财务部门在降低企业的采购成本中的作用浅谈

财务部门在降低企业的采购成本中的作用
浅谈
控制采购成本对一个企业的经营业绩至关重要。

采购成本下降不仅体现在企业现金流出的减少，而且直接体现在产品成本的下降、利润的增加，以及企业竞争力的增强。

由于材料成本占生产成本的比例往往达到50％以上，控制好采购成本是使企业能够较好运转的首要环节。

针对影响采购成本的各因素，找到解决对策，对企业采购成本存在的问题进行分析，提出控制采购成本的新途径，最终以最低的采购成本获取最大的经济效益。

降低采购成本既是企业“第三利润源泉”．也是实现第一利润的坚实基础。

在企业实践中，一般企业通过采购付款的内部控制程序来实现财务对采购的监督管理，从而实现采购成本控制并有效的降低。

随着改革开放的不断深入和发展，财务管理已开始由单一服务型管理向服务、监督并存型并进一步向主动综合型管理的方向发展。

财务管理已被视为现代企业管理的中心和导向，是典型的价值综合管理。

这其中财务在采购成本的控制方面的作用显得尤为重要。

采购成本的高低是衡量采购是否成功的重要指标。

采购过程中发生的成本可以划分为显性成本（即可计算的成本）和隐性成本（即机会成本）。

显性成本是指在采购过程中实际可能发生的货币支出成本，隐性成本是指在采购活动的机会成本。

它们在采购过程中又通过各种表现形式影响着采购成本的大小。

采购成本的构成具有多样性和动态性的特征，影响采购成本的主
要因素有：采购价格因素；采购数量因素；物品市场信息因素；物品的运送方式因素；采购策略因素。

针对影响采购成本的各因素，应采取对策，在采购中把握主动，应用有效的方法使采购物资的价格成本最低化。

我们总结降低采购成本的方法不外乎以下几方面，这其中财务管理都在其中起到了不可忽视的重要作用：
一、财务部门要学会参与采购物资的核价工作：不管采购任何一种物料，在采购前要熟悉它的价格组成，了解你的供应商所生产成品的原料源头价格，为自已的准确核价打下基础。

我们要建立价格审核制度。

要成立专门的价格审核部门，负责价格的审核、业务审计、合同管理的商情调查工作，其中不能缺少的就是财务部门的参与。

在采购过程中财务人员参与核价、询价，保证财务人员了解采购物资的状况，真正起到相互制约的作用，增加采购的透明度。

二、财务在采购付款中要起到至关重要的作用：采购付款条件决定资金使用和筹集的时问，适当的赊账可以节省资金成本。

短期来说可以节省财务费用，增加企业的价值。

但长期占用供应商资金，逾期现象严重，则会影响企业信誉，可能造成采购价格的上升，有时还会影响到供货方按时交货，进而影响到生产和销售进度，长期来说町能会减少企业价值的增加。

因此，财务部门应积极与采购部沟通协调。

建立和完善供应商档案，对供应商实行分类付款和管理的政策，从而有效的减少付款风险。

三、财务部门要与采购部门合作，加强采购库存的管理，有效的
控制采购库存。

较高的库存量不仅占用资金大，影响资金流动和使用效率，而且长期压库容易造成材料损失。

最理想的状况是实现供货，零库存生产。

但目前我国的物流企业水平有限．生产企业自身的计划管理能力也有待提高，短期之内还不具备零库存生产的内外部条件。

为了既能保证生产的持续稳定，又能将资金占用控制合理的水平，必须对库存进行管理。

随着计算机使用的普及和以财务为主导的ERP等企业管理软件的推广，财务对库存监督管理的能力得到有效提升。

财务可以通过相关软件对采购进行流程管理，没有批准的申购单的采购一律不予入库、报账、付款，这能在一定程度上合理控制采购数量和时间。

随着全面预算管理体系在中国企业中的逐步推广，财务可以通过采购预算的编制、执行、分析来有效控制材料库存量和采购价格．同时利用储备资金周转次数、储备资金平均占用等财务指标的考核来对采购部门进行约束、激励。

三、实行物资的集中采购制度。

集中采购—采购规模优势更大化“涨”声一片之中，考虑如何控制采购成本，很容易想到的解决之道是采取集中采购，加强集中采购、集中管理进货。

利用集团的优势，原来下属的企业的进货权是分散到分公司、甚至是各矿山一级的，而且每批的进货数量不大。

我们现在就是要把公司的大宗物资进行统一采购，然后根据各企业的的需要统一调配，不仅可以做到大批进货节约成本，更可以通过分析市场趋势决定是否应储备物资，从而规避价格上涨带来的风险。

四、建立供给商档案和准入制度。

对企业的正式供给商要建立档
案，供给商档案除有编号、具体联系方式和地址外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等，每一个供给商档案应经严格的审核才能归档。

企业的采购必须在已归档的供给商中进行，供给商档案应定期或不定期地更新，并有专人管理。

同时要建立供给商准入制度。

重点材料的供给商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入，如有可能要实地到供给商生产地考核。

企业要制定严格的考核程序和指标，要对考核的新问题逐一评分，只有达到或超过评分标准者才能成为归档供给商。

财务管理应当对采购与付款业务建立严格的授权批准制度．明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施．规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和t作要求。

审批人只能根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限，超越审批权限的财务部门在审核后一律不予付款。

经办人应当在职责范嗣内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务，超过批准意见的采购业务，财务一律不许入库、报账、付款。

对于供应商的信用风险，应该通过供货历史数据进行信用评估，对于初次接触的供货商。

应该进行资信调查。

对于大型采购在签订合同后需要提前支付预付款的．财务应该要求其出具银行保萌或得到企业认可的信用担保，否则不予付款。

五、建立价格档案和价格评价体系。

企业财务和采购部门要对所有采购材料建立价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先和归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。

如无非凡原因，原则上
采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要作出具体的说明。

对于重点材料的价格，要建立价格评价体系，由公司有关部门组成价格评价组，定期收集有关的供给价格信息，来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。

这种评议视情况可一季度或半年进行一次。

六、建立材料的标准采购价格，对采购人员根据工作业绩进行奖惩。

财务部对所重点监控的材料应根据市场的变化和产品标准成本定期定出标准采购价格，促使采购人员积极寻找货源，货比三家，不断地降低采购价格。

标准采购价格亦可和价格评价体系结合起来进行，并提出奖惩办法，对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励，对没有完成采购成本下降任务的采购人员，分析原因，确定对其惩罚的办法。

七、采取招标采购的方式。

由于招标采购的最大特点是公开、公正、公平和择优，对于采供双方而言，怎加了透明度，客观上也杜绝了腐败现象，真正体现了市场竞争优胜劣汰的原则，从而达到保证物料采购质量，降低产品总成本，提高经济效益的目的。

财务部门负责监督与控制招标采购中的物资的价格，招标采购方式的关键点在于以下几方面：
1、评考指标体系设置的科学、合理与否，在很大程度上将直接影响到招标采购活动的顺利进行。

因此，凭靠指标体系的确定，不能仅仅局限于投标者的资格条件、经验、规模、服务和财务能力等，还应注重对投标者在价格优惠比率、毛利率水平、经济实力与履约能力、
质量、服务承诺及保证措施等几方面进行评价。

2、评标考核指标体系中各个指标权重的确定对评标具有牵一发而动全身的作用。

某一指标的高低势必会影响另一指标权重的分量，从而将直接影响其在总分中的份额乃至评标的公正合理程度。

因此，作为采购商，应根据所采购物料的性质，价格，数量，等因素，各指标体系中给予一定的权重。

八、采购流程控制和运作管理。

采购部门应该严格管理合格供应商资源，包括签署的合同、认证资料、资质证明等等。

同时运用现有ERP/MRP系统，必须通过系统而不能是手工发给合格的供应商。

这是基本的采购内部控制的要求，供应商认证过程和结果必须清晰可掌控。

采购引入先进的生产和采购系统管理软件，最具代表性的就是SAP软件。

SAP实现了企业内以及供应商之间采购和购置流程的自动化，提高了对供应链的洞察力，并且使客户能够全面地了解费用支出情况。

财务部门应借助于计算机信息系统，对产品的材料消耗成本按材料类别、消耗量、单价及其变化趋势、利用率等进行系统分析。

采购在对材料采购进行汇总分析时，对一些采购异常现象应该给出财务预警。

财务主动参与采购管理，可以促进企业价值增值或企业价值最大化。

随着市场经济的发展，采购成本降低不能拘泥于传统的管理模式及采购方法。

企业一方面要要改变传统的采购流程，利用的电子化协同流程、准时采购流程等先进的方法，有效控制采购成本的上涨。

另一方面更要发挥好财务管理的作用，通过采用科学有效的财务管理方
法，合理安排购进物资及适量调整库存，从而最大化的降低采购成本。

综合上所述，采购是企业经济活动的重要组成部分，也是企业有效降低经营成本的一个关键途径。

我们要追求采购过程的经济效益最大化，就要从财务管理的角度不断降低采购成本，以最小的成本去获取最大的效益，而要做到这一点，关键是要更新采购观念，通过采用先进的采购技术和科学的财务管理方法，努力追求采购的科学化、高效化，最终实现企业经济效益的最大化。