关于推行无纸化办公模式的思考

关于推行无纸化办公模式的思考

在现今社会，以经济活动中的公司日常经营管理为例，合理的使用计算机技术进行经营管理代替传统的人工的管理模式可以有效的提高公司的工作效率，使公司在日趋激烈的商业竞争中占据有利形式，取得先人一步的商机。工作人员通过一定的软件操作界面，进行几个简单的按钮操作和文字输入，就可以完成平时的工作，而且通过计算机网络的辅助，可以随时记录当时的工作情况和重要信息的保存，从而使公司的经营管理工作完全摆脱纸笔记录和人员繁复操作的情况，大大降低了繁复工作所带来的高失误率，提高了工作效率，并且有助于提高工作的保密性和各种信息保存的安全性。工作人员避免了因为某些工作而不得不停下手边的工作去和别的人员频繁见面的情况，只需通过计算机系统进行一定范围内的相互通信，使用几个简单的操作就可以省却许多不必要的麻烦。适用于公司日常经营管理活动的无纸化办公系统对于一个公司企业来说是十分具有现实

意义的。

一、办公自动化技术应用的现状

现代社会，为了提高办公效率，网上办公已经非常的普遍，办公自动化技术（以下简称OA）应用十分广泛。这样的系统有一个共同点，那就是很好地满足了用户处理单一任务的应用需求。但是在推广这种新的办公方式的时候，也发现了很多问题：由于计算机知识的普及程度不够，操作水平参差不齐，很多工作人员不会或不能熟练操作办公自动化软件；网上办公与传统手工办公有着流程的差异，使得办公习惯上难以改变，难以真正实现系统性流程。

二、应用需求

从实际考虑，我们对于网上办公的期望有三个方面：一是领导易于办公；二是提高工作效率；三是降低办公成本，而且易学、易用，满足实际办公的需求。要满足上述目标，需逐步做好以下几点：

1、硬件保证

根据公司经营管理和各方面工作实际需要，增配后台服务设备、足够的计算机并开通络。

2、软件保证

结合工作实际，选择专业公司编写可满足公司日常经营管理功能的OA系统软件，同时注意系统的安全性、保密性。还应考虑兼容性、易操作性等。

3、制度保证

制定规范的OA系统管理制度，明确操作流程，做好培训。

综上，OA系统的推行，必须重视易学易用性，保证使用方便，减少培训工作量；重视网络安全性，保证有关内容、数据无法被篡改或丢失；重视高度自动，化，使各个部门、各个环节的单独处理工作串联起来，同时也能处理流程上多环节的任务。

三、无纸化办公的效果

无纸化办公系统通过对各办公要素的闭环整合，实现了工作流、信息流和知识流的整合管理，提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台，实现办公自动化，并进行远程办公或在家办公。

无纸化办公将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来从事核心事务，整体提高了单位办事效率和对信息的可控性，降低办公成本，提高执行力，使管理趋于完善。其具体效果有四个方面:

1、整合资源：通过网络技术将单位各种资源集成在一个平台上进行管理使用，实现各种资源的互相促进和增值，形成正规、科学、开放的单位的制度和文化，保持单位旺盛的生命力，保证企业健康持续发展。

2、加快信息流通：公司下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。所有工作人员的意见和建议都可以畅通无阻的直

接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程。工作人员们能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和单位文化。

3、规范办公流程：建立管理机制，使工作人员责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象。彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反应。

4、提高办事效率：有效协调多部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公，各项工作任务可随时查看其进度情况和跟踪监督，提高执行效率和力度。

四、目前推行情况及今后计划

1、去年的四个一课题，公司办选定实施了“关于实行公司一级公文传递、会务管理电子化的研究”的活动课题，为各单位设置企业邮箱，配合制定下发相关工作方案。课题运行至今，请示公文方面：各单位上报的请示类公文已全部实行电子版备存，目前正在修订《请示报告管理制度》，计划今后明确会知及办理时限，对公司领导批示全部登记，按周催（督）办，按月考核。会议材料电子化方面：以百万吨棒材达产工作协调推进例会为代表，部分专题会议的会议材料在会前能够发至参会人员，汇报单位利用电子设备现场演示电子文本并作简要汇报，节约了会议时间，提高了会议效率和质量；以经理办公会、党政联席会议为代表的公司级会议，会议通知以电子文本提前发至各参会单位邮箱，并同时通过电话提醒查收，减少了耗材用量和不必要的劳动时间。

2、目前，在公司未启动实施OA项目前，如何推行好无纸化办公模式?

（1）公司领导支持，提高会议的计划性，并在公司级会议要求汇报单位使用电子版汇报。

（2）各二级单位支持，必须保证每天专人定时登录邮箱及时查收、处理邮件。

3、无纸化办公与降本增效

无纸化办公的优点，直观的是节约纸张等耗材以及因此带来的环保效应，但重点不在直接的经济效益方面，实现无纸化办公不能简单地和节约纸张画等号。因为推行OA系统，硬件、软件的直接投入及日常的维护费用较高，节约的纸张等耗材费用相对较少；无纸化办公的综合效益，更重要的是可以整合资源、规范流程、加速信息流通，提高效率，有便捷、高效、安全和大幅度的节约时间成本、人员成本等综合成本的非凡效果，这是无法用数字计算的。