公司投资项目档案管理制度

公司投资项目档案管理制度

公司建立投资项目档案管理制度可以参考以下范例：

为加强本公司系统各投资项目的档案管理，特制订本管理办法。

第一条“投资项目”是指：

1.因本公司参与投资或合作而产生的营利性建设工程;

2.因本公司参与投资或合作而设立的生产经营性企业。

第二条建筑工程的各种文件资料由房地产开发公司负责建档和保管，生产经营性企业的文件资料由公司总部执委会投资发展室负责建档和保管。以下各条规定均指第二类投资项目文件资料的管理。

第三条全部档案按类、目划分归纳，根据公司档案现状，设以下四类档案，并将各项目本身作为目：

1.全资投资项目类;

2.合资合作投资项目类;

3.内地投资项目类;

4.境外投资项目类;

第四条全资投资项目档案包括的必要文件是：

1.新上项目预报表和可行性分析报告;

2.给政府的请求报告和政府批文;

3.企业章程和董事会决议;

4.总公司的法人营业执照和工商局批复;

5.资信证明或资金来源证明;

6.产权变更有关文件、材料;

7.项目实际投资金额证明材料;

8.历年经营业绩。

第五条合资合作投资项目档案包括的文件是：

1.新上项目预报表和合资企业可行性分析报告;

2.外商投资企业名称使用证和各方股东的政府批文;

3.给政府的申请报告和政府批文;

4.合资企业合同书;

5.合资企业章程和董事会决议;

6.合资各方企业法人营业执照和各方法定代表人证明书;

7.合资各方资信证明或资金来源证明;

8.各方（中方）主管单位意见;

9.合资各方委派的董事名单;

10.进口设备、办公用品清单;

11.工商行政管理局批文和工商行政管理局营业执照;

12.产权、股权变更有关文件、材料;

13.项目实际投资金额证明材料;

14.历年经营业绩。

第六条内地投资项目包括的必要文件是：

1.给政府经济协作办公室的申请报告;

2.企业去内地兴办工商企业的章程;

3.合资、合作的经营合同或合资意向书;

4.企业成立或变更时的政府批文;

5.企业法人营业执照副本的复印件;

6.派出负责人的法人授权委托证明书;

7.会计师事务所的验资报告;

8.当年或上一年度的财务决算表复印件;

9.银行开具的资信证明;

10.企业已经在内地投资的经营效益情况;

11.政府主管部门批文;

12.工商局批文;

13.外出兴办企业当地政府批文;

14.外出兴办企业当地工商局批文;

15.外出兴办企业工农业执照复印件;

16.项目实际投资金额证明材料;

17.历年经营业绩。

第七条境外投资项目档案包括的必要文件是：

1.给外汇管理局及经发局的申请报告;

2.可行性研究报告;

3.海外公司合同、章程;

4.投资方的政府批文、营业执照及法定代表人证明书;

5.投资方资信证明、创汇证明、资产负债表及历年经营业绩;

6.海外公司在投资国的注册登记证明;

7.项目实际投资金额的证明材料;

第八条项目档案收集和保管

1.投资发展部设建档员负责项目档案的收集整理，总公司各下属公司应认真配合其工作，主动、及时地将项目档案整理上交投资发展部，投资发展部建档后将档案原件移交总经理办公室，并保留二套完整复印件;

2.各项目负责人将项目文件交给建档员时，建档员应及时登记文件交付日期、名称、原件或复印件、交付人，并由文件交付人签字认可;

3.文件登记后由投资发展部经理或执委会主任签字，按性质进行编号、归档;

4.项目档案保管期（原件和复印件）一般为永久保存。

第九条项目档案的查阅

1.总公司人员因工作需要查阅或借用项目档案时，在投资发展部办理应查阅或借用手续;

2.集团内各单位因公需要查阅项目档案时，须出具单位领导的批准证明。经执委会主任或投资发展部经理同意后，方能由建档员接待查阅;

3.外单位人员因公需要查阅项目档案时，应持有单位介绍信，经执委会主任同意后，方能由建档员接待查阅，并由建档员详细登记查阅项目档案人的工作单位、查阅档案名称及查阅理由;

4.项目档案一般不得带出档案室外，如有特殊情况，需带出室外或复制时，必须经执委会主任批准，由建档员详细登记，借用人签名

后才可外借，并限期归还;

5.查阅人违反借阅规定时，建档员有权对其提出批评以至停止其借阅。

第十条所有资料均应放入有锁的柜子里，钥匙由建档员专人保管，建档员因工作失职，使文件丢失或损毁，应追究其责任。

第十一条由于建档员的变动或机构的改变等，项目档案需要移交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。