商务秘书工作基础内容
商务文秘知识介绍
商务文秘知识介绍商务文秘是指在商务活动中，负责处理文件、函件、资料等文书工作的人员。
在现代商务环境中，商务文秘扮演着重要的角色，负责协助管理层进行文件和信息的传递、整理和存档，以确保信息的顺畅流通和组织的高效运作。
本篇文章将为大家介绍商务文秘的相关知识，包括商务文秘的职责、技能要求、工作流程等方面的内容，希望能够帮助大家更好地了解和应用商务文秘知识。
一、商务文秘的职责1. 处理文件和资料：商务文秘负责处理来自内部和外部的文件和资料，包括接收、分发、整理、归档等工作。
他们需要保证文件的准确性、完整性和及时性，同时确保文件的机密性和安全性。
2. 安排会议和行程：商务文秘需要负责安排和组织会议，包括会议室预订、会议材料的准备、参会人员的通知等工作。
他们还需要为高级管理人员安排差旅行程，包括机票、酒店、交通等各项安排。
3. 协调内部和外部沟通：商务文秘需要协助管理层与内部员工、合作伙伴和客户之间的沟通和协调工作。
他们需要保持与相关方的良好沟通，及时反馈信息，解决问题和处理纠纷。
4. 组织文件和信息：商务文秘需要负责组织、存档和检索文件和信息。
他们需要制定有效的文件管理系统，确保文件的安全传输和存储，并能够迅速找到所需文件和信息。
5. 提供行政支持：商务文秘需要提供一系列行政支持，包括管理办公用品和设备，处理来访客户和电话，安排接待和礼宾服务等。
二、商务文秘的技能要求1. 准确性和细致性：商务文秘需要具备准确和细致的工作态度，确保文件和资料的准确性和完整性。
他们需要仔细处理细节，避免疏漏和错误。
2. 沟通和协调能力：商务文秘需要具备良好的沟通和协调能力，能够与各种人员进行有效的沟通和合作。
他们需要能够清晰地表达和传达信息，并能够处理冲突和解决问题。
3. 时间管理和组织能力：商务文秘需要具备良好的时间管理和组织能力，能够合理安排工作任务和优先级，高效地完成工作。
他们需要善于计划和安排，遵守工作进度，并能够应对紧急情况和时间压力。
办公文秘--商务秘书概述-商务秘书及商务秘书工作
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严格把控质量关，让生产更加有保障 。2020年11月 上午10时1分20.11.1810:01November 18, 2020
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重规矩，严要求，少危险。2020年11月18日 星期三10时1分 40秒10:01:4018 November 2020
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好的事情马上就会到来，一切都是最 好的安 排。上 午10时1分40秒 上午10时1分10:01:4020.11.18
环境适应与环境改变
（一）要尽快学会适应环境 1、善于观察，虚心求教 2、善于总结经验教训 3、切忌说三道四 （二）要综合素质
职业形象设计 综合素质要求
商务秘书的职业形象设计（一）
“礼仪是加在他的一切别中美德之上的一层藻饰， 使它们对他具有效用，为他去获得一切和他接近的 人的尊重和好感；没有良好的礼仪，其余一切就会 被人看成骄傲、自负、无用和愚蠢。”
案例讨论与分析
分 析 与 评 述
本章要点框架
商务秘书概述
秘书工作
秘书工作环境
秘 秘书 秘书 书 部门 工作
外部 环境
特点 职责 要求
内部 环境
秘书形象与素质
职业 形象
综合 素质
职业 道德
职业 能力
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踏实，奋斗，坚持，专业，努力成就 未来。20.11.1820.11.18Wednesday, November 18, 2020
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每天都是美好的一天，新的一天开启 。20.11.1820.11.1810:0110:01:4010:01:40Nov-20
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务实，奋斗，成就，成功。2020年11月18日 星期三10时1分 40秒 Wednesday, November 18, 2020
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商务文秘的工作内容秘书基础.doc
商务文秘的工作内容秘书基础1.负责安排部门内部会议，并且负责会议记录以及会后的文字整理工作;2.负责日常商务往来的文件翻译工作及其他商务工作，代表公司与购销双方联络。
3.维护与客户的良好关系以及建立持久联系，不断拓宽现有客户的产品渠道，丰富业务内容。
4.承办具体合同谈判以及合同签定后的后续跟踪事宜。
5.一人跟单到底，把合同执行到最后。
企业文秘的主要工作内容1、协助直接领导处理日常事务，完成领导交派的任务;2、做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作;3、策划组织公司各种活动，负责站管理和维护，做好公司的宣传工作;4、负责公司办公用品的领用和分发工作;5、做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作;6、接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作;7、协助领导做好公司各部门之间的协调工作。
8、在各种行政事务方面帮助和服务于公司员工，例如负责订机(车)票，联系各种培训事宜。
9、联系和管理公司交通班车服务，食堂餐饮服务馆管理，联系和协调各种集体活动例如集体外出旅游。
负责公司年、晚会的筹备等工作。
行政文秘的主要工作内容1、领导勤务。
承担校行政的服务工作，包括校内外公务活动的联络、布置、行程、用车、票务、食宿、费用等安排，受委托时管理校长、副校长印章、签名章，负责用印及校长、副校长签字的程序性常规审核;承担校行政领导接待、晤谈的预约、安排、记录等和文书档案的定期整理、分类、归档，提供校行政领导公务活动信息;2、内部事务。
承担校领导和办公室设备、家具、办公用品的采购、保管、分发、领用、登记、维护维修、处置和消耗性材料领用、固定资产管理等工作，以及名片印制、报刊杂志订阅、收发和公务信函、传真收发工作;3、负责公务活动场所(办公楼、会议室及奠基厅)的日常管理、调度、维护保养，做好会议服务工作，负责党委会、校长办公会议以外的校级会议的人员通知;4、负责办理校行政领导、协管的离退休人员、校办工作人员的医疗保险、失业保险、养老保险、住房公积金等社会保障项目和津贴、工会福利、等待遇的登记造册、报批、领取、分发等手续，负责上述人员中在编人员及临时工的考勤;5、负责完成行政协理交办的有关工作，参与大型活动会务工作。
商务秘书工作基础内容
新时期的秘书工作
四个转变 四项工作 四项技能 六个强调 工作特征 工作职能
四个转变
1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋 划策；
2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息； 3.从被动服务转变为主动服务； 4.从凭老经验办事转变为科学化管理。
这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求，即秘书 工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发 展。
3.处理信息
（1）处理信息的含义 信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、
消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内 容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 （2）处理信息的原则
及时性、保真性、适用性、预测性原则 （3）处理信息的内容
历史、上级、内部、公众、社会信息 （4）处理信息的过程
秘书的工作特征
根本性质：辅助性
辅助性是秘书部门天生的属性 辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求 辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位 所决定的
1.中介性 “纽带”和“桥梁”，也决定了秘书工 作辅助性工作。
2.直接性 在行政组织上，在岗位设置上，在工作 程序上。
3.全面性 体现在职能辅助的全面性上 体现在过程辅助的全面性上
1.辅助决策
（1）辅助决策：在决策过程中，在知识（包括理 论）、 能 力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体 全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
商务秘书工作内容
商务秘书工作内容商务秘书工作内容商务秘书负责起草合同，联络客户，收发函电，参与商务考察、商务洽谈、商业谈判、商业决策，以自己的专业知识和实际经验为上同理清头绪、分析利弊、提供意见、落实计划、办理具体业务，下面是店铺为大家整理的商务秘书工作内容，欢迎参考~商务秘书政务性工作1参谋辅助。
参谋辅助是商务秘书在为领导提供近身综合辅助和公务服务中为领导决策出谋献策，提供参考方案及有关依据，或在与领导主辅配合的工作实践中，发现领导行为的不足、疏漏、失误，及时提出拾遗补缺、纠正错误的建议和规劝。
2协调工作。
协调工作是商务秘书在其职权范围内或在领导的授权下调整和改善人与人之间、部门之间、工作之间的关系，促使各种矛盾缩小或消除，提高工作效率，并使各项活动能趋向同步化、和谐化、有序化，以实现共同目标。
3调查研究。
调查研究是商务秘书围绕单位的中心工作，根据领导工作的需要，针对职工关心的问题，通过深入细致的考查、了解和分析研究，了解情况，查明原因总结经验教训，探求解决问题的方法，为领导的决策提供科学的依据。
4信息工作。
信息工作是商务秘书围绕领导活动和组织管理需要开展的对各种相关信息的收集、整理、传递、存储、反馈和利用等一系列目的明确、真实可靠、及时全面的信息服务。
5督察工作。
督察工作是商务秘书对决策实施、中心工作和领导交办事项所进行的督促检查，是实现决策目标的重要措施与手段。
商务秘书的应聘1、准备相关的应聘材料(1)学历证明：毕业证书、学位证书(2)求职申请：即自荐书(3)推荐信：这要视招聘单位要求和应聘者本人意愿而定，一般涉外企业机构比较重视推荐信，或许还有印好固定格式的推荐信表，需要一至两份。
(4)履历材料：可以视表格，也可以是文章材料(5)求职申请表：有的招聘单位印制了此表，要求应聘者事先填写，以简捷明确地了解欲知情况。
(6)身份证、工作证、求职证等必要证件(7)相关证明：如技术等级证书、英语和计算机等级证书、其他职业准入书、驾驶执照等。
商务秘书资料
商务秘书商务秘书在现代商业环境中扮演着至关重要的角色。
他们不仅需要具备出色的组织和协调能力，还需要具备一定的领导才能和沟通技巧。
本文将介绍商务秘书的工作职责、必备技能以及如何成为一名成功的商务秘书。
商务秘书的工作职责商务秘书通常是高级管理人员的右手，在日常工作中承担着诸多重要的职责。
他们需要负责管理日程安排、协助组织会议、处理来访人员的安排等工作。
商务秘书还需要负责处理文档和文件，编制报告并跟进各种事务的进展。
另外，商务秘书还可能负责安排商务旅行和管理商务活动的细节。
商务秘书的必备技能成为一名优秀的商务秘书需要具备多项必备技能。
首先，良好的组织和计划能力至关重要，商务秘书需要能够高效地安排日程，并确保一切工作有条不紊地进行。
其次，沟通能力也是商务秘书必备的技能之一。
商务秘书需要与各种不同层次和背景的人员进行有效沟通，包括高级管理人员、客户和同事。
此外，商务秘书还需要具备卓越的处理压力和解决问题能力，以应对工作中可能出现的各种挑战和突发情况。
如何成为一名成功的商务秘书要成为一名成功的商务秘书，除了具备上述必备技能外，还需要不断学习和提升自己。
商务秘书可以参加相关的专业培训课程，学习项目管理、沟通技巧、领导能力等方面的知识。
此外，商务秘书还可以通过参与行业活动和与其他商务秘书交流经验，拓展自己的人脉圈和知识面。
最重要的是，商务秘书需要保持谦虚和勤奋的态度，虚心接受他人的建议和批评，不断提升自己的专业水平。
在竞争激烈的商务环境中，一名优秀的商务秘书可以为企业带来巨大的帮助和价值。
通过不懈努力和持续学习，每个人都有可能成为一名成功的商务秘书，为自己的职业生涯开创美好的前景。
秘书工作者基础知识
秘书工作者基础知识秘书工作者是组织中至关重要的一环，他们扮演着协调、沟通和组织的角色。
秘书工作者需要具备一定的基础知识，以便能够胜任自己的工作。
以下是秘书工作者基础知识的一些重要内容。
一、办公室管理知识1. 了解办公室的组织结构和职能分工，熟悉各个部门的职责和工作内容。
2. 掌握办公室日常运作的各项规章制度，如会议管理、文件管理、用品采购等。
3. 熟悉办公设备的操作和维护，如打印机、复印机、传真机等。
4. 具备良好的文件管理能力，包括文件分类、存档、整理和查找。
5. 掌握办公软件的基本操作，如Word、Excel、PowerPoint 等，能够熟练运用这些软件进行办公文档的创建和编辑。
6. 具备日常办公协调能力，能够合理安排和协调日常工作，有效处理各种突发事件和问题。
二、商务礼仪知识1. 了解商务礼仪的基本规范，包括着装、言谈举止、用餐礼仪等。
2. 掌握商务场合的礼仪用语和礼仪交流技巧，能够自如地与人交流，展现良好的职业形象。
3. 熟悉商务招待的流程和注意事项，能够熟练安排和组织商务接待活动。
4. 掌握国际商务礼仪的基本规范，了解不同国家和地区的文化习俗，能够在跨国交流中展示尊重和包容的态度。
三、沟通与协调技巧1. 具备良好的口头和书面沟通能力，能够准确表达自己的意思，理解他人的需求。
2. 掌握有效的听取和倾听技巧，能够仔细倾听他人的意见和建议。
3. 掌握有效的会议组织和主持技巧，能够高效地组织和管理会议，并准确汇报会议内容。
4. 具备良好的人际交往能力，能够与不同背景、不同层级的人进行有效沟通和合作。
5. 具备解决问题的能力，能够分析和解决日常工作中遇到的问题，并及时向上级汇报。
四、专业知识和业务能力1. 熟悉本职工作的相关法律法规和政策文件，能够正确理解和运用相关法律法规开展工作。
2. 了解行业的发展动态和市场状况，能够提供相关信息和建议，支持组织的决策。
3. 具备一定的专业知识和技能，能够胜任日常工作中要求的各项任务。
秘书基础必学知识点
秘书基础必学知识点
1. 商务礼仪：秘书作为公司的代表，需要具备良好的商务礼仪，包括穿着得体、言谈举止得体、会议礼仪等。
2. 日常办公技能：秘书需要掌握常见的办公软件，如Microsoft Office套件（Word、Excel、PowerPoint）、邮件管理技巧、文件管理技巧等。
3. 书信函电：秘书需要掌握商务书信和电子邮件的写作技巧，包括信函格式、邮件内容的简洁明了、语言表达的准确性等。
4. 电话礼仪：秘书需要具备良好的电话接待礼仪，包括礼貌用语、语速和音量的控制、信息记录等。
5. 会议组织与记录：秘书需要具备会议组织和记录的能力，包括会议筹备、会议室布置、会议档案管理等。
6. 文件管理：秘书需要具备文件管理的能力，包括文件分类、归档、检索等，以保持文件的有序性和易查性。
7. 行政安排能力：秘书需要具备良好的时间安排和行政管理能力，包括日程安排、会议安排、差旅安排等。
8. 跟进协调能力：秘书需要具备跟进和协调的能力，能够及时处理公司内外部的事务、安排会议、协调人员等。
9. 保密意识：秘书需要具备较高的保密意识，能够妥善保管公司机密信息，确保公司信息的安全性。
10. 沟通协调能力：秘书需要具备良好的沟通和协调能力，能够与各部门和人员有效地沟通、协调合作，以促进工作的顺利进行。
以上是秘书基础必学的知识点，掌握这些知识将有助于秘书在工作中更加出色地完成各项任务。
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六个强调
• 强调调查研究工作 • 强调信息工作 • 强调信访工作 • 强调协调工作 • 强调督察工作 • 强调党务、政务服务工作
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秘书的工作特征
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根本性质：辅助性
辅助性是秘书部门天生的属性 辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求 辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位 所决定的
• 英文Secretary，保守国家和私人秘密的人。
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秘书的类别
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从属和服务对象：公务秘书、私人秘书
组织内部的分工：行政秘书、机要秘书、生活
秘书、会议秘书、文字秘书、信访秘书、公关
秘书等
从事工作的行业：法律秘书、医药秘书、教育
秘书、体育秘书、军事秘书等
秘书职位的高低：初级、中级、高级秘书。
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1.中介性 “纽带”和“桥梁”，也决定了秘书工 作辅助性工作。
2.直接性 在行政组织上，在岗位设置上，在工作 程序上。
3.全面性 体现在职能辅助的全面性上 体现在过程辅助的全面性上
Hale Waihona Puke 编辑ppt234.服务性
“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮。” “没大没小，没完没了。" 5.被动性 秘书人员一定要不越权、不越职。秘书应在辅助性被动 性的工作中发挥创造性和主动性。 6.潜隐性 活动名义的假借性 活动过程的幕后性 劳动成果的潜在性
• 前苏联：一项普通的职业，其职能主要为机 关提供称作秘书的辅助性、事务性和信息性 的服务。
• 《秘书国家职业标准》（2006年版）：从事 办公室程序性工作、协助上司处理政务及日 常事务并为决策和实施提供服务的人员。
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4
秘书是指以全面处理信息和事物的方式直接辅助 领导者（或雇主）实施管理的人员。
（3）辅助决策的原则 超前原则 定位原则 信息原则 谏诤原则
（4）辅助决策的过程 协助领导确定目标 协助领导设计方案 协助领导评优选优 协助领导实施反馈
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2.协调关系
（1）协调：秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类
组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动
趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
• 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
• 信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
• 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
• 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
• 写作事务（各种文体的写作）
• 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
• 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
• 其他任务
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新时期的秘书工作
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四个转变 四项工作 四项技能 六个强调 工作特征 工作职能
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四个转变
1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋 划策；
2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息； 3.从被动服务转变为主动服务； 4.从凭老经验办事转变为科学化管理。
• 中级秘书——能够写一般信函，起草报告和准备会议 等，多为大专或本科毕业。中级秘书包括部门经理秘 书、经理助理等处于中层管理者身边的秘书，处理各 种事件的能力要求较高，薪酬也相对较高 。
• 高级秘书——能起草重要的合同文本，懂法律、税务 知识，有应急处理能力。高级秘书是随着市场环境下， 企业横向联系的加强以及现代化办公手段对企业的渗 透而出现的。现代高级秘书特别强调的素质有公关才 能、外语水平和办公行政管理的能力等。高级秘书包 括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书以 及总经理的高级行政助理等，目前属于人才市场上的 稀有资源。
7.机密性
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秘书的职能
1、辅助决策 2、协调关系 3、处理信息 4、办理事务
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1.辅助决策
（1）辅助决策：在决策过程中，在知识（包括理 论）、 能 力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体 全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
（2）辅助决策的特征 内容的综合性 时间的经常性 环节的全过程性
商务秘书工作内容
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1
目录
1、秘书的概念 2、秘书概念的发展变化 3、秘书的类别 4、秘书的各种称谓 5、秘书的常见工作内容 6、新时期的秘书工作
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2
什么是秘书？
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3
• 国际职业秘书组织：秘书是“具有熟练的办 公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、 积极进取、干练果断、能在授权范围作正确 决定的经理助手。”
（2）协调关系的特征
从属性 广泛性 间接性
（3）协调关系的原则 政策指导 客观公正 平等协商 注重整体 灵活适度
（4）协调关系的过程
三个角度来理解: 秘书服务的根本对象是领导者（或雇主） 秘书活动的基本方式是处理信息和事务 秘书活动的根本性质是辅助性
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• 初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务为 主。一般来说，初级秘书应包括公司前台接待、电话 接线生、部门事务助理等。他们的职责比较单一，技 术含量较低，薪金相对较低。
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秘书的各种称谓
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打字员、文秘、文书、文员、办公室主任等。 XX主管（行政主管、培训主管） XX助理（人事助理、执行助理）
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秘书的常见工作内容
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• 日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、
印章管理）
• 接待事务（来访接待、安排服务等）
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6
秘书概念的发展变化
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7
• “秘书”最早出现汉代，最初指物——带有神秘 色彩的图书。
• 东汉后期“秘书”不仅指物，也指机构和人员。 • 古代秘书工作者——史官、御史大夫、尚书、长
史、主簿、幕客、师爷等。
• 清末 一：“秘书”摆脱了"图书"的含义，特指从事秘 书工作的人或职位。
二：对秘书人员旧式称谓退出了历史舞台，政府 部门中从事秘书工作的人员或相关职位均称为 “秘书”。
这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求，即秘书
工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发
展。
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四项工作
办文：写文、收文、发文 办会：会前、会中、会后 办事：常规、临时 办商：策划、执行
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四项技能
• 辅助决策技能 • 处理事务技能 • 协调关系技能 • 检查督办技能