秘书工作机构的职能与要求
秘书工作职责与能力要求
秘书工作职责与能力要求2023年，秘书职业依然是一个不可或缺的重要职业，他们在公司和组织中的角色仍然是至关重要的。
虽然秘书角色在过去几十年中已经发生了改变，但是他们依然需要具备一定的职责和能力，以便在各种场合和环境中发挥作用。
一、秘书职责1.组织安排秘书是一个组织的核心，他们帮助管理人员安排会议、行程和日常工作。
组织和安排手段的有效性是秘书的工作成效关键，因此了解和应用工作计划、时间管理、协调和分配任务等技能至关重要。
2.通讯协调秘书在公司内部和外部之间充当通信联络桥梁。
因此，他们需要具备出色的沟通和交流技能。
他们需要向管理层、同事和客户提供有效的书面和口头信息，并确保所有人都准确理解。
3.文件记录和管理秘书必须确保所有公司的文件、记录、记录和报告都得到了保存和管理。
他们需要具备有效文件保存和记录保管技能，并且能够快速定位和提取公司信息。
4.安全与机密秘书必须保护公司机密和重要信息的安全性。
秘书必须遵循公司安全规定和机密保护协议，并保持机密文件的安全和可靠性。
5.财务管理秘书可能会负责管理公司的财务和账单，根据公司规定处理付款和账单。
这需要数值和财务技能，以及一个准确和可靠的工作状态。
二、秘书技能1.语言和沟通秘书的语言和沟通技能必须是顶尖的。
他们必须有能力写传真、文件、备忘录、会议纪要和格式良好的电子邮件等文书，并能够组织会议、预订场地、参与电话会议等。
2.组织和时间管理秘书必须具备组织能力和优秀的时间管理。
他们需要处理各种各样的工作，从时间表和会议到路线和订票。
他们需要快速高效地完成任务，并且能够组织自己的工作和优先级。
3.信息技术秘书必须掌握常用的Word、Excel、PowerPoint等办公软件，以及电子邮件、团队协作工具和在线日历等。
此外，必须能够快速学习和适应最新的技术。
4.对公司的理解及行业趋势秘书需要了解公司的运营方式和目标，并具备相应的行业知识。
他们需要了解公司结构和运作，以便更好地管理业务流程和参与决策。
秘书工作机构的职能与工作要求
综合性
秘书工作机构负责处理 组织内外的各类事务， 具有综合性和全面性。
秘书工作的重要性
01
02
03
04
组织协调
秘书工作机构协调组织内各部 门的工作，确保组织高效运转
。
信息传递
秘书工作机构负责信息的上传 下达，保障信息传递的准确性
和及时性。
决策支持
秘书工作机构为领导层提供决 策支持，协助领导做出科学决
秘书机构需协助领导安排日程，协调各项事 务，确保工作顺利进行。
接待来访与安排出差
秘书机构需负责接待来访、安排出差等事务， 确保工作顺利开展。
物资采购与管理工作
秘书机构需负责物资采购、保管、发放等管 理工作，确保物资充足、有序。
财务管理与报销工作
秘书机构需协助处理财务相关事务，如报销、 预算编制等。
协调沟通职能
协调内部关系
秘书机构需协调组织内部各部门之间 的关系，促进合作与沟通。
沟通外部单位
秘书机构需与外部单位建立良好的沟 通关系，维护组织形象。
代表组织参加会议和活动
在领导无法出席的情况下，秘书机构 需代表组织参加各类会议和活动。
协助解决矛盾和问题
秘书机构需协助领导解决组织内外部 的矛盾和问题，维护组织稳定。
感谢您的观看
THANKS
责任心
秘书应具备强烈的责任心， 对工作细致入微，尽职尽 责。
忠诚度
秘书应忠诚于组织和领导， 保守机密，不泄露信息。
主动性
秘书应积极主动地完成工 作任务，不推诿、不拖延。
Hale Waihona Puke 知识结构要求专业知识
法律知识
秘书应具备秘书专业知识，熟悉秘书 工作流程和规范。
第三章 秘书机构
• 社会团体的秘书工作机构
– 命名为“秘书处”，采用综理制。 命名为“秘书处” 采用综理制。
• 临时性的秘书工作机构
– “秘书处”，采用综理制或分理制。 秘书处” 采用综理制或分理制。
• 以所属机关和专业性质同时命名的办公室
– 不属秘书工作机构，是直属部门。（如：国台办、假日 不属秘书工作机构，是直属部门。（如 国台办、 6 。（ 办）
8月的广州，台风“碧利斯”刚过去不久，市民还在为粤北 月的广州，台风“碧利斯”刚过去不久， 灾民捐灾、高校正忙于录取新生之时， 灾民捐灾、高校正忙于录取新生之时，一起与教育有关的事 再次惊动了广州市民。 件，再次惊动了广州市民。 8月4日，广东电视台珠江频道“晚间新闻”播出一则新闻 广东电视台珠江频道“晚间新闻” 一个名叫孟浩的省政协委员， 说，一个名叫孟浩的省政协委员，在广州市教育局求见该局 领导时被拒，并被威胁“报警” 领导时被拒，并被威胁“报警”。 这则电视新闻很短， 52秒 其后引起的反响， 这则电视新闻很短，仅52秒，其后引起的反响，却也许是当 事人双方始料未及的。第二天，中央电视台、 事人双方始料未及的。第二天，中央电视台、北京电视台等 多套新闻栏目同时采用了这一新闻《南方都市报》 多套新闻栏目同时采用了这一新闻《南方都市报》、《羊城 晚报》 人民政协报》 北京青年报》 晚报》、《人民政协报》、《北京青年报》等多家报刊也纷 纷刊文或发表评论，一些电台甚至为此开通了讨论热线。 纷刊文或发表评论，一些电台甚至为此开通了讨论热线。
11
12
“孟浩事件” 孟浩事件”
《政协委员求见官员竟要报警》，2006年8月4日，广东电视台的一则 政协委员求见官员竟要报警》 2006年 新闻引发了公众对广州市教育局的一场围剿；置身漩涡之中的该局，态度 新闻引发了公众对广州市教育局的一场围剿；置身漩涡之中的该局， 从傲慢趋于强硬、最后以道歉收场。在这起冲突中，究竟伤了谁? 从傲慢趋于强硬、最后以道歉收场。在这起冲突中，究竟伤了谁?
精选总结-秘书工作机构的职能与工作要求
二、 秘书机构的领导关系
（一）秘书机构只直接对所属机关负责
1.“条条”领导关系：教育部和重点院校，并 对下级教委(厅)有领导关系；铁道部直接领导 各大铁路局。 2.“块块”领导关系：如省、市、县人民政府 分别领导属下各厅、各局、各区等。
秘书机构只直接为本单位领导服务，对下或上 不存在领导或被领导关系，各级秘书部门之间 不实行自上而下的、独立的垂直领导体系，秘 书机构之间存在相对的封闭性。
（二）秘书机构之间的联系
纵向联系
上级秘书机构有义务对下 级秘书机构进行业务上的 指导。这种业务指导关系 体现在由上级领导机关 (不是秘书部门)颁发制度、 指示和通知，或召开专业 工作会议，解决存在的问 题。
职能性机构 承担具体业务工作， 专业性强，分工明确， 职能界线清晰；
综合性机构 不承担具体业务工作， 处理综合事务，全面 协调，拾遗补缺
（二） 秘书工作机构的性质
秘书部门是直接 辅助领导工作的。 活动形式是向上 辅助，而非向下 指挥或执行监督
辅助性
秘书部门为领导、 其他部门和全体 成员服务。包括管理 服务、信息服务、生活 服务和事务服务。是秘 书部门的本质特征。
中级和中型企事业单位的秘书工作机构，它往往在领 导的直接指挥下收集信息、传达指令、辅助管理并从 事一般文书、事务工作。通常被称之为“秘书工作部 门”。其地位见下图：
领导部门
下级组织 下级组织 秘书部门 职能部门 职能部门
一、 秘书工作机构的地位
秘书工作岗位
基层组织和小型企事业单位，由于其规模小、人员少 ，往往不设独立的“办公室”，只配置一、二名专职 或兼职秘书，作为主管的工作助手。
秘书工作机构的职能与要求
秘书工作机构的职能与要求秘书是一个组织中非常关键的职位。
作为一名秘书，他/她需要承担各种职能，并具备一定的要求和素质。
本文将介绍秘书工作机构的职能与要求。
首先，秘书的职能是协助管理层进行日常工作和决策。
秘书需要协助管理层安排会议，起草和处理文件，管理信息和档案，以及跟进和协调各种任务。
秘书还需要负责安排来访者的会议和行程，为管理层提供必要的支持，并协助解决问题和决策。
其次，秘书还需要负责组织和管理办公室的日常运作。
这包括安排和处理来访电话和邮件，管理办公用品和设备，协调办公区域的卫生和维护等。
秘书还需要与各个部门和团队保持良好的沟通，并协助解决办公室相关问题和需求。
另外，秘书还需要负责处理机密和敏感信息。
秘书通常需要与高级管理层一起处理涉及机密信息的文件和事务。
秘书需要保证这些信息的机密性，并且在处理中遵守相关的法律法规。
此外，秘书还需要具备一定的组织和管理能力。
秘书需要能够合理安排时间和资源，有效管理日程和任务。
秘书还需要具备良好的问题解决和决策能力，能够快速响应和处理各种问题和情况。
对于秘书的要求，首先是对秘书工作的理解和熟悉。
秘书应该对组织的架构和运作有基本的了解，熟悉相关的工作流程和流程。
秘书需要具备良好的沟通和协调能力，能够与各方合作和沟通。
秘书还需要具备较强的组织能力和细致性，能够处理和管理多个任务和细节。
其次，秘书还需要具备一定的专业知识和技能。
秘书应该熟悉并熟练使用办公软件和工具，如Microsoft Office和电子邮件。
秘书还需要具备一定的文件处理和处理能力，能够准确快速地处理文件和信息。
另外，秘书还需要具备一定的语言和书写能力。
秘书通常需要起草和处理文件和邮件，因此良好的语言和书写能力是必要的。
秘书的语言表达能力应该清晰准确，避免歧义和误解。
此外，作为一个职位要求相对较高的职位，秘书还需要具备一定的职业道德和操守。
秘书需要保守机密和敏感信息，并遵守组织的规章制度和职业准则。
秘书机构主要职责介绍
秘书机构主要职责介绍秘书机构是组织或企业中的一个重要部门，负责协调和管理行政事务，以确保组织的顺利运作。
秘书机构的主要职责包括以下几个方面：1. 文秘工作：秘书机构负责处理和管理文件、文件和其他文档。
他们负责收集、整理和分类文件，确保文件的安全和保密性。
此外，他们还负责记录和保留组织的重要信息和文件。
2. 会议和会议管理：秘书机构负责筹备和管理组织的会议和会议。
这包括确定会议日期、地点和议程，发送邀请函和提醒，准备会议材料和记录会议纪要。
他们还负责与与会人员沟通，组织会议设施和设备，并确保会议的顺利进行。
3. 文件和报告的准备：秘书机构负责协助组织的领导层准备文件和报告。
他们负责收集和整理信息，并根据需要编写和编辑文件和报告。
秘书机构还负责审查和校对文件，以确保其准确性和完整性。
4. 组织对外联络工作：秘书机构负责与外部实体（如客户、供应商、合作伙伴等）进行沟通和协调。
他们处理来自外部实体的咨询和请求，并与相关部门合作解决问题。
此外，他们还负责组织招待会和活动，以促进组织与外部实体之间的良好关系。
5. 行政支持和日常管理：秘书机构负责向组织的领导层提供行政支持和日常管理。
他们协助领导层安排日常工作，并处理各种行政事务，如差旅安排、会议安排、办公用品采购等。
秘书机构还负责组织领导层的行程和日程安排，并代表他们回答电话和处理电子邮件。
6. 保密性和合规性管理：秘书机构负责确保组织的保密性和合规性。
他们负责管理访客、控制文件和访问权限，并监督组织遵守法规和规范。
秘书机构还负责处理组织内部和外部的投诉和矛盾，并与相关部门合作解决问题。
7. 人力资源管理：在一些组织中，秘书机构还负责人力资源管理工作。
他们负责招聘和筛选员工，编制和执行员工福利计划，并协助制定和实施人力资源政策和流程。
此外，他们还负责员工培训和发展，以提高组织的整体绩效。
总之，秘书机构是组织中不可或缺的一部分，承担着协调和管理行政事务的重要职责。
秘书工作机构的职能与要求
（2）组织形式
• 分理制：就是下面再设部门，以处理各种 不同的秘书工作。部级机构、厅局级机构 以及大中型企业单位一般采用分理制。如 国务院办公厅下设秘书局、机要局、信访 局等。 厅局级机构下设单位称为处，如秘 书处、机要处、信息处等。
• 综理制：所有秘书工作由办公厅或办公室 统一或分派人员办理，适合秘书工作量不 太大的机关或单位。如市、县政协和多数 企事业单位一般采用综理制。
3、秘书工作机构成员
• （1）秘书班子成员的不同层次要求 • （2）秘书班子的群体优化 • 第一：“异质结合”原则，即由不同的专 长、学历、能力、年龄以及性格、性别的 人员组合。 • 第二：合理分工，密切合作，使职得其人， 人尽其才。
[案例]
• 30出头硕士毕业的李某年轻有为，已是某 市政府机关办公室的副主任。老主任对李 某的工作相当支持，在李某主持下，办公 室的各项工作开展得相当顺利，办公室的 人员也干劲十足，工作一派欣欣向荣。后 来老主任退休了，上级派来了一位拥有博 士学位，同样非常年轻的孙某任正主任。
（三）秘书工作机构的职能与工作要求
• 1、秘书工作机构的职能 • （1）助手职能 • 帮助或代替领导处理日常文件、通讯、联络、接 待等事务； • 帮助领导管理和维持下属部门和人员各项日常工 作的正常运转； • 承领导之命检查和督促下属部门和人员的工作情 况； • 经领导授权调查或处理突发事件或完成特殊使命； • 在会议、文件、廉政等方面为领导把关。
• （6）公关职能
• • • • • • • • •
2、秘书工作机构的工作原则与要求 （1）明确职责、权限、目标、任务 （2）制定秘书工作的各项制度和标准 （3）分清主次，有条不紊 （4）科学地安排工作程序 （5）准确细致，切实无误。 （6）迅速果断、讲求时效 （7）忠于职守、安于职分 （8）加强教育、管理，不断提高素质、能力
第三章：秘书工作机构的职能与工作要求
第三章：秘书工作机构的职能与工作要求一、教学目标使学生了解秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质，秘书机构的职能与工作要求以及秘书部门和人员的管理。
二、教学重点、难点秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质。
三、教学设想1、课时安排：4课时2、教学方法：讲授法、问答法、讨论法四、教学过程：第一节秘书工作机构的设置（1课时）领导工作离不开秘书工作的辅助,因此领导需要秘书,党政机关和企事业单位等社会组织需要设立秘书机构。
秘书机构的设置是秘书工作的宏观管理问题,它直接关系到秘书工作效率的高低,因此如何设置秘书机构就成为秘书学必须研究的重要问题之一。
（一）秘书工作机构的涵义在我国秘书学界的各种专著、教材、学术论文中，有一个有趣的现象是，尽管对“秘书”的定义差别很大，对“秘书”这一基本概念的定义多达几十种，但对于“秘书机构”的理解，则并没有多大的分歧：秘书机构就是指各级各类机关、单位中区别于具体业务部门的综合办事机构。
在基层机关或较小的企事业单位，秘书部门就是“办公室”；在较高层次的机关或大型企事业单位，除了办公厅以外，独立于办公厅的“政策研究室”、“信访办公室”等也属于秘书机构。
所以，现阶段我国秘书机构有广义和狭义之分。
广义的是指处于机关单位综合枢纽地位、直接隶属于机关首长，全面辅助领导机关的办公部门。
一般来说，在高层称为办公厅，比如湖南省委办公厅，长沙市委办公厅，长沙市人民政府办公厅，在基层称为办公室，比如我们学校办公室。
主要负责政策研究、日常行政与机关事务三大方面工作。
狭义的是指统辖于机关、单位或办公厅（室）之下，从事辅助机关单位及其负责人办理秘书业务的部门，包括秘书处、秘书科等，又如我们学校办公室，下面又细分为三个科室，秘书科、机要科、网络科，有些单位还细分为接待科等。
（二）秘书机构的组织形式至于秘书工作机构的组织形式，教材上提出了分理制和综理制。
1、分理制分理制，顾名思义，就是将工作内容进行分工，采用分部门办公的形式。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
其地位和作用可以用下图表示
首脑机关
秘书机关
下级组织
下级组织
职能部门
职能部门
• （2）中级组织和中型企事业的秘书工作机 构虽也配置一定的人员和设备，工作也是 既分工又合作，但对领导部门或领导人的 从属性更为明显。它往往在领导的直接指 挥下收集信息、传达指令、辅助管理并从 事一般文书、事务工作。通常被称为“秘 书工作部门”。
• 秘书科长对此很有意见，“本来只有5人的 秘书科，老、中、青比例为1：2：2，承担 全县的秘书工作游刃有余，现在一下子来 了5名不懂业务的老同志，10个人中有6名 科级干部，老中青比例一下子变为6：2：2， 秘书科一下子人满为患，以后工作可怎么 展开”;“怎么办呢，这些干部无专业特长， 平时你们不是老说工作忙，现在人多不就 力量大了吗，你的心思我也不是不明白”; 县长无奈地说，这样吧，在秘书科下再成 立3个室：文书室、机要室、综合室。
• 1953年，中央批转由毛主席亲自修改签发 的一份文件，文件批语是毛主席用铅笔写 的，文件由周恩来等中央领导传阅后，经 办部门为了保持主席手稿的整洁，便将主 席的批语重新打印了一份，后来以中央文 件形式下发。过了一段时间，毛主席发现 文件中的“付诸施行”印成了“讨论施 行”，便打电话来查问究竟，经查原来是 打字员将手写的“付诸”二字错打成了 “讨论”，
• （4）协调职能 • 负责上下左右之间沟通、协商，以消除隔 阂、调整关系、调解矛盾。
• （5）保密职能 • 妥善保管机密文件，会议精神、会晤中的内容中 所涉及的机密； • 保守企业资金、经营、生产工艺、账目、配方、 专利、知识产权、客户渠道等商业机密； • 保守领导人的住址、行踪、活动内容及个人隐私； • 保守员工的档案、升迁、调动等人事机密； • 保守涉及组织利益的其他秘密； • 监督机要部门、机要人员保守各种有形和无形的 机密。
临时性的秘书工作机构
• 秘书处，如企业的职工代表大会设“秘书 处”，视会议的规模大小、工作多少，采 用综理制或分理制，如大会秘书处下可再 分联络组、文件组、宣传组、后勤组等。
（三）秘书工作机构的地位和性质
• 从地位和作用来看，秘书工作机构有两种情况。 • （1）中央、省市的党委和政府机关的秘书工作机 构是组织严密、人员设施齐全、工作既分工又合 作的相对独立的工作机构。它承首脑之命，有召 集会议、发布文件、实施计划、指挥、控制的权 力。中央的秘书工作机构还有权制订秘书工作程 序、规范秘书工作技术、指导下级组织的秘书工 作，通常又被称为“秘书工作机 ”。
说话得体
• 某天上班时间内，老总走到策划部主管高 慧的身边突然问了一个莫名其妙的问题： “小高，我问问你，‘美眉’是什么意思?” 高慧忍不住地笑了：“您是不是也想找个 美眉?”“哪里，美眉是什么玩意儿我都不清 楚，我找它干什么?”老总说，“我在家老听 我孩子说美眉什么的，我问他什么意思， 他只朝我傻笑不告诉我，今天我听见我的 秘书在我办公室也说‘美眉’这个词，所 以好奇，问问你。”
• 狭义的则是以“秘书”命名的局、处、科、 室、股等部分，统辖于机关、单位或办公 厅之下，只负责文书、会务、联络、接待 工作。
注意
• ◆我们要分清两个误区： • ——并非所有的"办公室"都属于秘书机构。 如:外事办公室、侨务办公室、征兵办公室、 台湾事务办公室、工业交通办公室等就不 是秘书机构。因为这些机构所承担的职能 并非秘书机构的职责。
• ——在秘书机构内也有非秘书性质的部门。 如:"汽车队"、"保安处"、"文印室"等放入秘 书机构。另外有些地方也会把一些尚未成 熟的或难以独立的部门也放入秘书机构， 于是就出现了秘书机构中也存在着非秘书 性质的部门的现象。
• 下面是互联网上看到的大同煤矿集团公司机关设置的机构： • 董事会秘书处 董事会财务审计室 • 董会法律事务部 党委办公室 • 组织部 宣传部 • 纪委(监察) 工会 • 团委 信访处 • 总经理办公室 人事部 • 劳资部 生产技术部 • 财务部 企划部 • 通风处 安全管理监察部 • 非煤产业部 • 请指出这些机构中哪些属于秘书机构。
案例：“沉痛教训”
• 田真同志自17岁到西柏坡中央办公厅从事 秘书工作一直到离休,是一位经验丰富的老 秘书工作者。谈起秘书工作的经验，他体 会最深的就是在中央机关“秘书工作无小 事”，“不怕一万，就怕万一”。因此在 工作中一定要认真负责，兢兢业业，一丝 不苟。否则稍一疏忽，就可能给工作带来 不可挽回的损失。他说：“在这方面，我 们是有过沉痛的教训的。”
（2）组织形式
• 分理制：就是下面再设部门，以处理各种 不同的秘书工作。部级机构、厅局级机构 以及大中型企业单位一般采用分理制。如 国务院办公厅下设秘书局、机要局、信访 局等。 厅局级机构下设单位称为处，如秘 书处、机要处、信息处等。
• 综理制：所有秘书工作由办公厅或办公室 统一或分派人员办理，适合秘书工作量不 太大的机关或单位。如市、县政协和多数 企事业单位一般采用综理制。
秘书工作机构的职能与要求
• 秘书工作机构的设置 • 秘书工作机构的职能 • 秘书工作机构的工作要求
引入：案例
• 近年来，为配合上级机关的精简，某县陆 续接纳了5名精简下来的干部，其中正科级 2人，副科级3人。考虑到这5位干部均无专 业特长，年龄又偏大，分到职能部门，得 从头学起，弄不好还会影响职能部门的工 作效率，而秘书部门是综合办事部门，事 情又繁杂，没有专长也能做做，于是县长 把他们统统安排到秘书科工作。 •
2、秘书工作机构的性质
• 秘书工作机构由其职能据顶具有机密性、 辅助性、综合性、服务性四种特性。 • （1）机密性 • 秘书业机密、科技机 密），组织和参加各种会议（必然有部分 内容是涉及机密的），承领导之命办理各 种事务，负责组织内部的安全、保卫工作， 因此，首先具有机密性。
• 请问这则案例中，领导在安排办公室人员 （主任）方面有那些失误？为什么？
（四）秘书部门和人员的管理
• • • • • • 1、秘书部门和秘书人员管理的内容和要求 （1）机构与部门职责 （2）岗位责任制 （3）工作程序和工作方法 （4）信息系统 （5）办公自动化
2、秘书人员的自我管理
• （1）工作管理 • 第一，要有明确的工作计划。包括工作目标、内 容、分工或合作情况、工作步骤、方式、完成时 间、标准要求等等，都要了然在胸。 • 第二，要区分轻重缓急，决定工作次序，有条有 理地去进行。 • 无论做什么工作都要高标准、严要求。秘书工作 中许多看来是小事，但许多老秘书的体会是“秘 书无小事”。细小的差错往往影响大局。
• （2）辅助性 • 秘书部门直接辅助领导工作，办文办事办 会，通讯联络接待，传达领导指令，充当 参谋与助手，具有辅助性。 • （3）综合性 • 秘书部门的工作繁杂，涉及上下左右各方 面，既有政策性、原则性、总体性，又有 技术性、事务性，因此具有综合性。
• （4）服务性 • 秘书部门相对整个机关或企事业单位而言， 是一个综合性办事机构，不仅为领导部门 和上级机关服务，也为下级组织、其他部 门服务，又不仅是管理服务和信息服务， 而且包括生活服务和事物服务，所以说服 务性是秘书部门的本质特征。
（三）秘书工作机构的职能与工作要求
• 1、秘书工作机构的职能 • （1）助手职能 • 帮助或代替领导处理日常文件、通讯、联络、接 待等事务； • 帮助领导管理和维持下属部门和人员各项日常工 作的正常运转； • 承领导之命检查和督促下属部门和人员的工作情 况； • 经领导授权调查或处理突发事件或完成特殊使命； • 在会议、文件、廉政等方面为领导把关。
• 大家原以为办公室主任和副主任都是能干的、高 学历的年轻人，办公室的工作一定会更上一层楼， 然而，情况恰恰相反，两位主任的意见常常对立 冲突，而且两人相互之间又不沟通，给予下属的 指令经常不一致。一件事若按副主任的要求去做， 权力更大的正主任要下属从头来过，这样搞得办 公室工作没有效率，时间也浪费了。更重要的是 让下级感到无所适从。而且这种"两驾马车"式的 管理方式越来越严重，使得整个办公室的管理相 当混乱，各项工作弄得一团糟。结果，领导将两 位主任全部替换，又派了一位主任，办公室工作 才理出头绪。
• 人员安排分别为：秘书科3位正科级干部， 文书室3人，其中1位副科级干部，机要室3 人，其中1位副科级干部，综合室4人，其 中1位副科级干部。反正再熬两年，他们就 要退休了。想来想去只有这样安排才最合 理。秘书处长无话可说。 • 问题是这样的安排是否真的合理呢？
秘书工作机构的设置
• 1、秘书工作机构的设置三原则 （1）精简原则。为了避免人浮于事。 （2）纵向层次少。为了上下沟通方便、及时， 避免中间阻隔和官僚主义。 （3）横向幅度大。因为秘书工作涉及面广， 头绪多，事务繁杂。
• （6）公关职能
• • • • • • • • •
2、秘书工作机构的工作原则与要求 （1）明确职责、权限、目标、任务 （2）制定秘书工作的各项制度和标准 （3）分清主次，有条不紊 （4）科学地安排工作程序 （5）准确细致，切实无误。 （6）迅速果断、讲求时效 （7）忠于职守、安于职分 （8）加强教育、管理，不断提高素质、能力
• （2）参谋职能 • 调查与提供领导决策所需的信息资料，支 持领导决策。 • 收集并反馈信息，为领导再决策提供依据。
• （3）枢纽职能 • 向下级传达领导部门各种书面指示、计划、 批示、通知和口令；转发上级领导和政府 机关及有关部门的政策、法规、指令性文 件；向下级部门转发相关地区、单位、部 门的有参考价值的文件；向领导部门呈报 下级的书面请示和报告、建议或批评意见。 • 负责与政府部门、新闻媒介等的沟通与联 络。
• 纵向层次多，横向幅度小，控制严，但上 下沟通不便。
• 纵向层次少，横向幅度大，灵活性、自由 度大，上下沟通方便。
2、秘书工作机构的名称与组织形式
• （1）名称：我国的秘书工作机构有广义和 狭义之分，广义的是指秘书长或办公厅主 任领导下的办公室，其名称由机关、单位 或首长名称加秘书机构名称组成，如国务 院办公厅、四川省人民政府办公厅、郫县 人民政府办公室等；