电子公文管理办法

电子公文管理办法

G/XZ02-2017

第一章总则

第一条为了加强电子公文管理，实现电子公文的规范化，提高办公效率，特制定本办法。

第二条本办法所称的电子公文，是指应用计算机系统制作形成的，能够在电子存储工具上存储，并具有规范

格式的公文。

第三条电子公文的种类、格式、行文规则、文件发布、阅读和管理与纸质公文相同，依照《工程构件公司公

文管理办法》的相关规定执行。

第四条 OA系统作为工程构件公司公文发布的唯一平台，通过OA系统发布的电子公文与相关内容的纸质公

文具有同等法律效力。

第二章机构与职责

第五条经营管理部为工程构件公司电子公文的归口管理部门；

第六条经营管理部公文管理员负责签批后文件的审核、发布及文件的档案管理（纸质、电子）；

第七条经营管理部信息管理员负责在OA系统进行维护、升级等操作时，确保公文内容和数据的一致性；

第八条各部门根据发文的性质及需要阅知的范围及时组织

学习并将学习记录报送至经营管理部备案。

第三章发文与收文管理

第九条电子公文发文前由部门公文承办人员根据工程构件公司分级授权完成发文签批手续；

第十条公文管理员接收到需发布的电子公文后，及时检查公文的完整性和有效性，检查无误后方可通过OA

进行文件的发放，格式统一为PDF文件。

第十一条工程构件公司级公文由经营管理部公文管理员归档管理并建立管理台账（附件一：公文管理台账）；第十二条各级人员需及时查阅发布公文，并及时处理；

第十三条文件接收部门（人员）对收文异常情况及时反馈，公文管理人员及时处理；

第十四条电子公文发布后，公文管理人员应根据公文的紧急程度随时检查公文查阅情况，并不定期形成检查通报。

第四章保密及罚则

第十五条工程构件公司部门及人员不得外传公司所有发文，若经发现并对公司造成重大影响的追究其经济及法律责任。

第五章附则

第十六条本办法由经营管理部编制并负责解释、执行、监督

第十七条本办法由下发之日起执行

附件一：公文管理台账

文件接收登记表