行政公文管理制度

广州##有限公司行政公文管理制度

1.目的

为规范广州##有限公司（以下简称“公司”）行政公文管理，使公司的行政公文处理工作制度化、规范化、科学化，进一步提高行政公文处理的效率和质量，结合公司实际情况，特制订本制度。

2.范围

本制度适用于公司行政公文管理，各成员企业参照本制度制定相应的管理制度。

3. 定义

3.1本制度所指的公文管理，系指公文类别、行文格式规范、拟定、审批、收(发)文至归档全部过程之办理与控制。

3.2本制度公文是指公司发布须执行的规划、制度、条例与办法等政策性文件；请示和答复文件；会议纪要；指导、布置和商洽工作的文件；是报告情况、交流经验的重要工具，是具有法定效力和规范格式的公务文书。

4. 职责

4.1综合部是行政公文管理归口部门，负责对本制度的拟定、实施、修订和完善。

4.2综合部设综合部人员负责公司行政公文的处理、传阅、归档等公文管理，并指导各职能部门及成员企业的公文处理工作。

4.3职能部门按本制度的规范做好相应的文件起草、审核等工作。

4.4成员企业设专人负责本单位的公文处理、督办及归档等行政公文管理。

5. 管理制度内容

5.1公文的种类

5.1.1决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。

5.1.2决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更

或者撤销下级单位不适当的决定事项。

5.1.3公告：适用于人事任免的公示，规章制度发布前的意见征集以及公司日常经营管理过程中的报道、告知事项。

5.1.4通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

5.1.5意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

5.1.6通知：适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

5.1.7通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

5.1.8报告：适用于向上级单位或政府相关部门汇报工作、反映情况、回复其询问。

5.1.9请示：适用于向上级单位或政府相关部门请求指示、批准事项。

5.1.10批复：适用于答复下级单位请示事项。

5.1.11议案：适用于就有关重大问题的处理意见和建议，提请公司股东大会、董事会及监事会审议。

5.1.12函：适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

5.1.13会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

5.2公文类型

5.2.1公文类型：可分为红头文件和黑头文件。

5.2.2发文权限：

5.2.2.1红头文件：属于全局性的、重要的、方针政策性的文件，是公司最严肃、具有权威性的正式文件，具有强制性，须以公司名义行文。如：决定、决议、通知、通报等。本制度所指的红头文件主要用于向上级单位的请示、报告，向下属单位做出指示、重要的通知、通告、通报及颁发各类经营管理制度。

5.2.2.2黑头文件：属于在既定方针、政策范围内，各单位主管职权范围内的日常业务性文件，一般为黑头文件直接行文。

5.3行文关系

5.3.1上行文：指下级单位向所属上级单位的发文，如：请示、报告。行文方式有逐级行文、多级行文、越级行文三种。

5.3.2平行文：指平行单位或不相隶属的单位之间的发文，如：命令、决定、指示、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要。

5.3.3下行文：是上级单位向所属的下级单位的行文，如：函。行文方式有逐级行文、多级行文、直达基层行文三种。

5.4公文密级分类

按秘密等级划分，公文可分为绝密公文（绝密件）、机密公文（机密件）、秘密公文（秘密件）、内部公文（内部件）、公开公文（公开件）。具体按公司保密管理制度分类及管理。

5.5 公文用纸标准

公文用纸幅面尺寸公文用纸张采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297m m。

5.6公文格式

5.6.1 红头文件

5.6.1.1版面要求: 图文区尺寸为156mm×225mm(不含页码)。公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。行间距28磅，一般每面排22行，每行排28个字。

5.6.1.2格式：一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

5.6.1.1.1份号：公文印制份数的顺序号，涉密公文应当标注份号。用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

5.6.1.1.2密级和保密期限:公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。

5.6.1.1.3紧急程度:公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”。用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。

5.6.1.1.4发文单位标志: 由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成。发文单位标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm。

5.6.1.1.5发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。用3号仿宋体字，在发文单位标志下空二行位置，居中排布。例：番禺基金〔2016〕01号。

注：上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

5.6.1.1.6签发人：上行文应当标注签发人姓名。“签发人”三字用3号仿宋

体字，签发人姓名用3号楷体字，居右空一字，编排在发文单位标志下空二行位置。

5.6.1.1.7版头中的分隔线：发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

5.6.1.1.8标题：由发文单位名称、事由和文种组成。用2号华文中宋字体，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布。

5.6.1.1.9主送单位：公文的主要受理单位，使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。用3号仿宋字标识，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。

5.6.1.1.10正文：公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。用3号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注。

5.6.1.1.11附件：公文附件的顺序号和名称。在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。

5.6.1.1.12成文日期：署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。用3号仿宋体字即阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

5.6.1.1.13印章：公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。印章中心线压在成文时间上，印章与正文应同处一页，如印章与正文未处于同一页，需标识“此页无正文”字体，不得在空白页上盖印章。

5.6.1.1.14附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。用3号仿宋体，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

5.6.1.1.15版记中的分隔线：版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

5.6.1.1.16主题词：从发文标题中选词标注，标注顺序为类别词、类属词、文种，最多不超过5个。“主题词”三字用黑体，后标全角冒号；词目用仿宋体字，词目之间空1字。位于首条分隔线之下。

5.6.1.1.17主送单位：行文的主要对象，使用单位全称、规范化简称或者同