岗位分析及岗位说明书编写习题规程

岗位分析及岗位说明书编写作业规程1.目的为了强化岗位分析的基础作用，充分发挥岗位说明书对人力资源管理系统内各专业板块的基础指导作用，规范岗位分析及岗位说明书编写作业，特拟订本规程。

2.适用范围适用于公司岗位分析及岗位说明书编写作业。

3.职责3.1.人力资源部✧负责公司岗位分析及岗位说明书编写技术研究及培训。

✧负责组织实施整体性的工作分析及岗位说明书编写工作。

✧负责公司各部门岗位说明书的收集归类。

3.2.各职能部门、分支机构✧负责具体岗位分析及岗位说明书的编写、修订与完善工作。

✧负责向岗位人员解释岗位说明书的相关条款，分解工作任务。

4.内容4.1.岗位、岗位分析及岗位说明书的含义4.1.1.什么是岗位岗位（职位，一般应用于知识型企业）是组织的基本单位或标准构件，岗位基于组织而非个人。

岗位为组织的目标和价值而存在，岗位是个人与工作之间的纽带，任职者变换，岗位的根本特征即所从事任务及主要活动不变。

岗位是动态的。

随着组织策略和结构的变化，岗位会发生变化。

但岗位的动态性并不否认其明确性和固定性。

为避免组织重叠和资源浪费，更需清楚界定岗位的责任。

岗位属于组织。

岗位与任职者截然不同：人的特征表现于其工作风格、方法和行为，岗位的特征表现于其在组织内的目的和应负责任。

儒思HR人力资源网，亿万HR成长交流的平台4.1.2.什么是岗位分析岗位分析或称职位分析，是一种通过系统地收集与岗位有关信息的过程，包括任职条件、工作职责、工作环境、工作强度以及工作的其他特征，以便确认岗位整体概况，对其作出正确、详尽的描述。

是人力资源管理工作的基础，其分析质量对其他人力资源管理模块具有举足轻重的影响。

4.1.3.什么是岗位说明书整理岗位分析结果的工作描述的书面文件，包括：工作基本信息、岗位设置目的、主要职责、工作环境等，以及任职资格要求（如技能、学历、训练、经验、体能等）。

岗位说明书对于任职者明确本岗位的价值和主要产出清楚自己的主要产出领域及结果是任职素质提升的依据向上级寻求更有针对性的指导✧岗位说明书对于管理者更加明确本部门的人员需求为合理的分派工作、制订计划提供参考绩效考核的基础工作之一为员工提供更好的辅导和支持✧岗位说明书对于人力资源专业人员为公司人力资源规划提供依据匹配岗位与人的基础招聘、培训等工作的基础岗位评价的前提，薪酬制定的基础绩效考核的依据岗位分析及岗位说明书能够把组织实现战略的职责落实到具体组织成员，确保组织正常运转，支持组织目标的实现。

在人力资源管理系统中，岗位分析和岗位评估是最基础的工作，提供了建立其他各人力资源子系统的平台。

只有把这项工作做扎实，其他各项工作才有依据。

4.2.岗位分析的流程与方法4.2.1.岗位分析的三条基本原则✧针对“岗位”，而非针对“人”；✧着重那些「应该」做的工作,而非「目前正在」做的；✧分析岗位的职责，而非岗位的明细。

4.2.2.岗位分析的流程与方法(总体流程具体见附件“岗位分析流程”)A.岗位分析- 准备工作(1)建立岗位分析项目小组建立岗位分析小组，分配进行分析活动的责任和权限，明确分析活动的流程、方法及安排，以保证分析活动的协调和顺利完成。

分析人员应具有一定的经验，同时要保证他们进行活动的独立性。

(2)了解企业战略、组织、流程岗位分析及岗位说明书的编写源于企业战略、业务流程、管理流程及组织设计，最终把实施战略的责任分解落实到员工个人。

因此，参与岗位分析的人员需要对它们有很好的理解。

(3)选择被分析部门及岗位为了保证分析结果，应选择有代表性、典型性的部门及岗位。

在进行收集之前，应与有关这一工作的员工介绍岗位分析意义、目的及过程，希望他们提供怎样的配合。

(4)选择信息来源信息来源有：组织设计、业务流程说明书、管理流程等书面文件，岗位任职者、管理监督者、内外部客户、岗位分析人员等的反馈，及相关参考资料。

在收集整理信息时应注意： 不同来源的信息差别应从不同角度收集，不要有事先抱有偏见应结合实际，不可照抄照搬B.岗位分析–岗位信息收集(1)岗位信息收集是岗位分析工作中最重要的一环。

需要收集的信息包括岗位名称、工作内容及职责、工作环境、任职资格等。

收集的岗位信息应该能够回答下列问题： 岗位基本信息：如岗位名称、职衔等是什么？上下级汇报情况？岗位存在的基本目的是什么？存在的意义是什么？为达到这一目的，该岗位的主要职责？（什么，怎样，为什么？）什么是该岗位独有的职责？（这个问题使分析者能够从更宏观的角度看待该岗位）什么是该岗位最关键（必不可少）的职责和负责的核心领域？（这个问题能帮分析者搞清楚公司对该岗位的核心定位是什么）该岗位任职者需要负责并被考核的具体工作成果是什么？该岗位的工作如何与组织的其它工作协调？组织的内部和外部需要有哪些接触？（怎样，为什么，何时）怎样把工作分配给该岗位员工，如何检查和审批工作？有怎样的决策权？该岗位工作的其它特点：如出差，非社交时间，灵活性要求，特殊的工作环境？要获得所期望的工作成果，该岗位任职人员需要有什么行为、技能、知识和经验？（这个问题帮分析者找出能胜任该岗位的人员所必需的能力和个人素质）(2)岗位信息收集方法：从组织、流程入手，收集到组织设计、业务及管理流程等资料，也叫资料研读法；从现岗位入手，采用问卷调查法、访谈法、观察法、工作日记法、工作实践法等。

✧工作实践法是指岗位分析人员实际从事该项工作，在工作过程中掌握有关工作的第一手资料。

采用这种方法可以了解工作的实际任务以及在体力、环境、社会方面的要求。

这种方法适用于短期内可以掌握的工作，但是对那些需要进行大量训练才能掌握或有危险工作，不适宜采用此法。

✧观察法是指岗位分析者通过对特定对象的观察，把有关工作各部分的内容、原因、方法、程序、目的等信息记录下来，最后把取得的职务信息归纳整理为适合的文字资料。

这种方法取得的信息比较广泛、客观、正确，但要求观察者有足够的实际操作经验且使用结构性问题清单。

这种方法不适宜于循环周期长的工作和主要为脑力的工作；得不到有关任职资格要求的信息✧通过结构化问卷来收集并整理信息的方法，具体包括：问卷调查表法、核对法。

该类方法要求公司有较好的人力资源管理基础。

问卷调查表法即根据职务分析的目的、内容等编写结构性问卷调查表，由岗位任职者填写后回收整理，提取出岗位信息。

核对法是根据事先拟定的工作清单对实际工作活动的情况进行核对，从而获得有关工作信息的方法。

✧通过岗位分析人员与任职人员面对面的谈话来收集信息资料，包括单独面谈和团体面谈。

此法较适于行政管理、专业技术等难以从外部直接观察到的岗位。

此法需要岗位分析人员掌握较好的面谈技巧。

✧根据岗位任职者按时间顺序记录的工作内容和过程，经过归纳提炼，取得所需工作信息。

我司当前的岗位分析将综合运用调查问卷法和访谈法，具体做法如下：对于通用性岗位：我们主要采用访谈法，我们通过与任职者进行个别访谈，挖掘更多的事实依据，以确认岗位分析所需相关材料是否完整、客观、准确 对于专业性比较强的岗位：我们一方面通过问卷调查岗位信息，另一方面，通过与任职者本人及其直接上级的访谈，确认岗位的具体信息。

C.岗位分析–岗位信息分析对岗位信息进行分析整理，分解为以下几个关键部分：D.岗位分析–岗位信息固化对岗位信息进行分析整理后，填入《岗位说明书》模板进行固化。

4.3.岗位说明书中的基本概念4.4.岗位说明书中的通用术语4.5.岗位说明书中职责和任务描述关键词4.6.岗位说明书中的常用绩效指标4.7.岗位说明书编写语言规范4.7.1.岗位目的（该岗位存在的主要目的和价值）用简练而准确的语言来清晰表达本岗位在什么条件下，要做什么，以及岗位为什么要存在。

A.岗位目的分析要点这个岗位实现了公司及部门的哪些目的和作用？该岗位对组织的独一无二的贡献是什么？组织为什么需要这个岗位？如果该岗位不存在，则对公司或部门造成哪些影响？B.岗位目的表达形式格式：“为”－“在”－“做”组织贡献（目标）－约束条件（限制）－主要活动（存在理由）一般只有一句话。

在组织中仅有少数岗位的目的超过一句话，也就是那些有“多种角色”的岗位。

C.以何为目标市场业绩利润效率生产率质量服务期限安全持续性D.有何限制法律价值观原则政策策略方针模型方法技术体系作法习惯程序条件模式规定常规指示规则准则E.举例4.7.2.工作职责工作职责：为实现岗位目的，该岗位任职者需要在哪些主要领域通过哪些主要活动获得什么样的最终结果。

职位职责和任务回答的问题是：应该做什么？职责是职位承担的工作责任和范围。

任务是完成某项工作职责时，所进行的各项任务，每一项工作职责都是由若干任务组成的。

详细描述职位应承担的所有职责，按照程度轻重、范围大小进行排序，遵循“行动＋目标”的原则组织语言，语言描述简明扼要，切忌拖泥带水，含混不清。

一般采用“参与……，推动……”以及“协助……，实现……”的语言形式。

A.应负责任的分析要点分析着重于该岗位所产出的最终目的或结果；分析着重于达到最终结果所采取的主要活动；岗位主要应负职责分析回答了这个问题：为实现职位的目的，该职位的任职者需要在哪些领域获得什么样的最终结果？B.职责描述句式规范一份好的岗位说明书包含了准确描述“需要做什么”的以动词开头的语句，如：可用“起草”、“审核”、“执行”、“指导”等具体动词的，尽量避免用“负责”等笼统的词。

例如：每季度起草报告向……；倾听客户的买卖指令……；比较部门实际费用与预算费用的差别……。

用动词描述岗位的具体职责时，对每一项职责尽可能提供具体的例子来描述，避免只使用“管理”、“监控”等字眼，而是描述出管理监督的具体事项。

职责描述语句通常包含的内容1）动词；2）宾语；3）目的描述。

如下表所示：）C.职责描述动词举例（动词含义约定见“岗位说明书中职责和任务描述关键词”4.7.3.工作关系工作关系是该职位的汇报关系和在组织中所处的位置，及在工作流程中与上下左右的关系。

包括：输入：指导、客户需求、外部信息输出：工作产出、影响对象协作岗位4.7.4.工作特征A.工作场所包括办公室、生产车间、出差地、客户售服现场等。

B.工作环境例如：环境舒适；环境一般；有噪音、粉尘和异味，高温环境，对人体健康有影响。

C.工作时间例如定时制、弹性时间、倒班制等。

D.出差占总工作时间的百分比。

E.工作负荷例如轻松、正常、满负荷、超负荷等。

4.7.5.任职资格（通常指基本的任职资格和任职素质要求）A.教育背景教育学历：完成岗位基本职责所必须具备的学历，不能要求过高或过低，也不是条件越多越好。

明确任职者必须具备的最低学历。

学习专业：明确任职者的专业范畴和方向。

资格证书：明确任职者必须拥有的与专业工作相关的资格证书。

B.专业培训明确任职者所接受专业培训的内容、形式和必须的培训时间。