文件管理培训资料
文件控制与管理培训课件
文件控制与管理的目的是确保组织内部及外部使用的文件均为有效版本，防止使用失效或作废文件，确保文件的 更改和现行修订状态得到识别，确保在使用处可获得适用文件的有关版本，确保文件保持清晰、易于识别，确保 外来文件得到识别，并控制其分发，防止作废文件的非预期使用。
文件控制与管理的重要性
确保工作效率
文件控制与管理能够帮助员工快速找到所需文件，提高工 作效率。
文件安全保护措施
防病毒保护
安装可靠的反病毒软件，定期进 行全面系统扫描，防止病毒、木 马等恶意代码对文件进行破坏或
窃取。
备份与恢复
定期对重要文件进行备份，确保在 文件丢失或损坏时能及时恢复，保 障业务运行不受影响。
防火墙设置
配置有效的防火墙规则，阻止未经 授权的访问和数据泄露，确保文件 安全。
文件访问权限设置
文件控制与管理的基本原则
规范化管理
版本控制
制定文件管理制度，明确文件的命名规则 、存储方式、审批流程等，确保文件管理 规范化。
对文件进行版本控制，确保各使用部门使 用的是最新、有效的文件版本。
权限管理
备份与恢复
根据员工职责和工作需要，设置不同的文 件访问权限，确保员工只能访问其需要的 文件。
定期对重要文件进行备份，以防止文件丢 失或损坏。同时，建立文件恢复机制，确 保在发生意外情况时能够及时恢复文件。
避免使用特殊字符
文件名中避免使用特殊字 符，防止在传输和存储过 程中出现问题。
简洁明了
文件名应简洁明了，准确 描述文件内容，便于搜索 和识别。
文件存储路径规划
建立合理的文件夹层级结构
设定适当的文件夹层级，使文件存储结构清晰有序。
统一存储路径
确定各类文件的统一存储路径，方便管理和备份。
公司文件管理制度培训
公司文件管理制度培训
一、培训目的
公司文件管理制度是公司的重要管理规定，是保障公司正常运营和信息安全的重要保障措施。
为了让员工更好地理解和遵守文件管理制度，提高文件管理的效率和质量，特开展公司文件管理制度培训。
二、培训内容
1. 文件管理制度的基本概念和重要性
2. 文件的分类和归档方法
3. 文件的保管和处置规定
4. 电子文件管理的要点和注意事项
5. 文件审批流程和权限管理
6. 文件安全性保障措施
7. 文件检索和查询方法
8. 企业内部文件传递和共享规定
三、培训方式
1. 线下培训：由公司专业人员负责培训，通过讲解、案例分析和互动问答等方式进行。
2. 线上培训：通过网络会议、在线课程等方式进行远程培训，提供学习视频和资料。
四、培训对象
全体员工，特别是文件管理工作人员和领导人员。
五、培训时间
为了确保全员参与，灵活安排培训时间，可以分批进行培训，确保培训的深入和有效性。
六、培训评估
通过考试、问卷调查等方式对培训效果进行评估，及时调整和改进培训内容和方式，提高培训的效果。
七、培训后续
定期组织文件管理技能培训，保持员工对文件管理制度的理解和遵守。
建立文件管理制度的常态化培训机制，促进文件管理规范化、规范化工作的开展。
八、总结
公司文件管理制度是公司重要管理制度之一，对于公司的正常运营和信息安全具有重要意义。
通过培训，提高员工对文件管理制度的认识和遵守度，确保文件管理工作的高效、有序进行。
希望全体员工认真参加培训，做到学有所用、用有所学，共同维护公司的信息安全和管理秩序。
文件管理培训-PPT
受控 文件
非受控 文件
WI：指技术文件、质量计划、作业指导书、工艺文件等
• Level1 质量手册
• Level2 程序文件
• Level3作业指导书，测试手段，表格，备案记录
3
Number QP-0000-INT-GEN
2级-程序文件是什么 Document Title
Management review
数前缀+后缀1+后缀2+后缀3
b. Prefix: fixed code WI- stands for Work Instruction WI是作业指导书英文字母第一个字母的缩写
fixed code QF-stands for Quality Form
QF是记录表格英文字母第一个字母的缩写
c. 4-digit number:
程序文件贯穿整个生产前、生产中、生产后全过程
QP-0201-INT-GEN
Colour development
ERA and Cleaner validation
QP-0202-INT-IS
procedure
Requalification testing in Interior
QP-0204-CN-IS
我们如何做？ 标尺-标准、统一、 无差异
7
3级-记录表单是什么
来源：由作业标准派生的各种表单
我们做了的证据呢？ 客户：看-问-听
8
3级-记录表单是什么
记录使用
分类与检索、贮存管理、更改、作废
更改
• 各部门需增加、 删减或变更记录表格， 需经各部门经理批准
有效期内
1 按月整理成册 2 贴上封面 2.1记录名称 2.2记录时间 2.3保存期限 2.4保管责任人 3 按规定编号标识 4 保存期内收集
如何做好文件管理培训
法律追究
对违反公司规定或法律法规的借阅行为，依 法追究相关责任。
05
文件保密、销毁与恢复 策略
CHAPTER
保密要求及实施措施
严格限制文件访问权限
01
确保只有授权人员才能访问敏感文件，采用身份验证、访问控
制等措施。
加强加密技术应用
02
对重要文件进行加密处理，确保在传输和存储过程中的安全性
。
定期开展保密培训
审批流程设置及优化建议
明确审批流程
根据文件类型和重要性，明确各级审批 人员的职责和权限，确保审批流程的顺
畅进行。
优化审批方式
采用电子化审批方式，实现线上审批 、签批和存档，提高审批的便捷性和
时效性。
简化审批环节
在保证审批质量的前提下，尽可能简 化审批环节，提高审批效率。
定期评估和调整审批流程
根据实际需求和使用情况，定期评估 审批流程的合理性和有效性，并进行 相应的调整和优化。
编辑技巧和规范要求
使用合适的排版和格式
根据文件类型和内容，选择合适的排 版和格式，提高可读性和易读性。
统一字体和字号
在同一文件中，应使用统一的字体和 字号，保持整体风格的一致性。
注意段落和行距
合理安排段落和行距，使文件内容更 加清晰易读。
避免使用非标准字符和符号
在编辑过程中，应避免使用非标准的 字符和符号，以免影响文件的规范性 和可读性。
恢复机制建立和执行情况
1 2
制定恢复计划和流程
明确在文件丢失或损坏时的恢复计划和流程，确 保及时恢复数据。
定期备份重要文件
对重要文件进行定期备份，确保在需要时能够及 时恢复。
3
验证恢复数据的完整性和可用性
文件管理培训资料
文件管理1、术语和定义成文信息：组织需要控制和保持的信息及其载体;文件：信息及其载体；规范：阐明要求的文件；表格：用于记录数据的文件改自ISO/RT10013；记录：阐明所取得的结果或提供所完成的证据的文件；受控文件：是指部门能控制,并且想控制的文件,可以按自已的想法对文件进行更改、回收、作废等；非受控文件,是指部门不能控制或不想控制、不必控制的文件；比如：经受权人批准,发放到企业外部的如认证中心、供方、顾客、当地政府的文件,本企业管理部门根本不可能再对其进行控制,就成为非受控文件;或者是一些文件不重要,比如一些通知、告示、公告等,公布出后,就不必再进行控制,也成为非受控文件；对于一些重要文件,如或图纸、工艺文件等,必须是要受控的;所谓受控是指可以受到控制,所谓控制,是指可以按管理者的想法执行,并及时接收到反馈信息,不断修正其方法、路线,使其按管理者的思路运行,是谓控制;失效文件：文件版本更新后,不再使用的旧版文件；废止文件：由于产品、服务、工艺、技术、过程、法律法规、设备变更、组织机构变更、厂房变更、环境变更等等而废弃不用的文件；失效往往有新版文件代替了,编号不变,版本变更;废止就是不用了,也没有新的类似文件;——编号就空了；2、文件的特点：法规性、唯一性、适用性、见证性3、体系文件的分类：1按类别：管理文件、技术文件；2按来源：内部文件、外部文件；3按储存介质分有：纸质的、电子的、光学的计算机盘片、实物的等等；4习惯：按照用途分为记录和文件;阐明结果或作为结果实现的证据的是记录,一般形成于事中、事后;沟通意图统一行动,起指导作用的称作文件,一般形成在事前；5按层级分为：一阶文件如：质量管理手册、二阶文件如：程序文件、三阶文件如、作业指导书、规范、方法等等；6按照密等分为：保密文件绝密、秘密、一般非保密文件；7按类型可分为：阐明要求的文件规范、阐明推荐的方法或建议的文件指南、介绍类的文件说明书等等；4、文件的作用文件制作的目的沟通意图、统一行动、保留证据、积累经验、持续改进;5、从生命周期的角度来看,文件有四个阶段：文件的产生、文件的使用、文件的更新和废止；文件更新：任何一份文件都是在特定的环境/历史条件下形成的,环境改变了原有的文件是否还需要、是否满足当下要求,需要进行定期和不定期评估;对于废弃不用的要进行废止,对于需要用,但需要修改的文件要进行更新;6、ISO9001:2015对文件及其管理的要求；7、文件制作注意事项1必要性：依据风险是否可接受来决定是否要制定或不制定,详细还是简略,采用什么表现形式等等,不是越多越好、越详细越好；2符合性-标准、法律法规、方针目标、产品和服务特点；3确定性：做什么、由谁来做、何时、何地、依据什么文件、使用什么资源、怎么做、怎么记录等;排除随意性,保证过程一致性,确保过程质量的稳定性；4相容性——不互相矛盾；5可操作性——不是越严格越好；6文件要有系统性按照系统方法和风险的思维进行策划文件；7增值性通过文件的编制和实施,能够提高效率效益、产品质量、客户满意、减少损失、降低环境污染、减少伤害;;;；8表单设计要按照有关文件要求进行,要适用,满足被支持文件的需要；9简单、易懂,复杂的事情,简单化; 简单的事情,流程化; 流程的事情,标准化“文不如表,表不如图;”意思是说比起长篇的文字和枯燥的数字,图表反应出的信息一目了然,让人更乐于阅读;——有效防呆/防错8、为什么要进行文件管理文件及其管理带来的风险和机遇防止不适用、误用,保证文件适宜、充分、有效;9、文件管理的主要内容内部文件1制作——标识、格式、排版、字体、说明编制、修改;;;、文件名称、内容;;;；2发布——签核；3分发——阅读、下载、发放;;;；4访问——阅读；5检索：编码、名称、部门、时间;;;；6使用——适宜的版本；7定期评审；8更改——预期更改、非预期更改；9保留——旧版、作废、不用的文件;;;；10处置——销毁、保留;;;外部文件1收集；2确认；3发放；4使用；5定期评审；6更新；10、文件管理涉及到的人员1文件编修人员、审核人员、批准人员、使用人员：侧重于文件编修的必要性、文件名称和内容的符合性、适宜性、充分性、有效性、文件的合法性;2DCC人员：8、内容;11、公司文件管理有关规定文件控制程序；文件分类；权责；1文件的产生、使用、6；2文件维护管理；文件制作含新增、修订、废止要求：1文件编码要求、、；2内容要求-、、；3文件排版要求、；4文件字体要求；5发布要求文件的使用要求阅读、下载打印电子的、纸本的外部文件管理；、、、12、文件使用注意事项：1合法性——经过授权人批准的文件；2适宜性——适合预期用途名称、范围、版本、规定;;;；3充分性——可以解决问题,不需要另外文件；4有效性——解决了问题,达到了目的;。
文件管理制度培训教材
第一章：引言一、培训目的为了提高公司员工对文件管理制度的认识，规范公司文件管理，确保文件的安全、完整和有效利用，特制定本培训教材。
二、培训对象公司全体员工，特别是负责文件管理、档案管理、信息管理等相关岗位的员工。
三、培训内容1. 文件管理制度概述2. 文件分类与编号3. 文件收发与登记4. 文件借阅与归还5. 文件保管与销毁6. 文件信息化管理7. 文件安全与保密第二章：文件管理制度概述一、文件管理的重要性文件是公司各项业务活动的载体，是公司知识积累和传承的重要手段。
良好的文件管理制度有助于提高工作效率，保障公司利益，维护公司形象。
二、文件管理制度的构成1. 文件分类与编号制度2. 文件收发与登记制度3. 文件借阅与归还制度4. 文件保管与销毁制度5. 文件信息化管理制度6. 文件安全与保密制度第三章：文件分类与编号一、文件分类1. 按文件性质分类：如行政文件、业务文件、技术文件等。
2. 按文件形式分类：如纸质文件、电子文件等。
3. 按文件重要性分类：如重要文件、一般文件等。
二、文件编号1. 编号规则：采用流水号、分类号、年份等组合编号。
2. 编号方法：由文件管理员负责编号，确保编号的唯一性和连续性。
第四章：文件收发与登记一、文件收发1. 收发流程：接收文件→登记→分发→归档。
2. 收发要求：确保文件完整、及时、准确。
二、文件登记1. 登记内容：文件名称、文号、接收日期、接收人、文件份数等。
2. 登记方法：采用电子或纸质登记簿，确保登记信息的准确性和完整性。
第五章：文件借阅与归还一、文件借阅1. 借阅对象：公司内部员工。
2. 借阅流程：提出借阅申请→审核→借阅→归还。
3. 借阅要求：注明借阅目的、归还日期，确保文件安全。
二、文件归还1. 归还流程：归还文件→验收→登记。
2. 归还要求：确保文件完整、无损坏。
第六章：文件保管与销毁一、文件保管1. 保管地点：根据文件性质和重要性，选择合适的保管地点。
文件资料管理培训
文件资料管理培训在当今信息爆炸的时代，文件资料的管理变得日益重要。
无论是企业、政府机构还是个人，都需要有效地管理各类文件资料，以提高工作效率、保障信息安全、实现资源的优化利用。
为了提升大家在文件资料管理方面的能力，我们特地组织了这次文件资料管理培训。
一、文件资料管理的重要性文件资料是组织或个人在各项活动中形成的有价值的记录，它承载着重要的信息和知识。
有效的文件资料管理具有多方面的重要意义。
首先，它有助于提高工作效率。
当我们能够迅速准确地找到所需的文件资料时，可以避免因寻找资料而浪费时间，从而加快工作进程。
其次，保障信息的安全性和完整性。
通过合理的管理措施，可以防止文件资料的丢失、泄露或被篡改。
再者，有利于知识的传承和共享。
良好的文件资料管理使得前人的经验和知识能够被后人有效地利用和借鉴。
最后，合规性要求。
在许多行业和领域，对文件资料的管理有明确的法规和标准，合规的管理是避免法律风险的关键。
二、文件资料管理的原则在进行文件资料管理时，应遵循以下几个基本原则。
文件资料管理应作为一个整体系统来对待，从文件的生成、收集、整理、存储、检索到销毁，都要有一套完整的流程和规范。
2、准确性原则确保文件资料的内容准确无误，这是文件资料发挥作用的基础。
3、完整性原则要保证文件资料的齐全完整，不遗漏任何重要的信息。
4、保密性原则对于涉及机密或敏感的文件资料，要采取严格的保密措施，限制访问权限。
5、便利性原则管理方法应便于文件资料的使用和检索，提高工作效率。
三、文件资料的分类与编号1、分类方法根据文件资料的性质、用途、来源等因素进行分类。
常见的分类方法有按照部门分类、按照业务流程分类、按照时间顺序分类等。
例如，在企业中，可以将文件资料分为行政类、财务类、销售类、研发类等；政府机构可以按照不同的职能部门或政策领域进行分类。
为了便于识别和检索，需要对文件资料进行编号。
编号应具有唯一性和系统性，能够清晰地反映文件的类别和顺序。
文件管理培训课程PPT课件
标识应位于文件的显眼位置， 方便查找和识别。
标识内容清晰
标识内容应简明扼要，准确反 映文件的主题或内容。
标识与文件内容一致
标识应与文件内容保持一致， 避免出现误导或混淆的情况。
文件命名规范
01
02
03
04
简洁明了
文件名应简洁明了，准确反映 文件主题或内容。
避免使用特殊字符
避免在文件名中使用特殊字符 ，以免在不同系统或应用中产
02
对于文件管理中的问题，及时给出有效的反馈可以促进问题的
解决和改进。
倾听与理解
03
在团队沟通中，倾听和理解他人的观点和需求是至关重要的，
这有助于建立良好的合作关系并提升文件管理的效果。
提升团队协作和沟通能力培训建议
加强团队建设活动
通过组织团队建设活动，增强团队成员之间的信任和合作意识。
提供沟通技巧培训
数据恢复原理
简要说明数据恢复的原理及可行性。
常见数据恢复软件
介绍几款市面上流行的数据恢复软件 及其使用方法。
专业数据恢复服务
阐述专业数据恢复服务的流程、费用 及注意事项。
数据恢复后的文件验证
强调数据恢复后需要对文件进行完整 性验证，以确保数据的可用性。
04
文件检索与利用
文件检索技巧分享
关键词选择
分类管理
根据文件的性质、内容和重要 性进行分类管理，提高管理效 率。
高效利用
通过信息化手段提高文件利用 效率，促进知识共享和业务协 同。
文件管理的历史与发展
历史
文件管理经历了从纸质文档管理到电子文档管理的转变，随着计算机和网络技术 的发展，文件管理逐渐实现了数字化、网络化和智能化。
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文件管理
1、术语和定义
成文信息：组织需要控制和保持的信息及其载体。
文件：信息及其载体；
规范：阐明要求的文件；
表格：用于记录数据的文件（改自ISO/RT10013）；
记录：阐明所取得的结果或提供所完成的证据的文件；
受控文件：是指文件管理部门能控制，并且想控制的文件，可以按自已的想法对文件进行更改、回收、作废等；
非受控文件，是指文件管理部门不能控制或不想控制、不必控制的文件；
比如：经受权人批准，发放到企业外部的（如认证中心、供方、顾客、当地政府）的文件，本企业管理部门根本不可能再对其进行控制，就成为非受控文件。
或者是一些文件不重要，比如一些通知、告示、公告等，公布出后，就不必再进行控制，也成为非受控文件；
对于一些重要文件，如管理文件或图纸、工艺文件等，必须是要受控的。
所谓受控是指可以受到控制，所谓控制，是指可以按管理者的想法执行，并及时接收到反馈信息，不断修正其方法、路线，使其按管理者的思路运行，是谓控制。
失效文件：文件版本更新后，不再使用的旧版文件；
废止文件：由于产品、服务、工艺、技术、过程、法律法规、设备变更、组织机构变更、厂房变更、环境变更等等而废弃不用的文件；
失效往往有新版文件代替了，编号不变，版本变更。
废止就是不用了，也没有新的类似文件。
——编号就空了；
2、文件的特点：法规性、唯一性、适用性、见证性
3、体系文件的分类：
1）按类别：管理文件、技术文件；
2）按来源：内部文件、外部文件；
3）按储存介质分有：纸质的、电子的、光学的计算机盘片、实物的等等；
4）习惯：按照用途分为记录和文件。
阐明结果或作为结果实现的证据的是记录，一般形成于事中、事后;沟通意图统一行动,起指导作用的称作文件，一般形成在事前；
5）按层级分为：一阶文件（如：质量管理手册）、二阶文件（如：程序文件）、三阶文件（如、作业指导书、规范、方法等等）；
6）按照密等分为：保密文件（绝密、秘密、一般）非保密文件；
7）按类型可分为：阐明要求的文件（规范）、阐明推荐的方法或建议的文件（指南）、介绍类的文件（说明书）
等等；
4、文件的作用（文件制作的目的）？沟通意图、统一行动、保留证据、积累经验、持续改进。
5、从生命周期的角度来看，文件有四个阶段：文件的产生、文件的使用、文件的更新和废止；
文件更新：任何一份文件都是在特定的环境/历史条件下形成的，环境改变了原有的文件是否还需要、是否满足当下要求，需要进行定期和不定期评估。
对于废弃不用的要进行废止，对于需要用，但需要修改的文件要进行更新。
6、ISO9001:2015对文件及其管理的要求；
7、文件制作注意事项
1）必要性：依据风险是否可接受来决定是否要制定或不制定，详细还是简略，采用什么表现形式等等，不是越多越好、越详细越好；
2）符合性-标准、法律法规、方针目标、产品和服务特点；
3）确定性：做什么、由谁来做、何时、何地、依据什么文件、使用什么资源、怎么做、怎么记录等。
排除随意性，保证过程一致性，确保过程质量的稳定性；
4）相容性——不互相矛盾；
5）可操作性——不是越严格越好；
6）文件要有系统性（按照系统方法和风险的思维进行策划文件）；
7）增值性（通过文件的编制和实施，能够提高效率效益、产品质量、客户满意、减少损失、降低环境污染、减少伤害。
）；
8）表单设计要按照有关文件要求进行，要适用，满足被支持文件的需要；
9）简单、易懂，复杂的事情,简单化; 简单的事情,流程化; 流程的事情,标准化!“文不如表，表不如图。
”意思是说比起长篇的文字和枯燥的数字，图表反应出的信息一目了然，让人更乐于阅读。
——有效防呆/防错
8、为什么要进行文件管理（文件及其管理带来的风险和机遇）？
防止不适用、误用，保证文件适宜、充分、有效。
9、文件管理的主要内容？
9.1内部文件
1)制作——标识、格式、排版、字体、说明（编制、修改。
）、文件名称、内容。
；
2)发布——签核；
3)分发——阅读、下载、发放。
；
4)访问——阅读；
5)检索：编码、名称、部门、时间。
；
6)使用——适宜的版本；
7）定期评审；
8)更改——预期更改、非预期更改；
9)保留——旧版、作废、不用的文件。
；
10)处置——销毁、保留。
9.2外部文件
1）收集；
2）确认；
3）发放；
4）使用；
5）定期评审；
6）更新；
10、文件管理涉及到的人员
1）文件编修人员、审核人员、批准人员、使用人员：侧重于文件编修的必要性、文件名称和内容的符合性、适宜性、充分性、有效性、文件的合法性。
2）DCC人员：8、内容。
11、公司文件管理有关规定（文件控制程序）；
11.1文件分类（3.1）；
11.2权责；
1）文件的产生、使用（3.2、6）；
2）文件维护管理（3.3-3.5）；
11.3文件制作（含新增、修订、废止）要求：
1）文件编码要求（7.2、7.3、7.4）；
2）内容要求（7.1.1.1-7.1.1.5、7.1.1.7、7.1.3）；
3）文件排版要求（7.1.1.6、7.1.2）；
4）文件字体要求（7.1.2）；
5）发布要求（7.5）
11.4文件的使用要求（阅读、下载打印）（电子的、纸本的）（7.6）
11.5外部文件管理；（7.3、7.4、7.5.3、7.6）
12、文件使用注意事项：
1）合法性——经过授权人批准的文件；
2）适宜性——适合预期用途（名称、范围、版本、规定。
）；
3）充分性——可以解决问题，不需要另外文件；
4）有效性——解决了问题，达到了目的。