物业服务企业档案资料管理制度
档案管理办法
第一章总则
第一条为了做好公司档案的管理，加强物业管理工作的运作，根据《档案法》和《陕西省物业管理条例》、《西安市物业管理条例》的规定特制定本办法。
第二条物业项目档案是指：为了从事物业项目管理接收或在管理活动形成的文件材料，按照文件形成的自然规律、保持文件之间的历史联系、便于保管和利用的原则，经过分类、组合起来的案卷。
第三条为了便于管理和妥善保管物业项目档案，根据档案管理原则，凡在物业项目管理工作中形成的文件材料都应按其形成的规律立卷归档，定期向档案室移交，实行集中统一管理，项目单位和个人不得据为己有或拒绝归档。
第二章项目档案的分类与归档
第四条物业项目档案的归档范围包括：基础管理文件材料、房屋管理与维修养护、共用设施设备管理和公共秩序维护、消防、车辆管理以及环境卫生管理、绿化管理、社区文化管理、项目管理效益等文件材料。
第五条物业项目档案的归档时间规定在第二年由各项目单位兼职档案人员整理立卷5月底前向档案室移交归档。
第六条物业项目档案分类是按照文件材料的来源与形成结合载体的不同分为“基础管理类”和“业务管理类”两个二级类目，结合文件材料的形成过程在二级类目下设置若干个三级类目，如下表：
第三章项目档案的整理
第七条物业项目类档案按照三级类结合文件材料内容和数量分别组卷。
第八条基础管理类档案的组卷与编目
基础管理类档案分为3个三级类目，组卷的方法有所不同：
（一）建筑类是指接收物业服务项目的竣工图文件及竣工验收报告、交付使用证与接管验收手续等基础管理文件。
1、图样文件参照建设工程档案整理标准进行。
区分专业的不同结合图纸目录组合成一个或若干个案卷，案卷内文件按照图号的顺序排列并编制卷内目录。
2、文字材料采取“卷”、“件”结合的方法组卷。
即：按单件文件或多件文件组合的整理方法。
（1）单份文件整理是指以“件”为保管单位整理，逐份文件编制“件号”，按件号的顺序编制卷内目录。
（2）多件文件整理是指一组密不可分的相关文件组合立卷，卷内文件要编制页号，以确定文件在案卷内的位置并编制卷内目录，用统一的软卷皮装订成册装入档案盒内保管。
（二）设备类是指共用设备的使用说明书、合格证及质量验收文件等。
其组卷方法按照基建类第2条的规定执行。
（三）业主档案是指为每个业主建立的档案包括：业主公约、业主购房合同、钥匙发放单、业主基本情况登记及有关协议书等。
1、业主档案要以每户业主为保管单位，组成一卷，卷内以“件”为单位按文件产生的先后顺序排列，每件盖档号章。
整理完结后装入档案袋，档案袋封面填写项目名称、楼栋号、房间号及业主名称。
2、档案袋按楼栋楼层排列编写卷号，装入档案盒，盒内视档案袋材料多少，可装入若干档案袋，档案盒外填写项目名称、楼栋号、房间及案卷起止号等内容。
第八条业务管理类档案的组卷与编目
业务管理类档案是指项目管理过程中形成的有关业务文件共分为7个三级类目，一般均属于文字材料，其立卷方法可按照基建类第2条的规定执行。
即：在二级类
目下区分三级类目所产生的文件材料分别组卷。
第九条物业项目类档案的排列与编号
物业项目档案的案卷编号是：在每个项目单位下，按照二级类目的顺序分别进行排列并编制案卷顺序号，其档号是由项目代号——二级类目号——案卷顺序号组成。
第十条项目档案整理标准
（一）案卷的编目与装订要求
1、卷内文件材料页号的编写
案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。
单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。
图样页号编写在标题栏外。
成套图样印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。
卷内目录、卷内备考表不编写页号。
2、案卷封面的编制
案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。
立卷单位：填写负责文件材料组卷的项目管理单位。
起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。
保管期限：依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。
密级：应依据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。
档号：应填写全宗号、分类号、案卷号。
全宗号可为空；分类号是指按分类方案规则划分该卷档案类别号；案卷号指档案按一定顺序排列后的流水号。
3、案卷脊背的编制
案卷脊背的项目有保管期限、档号、案卷题名。
4、卷内目录的编制（由各项目单位按照统一电子版格式编制）
序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料的顺序。
文件编号：填写文件材料的文号或图样的图号、设备代号等。
责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。
文件材料题名：填写文件材料的全称。
日期：填写文件材料的形成日期。
页号：填写每件文件材料的首尾页上标注的页号。
卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。
5、卷内备考表的编制
卷内情况说明包括:案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。
立卷人：由责任立卷人签名（指兼职档案员）。
立卷日期：填写完成立卷的日期。
检查人：由项目负责人签名。
检查日期：填写审核的日期。
6、案卷的装订
（1）案卷可采用装订和不装订两种形式。
案卷内不允许有金属物。
（2）案卷内不同幅面的图样文件材料要折叠为统一幅面,破损的要先修复，幅面一般采用国际标准A4型（297mm×210mm），图样折叠时标题栏露在右下角。
图样文件可采取不装订的形式。
（3）不装订的案卷（这里指文字材料按“件”整理）,应在每件文件材料的右上角加盖档号章。
档号章的内容有：档号、年度、件号。
7、“件”的确定原则与整理
（1）文件材料原则上每份自然件为一件；正文（正本）与定稿为一件；正文（正本）与附件为一件；原件与复印件为一件；正文与文件处理单为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等每本（册）为一件。
（2）文件材料的装订是按“件”装订，永久和长期保管的要去除金属物。
文件页数多的采取三孔一线装订或两孔塑料钉的方法；文件页数少的采取塑料曲别针或线缝的装订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。
第四章项目档案的管理
第十条物业项目类档案的管理要遵循物业管理工作的实际，以方便利用为前提。
项目基础管理类档案由项目单位按照规定整理立卷并按照规定与档案室办理移交手续，档案室进行输机编目后可由原项目单位借出，项目单位安排专人负责保管并提供利用。
第十一条物业项目档案的借阅利用及相关档案管理环节按照本档案管理办法和有关档案管理制度执行。
物业档案规范管理制度范本
物业档案规范管理制度范本第一条总则为加强物业档案管理，保障物业档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等法律法规，制定本制度。
第二条物业档案管理范围物业档案管理范围包括：物业基本情况档案、业主档案、物业服务档案、设施设备档案、财务管理档案、合同协议档案、员工档案等。
第三条物业档案管理职责（一）物业档案管理由物业服务企业负责，设立专门的档案管理部门，配备相应的档案管理人员。
（二）档案管理人员负责物业档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
（三）物业服务企业应定期对档案管理人员进行培训，提高档案管理水平和能力。
第四条物业档案管理要求（一）物业档案应采用统一的档案表格和分类标准，确保档案资料的规范化和标准化。
（二）物业档案应真实、准确、完整、及时地反映物业管理的实际情况。
（三）物业档案应采取电子化和纸质化双重管理方式，确保档案的安全和长期保存。
（四）物业档案应按照档案法律法规的规定，进行分类、归档、编号、登记和造册。
第五条物业档案的收集和整理（一）物业档案的收集应包括物业管理的各个环节，确保档案资料的全面性和连续性。
（二）物业档案的整理应按照档案的性质、类型和形成时间进行，确保档案资料的有序性和可读性。
（三）物业档案的整理应采用科学的分类方法和编目体系，便于检索和利用。
第六条物业档案的归档和保管（一）物业档案的归档应按照档案的性质、类型和形成时间进行，确保档案资料的完整性和安全性。
（二）物业档案的保管应采取防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防磁等措施，确保档案的物理安全。
（三）物业档案的保管应建立查阅和借阅制度，限制档案的查阅和利用范围，保护档案的保密性和隐私性。
第七条物业档案的利用和销毁（一）物业档案的利用应建立查阅和借阅制度，确保档案资料的合理利用和保护。
（二）物业档案的销毁应经过审批程序，确保档案资料的安全和合规性。
（三）物业档案的销毁应采取可靠的方法，确保档案资料的不可恢复性。
物业公司档案管理制度(六篇)
物业公司档案管理制度(六篇)物业公司档案治理制度篇一加强档案治理，标准公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。
供应符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。
1、公司内部经营形成的各种资料。
2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。
1、行政部：1）负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理；2）建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案治理工作；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。
2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务治理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的治理。
4、各部门负责人1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；2）负责对本部门档案治理的监视检查。
5、各公司总监/副总1）负责对档案治理监视检查报告的审批。
1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进展收集，并编制部门《文件（合同）治理记录名目》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进展整理，并编制《移交名目》，每季度向行政部移交。
物业内部管理资料档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业公司的内部管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有内部管理资料档案的管理工作，包括各类文件、记录、图表、影像等。
第三条本制度遵循集中统一管理、分级负责、安全保密、便于利用的原则。
第二章管理职责第四条公司档案管理部门负责制定档案管理制度，监督、指导各部门档案管理工作。
第五条各部门负责人为本部门档案管理的第一责任人，负责组织实施本部门的档案管理工作。
第六条档案管理员负责具体执行档案管理任务，包括档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等。
第三章管理内容第七条档案收集范围：1. 公司内部管理制度、工作流程、操作规范等；2. 各部门业务档案，如工程档案、业主档案、财务档案、人力资源档案等；3. 公司重大活动、项目、会议、培训等资料；4. 公司与外部单位签订的合同、协议、函件等；5. 公司其他具有保存价值的资料。
第八条档案整理要求：1. 按照档案分类、编号、编目等规定进行整理；2. 保持档案的原始性、完整性、连续性；3. 档案装订、封装应符合规范要求。
第九条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗等；2. 档案资料应分类存放，便于查找和利用；3. 档案资料应定期进行消毒、杀虫处理。
第十条档案借阅要求：1. 借阅档案需填写借阅单，经批准后方可借阅；2. 借阅者应爱护档案资料，不得损坏、涂改、擅自复制；3. 借阅期限不得超过规定时间，逾期未还者按相关规定处理。
第四章管理制度第十一条档案管理制度：1. 制定档案管理制度，明确档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等各个环节的要求；2. 定期对档案管理工作进行检查、总结，发现问题及时整改；3. 加强档案人员培训，提高档案管理业务水平。
第十二条档案保密制度：1. 档案资料涉及公司机密、商业秘密、个人隐私等，应严格保密；2. 档案管理人员应遵守保密规定，不得泄露档案内容；3. 借阅者应遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。
物业服务公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业服务公司档案管理，确保档案资料完整、准确、系统，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于物业服务公司所有档案资料的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条物业服务公司档案管理工作遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中管理，分类存放；（三）确保档案的完整、准确、系统和安全；（四）提高档案利用效率，服务公司各项工作。
第二章档案分类与归档第四条物业服务公司档案分为以下类别：（一）行政管理档案；（二）项目管理档案；（三）财务管理档案；（四）人力资源管理档案；（五）客户服务档案；（六）设备设施管理档案；（七）工程维修档案；（八）法律法规档案；（九）其他档案。
第五条档案归档应按照以下要求进行：（一）归档文件应真实、完整、准确，具有保存价值；（二）归档文件应按照档案类别、时间顺序进行分类、编号；（三）归档文件应附有目录、索引，便于查找；（四）归档文件应进行编号、登记，建立档案目录。
第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵守以下规定：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防火、防盗；（二）档案柜应定期清洁、消毒，确保档案安全；（三）档案资料应分类存放，不得随意乱放；（四）档案资料不得随意借阅、复制，确需借阅的，需经主管领导批准。
第七条档案利用应遵守以下规定：（一）档案利用应严格按照档案管理制度执行；（二）档案利用应保证档案的完整、准确、系统；（三）档案利用应尊重档案的保密性，不得泄露公司秘密；（四）档案利用应按时归还，不得损坏、丢失档案。
第四章档案销毁第八条档案销毁应遵守以下规定：（一）档案销毁前，需经主管领导批准；（二）档案销毁应严格按照档案销毁程序进行；（三）档案销毁后，应做好销毁记录，并报上级部门备案。
第五章责任与奖惩第九条公司各部门负责人对本部门档案管理工作负总责，确保档案的完整、准确、系统和安全。
物业管理档案资料管理制度
物业管理档案资料管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案资料管理工作，确保档案资料的完整性、安全性和可追溯性，特制定本制度。
2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门和项目管理处。
二、档案资料分类1. 档案资料分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案、安全管理档案等类别。
2. 各类档案应按照其性质和用途进行详细分类，并设立相应的档案编号。
三、档案资料的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案资料的收集、整理和归档工作。
2. 档案资料应定期进行整理，确保资料的准确性和时效性。
四、档案资料的保管1. 档案资料应存放在干燥、通风、防火、防潮的环境中，避免阳光直射。
2. 档案室应配备必要的安全设施，如防盗门、报警系统等。
五、档案资料的借阅与使用1. 档案资料的借阅应遵循“谁借阅、谁负责”的原则，借阅人需填写借阅登记表。
2. 借阅期限一般不得超过一个月，如需延长，应提前办理续借手续。
六、档案资料的更新与维护1. 档案资料应定期进行更新，确保信息的准确性和有效性。
2. 对于过时或作废的档案资料，应及时进行标识、隔离，并按照规定程序进行销毁。
七、档案资料的保密1. 档案资料涉及公司机密和业主隐私，应严格保密，不得泄露给无关人员。
2. 对于涉及敏感信息的档案资料，应采取额外的安全措施。
八、档案资料的电子化管理1. 鼓励将纸质档案资料转化为电子档案，以提高管理效率和资料的可访问性。
2. 电子档案的存储和备份应符合信息安全的要求。
九、违规处理1. 对于违反档案资料管理制度的行为，物业管理公司应视情节轻重给予相应的处罚。
2. 造成档案资料丢失、损坏或泄露的，应追究相关人员的责任。
十、附则1. 本制度自发布之日起生效，由物业管理公司负责解释。
2. 对本制度的修改和补充，应经过物业管理公司的审议和批准。
请注意，这是一个简化的模板，具体内容应根据物业管理公司的实际情况和法律法规的要求进行调整和完善。
物业管理服务档案管理方案
物业管理服务档案管理方案标题：物业管理服务档案管理方案引言概述：物业管理服务档案管理是物业管理公司日常运营中非常重要的一环，有效的档案管理方案可以提高工作效率、降低风险，并为业主提供更好的服务。
本文将介绍一个完善的物业管理服务档案管理方案，以帮助物业管理公司更好地管理和维护档案。
一、建立档案管理制度1.1 确立档案管理责任人：明确档案管理的责任人员，包括档案管理员和相关部门负责人。
1.2 制定档案管理规范：制定档案管理的标准操作流程，包括档案的分类、归档、借阅和销毁等规范。
1.3 定期培训和考核：定期对档案管理责任人员进行培训，确保他们了解并遵守档案管理规范，并进行考核评估。
二、建立档案管理系统2.1 选择合适的档案管理软件：选择适合物业管理公司的档案管理软件，实现档案的电子化管理和查询。
2.2 建立档案管理数据库：建立档案管理数据库，包括档案目录、档案存储位置和档案借阅记录等信息。
2.3 定期备份和维护：定期对档案管理系统进行备份和维护，确保档案数据的安全和完整性。
三、档案管理流程优化3.1 简化档案借阅流程：优化档案借阅流程，提高借阅效率，减少借阅误差。
3.2 提升档案查询速度：通过档案管理系统的查询功能，提升档案查询速度，减少工作时间浪费。
3.3 加强档案保密管理：建立档案保密管理制度，对涉密档案进行严格管控，确保信息安全。
四、档案管理质量监控4.1 定期档案质量检查：定期对档案管理工作进行质量检查，发现问题及时整改。
4.2 建立档案管理绩效评估制度：建立档案管理绩效评估指标，对档案管理工作进行评估和考核。
4.3 档案管理风险评估：定期进行档案管理风险评估，发现潜在风险并采取措施加以防范。
五、持续改进和创新5.1 推动档案管理数字化：积极推动档案管理的数字化转型，提高管理效率和服务质量。
5.2 引入新技术和工具：不断引入新技术和工具，如人工智能、大数据分析等，提升档案管理的智能化水平。
5.3 建立档案管理创新机制：建立档案管理创新机制，鼓励员工提出改进建议，推动档案管理工作的持续改进和创新。
物业四个档案管理制度
1. 工程档案是物业管理公司重要的历史资料，对物业设施设备的维护、更新具有重要意义。
为确保工程档案的完整性和准确性，特制定本制度。
2. 工程档案包括：工程设计文件、施工图纸、施工记录、验收报告、保修卡、维修记录、设备运行记录等。
3. 工程档案的管理工作由物业管理公司工程部负责，设立专兼职档案管理员。
4. 工程档案应按照档案分类、编号、编目、装订、归档等要求进行管理，确保档案资料完整、齐全。
5. 工程档案的借阅、复制、销毁等，需经工程部负责人审批，并做好登记手续。
6. 工程档案的保管期限根据档案的性质和规定执行，定期进行整理和归档。
7. 工程档案的保管环境应满足以下要求：干燥、通风、防潮、防火、防盗、防虫蛀。
二、业主档案管理制度1. 业主档案是物业管理公司了解业主情况、维护业主权益的重要依据。
为确保业主档案的完整性和安全性，特制定本制度。
2. 业主档案包括：业主基本情况登记表、购房合同、租赁合同、装修申请表、维修记录、投诉记录等。
3. 业主档案的管理工作由物业管理公司客服部负责，设立专兼职档案管理员。
4. 业主档案应按照档案分类、编号、编目、装订、归档等要求进行管理，确保档案资料完整、齐全。
5. 业主档案的借阅、复制、销毁等，需经客服部负责人审批，并做好登记手续。
6. 业主档案的保管期限根据档案的性质和规定执行，定期进行整理和归档。
7. 业主档案的保管环境应满足以下要求：干燥、通风、防潮、防火、防盗、防虫蛀。
三、财务档案管理制度1. 财务档案是物业管理公司财务状况的重要反映，对物业管理工作的开展具有重要意义。
为确保财务档案的完整性和安全性，特制定本制度。
2. 财务档案包括：财务报表、收支凭证、发票、合同、银行对账单、税务申报表等。
3. 财务档案的管理工作由物业管理公司财务部负责，设立专兼职档案管理员。
4. 财务档案应按照档案分类、编号、编目、装订、归档等要求进行管理，确保档案资料完整、齐全。
5. 财务档案的借阅、复制、销毁等，需经财务部负责人审批，并做好登记手续。
物业资料的档案管理制度
一、总则为加强物业管理资料的管理，确保物业管理资料的真实性、完整性和有效性，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本物业管理区域内所有物业管理资料的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
三、档案管理组织1. 成立物业管理资料档案管理小组，负责物业管理资料档案的管理工作。
2. 物业管理资料档案管理小组由物业经理担任组长，各部门负责人为成员。
3. 物业管理资料档案管理小组负责制定档案管理制度，组织实施档案管理工作，对档案管理人员进行培训和考核。
四、档案收集1. 收集范围：物业管理合同、业主委员会文件、物业服务合同、物业服务协议、物业维修基金使用情况、物业服务费用收支情况、物业设施设备台账、业主投诉及处理记录、物业维修记录、物业管理区域规划图纸、物业管理区域平面图、物业管理区域周边环境资料等。
2. 收集要求：（1）收集的资料必须真实、准确、完整，符合国家法律法规和行业标准。
（2）收集的资料应分类存放，便于查阅和管理。
（3）收集的资料应定期更新，确保资料的有效性。
五、档案整理1. 整理原则：按照时间顺序、类别、重要性等进行整理。
2. 整理方法：（1）分类：将收集到的资料按照类别进行分类，如合同类、协议类、费用类、设备类等。
（2）编目：为每份资料编制编号，便于查阅和管理。
（3）装订：将整理好的资料装订成册，并附上目录。
（4）归档：将整理好的资料按照类别、时间顺序等要求归档。
六、档案保管1. 保管地点：物业管理资料档案应存放在安全、干燥、通风的专用档案室。
2. 保管要求：（1）档案室应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施。
（2）档案管理人员应定期检查档案的保管状况，确保档案安全。
（3）档案管理人员应定期对档案进行整理、归档，保持档案的整洁和完整。
（4）档案管理人员应定期对档案进行备份，确保档案的完整性和安全性。
物业企业的档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业企业档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本企业实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于物业企业内部所有档案的管理工作，包括但不限于：文书档案、合同档案、财务档案、工程档案、物业档案等。
第三条物业企业档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的全面、完整，不留空白。
2. 准确性原则：档案内容真实、准确，无虚假、伪造。
3. 系统性原则：档案分类科学、有序，便于查阅。
4. 安全性原则：采取有效措施，确保档案安全。
5. 规范化原则：按照国家档案管理标准，规范档案管理工作。
第二章档案管理职责第四条物业企业应设立档案管理部门，负责企业档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案管理部门的主要职责：1. 负责制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。
2. 负责档案的收集、整理、归档、保管和销毁。
3. 负责档案的鉴定、统计、编目、检索和咨询服务。
4. 负责档案信息化建设，提高档案管理效率。
5. 负责对各部门、各项目的档案管理工作进行监督、检查和指导。
第三章档案收集与整理第六条档案收集：1. 物业企业各部门、各项目应按照档案管理制度，及时、全面地收集各类档案。
2. 收集的档案应真实、准确、完整，符合国家档案管理标准。
3. 档案收集应遵循以下原则：（1）归档范围：包括但不限于企业内部文件、合同、报表、凭证、照片、录音、录像等。
（2）归档时间：按年度、项目或业务类别进行归档。
（3）归档要求：档案材料应齐全、规范、清晰。
第七条档案整理：1. 档案整理应按照国家档案管理标准进行，包括分类、编号、编目、装订等。
2. 档案分类应科学、合理，便于查阅。
3. 档案编号应统一、规范，便于检索。
4. 档案装订应牢固、美观，便于保管。
第四章档案保管与利用第八条档案保管：1. 档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施。
物业管理档案管理制度
物业管理档案管理制度第一条总则为了加强物业管理档案的管理工作，规范物业管理档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等法律法规，结合本物业管理区域的实际情况，制定本制度。
第二条档案管理机构及职责1. 物业管理公司应当设立专门的档案管理机构，负责物业管理档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
2. 档案管理机构应当配备相应的档案管理人员，负责档案的日常管理工作。
3. 档案管理人员应当具备一定的档案管理知识和业务能力，经过专业培训并取得相应的资格证书。
第三条档案的收集和整理1. 档案收集范围：（1）物业管理的规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复、通知、会议记录等文件材料；（2）物业项目的招投标文件、合同协议、工程验收报告、维修记录等文件材料；（3）物业服务合同、物业费收缴记录、业主大会决议、业主委员会决定等文件材料；（4）物业服务质量评估报告、投诉处理记录、突发事件应急预案等文件材料；（5）物业管理公司及员工的相关资质证明、培训记录、人事档案等文件材料；（6）其他与物业管理相关的文件材料。
2. 档案整理要求：（1）档案应当分类清晰，编号准确，便于查找和利用；（2）档案应当采用耐久、防磁、防水和防火的材料，确保档案的安全和完整；（3）档案的装订、折叠、装盒等应当符合档案保护的技术要求；（4）档案的目录应当详尽，包括档案的编号、名称、形成时间、形成单位、内容摘要等；（5）档案的整理工作应当由专业人员进行，确保档案的质量和安全。
第四条档案的归档和保管1. 归档要求：（1）档案应当及时归档，不得拖延或者遗漏；（2）归档的档案应当经过审核，确保档案的真实、完整、准确；（3）归档的档案应当标明档案的名称、编号、形成时间、形成单位等基本信息；（4）归档的档案应当采用统一的档案袋或者档案盒，标明档案的名称、编号、形成时间、形成单位等基本信息。
2. 档案保管要求：（1）档案应当存放在通风、干燥、防盗、防晒、防高温、防潮、防虫、防霉、防有害气体和防有害生物的环境中；（2）档案存放的地方应当设立专门的档案室或者档案柜，实行封闭式管理；（3）档案室或者档案柜的钥匙应当由专人保管，不得随意借出；（4）档案的保管工作应当建立日志，记录档案的存放位置、数量、查阅人员等信息；（5）档案的保管工作应当定期进行巡查和检查，确保档案的安全和完整。