原始记录管理制度

原始记录管理制度

1、范围

本制度规定了原始记录的管理职能、管理内容与要求。

本制度适用于公司原始记录的管理。

2、职责

2.1、公司生产经营系统的原始记录工作，在公司生产管理部门的统一组织下，公司各部门管理其归口管理业务的原始记录，对归口管理原始记录的统一性、合理性、科学性进行控制。

2.2、工艺技术、技术设备、产品检验和验收、质量管理、产品原材料理化分析、计量检测、生产操作以及新产品试制等有关科技质量方面的原始记录，由科技质量部负责。

2.3、员工人数、生产工时、员工聘用、出勤、工时利用、员工培训等人力资源管理方面的原始记录，由人力资源部负责。

2.4、成品收发、原材料收发、消耗和废旧积压物资处理等方面的原始记录，由市场营销部负责。

2.5、有关生产“五品四数”方面的原始记录，生产安全、人身事故、工业卫生、环境保护等方面的原始记录由安全生产部负责。

2.6、财会系统的原始凭证，包括各种帐、卡、传票，由财务资产部负责。

2.7、公司行政办公方面的原始记录由公司办公室负责。

2.8、公司证券管理等方面的原始记录由证券部负责。

2.9、各单位根据上述分工，可自行拟定、修改、补充所分管的原始记录。

3、管理内容与方法

3.1、原始记录的建立

3.1.1、公司生产经营工作中的各个活动应建立适应各种工作需要的原始记录。

3.1.2、原始记录的设置必须从公司的实际情况出发，适应公司生产和管理的需要。

3.1.3、原始记录必须与公司各项管理制度密切结合，要与公司的各项管理工作配合进行，使之成为各项管理工作的有机组成部分。

3.1.4、原始记录在满足需要的条件下，应力求简明扼要，通俗易懂，便于群众掌握。

3.1.5、要根据生产的不断发展变化，注意积累资料，总结经验、研究问题，不断改进健全原始记录。

3.1.6、原始记录的形式、格式由使用单位设计，经归口管理部门审查同意后使用。

3.1.7、原始记录统一由综合统计部门分类、编号颁发。

废止的原始记录亦应报综合统计部门注销。

3.2、原始记录的分类。

3.2.1、产品生产方面的原始记录包括：在制品记录、生产进度记录、物耗记录等。

322、人力资源管理方面的原始记录包括：职工聘用解聘、出勤、停工、加班、生产工时等。

3.2.3、技术工艺和技术设备管理方面的原始记录包括:

设备的增减变动、使用、维修完好情况和生产工具、设备备件的收发、消耗盘点以及房层建筑物的新建、报废等。

3.2.4、物资领用方面原始记录包括：原材料、燃料的收发领退等。

3.2.5、科研新产品试制与技术革新方面的原始记录包括：新产

品的设计、试制、投产以及新工艺、新技术、新材料、产品改革、

设备改进等。

3.2.6、安全环保方面的原始记录包括: 保健以及人身事故、设

备事故等。

3.2.7、财务收支方面的原始记录包括: 现金的收支，转帐等方

面的凭证等。

3.2.8、产品质量管理方面的原始记录包括：质量分析记录、产

品质量日报表、质量隐患通知单等。

3.2.9、除以上之外的其他类别的原始记录。

3.3、原始记录的填写

3.3.1、原始记录所登记的都是生产经营活动中的具体事项，在记录登记时，要按照发生的具体事实、如实、准确、及时、经常的记载。记录时用钢笔或圆珠笔填写，字迹清晰，不得涂改。确系笔误，应用双线划掉，再填写更改内容，并签上更改人姓名及更改日期。

332、原始记录由当班人员或专业记录人员填写。生产厂、车间和班组的原始记录由同级统计人员负责管理，建立数据台帐。

3.4、原始记录的整理与保管

3.4.1、原始记录、传票、月度终了后，要分类整理装订，归档妥善保管备查。

3.4.2、原始记录的归档管理一般由各单位进行，由专人分类归档，有专柜贮存保管，防止霉变、虫蛀、丢失和损坏，便于保管和查询。

3.4.3、原始记录可以适当形式贮存。如：书面形式、硬考贝、电子媒体等。

3.4.4、原始记录保存分为长久、长期、短期三种，具体保管期限按附录A的规定和公司有关规定执行。

3.5、原始记录销毁

原始记录超过规定的保存期限，确认没有保存价值的，由保管单位提出申请，列出《原始记录销毁清单》，经归口管理部门审查, 公司主管领导审批后销毁。销毁处理时按清单进行，有销毁人和监销人签字。

3.6、原始记录印刷，由使用单位申请，归口管理部门审核后按公司有关规定进行印刷。

4、检查与考核

4.1、本办法执行情况由各归口管理部门进行检查与考核。

4.2、本办法检查考核与经济责任制挂钩。