时间管理与高效会议管理
如何规范会议管理中的时间管理
如何规范会议管理中的时间管理会议作为一种重要的沟通和决策工具，在商业和组织环境中扮演着关键的角色。
然而，由于时间浪费和缺乏效率等问题，会议也常常被认为是一种低效率的活动。
因此，规范会议管理中的时间管理显得尤为重要。
本文将探讨一些方法，以帮助规范会议时间管理，确保会议的高效进行。
一、提前准备在会议前，主持人应该提前做好准备工作，确保会议目标明确，并制定一个详细的议程。
议程应列出会议的每个议题和预计时间，以便会议进行时可以更好地控制时间。
与会人员也应提前收到议程，并做好相应的准备工作，以充分利用会议时间。
二、设定时间限制为了确保会议高效进行，设定时间限制是非常重要的。
主持人应对每个议题设定明确的时间限制，并在会议开始时告知与会人员。
同时，还可以设置一个警报器或闹钟，提醒会议进行到下一个议题。
这样可以帮助与会人员及时意识到时间的紧迫性，从而更加专注和高效地参与会议。
三、减少不必要的议程有时候，会议的议程可能过于冗长且不必要。
针对此情况，主持人应该从议程中删除不必要的议题，以缩短会议时间。
同时，也应尽量避免讨论与会人员已经足够了解的事项，以减少时间浪费。
确保每个议题都是关键且有价值的，以提高会议效率。
四、控制发言时间在会议中，有些与会人员可能会倾向于过度发言，导致会议时间被拉长。
为了规范会议时间管理，应设定每位与会人员的发言时间限制。
主持人可以在议程中给每个议题规定一个合理的总发言时间，并要求与会人员按时完成发言。
如果遇到特殊情况，可以在总时间不变的情况下，适当调整每个人的发言时间，以保证公平性和高效性。
五、记录重要决策和行动项在会议中，主持人应指定一人或自己记录重要决策和行动项。
这样可以确保会议讨论的结果被准确记录，并为后续的行动提供清晰的指导。
会议记录还可以避免重复讨论和误解，从而节省时间并推动工作进展。
六、及时总结和反馈会议结束后，主持人应及时总结会议的结果和行动项，并向与会人员提供反馈。
这样可以确保每个人对会议的时间管理和效率有一个清晰的认识，并对未来的会议进行改进。
会议时间管理制度合理安排时间确保会议高效进行
会议时间管理制度合理安排时间确保会议高效进行会议是组织和管理工作的重要环节，对于各个单位来说，会议的质量和效率直接影响着工作的进展和成果的实现。
因此，合理安排会议时间成为了必不可少的一项管理任务。
本文将从会议时间管理的重要性、合理安排会议时间的原则和具体操作等方面展开论述。
一、会议时间管理的重要性合理安排会议时间对于会议的高效进行具有重要意义。
首先，合理的时间安排可以提高会议的效率，节约时间成本。
在快节奏的工作环境中，时间是极其宝贵的资源，合理规划会议的时间可以减少不必要的浪费，使会议能够更加高效地进行，提高工作效率。
其次，合理安排会议时间可以增强与会者的参与度和积极性。
如果会议时间过长或者过短，都会对与会者产生不良的心理影响。
时间过长会使人感到疲劳和厌倦，难以保持高度的注意力；时间过短则会导致议题无法充分讨论和决策。
而精确地掌握会议时间，能够让与会者在有限的时间内有效地参与讨论，充分发挥各自的智慧和经验，增加会议的成果和价值。
最后，合理安排会议时间能够提升会议的组织形象和效果。
一个合理安排时间的会议，可以使与会者感受到会议组织者的专业能力和高效管理，给人留下良好的印象。
同时，因为会议时间得到合理安排，会议的议程可以得到充分实施，会议成果可以得到充分挖掘和发挥，从而有效推动工作的进展。
二、合理安排会议时间的原则合理安排会议时间需要遵循一些原则，以保证会议的高效进行。
1. 充分预留时间给重要议题。
在安排会议时间时，应根据会议的目的和议题的重要性，合理分配时间。
对于重要议题，要确保有足够的时间进行深入的讨论和决策，以保证达成有价值的成果。
2. 确定会议时间的起止时间。
会议的起止时间应明确，并严格按照时间安排进行。
会议开始时间应该严守，以免因等待而造成时间浪费；会议结束时间也要合理安排，以免拖延而影响参与者的其他工作安排。
3. 控制会议的时间长度。
会议时间的长度应该合理控制，不宜过长，也不宜过短。
过长的会议容易导致参与者疲劳和厌倦，难以集中精力参与讨论；过短的会议则会导致议题讨论不够充分，难以达成有效的决策。
会议中的时间管理和工作效率
会议中的时间管理和工作效率在现代社会中，会议已成为组织和企业内部沟通和决策的重要手段。
然而，由于缺乏高效的时间管理和工作效率，许多会议常常浪费时间，导致参与者的不满和无效的决策。
因此，有效的时间管理和提高工作效率成为了会议中不可或缺的重要环节。
一、合理安排会议时间合理安排会议时间是提高工作效率的基础。
首先，确定会议的具体目的和议程，明确需要讨论和决策的问题。
根据议程的复杂程度和时间需求，合理安排会议的持续时间，避免过长或过短的会议。
其次，选择合适的会议时间，避免与其他紧急任务或个人计划发生冲突。
最后，提前通知参会人员，确保他们有足够的时间做好准备，提高会议效率。
二、规范会议流程规范会议流程是提高工作效率的关键。
首先，确定会议的开始和结束时间，并严格遵守。
在会议开始前，可以提前安排好相关设备和资料，确保会议顺利进行。
其次，在会议中，主持人需要保持会议的纪律性，避免偏离议题或重复讨论。
如果遇到重要问题，可以设置专门的讨论时间，确保充分讨论和决策。
最后，在会议结束前，总结会议的重点和决策结果，并明确下一步行动计划，以提高工作效率。
三、合理分配会议时间合理分配会议时间是提高工作效率的重要策略。
在会议中，可以根据议程的重要性和紧迫性，合理分配不同议题的讨论时间。
对于重要议题，可以给予更多的讨论时间，确保充分深入的讨论和决策。
对于次要议题，可以缩减讨论时间，避免过度花费时间。
此外，可以利用会议时间进行小组活动或小组讨论，提高参与者的积极性和工作效率。
四、提高会议效率的技巧除了时间管理外，还有一些技巧可以帮助提高会议效率。
首先，准备充分的会议资料和背景信息，避免会议中的不必要的信息查找和时间浪费。
其次，避免个人偏见和长时间的争论，鼓励多种观点的交流和讨论，以促进决策的合理性和公平性。
最后，在会议中可以运用一些工具或技术辅助，如使用会议计时器、投影仪或会议记录软件等，提高会议的效率和准确性。
五、持续改进会议效率会议效率的提高需要持续的改进和反思。
如何高效规划时间的沟通与会议时间安排
如何高效规划时间的沟通与会议时间安排在现代社会中，时间是一种宝贵的资源。
对于企业和个人来说，高效规划时间的沟通与会议时间安排是非常重要的。
合理安排沟通与会议时间，不仅可以提高工作效率，还可以减少时间浪费和精力消耗。
本文将介绍如何高效规划时间的沟通与会议时间安排。
一、明确沟通目的和方式在进行沟通之前，首先要明确沟通的目的和方式。
明确沟通目的可以帮助我们更好地准备和组织沟通内容，避免无效的沟通。
同时，选择合适的沟通方式也是非常重要的。
有些问题可以通过邮件或即时通讯工具解决，而有些问题则需要面对面的沟通。
合理选择沟通方式可以节省时间和精力。
二、合理安排会议时间会议是组织沟通的一种重要方式，但是不合理的会议安排往往会浪费大量的时间。
因此，合理安排会议时间是非常重要的。
首先，要明确会议的目的和议程，确保会议的内容明确、有针对性。
其次，要合理安排会议的时间长度，避免会议时间过长或过短。
另外，要提前通知与会人员，并确保会议的时间不会与其他重要事务冲突。
通过合理安排会议时间，可以提高会议的效率，减少时间浪费。
三、合理分配沟通时间在工作中，沟通是非常重要的一环。
合理分配沟通时间可以帮助我们更好地与同事、上级和下级进行沟通，提高工作效率。
首先，要合理安排每天的沟通时间，避免沟通时间过长或过短。
其次，要根据工作的紧急程度和重要程度，合理分配沟通时间。
有些工作需要及时沟通解决，而有些工作可以延后处理。
通过合理分配沟通时间，可以提高工作效率，减少时间浪费。
四、利用工具提高沟通效率在现代社会中，有很多工具可以帮助我们提高沟通效率。
例如，可以使用邮件、即时通讯工具、视频会议等工具进行沟通。
这些工具可以帮助我们随时随地进行沟通，提高沟通的效率。
另外，还可以利用一些时间管理工具，如日程安排软件、任务管理工具等，帮助我们更好地规划和管理时间。
通过利用工具提高沟通效率，可以节省时间和精力。
五、培养良好的沟通习惯良好的沟通习惯对于高效规划时间的沟通与会议时间安排非常重要。
高效处理会议的时间管理技巧
高效处理会议的时间管理技巧会议是现代工作中不可或缺的一环，然而许多人经常感叹自己浪费了太多时间在无效的会议上。
有效的时间管理可以帮助我们更高效地处理会议，提高工作效率。
本文将介绍一些高效处理会议的时间管理技巧。
一、确定会议的目的和议程在召开会议之前，首先需要明确会议的目的和议程。
目的决定了这次会议是否必要，议程则确定了会议讨论的内容和时间分配。
明确的目的和议程有助于保持会议的紧凑和高效，避免无谓的讨论和延长会议时间。
二、设定时间限制在设置会议时间时，应该尽量设定一个合理的时间限制。
如果有太多的议题和报告需要讨论，可以将每个议题的时间进行合理的分配，确保每个议题都能在规定的时间内得到解决。
同时，一定要遵守时间限制，避免会议时间的无限延长。
三、提前准备好资料提前准备好会议需要的资料和文件，可以帮助会议的顺利开展。
参会人员提前阅读相关材料，可以让每个人对讨论的内容有所了解，减少解释和重复的时间浪费。
另外，如果需要在会议中展示数据和图表，提前准备好这些资料可以节省时间，避免会议暂停和中断。
四、控制讨论的时间和焦点在会议中，很容易陷入无休止的讨论和争论中，导致会议时间的无法控制。
因此，控制讨论的时间和焦点是非常重要的。
可以使用计时器来设定每个议题的时间限制，确保讨论不会超时。
同时，主持人也需要引导讨论，确保大家的注意力始终集中在讨论的重点上，避免跑题和无关讨论的浪费。
五、制定行动计划会议的最终目的是达成一致并采取相应的行动。
因此，在会议结束时，一定要制定出明确的行动计划。
确定每个任务的负责人和完成截止日期，并将这些信息记录下来。
这样可以避免会议后的混乱和冲突，提高工作效率。
六、避免无效的会议最后，要学会避免无效的会议。
只有真正必要的讨论和决策才应该组织会议，避免召开没有明确目的和议程的会议。
同时，可以使用其他沟通工具，如电子邮件、即时通讯工具等，来解决一些简单的问题，避免不必要的会议。
总结起来，高效处理会议的时间管理技巧包括确定会议的目的和议程、设定时间限制、提前准备好资料、控制讨论的时间和焦点、制定行动计划以及避免无效的会议。
如何做到高效的会议时间管理
如何做到高效的会议时间管理会议是组织工作、沟通交流的一种重要方式。
然而，有时会议可能因为时间不合理的安排而变得低效甚至无用。
因此，为了提高会议效率，我们应该学会如何做到高效的会议时间管理。
本文将介绍几种方法来帮助大家更好地管理会议时间。
一、提前明确会议目的与议程会议的目的和议程是组织者安排会议时间的基础。
在召开会议前，组织者应提前明确会议的目的，并制定详细的议程。
确立明确的目标和议程有助于会议变得高效，因为与会人员可以提前准备，并且知道他们需要在会议中讨论什么。
二、合理安排会议时间会议的时间安排非常关键。
会议的时间应该根据议程和参会人员的工作安排来决定。
在安排会议时间时，要尽量避免在大家上班或下班的高峰时段召开，以免影响参会人员的工作效率。
此外，也要尽量控制会议时间的长度，避免会议拖延或冗长。
三、减少不必要的参会人员参会人员的数量对于高效会议至关重要。
过多的参会人员不仅会增加会议的复杂度，还会导致意见交流困难。
因此，在邀请参会人员时，应该精确把握参会人员的范围，尽量只邀请与会议议题相关的人员，减少不必要的人员参与。
四、控制讨论的时间会议中的讨论往往是最耗时间的部分。
为了做到高效的会议时间管理，我们需要控制讨论的时间。
可以通过以下几种方法来实现：1. 设置时间限制：为每个议题设置明确的时间限制，确保讨论不会超时。
可以使用计时器来提醒参会人员时间的使用情况。
2. 设置优先级：根据议程的重要性，对每个议题进行排序，先讨论最重要的议题，确保重要议题能够得到充分的讨论和决策。
3. 鼓励有效沟通：提倡参会人员简明扼要地陈述自己的观点，并避免无关的讨论和争论，以便能够更快地达成共识。
五、及时总结与落实会议结束后，及时总结会议的结果并制定后续行动计划，将会议的决策和任务指派给相应的人员。
这样可以确保会议的效果得到及时的跟进和执行，避免会议成为一场空谈。
总结：通过提前明确会议目的与议程、合理安排会议时间、减少不必要的参会人员、控制讨论的时间以及及时总结与落实，我们可以做到高效的会议时间管理。
会议管理的时间管理技巧
会议管理的时间管理技巧会议是组织和管理工作中不可或缺的一部分。
然而，会议常常被认为是效率低下和时间浪费的根源。
为了解决这个问题，合理的时间管理技巧在会议管理中显得尤为重要。
本文将介绍一些有效的会议管理时间管理技巧，以帮助您更好地组织和管理会议。
一、确定会议目标和议程在召开会议之前，明确会议的目标和议程是至关重要的。
会议的目标应该明确，并且与组织的战略目标保持一致。
议程应包含明确的议题和时间分配。
这样做可以确保会议不变成杂乱无章的讨论和无关的话题。
制定一个清晰的议程不仅有助于提高会议的效率，还可以帮助与会人员提前做好准备。
二、控制会议时间合理控制会议的时间是高效会议管理的关键。
为此，可以采取以下措施：1.限制会议时间：设定明确的开始和结束时间，避免会议时间的延长。
可以通过在议程中为每个议题设定特定的时间限制，确保讨论不会拖延过久。
2.提前通知与会人员：提前通知参会人员会议的时间和地点，以便大家合理安排自己的行程，减少迟到和早退的情况。
3.控制讨论的深度：在会议中，我们应该鼓励与会人员保持高效的讨论，避免无关的发言和过多的细节讨论。
有时候，我们可以采用“parking lot”技术，将一些不相关的议题暂时搁置，以便更好地专注会议主题。
4.提前准备材料和资料：提前准备好会议所需的材料和资料，确保与会人员可以提前阅读和准备。
这样可以减少会议时间中对材料和资料的浪费，提高讨论的效率。
三、利用时间管理工具在会议管理中，好的时间管理工具可以帮助我们更好地管理和规划会议时间。
下面是一些常用的时间管理工具：1.时间表：制定一个明确的时间表，记录各个议题所需的时间，以及开始和结束时间，确保会议按计划进行。
2.提醒功能：利用手机、电脑或会议管理软件设置提醒功能，提前提醒参会人员会议的时间和地点等信息。
3.日历：将会议时间添加到个人日历中，以确保没有时间冲突。
4.会议管理软件：利用会议管理软件来规划、组织和管理会议，可以更好地进行时间管理和与会人员的协作。
会议管理制度与时间管理
会议管理制度与时间管理会议管理制度与时间管理是任何组织或团队顺利运行的重要保障。
通过合理安排和高效管理会议，可以提高工作效率，增强团队凝聚力，促进信息共享和沟通。
本文将探讨会议管理制度与时间管理的重要性，并提供一些实用的方法和建议。
一、会议管理制度的重要性会议是组织内部沟通和决策的重要平台，因此，建立合理的会议管理制度对于组织的顺利运行至关重要。
1. 提高效率：通过设立会议管理制度，可以明确每个会议的目的和议程内容，并设定时间限制。
会议参与者可以提前准备好相关文档和意见，以确保会议高效进行。
在会议中，制度化的议程安排和时间管理，可以避免会议拖沓和无效讨论，提高会议的效率。
2. 促进沟通：会议是团队内部成员碰撞想法和分享信息的机会。
通过会议管理制度，可以确保每个团队成员都有平等的发言机会，并鼓励他们分享自己的观点和建议。
良好的沟通可以增强团队凝聚力和协作能力。
3. 推动决策：会议是集思广益和共同决策的平台。
通过会议管理制度，组织可以确保决策的公平性和透明性，避免个人主观意见占据上风。
提前设定好决策流程和程序，可以更快地达成一致并推动事务的进展。
二、时间管理在会议中的重要性时间是我们最宝贵的资源之一，有效的时间管理对于会议的顺利进行至关重要。
1. 精确的时间安排：在会议管理中，准时开始和结束会议非常重要。
主持人应提前安排好会议时间，并根据议程内容合理安排每个议题的时间。
参与者需要尊重会议时间，避免迟到和过度延长会议。
精确的时间安排可以确保会议进展顺利，不浪费时间。
2. 有效的议程管理：制定明确的议程可以帮助参与者了解会议的目标和内容。
主持人需要根据会议目标制定议程，并将其提前发送给与会人员。
参与者可以提前准备相关材料，并在会议中按照议程依次讨论每个议题。
主持人需要把握好每个议题的时间，避免过度讨论或重复讨论。
3. 合理的时间分配：在会议中，主持人需要充分利用时间，确保每个议题都得到适当的讨论和决策。
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时间管理与高效会议管理
课堂讨论
为什么员工讨厌开会呢？
时间管理与高效会议管理
向会议要效益—高效会议的本质
第一、明确开会目的，才能有的放矢 第二、不是“要我去做”，而是“我要去做 ” 第三、手握利器，有利亦有弊
第四、根除问题，需与时俱进
时间管理与高效会议管 理
2020/11/16
时间管理与高效会议管理
新形势下的危机与发展
时间管理与高效会议管理
这世界唯一不变的事
化
变
时间管理与高效会议管理
时间管理是最重要的个人管理
时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理 时间，便什么都不能管理。
——彼得杜拉克 放弃时间的人，时间也会放弃他。
——莎士比亚
疗伤止痛的医院， 展示才华的舞台。
时间管理与高效会议管理
关注现状和病因, 仅仅只能防止出错, 只有找到成功的标准,才可以复制成功!
———启示录
时间管理与高效会议管理
Impact (5 factors)
会议的类型
早会（干部、全员）
经营管理专题会 业务启动大会
会议 系统
会后早会
夕会
时间管理与高效会议管理
时间管理与高效会议管理
你能回忆昨天的时间耗费吗？
• 主要做的事及用时间 • 时间/工作清单分析 • 有多少是有计划的？ • 有多少时段记不起做什么？ • 超时/浪费多少 （总和/各项）？ • 时间利用率？= 工作用时之和 / 法定工作时数
什么原因？
时间管理与高效会议管理
72岁是如何度过的？
• 睡觉20年 • 吃饭6年 • 生病3年 • 工作14年 • 读书3年
时间管理与高效会议管理
有“规”有“矩”——高效会议的原则
第一、会议健康，标准先行 第二、会而有议：没有主题，就没有会议 第三、议而有论：有参与，才有统一 第四、论而有行：有追踪，才有服从 第五、行而有果：只能先确定，落实才具体 第六、果而有报：不要“苦劳”，只要“功劳”
时间管理与高效会议管理
会 领导重要的舞台， 议 员工学习的课堂， 是 干部训练的场所，
时间管理与高效会议管理
没有原则，往。往。会。
• 越忙越空虚 • 工作太多，总是做不完 • 忙得没有时间吃饭和睡觉 • 努力工作，却感受不到快乐 • 忙忙碌碌，焦头烂额，却毫无成就感
时间管理与高效会议管理
困惑
• 无法辨认事情重要与否 • 无力确定事情的先后顺序 • 无力有条不紊地行事 • 总是被更急迫的事情打断
偏重第三、四类事务
重 第一象限 要
第二象限
第三象限
第四象限
结果：
不 全无责任感 重 工作不保
要 依赖他人和社会机构维
生
紧急
不紧急 时间管理与高效会议管理
完全时间管理
1、事先周详的计划 2、排定工作的优先顺序 3、设定长短程目标 4、订定每日工作计划 5、挑战效率最高点 6、学习分配工作
7、今日事今日毕 8、避免分散注意力 9、将阻碍减到最低 10、培养说“不”的能力 11、应付突发状况 12、随时检视
3rew
演讲完毕，谢谢听讲!
再见，see you again
2020/11/16
时间管理与高效会议管理
• 1H
– 明确目标实现的途径(how?)
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时间管理与高效会议管理
具体性 可衡量 一致性 现实性 有期限
确定目标的原则
S (Specific) M Measurable) A (Agreed) R (Realistic) T (Timed）
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时间管理与高效会议管理
目标细化
• 把你的“计划”写在纸的右端，思考你在 此前需要做什么。问自己：“我今天能开 始这一步骤吗？”如果不能，“我首先要 做什么？”一步一步倒推。
• 避免‘事事都想做完’, 学会取舍 – 工作ABC法则
时间管理与高效会议管理
紧急VS重要事情
重要
A
紧 急
C
B 不 紧 急
D
不重要
时间管理与高效会议管理
第二象限工作法
重 要
第一象限
第二象限
紧急而重要 不紧急但重要
不 重
第三象限
第四象限
紧急但不重要 不紧急且不重要
要
紧急
不紧急
时间管理与高效会议管理
• 将每项计划切细再切细，切到你今天能够 开始做的一个步骤为止。
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时间管理与高效会议管理
目 标
我今天能开 始的行动
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时间管理与高效会议管理
时间管理的意义
更有效率
更成功
更幸福
时间管理与高效会议管理
时间管理的法则
• 永远应先做最重要的事
– 第二象限法则
• 避免平均分配时间和精力
– 帕雷托80/20法则
• 瓶颈理论认为, 改善绩效的最佳方法不是改进每个环节步 骤, 而是改进瓶颈 (最大的约束因素). 因为系统的整体 绩效取决于瓶颈…
• 时间正是管理人员的最大的约束因素. 失去时间, 人们会 变得无能…
• 时间管理的重要性至少等同于战略, 创新, 领导力这些看 似更为眩目的管理议题, 甚至更为重要…
干部早会
时间管理与高效会议管理
课堂思考？
每天开干部早会有必要吗？ 干部早会真正的价值是什么？
时间管理与高效会议管理
全员早会
时间管理与高效会议管理
课堂思考？
为什么全员早会在操作中总是觉得很 乏力？
全员早会对企业的文化建设和管理意 味着什么？
时间管理与高效会议管理
03Part One 业务启动大会 时间管理与高效会议管理
人们为什么不制定目标
• 认为制定目标不重要 • 不知道如何做 • 害怕失败 • 害怕别人笑话
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时间管理与高效会议管理
目标设定方法
• 4W
– 明确目标设定的理由（why?） – 明确实现目标需要做的事项（what?） – 明确能帮助你实现目标的人（who?） – 明确目标实现的时间（when?）
一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。 莫等闲，白了少年头，空悲切。 子在川上曰，逝者如斯夫！
时间管理与高效会议管理
欲管理时间，先树立原则！
• 拥有明确的人生目标是管理好时间的前 提。
• 掌握时间分配的八大领域： 健康、工作、心智、人际关系、理财、家 庭、心灵思考、休闲。
时间管理与高效会议管理
时间管理的重要性
• 体育看电影电视等8年 • 饶舌4年 • 打电话1年 • 等人3年 • 旅行5年 • 打扮5年
时间管理与高效会议管理
时间管理的本质
自我管理 目标管理
时间管理与高效会议管理
目重标要
价值观
亲情
财富
友情
目标
事业
健康
学习
名利 享乐
时间管理与高效会议管理
丧失目标，空有激情将让你 付出双倍的努力。
时间管理与高效会议管理
偏重第一类事务
第一象限 重 结果 要 •压力
•精疲力竭 •危机处理 •忙于收拾残局 不 第三象限 重 要
紧急
第二象限
第四象限
不紧急
时间管理与高效会议管理
偏重第二类事务
第一象限 重 要
不 重 第三象限 要
紧急
第二象限 结果： 有远见，有理想 平衡 纪律 自制 少有危机
第四象限
不紧急 时间管理与高效会议管理