OA公文写作要求

中国移动通信集团湖北有限公司宜昌分公司文件

宜昌移字[2010]100号

一般关于进一步加强公文处理工作的通知

各县市分公司、郊区营业部、城区营业部、本公司各部（室）：公文是公司依法行政和进行公务活动的重要工具，是表达意志、传递政令的重要手段。分公司领导高度重视公文处理工作，多次就加强和改进公文处理工作提出明确要求。

为了规范全市公文运行，综合部通过下达公文处理规范、考核通报和各单位自查整改，各部门、各单位公文处理水平得到了一定的提高，公文处理整体质量得到了较大的提升，公文整体运行趋于规范，但还存在一些问题：一是公文格式不规范的现象仍然时有发生，文稿质量仍然有待进一步提高；二是报请公司领导

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签发但涉及其它部门职权范围内的工作未经充分协商和会签，给相关工作造成被动；三是公文处理不及时，而且有的公文会签时间过长，影响了公司的运营效率；四是公文的要素不全，特别是上行文，如请示、报告的公文要素不全，请示公文的请示事项模糊，尤其是费用类请示的公文在正文里没有明确发生的费用等相关信息，且有的还不写抬头上的受文单位；五是请示性公文“一文多事”，违背了“一事一请示”的原则；六是报告与请示不分，有的报告中夹带请示事项；七是有的部门（单位）重发文、轻管理现象比较普遍。

为进一步加强公文处理工作，经分公司领导同意，现将有关事项通知如下：

一、各单位必须进一步提高对公文处理重要性的认识

公文是规范协调组织各项活动的重要工具，是体现自我综合素质的重要载体。形象比喻，公文就是一个组织（企业）的脸面，在公务活动中具有代表公司书面沟通与交流的作用，可以说是公司整体水平的书面代表；公文处理的正确与规范也代表着公司的管理水平，同时也可为公司创造效益并减少不必要的麻烦。

因此，各单位负责人要进一步加强认识，率先垂范，督促本部门加强公文规范的学习，自身加强审核把关，确保公文质量得到进一步提升。

二、各单位要严把公文审核关

公文办理过程中出现的各种公文质量不高的问题，尽管原因

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是多方面的，但绝大部分都与审核把关不严有关。根据公司公文运行的实际，各部门（单位）负责人要重点把好六关：一是行文关。主要审核是否需要行文和如何行文。应根据发文办理的行文效用原则、发文不升级原则和关于精简文件的有关规定，特别是要防止发文升级，克服部门职权范围内事务升级由公司行文的现象，严格控制和精减公司发文。二是行文规则关。主要检查主送单位不升级原则、联合行文主办单位排列在前原则、发文不升级原则、发文协商一致原则、一文一事原则、请示与报告分开原则。三是政策内容关。这是文件审核把关的核心，在审核文件涉及的政策内容时要做到“三个不抵触”，即与国家法律、法规和现行政策不抵触、与现行的有关文件不抵触和与有关部门的有关规定不抵触。四是会签关。主要检查应当会签的部门是否一一会签，会签的单位是否取得一致意见，不同意见是否如实反映。五是文字关。主要检查公文的文字是否正确地反映了行文的意图，是否表述准确、结构严谨、条理清楚、字词规范、标点正确、简明扼要、通俗易懂，有无错漏（尤其是数字、人名、地名和其他专用名词）。六是体例格式关。主要检查公文格式有无遗漏、是否准确，使用文种、语气是否恰当，是否符合公文体例格式的相关规定。

三、规范公文格式

不论是分公司层面还是各部门内部的发文，格式都必须依照相应的规范。主要体现在以下几个方面：

（一）标题要使用方正小标宋体二号体字，公文的标题组成

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是“发文机关+事由+文种”，若文件版头有发文单位，则可在标题中省略发文单位，并且在事由前加上“关于”二字。特别指出的是，由于“申请”、“汇报”都不是文种的规范称呼，在标题中应使用“……的请示”、“……的报告”等。

特别地，对于转发文件类标题，构成一般是：发文机关＋“转发”＋被转发文件的发文机关＋被转发文件名称（或其主要内容）＋文种。

（二）公文的板式为A4版面，正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字。如无特殊要求，字体颜色一般均为黑色，不加粗。

同时，为了公文整体排版规范，建议尽量不要把表格、图形等元素放在正文中，可以放入附件中。如果确实需要放入正文的图表，力求要与公文整体协调、美观，不要造成公文错位、混乱。

（三）公文的层次序号按照“一、”，“（一）”，“1.”,“（1）”依次书写。

（四）附件的标注必须与正文空出一行并在行首空两格，标注的方式为“附件：1.XXXXXXXXX”，如果有多个附件，则另起一行，不再写“附件：”，只需从序号写起，但序号必须与“1.”对齐，同时附件列表里的附件顺序必须与附件的标注一致，不要使用“附件一”之类的标注。

（五）为了方便存档打印，附件排版要规则，要尽量让表格内容缩至一面和居中。

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（六）公文的落款日期必须使用中文的大写日期，将年月日写全,且零写成“〇”，不写成“0”或“O”,如“二〇一〇年五月二十日”，不要写成“10-5-20”或“2010-5-20”等。

（七）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

四、电子公文处理必须做到准确、及时、安全

要提高办文效率，急件随到随办；有时限要求的公文，必须在规定的时限内完成；一般文件必须在3个工作日内办理完毕。

五、充分会签和协商

有关部门报请分公司领导审批或下发的公文，凡涉及到其它部门职权的，必须经相关部门会签后才能报分公司领导签批或下发到各单位。除主办部门另有时限要求外，相关部门的会签时限应遵从一般公文处理的时限要求，即必须在3个工作日内予以会签完毕。

这里特别指出的是，为了方便会议室安排等事项，凡是需要综合部安排会议室等事项的电视电话会等会议类通知必须经综合部会签。

六、正确使用文种

（一）正确使用“请示”与“报告”。

请示、报告都是对上级单位发的公文，为上行文文种，必须首先注意把握这两种公文的异同点。两者的共同点在于，在抬头

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