公司证件管理制度.doc

公司证件管理制度1

公司证件管理制度

为了加强公司证件的有效管理，为了强化公司无形资产的管理，特制定如下证件管理制。

1.本制度所称证件是指企业证件（包括企业营业执照、税务登记证、安全生产许可证、建筑企业资质证书等）及公司个人证件(包括法人代表证明书、建造师证、安全生产资格证、职称证、职业资格证、特种设备作业证等）。

2.证件申办及年审：由行政部根据需要统一到有关部门办理。

3.证件管理：企业办理的公司营业执照相关证件及所有个人证件由行政部统一管理。财务凭证、发票及有价证券由财务部统一管理。

4.证件借用程序：

①各部门因工作急需借用公司相关证件原件，须出据书面申请单（具体表格见附表一），并在证件借用申请单上注明使用时间、事由及相关事项。经相关领导和行政部经理签字同意后，到行政部办理借用登记手续。

②上面手续办理完成后，由行政部复印一份已办完手续的申请表（加盖公司行政印章）及证件资料交给所需部门。

③使用证件的部门和当事人，应妥善保管，不得遗失。如证

证件遗失，应及时向行政部报告。凡遗失证件所造成的一切经济损失和法律责任均由借用当事人或部门承担和赔偿。

5.公司考证奖励措施：

①建造师证奖励制度

证件名称考试注册成功奖励金额/元注册成功后每月补助金额/元一级建造师证3000 1000

二级建造师证2000 600

建造师考试从2012年开始计算累计时间，累计两年没有通过的，从第三年起由个人承担报名费、培训费、书本费、差旅费等相关费用，在考试成功后给予报销一半费用，并享受上面的奖励及补助。

公司组织报名参加一、二级建造师考试的人员必须与公司签订培训协议，其报名费、书本费、差旅费等相关费用由公司支付，培训考试期间按规定发放培训工资。其执业资格证均应注册在公司，未将职业资格注册在公司，注册未满六年因个人原因离开公司或注销其证件的，个人将退还公司一切培训考试相关费用与奖励奖金，并承担违约赔偿金。

参加注册造价工程师考试的人员参照一级建造师的奖励办法实施。

②职称证奖励制度

职称类别职称级别自持证每月补助金额/元公办证每月补助

金额/元

工程师职称证助理工程师30 20 工程师100 80 高级工程师200 180

会计师职称证助理会计师30 20 会计师100 80 高级会计师200 180

经济师职称证助理经济师30 20 经济师100 80 高级经济师200 180

③无损检测人员证奖励制度

证件级别自持证每月补助金额/元公办证每月补助金额/元初级无损检测证30 20

中级无损检测证60 50

高级无损检测证100 80

○4其它各类资格证奖励制度

职业资格证、特种设备作业证、特种设备操作证、进网作业许可证等，此类证凡是要公司员工本人考证或是复审的，能配合公司考证和复审并考过了公司奖励100元。

附表一：

证件借用申请单

部门/项目名称经办人借用时间归还时间证件名称

借用原因

部门经理意见

行政经理意见

公司证照管理制度1

公司证照管理制度

一、目的

为加强所有证照原件及其申办原始资料及其重要文件资料的管理，防止遗失并保证按时年检，特制订本制度。

二、借阅原则

一事一借、用毕归还、再用再借、谁用谁借。

三、证照资料的种类

1．证照原件：营业执照、组织机构代码证、外商批准证书、税务登记证、开户许可证、土地使用证、房产证、统计证、社保登记证、专利证书、商标证书、贷款证、外汇管理登记证、章程等证照原件及其申办原始资料。

2．所有资信类文件：如验资报告、审计报告、评估报告、

工商联合年检报告等。

3．重要文件，如合作项目合同书、投资项目合同书、公司成立合同书、董事会任命文件、政府部门公文批复等。

4．经董事会或总经理指定要求专管的文件资料。

四、证照资料的保管归档

1、证照原件（除贷款证、外汇管理登记证归财务总监保管外）归行政中心专人统一保管；

2、所有资信类、重要文件由财务总监统一保管；

3、证照原件的电子档由行政中心专人统一保管、更新和传送；

五、证照资料的使用管理

1、各部门因工作需要，借阅、借用、复印证照资料，须到行政中心填写《公司证照使用申请单》写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经部门主管及行政总监同意并签字确认后，可到行政中心专人保管处办理相应手续；

2、行政中心专人保管处仅凭主管领导签批的申请书办理借用、借阅、复印等业务，其它任何人员提出的任何要求，均不予受理；

3、凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述1相同，但最长不得超过15天；

4、公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向主管领导报告外，要立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续；

5、不许擅自使用公司的证照进行各种担保；

6、电子档证件的保存和对外使用规范。公司提供“JPG彩色版”或“PDF 彩色版”格式供大家使用，在对外办理业务时需按照公司规定并结合客户需要传送文件。

六、证照的年审、到期、变更

证照的年审、变更、延期等相关手续，行政类证照（如工商营业执照、组织机构代码证、外商投资证等）由行政中心专人负责办理，财务类证照（如税务登记证、统计证、外汇登记证、贷款卡、开户许可证等）由财务部门负责办理，其他证件由最初办理证件的部门办理年审、变更、延期等手续，证件归属部门负责在规定的时间内完成手续办理和申报的具体工作。

七、相关责任

1、证件管理人管理的所有证件都应有清单和目录，确保证件数量的准确性，对于借阅和归档都应有相应人员的签字确认，证件管理人负有登记的及时性和完整性的责任；

2、证件借阅人负责借阅期间的文件保管，确保公司证件的完整性和整洁性，使用完毕后应及时归档。借阅，不得将证件转借其他人使用。

公司证照使用申请单