(档案管理)档案馆档案整理规范及要求
档案的收集和整理规范
1
教学内容 : 第一讲 档案的收集与整理 第二讲 档案的鉴定与保管 第三讲 档案的检索
2
档案管理的程序
角度一：从档案工作的角度 基础工作——收集、整理、鉴定、保管、
检索、统计 利用工作——编研、提供利用
3
档案管理的程、保管 信息管理——检索、统计、编研、提供利
立的机关，或某种特殊需要，都可单独构成全 宗。
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全宗划分举例：
省级机关的档案全宗的划分（档案数量较多、立档单 位重要程度高）：
中共省委、省委办公厅、各部委的档案，分别构成全 宗
中共省纪委的档案构成全宗 省直属机关党委的档案 省级政协、工会、共青团、妇联、各民主党派、工商
联的档案，分别构成全宗 省人大常委会、省人民政府、省政府办公厅的档案，
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3、档案室收集工作
归档制度——重点
归档：指各机关文书部门或业务部门，将 工作活动中形成并办理完毕的文件整理立 卷，定期移交级本机关档案室集中保存的 过程。
12
3、档案室收集工作
归档制度的内容：
（1）归档范围 :参见《机关文件材料归档范围和文书档案
保管期限规定》
（2）归档时间 : 第二年上半年 （3）归档案卷质量要求 （4）归档手续：归档文件移交目录
大流水编号法：按进馆顺序自然数由小到 大顺序编号。一般档案馆常用。
体系分类编号法：按某种逻辑框架，将档 案馆所接收的全宗构造成逻辑类别体系。 如：J，指旧政权全宗。
分类流水编号法：上述两种方法的结合。 大型档案馆使用。如：旧25，指旧政权档 案第25号全宗。
35
2、档案整理的程序
全宗内档案分类，主要对文书档案室而言。 核心：运用分类方法，编制分类方案。
档案室资料管理规定范文
档案室资料管理规定范文一、引言随着信息时代的发展，各类组织机构的档案资料数量不断增加，档案管理也变得愈发重要。
为有效管理档案资料，确保档案的安全与完整，制定一套科学的档案室资料管理规定势在必行。
本文旨在制定一套合理、系统的档案室资料管理规定，以规范档案室资料的保存、利用和销毁，提高档案管理的效率和质量。
二、档案室资料管理规定一、档案室资料的归档1. 所有档案室资料必须按照一定的分类标准和文件编号进行归档。
归档前，应对文件进行鉴别，核对文件编号和名称是否与目录一致。
2. 档案室资料的归档应按照时间顺序，并注明归档日期，以便于查找和追溯。
3. 档案室资料的归档位置应牢记于心，严禁私自更改归档位置，如需调整归档位置，必须提前向主管部门报备并获得批准。
二、档案室资料的借阅与利用1. 档案室资料的借阅需填写借阅申请单，并备注借阅目的和日期。
借阅期限原则上不超过30天，如需延长，必须提前向档案室管理员申请并获得批准。
2. 档案室资料在借阅期间，必须妥善保管，严禁涂写、划线、撕裂文件，如有损坏或遗失，借阅方应承担相应的法律责任。
3. 档案室资料的利用必须符合相关的法律法规和组织内部规定，禁止将档案资料用于非法目的或对组织造成损失。
三、档案室资料的备份与传输1. 档案室资料应定期进行数据备份，确保档案的安全和可恢复性。
备份的数据应存储于安全可靠的介质上，并存放于专用备份库中。
2. 档案室资料的传输需使用加密通道或传输介质，确保数据传输过程中的安全性和完整性。
3. 档案室资料的传输应记录传输时间、地点和接收方等关键信息，以便于追溯和核实。
四、档案室资料的销毁与销毁备案1. 档案室资料的销毁需制定详细的销毁计划，并报备主管部门进行审核。
销毁计划应包括文件名称、数量、销毁方式和时间等信息。
2. 档案室资料的销毁应由专人负责，严禁私自销毁档案资料。
销毁过程应严格按照相关规定进行，确保档案的安全和完整。
3. 档案室资料的销毁需备案，记录销毁的文件名称、数量和销毁日期等信息。
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求
邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）一、档案整理几个概念(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。
（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。
二是以“件”为单位整理。
1、以“案卷”为单位整理。
1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。
立卷是一个分类、组合、编目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。
3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。
医院档案管理制度及要求(精选14篇)
医院档案管理制度及要求（精选14篇）医院档案管理制度及要求为了规范医院的档案管理，提高档案质量，保证档案完整安全，拓展档案的开发利用。
结合本院实际情况，特规定如下。
1、档案工作人员设置1.1档案室归院办管理，设专职档案员（2～3）名，负责指导各科档案员工作，以及医院全部档案的整理归档、保管及向档案局移交等工作。
1.2各职能科室设立兼职档案员1名，负责本科室档案的收集、整理和归档工作。
2、档案归档2.1凡反映医院各项工作活动，具有查找利用价值的文件资料，均应按要求归档。
2.2立卷归档时，要遵循档案形成的规律和特点，区别不同的保管期限，做到分类清楚，组卷合理。
卷内文件的排列要有秩序，使案卷能够正确地反映医院活动的全貌，便于保管和利用。
2.3归档案卷题名、卷内文件目录及立卷人、立卷时间均应填写清楚，案卷标题要简明确切，保管期限准确，装订要齐整、牢固。
2.4科技、科研档案要填写案卷全引目录和备考表。
2.5各科室档案员于每年4月底前根据《房山区第一医院保管期限表》的内容，将本科室上一年度的档案进行整理立卷并移交档案室，实物档案要随时归档，特殊情况按要求时间归档。
2.6根据医院院志续编工作的要求，各科室档案员于每年的4月底前将本科室上年度的科志上报到综合档案室。
3、档案保管3.1档案库房内的档案材料，要按门类和载体进行科学的分类、排列、编号，柜架要排列有序。
3.2调阅搬运档案资料要轻拿轻放，严防揉搓、挤塞或撕裂档案资料，尽量减少档案的机械磨损。
3.3建立和完善全宗卷，并做好档案的收进、移出、利用等日常登记统计工作。
3.4定期检查档案保管情况，对破损或字迹褪色的档案要及时修补、复制或作其它技术处理。
经常检查库房内的温湿度，及时采取各种措施把温湿度控制在标准范围内。
3.5档案库房要保持清洁，库房内严禁吸烟，不得存放与档案管理工作无关的物品。
3.6按照标准配有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防高温等设施。
档案室规章制度范文
档案室规章制度范文第一章总则第一条为了规范档案室的管理，维护档案室的秩序，提高档案工作效率，保障档案材料的安全和完整，制定本规章制度。
第二条档案室是单位的重要部门，负责管理、保管和利用档案。
所有档案室工作人员必须遵守本规章制度，认真履行职责。
第三条档案室的管理原则是依法管理，科学管理，规范管理。
第四条档案室必须依法保护档案信息的安全，严守档案的秘密，并对档案信息的泄露承担相应责任。
第五条档案室应当建立健全档案管理制度，编制档案管理手册，明确工作流程和责任分工。
第六条对于档案室工作人员，应当加强职业道德教育，提高工作素质和档案管理水平。
第二章档案室的职责第七条档案室的主要职责包括：（一）负责全面管理档案，包括档案的收集、整理、保管和利用；（二）制定档案管理规程，并按照规程开展档案管理工作；（三）负责档案的电子化处理，建立电子档案管理系统；（四）组织开展档案的传统档案和电子档案的检索工作；（五）负责档案的归档销毁工作，并按照有关规定，定期对档案进行审查；（六）对外提供档案信息服务，接受档案咨询；（七）承担上级主管部门交办的其他档案管理工作。
第八条档案室的工作人员应当认真履行职责，保持档案的秩序和档案信息的安全，维护单位的利益。
第三章档案室的管理第九条档案室的管理应当建立健全，必须符合档案管理相关的法律法规和规章制度。
第十条档案室应当根据档案的种类和数量，合理规划档案室的空间布局，设立相应的档案柜、档案盒等档案保管设备。
第十一条档案室应当定期对档案材料进行检查，发现问题及时处理，确保档案材料的安全和完整。
第十二条档案室应当建立档案管理档案，每一个档案材料必须有档案管理号，进行严格的档案管理。
第十三条对于重要的档案材料，档案室应当建立定期备份的机制，确保档案信息的安全和可靠。
第十四条档案室应当建立档案管理系统，统一管理档案材料的检索、利用和归档销毁等工作。
第四章档案室的工作流程第十五条档案室的工作流程包括：（一）档案的收集：定期接收来自各部门的档案材料，按照规定进行分类整理；（二）档案的整理：对收集的档案材料进行整理，并编制目录；（三）档案的保管：将整理好的档案材料按照规定存放在档案柜、档案盒中；（四）档案的利用：组织开展档案的检索、借阅等工作，为单位其他部门提供档案信息服务；（五）档案的归档销毁：按照规定，对无用的档案进行归档销毁处理。
档案室资料管理规定模版
档案室资料管理规定模版一、引言本规定旨在规范档案室资料的管理，确保档案室资料的安全、完整和便捷的管理和使用。
所有工作人员都应遵守本规定，并加以执行。
二、基本原则1. 法律合规：档案室资料的管理必须符合国家相关法律法规的要求，并遵循工作程序和规范。
2. 安全保密：档案室资料的管理应以安全和保密为首要原则，杜绝任何非法获取和泄露行为。
3. 整理分类：档案室资料应按照一定的分类和整理原则进行管理，确保资料的有序性和易查性。
4. 出借审批：档案室资料的外借必须经过相关审批程序，并在借出后做好记录和跟踪。
5. 定期检查：档案室资料应定期进行检查和清点，确保档案的完整性和准确性。
三、档案室资料的管理流程1. 档案录入1.1 所有进入档案室的资料都必须按照规定的程序进行录入，包括资料的名称、来源、时间等信息。
1.2 录入的资料应按照一定的分类进行归档，便于后续管理和检索。
2. 档案存储2.1 档案室应设置专门的存储区域，确保档案的安全和完整性。
2.2 档案应按照一定的分类系统进行存储，同时应采取措施防止灰尘、湿气等对档案的损害。
3. 档案查询与使用3.1 工作人员在需要查询或使用档案时，应填写档案查询申请表，并经过相关审批程序。
3.2 查询时，应按照档案编制的索引和分类系统进行查询。
如遇到困难，可向上级部门或专业人员寻求帮助。
4. 档案外借管理4.1 任何人员想要借阅档案，必须填写档案外借申请表，并经过相关审批程序。
4.2 借出的档案必须做好记录，包括借出人员信息、借档日期、归还日期等，并在归还后进行核对。
5. 档案销毁5.1 档案室的资料应根据规定的保管期限进行销毁，销毁前应经过相关审批程序。
5.2 销毁时，应将资料进行彻底的碎纸、破碎处理，确保不可恢复。
四、责任和义务1. 档案室负责人：负责档案室的日常管理工作，包括资料的录入、整理、存储等环节。
2. 工作人员：应按照规定的工作流程和程序执行相关工作，确保资料的安全和完整性。
档案资料整理规范、分类有序
档案资料整理规范、分类有序一、档案整理几个概念(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。
（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。
二是以“件”为单位整理。
1、以“案卷”为单位整理。
1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。
立卷是一个分类、组合、编目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。
3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。
其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。
档案室管理规章制度
档案室管理规章制度第一章总则第一条为规范档案室管理工作，加强对档案的保管和利用，保障档案安全、完整和可追溯，特制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于各级各类档案室的管理工作。
第三条档案室管理应当遵循便民、高效、规范、安全的原则，做到保护档案、服务人民、促进发展。
第四条档案室管理工作应当依法开展，负责人应具有相关专业知识和管理能力，确保档案管理工作的高效运转。
第五条档案室管理工作应当严格遵循档案法律法规和规范，确保档案的真实性、完整性和可追溯性，严禁篡改、丢失档案。
第二章档案室设立和档案管理系统建设第六条档案室应当具备相应的条件和设备，包括安全防火设施、环境保护设备、档案存储设施等，保证档案的安全保管。
第七条档案室应当建立完善的档案管理系统，包括档案检索、借阅、借阅登记、归档等环节，确保档案管理工作的高效运转。
第八条档案室应当按照国家有关规定建立档案管理规程和档案管理制度，明确档案的管理责任、权限和流程。
第九条档案室应当建立档案保密制度，做好涉密档案的保护工作，确保档案的机密性和安全性。
第十条档案室应当建立档案数字化管理系统，提高档案管理的效率和安全性，便于档案的检索和利用。
第三章档案管理工作流程第十一条档案室管理工作应当按照档案管理规程和制度进行，包括档案的建立、整理、分类、归档、保管、借阅等环节。
第十二条档案室应当建立健全的档案流转制度，确保档案的流转过程可控和安全，做到档案全程可追溯。
第十三条档案室应当建立档案管理档案室管理规章制度委员会，负责档案管理工作的协调和监督，落实档案管理相关制度。
第十四条档案室应当加强对新技术的应用和推广，提高档案管理工作的效率和安全性，适应信息化时代的发展。
第四章档案安全管理第十五条档案室应当建立档案保管制度，确保档案的安全存放，杜绝盗窃和灭失事件的发生。
第十六条档案室应当建立档案借阅制度，确保借阅档案的合规性和安全性，做到档案利用有序。
第十七条档案室应当加强对档案的环境保护和防火工作，确保档案的安全和完整性，防范灾害和事故的发生。
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永久
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序号
二 1
2
3 4 5 6 三 1 2 3 4 5 6 7 8
9
10
保存单位和保管期限
归档文件
建 设 施 工 设 计 监 理 城建档案
单位 单位 单位 单位 馆
建设用地、征地、拆迁文件
选址申请及选址规划意见通知书
永久
∨
用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地
2、
专项验收制度：《重大建设项目档案验收办法》
3、
登记制度：《国家重郑州市重点建设项目档案专项验收通知制度的通知》
二、参建各方档案工作职责
1、工程代建（使用）单位应将监理、勘察、设计、施工等各参建单位的工程文件材料的收集、整理和
归档纳入合同管理，对工程档案的范围、套数、质量、费用、移交时间等提出要求，明确各单位应承担的整
理、归档责任。
2、工程代建（使用）单位要对项目档案工作采取有效措施，制定可行的规章制度，实行领导负责制，
确定负责领导、部门及档案工作人员，制定可行的规章制度，对工程档案实行统一管理，对参建各单位档案
工作实行有效的监督、指导、检查，确保工程档案工作与工程建设同步进行。
3、工程监理单位负责监督、检查工程建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核签认竣工
∨
设计变更记录
永久 长期 长期
∨
工程洽商记录
永久 长期 长期
∨
施工材料预制构件质量证明文件及复试验报告
砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、
长期
∨
防腐材料、轻集料试验汇总表
砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、
长期
∨
防腐材料、轻集料出厂证明文件
砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、
长期 长期
∨
长期 长期
∨
短期 短期
短期 短期
永久 长期
∨
永久 长期
∨
永久 长期
∨
长期 长期
∨
序号
4 ① ② ③ 5
①
②
③
④ ⑤ ⑥ ⑦ 6 ① ② ③ ④ ⑤
保存单位和保管期限
归档文件
建 设 施 工 设 计 监 理 城建档案
单位 单位 单位 单位 馆
工程图纸变更记录
设计会议会审记录
永久 长期 长期
建设工程文件归档范围和保管期限表
序号
归档文件
工程准备阶段文件
一
立项文件
1
项目建议书
2
项目建议书审批意见及前期工作通知书
3
可行性研究报告及附件
4
可行性研究报告审批意见
5
关于立项有关的会议纪要、领导讲话
6
专家建议文件
7
调查资料及项目评估研究材料
保存单位和保管期限 建 设 施 工 设 计 监 理 城建档案 单位 单位 单位 单位 馆
4、施工、监理文件：建设项目竣工验收后三个月内由施工、监理单位一次性向代建单位移交归档。 5、设备文件：应在设备安装、调试成功，交付使用时归档。设备开条箱文件即时归档。设备文件由代建单 位负责收集、整理。
五、归档份数 1、基建档案一般不少于 3 套，一套（原件）由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆，一套（原 件）由施工单位或监理单位或设计单位等相关单位保管。 2、其他档案一般归档 1 套，较重要的和利用频繁的文件材料可根据实际情况增加归档份数。
建设项目列入年度计划的申报文件
永久
∨
建设项目列入年度计划的批文或年度计划项目表 永久
∨
规划审批申报表及报送的文件和图纸
永久
建设工程规划许可证及其附件
永久
∨
建设工程开工审查表
永久
建设工程施工许可证
永久
∨
投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明 长期
∨
工程质量监督手续
长期
∨
财务文件
工程投资估算材料
短期
3
长期 长期
∨
人名单
监理文件
1
监理规划
①
监理规划
长期
短期 ∨
②
监理实施细则
长期
短期 ∨
③
监理部总控制计划等
长期
短期
2
监理月报中的有关质量问题
长期
长期 ∨
3
监理会议纪要中的有关质量问题
长期
长期 ∨
4
进度控制
①
工程开工／复工审批表
长期
长期 ∨
②
工程开工／复工暂停令
长期
长期 ∨
5
质量控制
①
不合格项目通知
长期
永久 长期 永久 长期
长期 ∨ 长期 长期 ∨ 长期 ∨
长期 长期 长期
短期 短期 长期 ∨
序号
归档文件
④
质量评价意见报告
施工文件
一
建筑安装工程
(一)
土建（建筑与结构）工程
1
施工技术准备文件
①
施工组织设计
②
技术交底
③
图纸会审记录
④
施工预算的编制和审查
⑤
施工日志
2
施工现场准备
①
控制网设置资料
②
工程定位测量资料
文件；并将自身履行监理职责工作中形成的文件材料经收集、整理向代建（使用）单位移交。
4、勘察、设计单位应按要求将工程建设中自身形成的档案材料经整理后及时向代建单位移交。
5、施工单位形成的档案材料种类多，数量大，应配备专人，对施工各阶段档案材料进行收集，整理，
按合同要求将工程档案数量齐备、整理规范，及时向代建（使用）单位移交。
工程设计概算材料
短期
序号
归档文件
保存单位和保管期限 建 设 施 工 设 计 监 理 城建档案
单位 单位 单位 单位 馆
3
施工图预算材料
短期
4
施工预算
短期
七
建设、施工、监理机构及负责人
1
工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单 长期
∨
2
工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单 长期
长期 ∨
工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责
保存单位和保管期限
归档文件
建 设 施 工 设 计 监 理 城建档案
单位 单位 单位 单位 馆
设计计算书
长期
长期
政府有关部门对施工图设计文件的审批意见
永久
长期
∨
招投标文件
勘察设计招投标文件
长期
勘察设计承包合同
长期
长期
∨
施工招投标文件
长期
施工承包合同
长期 长期
∨
工程监理招标文件
长期
监理委托合同
长期
∨
开工审批文件
永久
长期
∨
初步设计图纸和说明
长期
长期
技术设计图纸和说明
长期
长期
审定设计方案通知书及审查意见
长期
长期
∨
有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园
林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁 永久
∨
防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议
施工图及其说明
长期
长期
序号
11 12 四 1 2 3 4 5 6 五 1 2 3 4 5 6 7 8 六 1 2
9
合同与其他事项管理
①
工程延期报告及审批
②
费用索赔报告及审批
③
合同争议、违约报告及处理意见
④
合同变更材料
10
监理工作总结
①
专题总结
②
月报总结
③
工程竣工总结
保存单位和保管期限
建 设 施 工 设 计 监 理 城建档案
单位 单位 单位 单位 馆
短期
短期
长期
长期
∨
长期 长期 长期
长期 长期 长期
长期 长期 长期
长期 ∨
②
质量事故报告及处理意见
长期
长期
6
造价控制
序号
归档文件
①
预付款报审与支付
②
月付款报审与支付
③
设计变更、洽商费用报审与签认
④
工程竣工决算审核意见书
7
分包资质
①
分包单位资质材料
②
供货单位资质材料
③
试验等单位资质材料
8
监理通知
①
有关进度控制的监理通知
②
有关质量控制的监理通知
③
有关造价控制的监理通知
七、归档手续 档案交接时，应编制移交目录，一式两份，交接双方清点、签字、盖章后方可交接。
第二部分建设工程文件归档范围和保管期限表
一、 工程准备阶段 二、监理文件 三、施工文件 1、建筑安装工程 （1）土建部分 （2）电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程 （3）室外工程 2、市政基础设施工程 四、竣工图 五、竣工验收文件
6、参建各单位在档案向代建（使用）单位移交前，要配备档案库房、装具以及采取防火、防盗、防有 害生物和温湿度等控制措施，保证档案实体和档案信息的安全。
三、归档的要求 归档：指文件的形成单位完成工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向有关单位移交。如：代 建单位向市档案馆移交整个项目档案，参建各方向代建单位移交监理、勘察、设施、施工档案。 1、归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统。 齐全：齐全是对整体而言。对工程档案整体而言，齐全是把整个工程项目档案全部收集起来；对工程参 建各方来说，齐全即是把各单位在工程建设中形成的全部文件材料收集起来，即把各单位归档范围内的文件 材料全部收集起来。 完整：完整是对个体而言，把一份文件的正件与附件，印件与底稿等，不缺件，不少页地收集起来。 准确：指文件材料是实际情况的真实反映，图物相符，文电一致。 系统：是指建设项目从前期（立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等）、施工、竣工验收等各时期、 各阶段的文件材料按一定程序和内在联系组合为一体。 2、归档的文件应为原件。确无原件的要归具有凭证作用的文件材料。 3、图纸折叠成 A4 幅面，图标栏露在外面。 4、所有竣工图均应加盖竣工图章，图章使用红印泥，盖在图标栏上的空白处。 5、归档载体和书写材料要符合耐久性要求。不能用热敏纸等作归档文件的载体，电子文件要以光盘、 移动硬盘为载体；书写材料不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等，即不使用易褪色的书写材 料，否则必须复印。 6、档案柜架、卷盒、卷皮、目录等装具符合标准要求，采用市档案行政管理部门监制的产品。 四、归档时间 1、工程准备阶段文件：即开工前的立项审批、用地征地拆迁、勘察设计、招投标、开工审批、预算等工作 完成后，一次性归档（此项由代建单位负责收集整理）。 2、竣工文件：工程竣工验收后三个月内由代建单位收集整理。 3、设计文件：工作结束后，由设计单位即时向代建单位移交归档。