步， 人们开始有意识地运用文字来宣传思想 ， 传播 说 ， 们查档案是为了解决现实中的实际问题 ， ＾ 为 同时也逐步地 形成了—套书籍制度， 而处理 了了解研究历史事实； 人们看书则是为了学习系 仍在争论 ， 但对档案这一事物的本质特性的认知 知识 ， 却是基本一致的：即档案本质 匕 是社会生活的原 日常事务的文件又形成了—套文书制度。 于是， 图 统知识 ， 为了陶冶性情。 始记录， 换句话说 ， 原始｛ 书与档案就逐渐被区分开了。 档案的作用和目的是以备查考。人们在各种 性。中 华人民共和国档案行业标准 濂工作基本 拦 虽然 ， 图书与档案都是 ＾ 类社会实践的产物 ， 社会活动中， 需要查考过去的工作和生产情况 ， 研 术语》 对档案定义的表述是：国家机构、 “ 社会组织 但档案是 国家机构、 社会组织和个人在社会活动 究事物的发展规律 ， 继承已 的成果 ， 有 那么档案就 或个 ＾ 、 在社会活动 中直接形成的有价值的各种形 中 直接形成的（ 由过去作为执行传达意图的工具而 俗语 主 式的历史记录。”为了 更加确切地解释档案的内 使用的文化转化而来） 是随着工作活动的客观需 口无凭， ， 立字为证”“ ，口为空， 字为宗”这个“ 往 ， 字” 涵， 匕 对 述定义还可以进一步表述为 ： “ 档案是社会 要而形成 的历史记 录，是人们进行社会实践的 自 往就是指的文书。 即档案。 档案作为完成现行效用 组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清 然产物 ， 而不是事后另行编写的。下至地理， 中及 保存下来的文字、 图表、 声象等 固定信息， 是原始 晰、 确定的原始记 录作用的固化信息。 档案具有社 人事 ， ” 无所不包 ， 是一种丰富而广泛的信息源。图 记载 ， 是第—手资料 ， 能使人、 事的历史原貌重 物、 会性、 历史性、 确定性和原始记 陛四 录 方面属性。 书的形成来源不具有直接和原始性 ， 作为供人阅 现， 为人们提供最真实的依据 ， 具有最可靠的凭证 图书 百 过一定的方法与手段将知识内容以 读 的出版物 ， 它必须经过整理编辑、 印刷出版 ， 凡 性和科学研究价值。 定的形式和符号（ 文字、 图画、 电子文件等 ） ， 按 是未经 脑加工的原始信 息，即使已贮存在＿定 图书是以人阅读、 传播知识为 目 的的， 它是一 照一定的体例，系统地记录于一定形态的材料之 的物质载体上 ， 都不能视为图书。往往先有档案 ， 种特定的而又是不断发展着的知识传播工具 ， 从 上， 用于表达思想 、 积累经验、 保存知识与传播知 后有图书。比 如说， 文书档案、 文告契约、 书信账 目 简单的图书形式到现代图书形式的发展历史无不 识的工具 联合国教科文组织对图书的定 义是： 凡 之类， 都不能算作图书， 这类非图书要转变为可供 证明了这＿｜ ＾ 点。 类有了知识必须记录下来以 便 由出版社 （ 商）出版的不包括封面和封底在内 ４ 人们阅读的出版物一图书 ， ９ 必须经过编辑整理、 于传播开去， 印 图书是—种适 当形式 ， 光有记录没有 页以上的印刷品， 具有特定的书名和著者名 ， 编有 刷出版。 传播的目的， 是不能算作严格意义的图书的。 但图 国际标准书号，有定价并取得版权保护的出版物 ２从本质 Ｅ 看档案与图书的差异 书因不具有 “ 历史记录” 直接记录” 和“ 的属性 。 不 称为图书。 图书是以 传播知识为 目的， 用文字或其 档案本质 匕 们在社会实践中直接形成的 能像档案那样作为历史凭证， 是人 只能作为参考 。 它信息符号记录于一定形式 的材料之上的著作 原始记录。 图书本质上是系统知识的结晶， ＾ 是 类 ５从载体形式、文本留存上看档案与图书的 物； 图书是 ＾ 类社会实践的产物， 是一种特定的不 对 自 然和社会现象进行系统认识研究的结果。图 差异 断发展着的知识传播工具。 书的内容虽会涉及社会实践 ， 但却不是对社会实 图书与档案的物质载体， 在古代大体相同， 如 “ 图书” —词最早出现于《 史记・ 萧相围世家》 践的直接记录 ， ， 而是经过加工 、 、 提炼 总结后 的观 龟 甲、 兽骨、 石、 竹、 玉、 金、 帛、 木、 纸等。 在现代则略 刘邦攻人成阳时 ， “ 何独先人收秦丞相御史律令图 念性、 系统性产品。简言之， 档案是社会实践的记 有变化 ， 、 影片 录音可以做档案的载体 ， 但却无法 书藏之。 沛公为汉王， 以何为丞相。…汉王所 以 具 录 ； 图书是系统认识的产品。 作为图书的载体。 档案的文本留存 ， 注重原本 、 原稿 ， 而且往往 知天下厄塞 ， 口多少， 户 强弱之处， 民所疾苦者 ， 以 ３从内容主体看 ， 两者有别 何具得秦图书也” 这里的“ 。 图书” 指的是地图和文 档案 内 中 容 虽也有知识 ， 但这些只是不系统 只有—份， 这也是档案珍贵的原因之一。 档案的留 书档案， 它和我们今天所说的图书是有区 。 别 进一 的知识片段 ；图书内容中虽也有对历史事实的记 存只能是特定机关 、 社团、 企业和个人 ， 不进入销 步探求“ 图书” 一词的渊源 ， 可追溯到《 易 ・ ＝ Ｊ 哥 上系 载 ， 但这种记载却不是直接的原始记录， 而是经过 售渠道。 辞》 记载的“ 河出图 、 洛出书” 这个典故上来 ， 它反 加工提炼后的系统性知识。 图书除因年代久 远而出现孤本之外 ， 一粉 匝 映了图画和文字的密切关系。 虽然是神话传说， 但 档案和图书虽然都是知识载体， 但各 自 记载 过批量印刷 ， —文本会有相 当的数量。 同 图书通过 却说明了这样—个事实： 文字起源于图画。图画和 的知识主体却分属于不同知识层次 。档案所记录 购买和赠送 ， 得以在众多的所有者（ 各类图书馆和 文字确实是紧密相连的。古 人 称各种文字形态为 的知识主体是属于未进 入 科学知识体系的低层次 个人 ） 手中留存。 “ 书体”写字的方法为“ ， 书法” 书” “ 字还被作为动 的前系知识。 它不是提供科学知识的出版物 ， 而是 以上五大方面是档案与图书的差异。 那么 ， 档 词， 写” ， ‘ 当“ 讲 如‘ 罄竹难书”“ 、 奋笔疾书” 以后， 把原本属于人类社会实践活动组成部分的文件材 案与图书又有哪些相同相通之处呢？表现如下 ： 等。 “ 便进一步被引申为—切文字记录。 书信” 料， 书” 如“ 、 按其历史联第加 以汇集， 整理并进行知识性加 （） １档案与图书的知识性和载体Ｅ相通。 Ｅ 档案 “ 文书”刑书”“ “ 、 诏书”“ 、 盟书” 等等。 随着历史的发 工的产物 ， 它不但记录了事物的结果， 而且记录了 是一种知识的载体， 而图书也是知识载体 ， 知识性 展， 门 人ｆ对于图书的认识也在不断地发生变化。 到 事物的具体发生和发展过程，它所记录的内容侧 和载体性是档案与图书的共同属性。 古往今来 ， 人 了今天
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谈谈档案资料与图书的联系与区别与档案相关的资料是馆(室)藏的有机组成部分，它与图书也有着密切的联系。
但是，近年来，我发现不少同行对档案资料与图书两者的概念含糊不清；在平时分类、保管方面，也经常出现混淆和不合理现象。
为此，有必要作此探讨，以利于工作的开展。
首先我们要弄清档案资料与图书各自的含义。
档案是人类宝贵的精神财富。
在档案的管理过程中，资料的收集也是必须的。
《机关档案工作条例》、《档案馆工作通则》都有移交、接收“有关的各种资料”的规定。
资料收集是否齐全，内容是否丰富，载体是否多样，也是衡量一个档案室馆馆藏结构是否合理的重要依据。
那么什么是档案有关的资料呢?我认为，所谓资料，就是在档案形成的过程中，对学习、工作、生产和科研等有参考价值而收集和编写的一切文字记录和非文字记录材料，包括有关的书籍、刊物、报纸、简报、公报、小册子、传单、广告、图片、图表和地图等。
这个定义有三层念义：第一是档案资料的来源和载体多样，第二是档案资料对档案起辅助和补充作用，第三是档案资料反映历史事实、具有保存价值。
什么是图书?《辞海》对图书的定义是：“书籍、期刊、画册、图片等出版物的总称。
”图书必须具有以下几个物征：(1)以信息知识为内容；(2)以文字、图像、声频、代码等作为表述方式；(3)以一定的物质载体作为存在的依据；(4)以出版物的形式呈现出来。
我认为，所谓图书，就是以文字或图像等手段，记录或描述信息知识，以达到一定目的的出版物，它是人们表达思想、总结经验、传播知识的工具。
从档案资料和图书的定义可以看出，档案资料的内涵比图书要深广，两者在外延上形成交叉关系。
两者的共同点是基本的、主要的。
从大的方面讲，表现在：1．内容相同。
都属于知识信息系统。
资料侧重于原始的知识信息，图书既包含有原始的，也有最新的和一般的知识信息。
2．载体材料相同。
两者均属于人体外的知识信息库，通过一定的记录方式存贮于纸质、胶片、磁带等物质载体上。
3．目的和作用相同。
一是存贮文类文化知识；二是传播科学文化知识；三是传递和提供科学信息。
4．基本职能相同。
目的作用基本一致，只是服务对象存在一定差异。
5．管理方法相同。
输入、存贮和输出三个环节的技术方法和工作流程也差不多，只是各有侧重。
6．现代化手段相同。
都采用计算机技术、光学技术、声像技术、现代通讯技术，使其管理和利用实现自动化、缩微化、视听化、网络化。
虽然档案资料和图书有许多的共同点，但两者毕竟是相对独立的事物，有着严格而细微的区分。
第一，档案资料具有较可靠的参考性。
档案资料是随着档案室产生的，是档案文献二次、三次加工的产品，因而具有重要的参考价值和情报价值，而不像图书作艺术加工。
第二，档案资料具有界定性。
档案资料由于其形成的特性，内容翔实，其本能反映历史真实面貌。
而图书是一种精神产品和艺术作品，是人类集中思维活动的结晶，它不能作为一种档案资料来反映某一人物或事件的历史真实面貌。
第三，档案资料具有区域性。
它因档案形成于某一地区或某一单位而衍生，具有明显的地域限制。
而图书流通广泛，不受地域的限制。
第四，档案资料具有一定的保密性。
资料是档案的补充成分，往往其内容涉及机密而只能在确定的范围内利用，而难以像公共图书那样，可以公开出版发行。
第五，档案资料具有特定的服务性。
它的服务对象与其内容的针对性相一致，不便于为社会各阶层普遍利用。
而图书内容的广泛性和其商品属性，决定其服务和广泛性，其作用不受时空的限制，是公众的精神食粮。
常熟市第一人民医院杜晓蓉做好医院档案信息工作为医院现代化建设服务1984年9月，邓小平同志为《经济参考》题词“开发信息资源，服务四化建设”，指出了档案工作一个重要的指导思想：那就是大力开发档案信息资源，为改革和发展作出更大的贡献。
档案信息工作是医院现代化的先行官和耳目，医院档案信息工作的好坏，对医院兴衰和发展具有十分重要的作用。
只有善于开发和利用档案资源，才能更好地为医院建设服务，从而促进医院现代化发展。
但是，现阶段医院信息工作还存在一定的薄弱环节，远不适应医院现代化发展的需要。
主要表现为：技术队伍结构不理想、层次不高，造成对信息管理水平下降，信息开发利用率较低，信息资源的白白浪废；医院对信息建设未建全网络人员，未明确领导分工，未确立信息的地位，对信息开发未有导向作用；开发利用手段落后，信息服务提供形式单一等方面。
针对上述不足，常熟市第一人民医院近年来强化档案信息工作，充分发挥档案信息中心的导向和窗口作用，扎实做好各项基础工作，严格管理，通过不同形式和方法，积极开发档案信息资源，在为二级甲等性医院工作和开展医疗学术、科教研究，推进医院现代化建设等方面提供了有效服务，取得了良好的收益。
一、提高档案人员素质，是做好档案工作的前提保证档案管理人员素质，是档案信息工作的保证。
医院明确有院长具体分管档案工作，并将档案工作列入领导议程。
专职档案管理员积极参加诸如全宗指南规范、基建档案资料管理、公文处理、超星文档98培训等各种专业讲座；参加苏州市、常熟市档案法制网络、档案技能竞赛；除专职档案人员完成档案四门理论知识课程的培训，还发展兼职档案人员取得了档案人员上岗证书，不断充实整体业务知识，提高业务水平。
医院档案网络人员学习《档案法》、《江苏省档案管理条例》等规章制度，加强思想认识，掌握档案理论、技能，了解医院档案的形成，特别是对2010年10月1日起实行的《苏州市档案条例》进行了一次针对性学习，从整体意识上达到对档案工作的重视性、法制性。
二、加强档案资料的收集提供良好服务，是档案工作保证医院正常运作的关键档案管理人员深刻认识到开发档案资源的意义。
一是重视档案信息开发，积极做好服务工作，对来档案室查询档案者做到“主动热情、无私奉献”，认真帮助查找提供方便、随来随阅、随借随到。
对于未有的文件，档案室通过向发文机关或同级单位查找的文法，尽量让查档者有文可依。
过去一些照片、实物与长期散失在个人手中的材料，我们积极与各有关科室配合，利用休息日进行收集、整理、归档，使归档率不断提高，查全率在98％以上，查准率达99％。
档案信息还帮助临床科室解决一些医疗疑难问题。
二是注重档案和资料信息，为医院发展服务。
医院档案部门十分重视信息资料的收集和整理工作。
每年订购《档案与建设》、《苏州年鉴》等有关档案资料，丰富信息资源，为信息情报的开发利用奠定坚实的物质基础。
另外，我们还以各种方式搜集资料，加强各科室与档案室的联络和信息反馈，让各职能科室利用开会或进行学术研讨等机会为院内搜集信息和资料。
与此同时，我们对资料进行了全面细致的整理工作，扩大了门类，增加了数量，使其整理工作达到了规范化和标准的要求。
三是档案资料工作的加强，在日常工作中显现出十分重要的作用。
如：进入l996年随着医院业务的发展，医院对于新建门诊大楼、住院大楼等业务用房提到了日程上。
基建工程每一部分审批手续的复杂性决定了其文字材料报告的必然性。
大量的材料需分阶段整理，为下一步工作作准备。
如已于2009年9月启用的住院大楼，从立项、设计方案的招标、设计开始材料就50多份，档案部门有一份整一份，避免漏失材料，造成将来工程验收手续不全，为医院管理工作作好助手。
又如：在2009年二级甲等医院评审工作中提供大量的行政后勤、医疗、科教等评审文件材料。
三、适应需求有针对性地进行编研工作，是为医院现代化建设服务的有效手段要使医院档案发挥作用，不仅仅停留在日常的提供服务和管理上，我们及时了解医院工作的重点，根据医院各项工作的不同需求有针对性开展编研工作。
一是建立检索工具，编制各种汇编为准确、快速查找档案资料，我们根据《机关档案业务建设规范》，国家档案局第 8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》结合医院实际，重新合理制定了文书、科技、会计、特殊载体、实物档案的分类方法。
编制了每年的《全引目录》、《发文汇集》各种门类和载体的《案卷目录》、《专题文件索引》等比较系统、实用的检索工具20余种。
还根据医院的具体情况编制了lO种汇编资料提供给各科室利用，如《大事记》、《组织沿革》、《科研成果汇编》、《剪报汇编》、《院庆五十周年纪念册》、《利用效果典型事例汇编》等。
二是重视信息编研，当好领导参谋。
我们在工作过程中，广泛进行各种形式的信息编研。
历年来医院虽有档案汇编资料，但只是汇编表面材料，未进行深层次加工，质量较差且有关医院业务工作的汇编少。
针对这些问题，2001年，我们从《医院院志(1949-1985)》，历年来医院发文汇集中查找每一个科室、每一位中层干部任免批复，重新编写了《组织沿革》，做到了准确、沿续、实用。
翻阅了l978年至1999年问医院科研课题获奖的批复，编写了《科研成果汇编》，此项获得了常熟市档案开发利用档案信息资源汇编评优二等奖。
在此之后，我们对从1996年开始的在新闻媒体发表的有关医院建设和发展性的文章进行汇编，获得了汇编评优三等奖。
2009年院庆60周年期间，编写的《之园银杏—六十华诞特辑》、《华诞志禧—六十周年纪念》获汇编评优二等奖。
《科技论文汇编（1999～2009）》（附光盘）、《院报合订（2002.9—2010.5）》（附光盘）等三次适用的专题编研材料为临床、职能科室的日常工作提供了完整的依据。
所有的材料均从侧面反映出医院在新技术、新项目、精神文明建设等方面的成绩，充分体现出医院发展建设的成绩，受到了各科室的好评，同时利用率较高。
常熟市第一人民医院杜晓蓉。