酒店电讯及邮件接收的处理程序
酒店客人接收传真邮件服务程序
酒店客人接收传真邮件服务程序源自物业管理资料酒店客人接收传真、邮件服务程序Objectives目标*To ensure that the incoming faxes / Emails for the hotel guest are delivered within 30 minutes.确保为客人接收的传真/邮件在30分钟内被分发。
*To ensure that the incoming faxes / Emails are billed to the guest appropriately.确保对客人收取合理的接收传真/邮件的费用。
Policy Statement政策阐述*It is the policy of the hotel to provide efficient fax / Email services to the guests.这是酒店关于为客人提供高效的传真/邮件服务的政策。
Procedures程序1.The GRO on evening shift and the Guest Service Manager on night shift will check all fax machines in the hotel during their rounds (e.g. Business Centre, Reservations, Sales & Marketing, F&B Office, Executive Office), to ensure that guest faxes are not kept waiting till the next morning when the offices open.夜班宾客关系主任和夜班经理将在其巡查期间检查酒店内的传真机（如商务中心、预定部、销售部、餐饮部办公室、行政办公室等），以确保办公室开门时客人的传真不会被耽误到第二天。
处理收发传真、电传、电报、电子邮件的程序
Procedure:程序:A.Incoming Fax/Telex/Cable/E-mail for hotel guests:酒店客人的传真/电报/电传/邮件的处理：1.For in-house guests, message will be sent to inform guests for collection.对于在住客人，留言必须整理好并送到客人的房间。
2.For all urgent faxes/telexes/cables/e-mails, guest should be contacted immediately bytelephone for collection. If the guest is not in the room, a message will be sent to informhim for collection.对于紧急的传真/电报/电传/邮件，必须通过电话方式与客人联系。
如果客人不在房间，应以留言的形式通知他。
3.For same day arriving guests, Front Desk Clerk should immediately attach it to theregistration cards in order to hand it over to guests upon their arrival.对于同一天抵达的客人，前台接待必须立即在登记单上附上这些消息以便客人抵达时立即可以得到它。
4.For future arriving guests, the fax/telex/cable/e-mail will be placed in envelope andkept in ‘Hold for collection’ cabinet by alphabetic order. On the day of guests’ arrival,the Front Desk Clerk will retrieve it from the cabinet and attach it to the registrationcards.对于未来将要抵店的客人的这些传真/电传/电报/邮件，必须用信封装好并按字母顺序存放于收集柜内。
酒店邮件处理制度
酒店邮件处理制度 The document was prepared on January 2, 2021
邮件处理制度
1．收到邮递员交来的各类邮件时，需进行分类。
2．邮件的接收、派发及退回过程均要求作签收记录。
3．住客邮件
（1）将标明房号的邮件交前台问询处，查询确认后，由行李生送给客人签收；
（2）如发现收件人没有在酒店人住时（包括已退房或已订房的客人），应将此信保留一周，并而每天早上由问询处查询一遍，如仍无人接收，由问询处在信上加以注明，退回邮局处理。
4．员工邮件
（1）所有邮件由大厅服务处（行李邦）送有关部门签收；（2）对于未注明部门而不能确认的邮件，由问询处统一送人事部处理．人事部确认后转交有关部门或个人；
（3）无人认领的邮件需加以注明并交口问询处退回邮局。
酒店邮件快递管理制度
酒店邮件快递管理制度第一章总则第一条为了规范酒店邮件快递管理工作，提高服务质量，保障客人的邮件快递安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于酒店内所有邮件快递服务的接收、存放、签收和派送等工作。
第三条酒店邮件快递管理应遵循规范、高效、安全的原则，保护客人的隐私，确保邮件快递及时送达。
第二章接收邮件第四条酒店前台负责统一接收所有邮件快递，客房服务员不得接收邮件快递。
第五条客人寄送邮件前须向前台提供详细的寄件人信息和收件人信息，包括姓名、联系电话、地址等。
第六条酒店前台应当及时查验收件信息是否齐全并记录在快递管理登记簿上。
第七条收到快递后，前台应当及时通知收件人前来领取邮件，并记录取件时间。
第八条对于无法立即通知收件人领取的快递，前台应当妥善保管并定期通知收件人。
第九条酒店前台应当认真处理客人的特殊快递要求，确保客人的邮件快递服务质量。
第十条酒店前台在接收邮件时，应当严格按照快递公司的规定进行包装检查和资料填写。
第三章存放邮件第十一条酒店前台应当为每个客人提供专用的邮件快递存放柜，确保客人的隐私和安全。
第十二条酒店前台应当不定期对存放柜进行清理和整理，确保快递的秩序和有效利用。
第十三条酒店前台应当妥善保管客人的邮件快递，严防丢失和损坏。
第十四条对于签收的快递，酒店前台应当及时通知收件人前来领取，并备份签收记录。
第十五条对于快递存放超时未领取的，酒店前台应当主动联系客人并妥善处理。
第四章签收邮件第十六条酒店前台在收到快递时，应当按照快递公司要求进行签收，并记录在签收登记簿上。
第十七条客人前来领取快递时，应当出示有效证件，核对姓名和联系电话后方可签收。
第十八条酒店前台签收的快递应当在存放柜内保留七天，过期未领取的将按规定处理。
第十九条对于特殊快递，如涉及保密文件或贵重物品的，酒店前台应当采取特殊措施保障安全。
第五章派送邮件第二十条酒店前台应当及时安排派送员将客人的快递送达指定地点，并进行签收。
第二十一条派送员在派送快递时，应当核对收件人的身份信息和邮寄地址，确保送达准确。
商务中心服务标准与程序
商务中心服务标准与程序一、处理电传和传真标准及程序1、标准：1）急件应立即通知礼宾服务部。
2）每隔30分钟行李员就应该拿一次，如超过时间，需打电话，使电传、传真及时送到客人手中。
2、程序：1) 将收到电传、传真记录在记录本上。
2）发进来的传真必须点清页数。
3) 将客人的姓名、房号、打印在信封上，并把传真、电传塞入信封(注意不要拿错信封)。
4) 当行李员来拿电传和传真时，必须当面点清页数，并让行李员在记录单上签名。
5) 有客人亲自来查询电传和传真时，应仔细检查记录，并及时告诉客人我们是否收到。
6) 当收到的电传、传真是给饭店外客人的需查清客人姓名、电话、地址和公司名称，并立即打电话通知客人到商务中心来领取，饭店外客人的电传、传真必须按价格表收费。
二、复印、传真、打字1、标准：热情、主动地为客人提供服务，对要求签单的客人一定要认真核对房卡、钥匙与客人名字，对不可签单客人应收取现金。
2、程序：1）复印：按纸张收费，复印完成后交给客人，并陪客人去帐台让客人签单，帐台人员应把金额输入到房帐。
2）发传真：问清要求，看清号码、准确、无误地输入传真机，发通后，陪客人到帐台付清费用或签单。
如遇暂时发不通的传真，可让客人先签好帐单回房间等。
实在发不出去的传真，要让客人尽早知道，客人不在房间内时，应留言以便另行安排。
3）收传真：对收到的传真要做好登记，并注明收到时间，按房号排列分清。
无法投递的传真：有些收到的传真无房号、无姓名或是属于已离店的客人，应交邮件问询处处理。
4）打字：接受打字业务可按明码价格收取费用，如客人要自己打字，接每小时出租电脑或打字机费用计算。
酒店管理文件收发制度
酒店管理文件收发制度一、引言酒店是一个涉及各方利益相关者的综合性企业，管理文件的收发制度对于酒店的正常运营具有重要意义。
酒店管理文件收发制度是指酒店内部及与外部合作伙伴之间针对文件的收发流程和规范的一套操作规程。
本文将就酒店管理文件的收发制度进行详细阐述。
二、文件的定义文件是指通过书面形式记录、保存着对酒店日常运营及管理活动产生的记录纸、书信、电报、传真、电子邮件等载体。
文件通常包括内部文件、外部文件、公文、文件副本等。
三、文件的收发流程1.内部文件的收发流程(1)内部文件的起草：由相关部门或个人根据具体工作需要起草文件。
(3)内部文件的签发：审核通过的文件由签发人员签发，并加盖酒店公章。
(4)内部文件的分发：签发后的文件由签发人员分发给相关部门或人员。
(5)内部文件的执行：接收到文件的部门或人员按照文件内容执行相关工作。
(6)内部文件的归档：文件执行完毕后，相关部门或人员将文件进行归档保存。
2.外部文件的收发流程(1)外部文件的接收：外部文件由酒店前台或指定接收人员接收，并登记入册。
(2)外部文件的分发：接收到外部文件后，前台或指定人员将文件分发给相关部门或人员。
(3)外部文件的执行：接收到文件的部门或人员按照文件内容执行相关工作。
(4)外部文件的回复：根据外部文件的要求，酒店相关部门或人员进行回复，并保留回复的副本。
(5)外部文件的归档：外部文件执行完毕后，相关部门或人员将文件及回复进行归档保存。
四、文件的规范要求1.文件的格式要求(1)内部文件的格式：内部文件应采用酒店规定的标准格式，包括文件类型、编号、标题、正文、签发人、签发日期等内容，并注明文件的密级（如有）。
(2)外部文件的格式：外部文件应符合行业规范的格式要求，包括发文单位、发文日期、主题、正文、签收人等内容。
2.文件的保密要求(1)酒店对涉及商业机密、客户隐私等敏感信息的文件应按照相关保密规定进行保密。
(2)发文、收文时应对文件进行责任划分，明确保密责任人。
酒店快递服务流程的步骤
酒店快递服务流程的步骤## Hotel Courier Service Process Steps.1. Receive Guest Request:The guest can request a courier service by contacting the hotel's front desk, concierge, or using the hotel's mobile app. They will need to provide details such as the package's destination, size, and preferred delivery time.2. Confirm Service and Details:The hotel staff will confirm the guest's request and provide an estimated delivery time and cost. They will also inform the guest of any additional requirements, such as packaging or customs documentation.3. Prepare the Package:The guest can bring the package to the designated drop-off point or have hotel staff collect it from their room. The package should be securely packed and labeled clearly with the recipient's address.4. Courier Pickup:A designated courier will collect the package from the hotel at the agreed-upon time. The courier will review the package's details to ensure accuracy.5. Customs Clearance (if applicable):If the package is being shipped internationally, it may require customs clearance. The courier will handle this process on the guest's behalf, ensuring that all necessary documentation is completed.6. Delivery to Recipient:The courier will deliver the package to the recipient at the specified address. The recipient will need to sign for the delivery, and a proof of delivery will be provided.7. Notification to Guest:The hotel will notify the guest once the package has been delivered successfully. The guest will receive a confirmation email or message with tracking information and the recipient's signature.8. Additional Fees (if applicable):The cost of the courier service may vary depending on factors such as the package's size, weight, destination, and delivery speed. The hotel will provide the guest with a detailed breakdown of any additional fees before the service is confirmed.## 酒店快递服务流程的步骤。
酒店前台-电传收发服务标准
附赠酒店管理的八大要点酒店管理无小事，酒店管理的任一个方面都可能至关重要，酒店管理的每一个细节都可能关乎成败。
归纳起来，酒店管理离不开以下八件事：酒店质量管理酒店取得成功的关键是什么?是能持续提供符合客户要求，能得到客户满意和信赖的高质量产品和服务。
质量管理是酒店管理最基本的要素，最基本思路就是通过酒店店运行中的每一个过程进行调查、分析，从而确定质量管理的总体状况。
酒店能源管理加强能源管理是酒店规划建设以及运营阶段的一个永恒的话题。
作为酒店的管理人员应该注重酒店的建筑节能，设备节能，人员节能，合理处理好能源的分配和使用。
总之，能源管理的目标是使酒店在整个寿命周期的能源消耗及配套改造工程费用降到最低。
酒店客户管理酒店通过提供产品和服务实现经营效益。
客户作为产品和服务的接受者，对于酒店至关重要。
拥有客户的酒店才拥有生存和发展的基础，而拥有稳定客户的酒店才具有进行市场竞争的宝贵资源。
客户管理的实质是通过调查分析，进行客户开发、客户服务、客户促销、客户维护并促进客户价值的提升。
技术研发管理酒店是劳动密集型产业，技术门槛很低，如果其他行业具有实力的企业看重这块市场并投入竞争的话，短期内很快能研发出在技术、质量和成本方面超过基准经营水平的酒店，很快成为强有力的竞争对手，新酒店的成长速度往往是惊人的。
如果酒店经营者不能利用暂时形成的技术和经验优势，抓住机遇不断研发出新产品，不断改进产品性能，改进技术研发管理能力，对酒店而言往往是致命的。
服务现场管理一个酒店的服务质量对于酒店的利益多少有着十分大的联系。
客户的满意程度也大多由此决定。
服务质量形成于过程之中，对服务质量的控制，需要加强事先的过程设计，解决好影响过程的人、设施、材料、方法、环境等方面的问题。
以一个好的服务体系去面对客户。
酒店目标管理目标管理是现代企业管理最集中的体现，企业在近期要达到一个什么样的目标，通过制定详细计划来体现管理者的'意志，以及达标进取的目的。
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酒店电讯及邮件接收的处理程序
（一）简介：
邮件的种类，大约可分为电讯、电报、信件、挂号信、包裹。
a)电讯：由订房部主任或其他前堂部人员从电讯机取下，交与总台发送。
b)信件：每天由邮务员直接交与总台。
c)电报、挂号信及包裹：电报及挂号信是由邮务员送达总台，一般都要总台接待员在收据上签收，由于包裹之体积较大，是由行李部签收及暂存，再与总台联系，送发收件人，因此，在接收电报、挂号信及包裹时，应先察阅有否此人在酒店进住或订房。
（二）处理邮件的基本规则：
1、不可拆阅或扔掉任何信件及包裹。
2、熟悉各部门主管的名字，不至与客人之信件混淆。
3、如收信时正发觉信件已破坏，应以铅笔在信面注明，以使其他同事知悉。
（三）程序：
1、总台在接收任何信件电讯时，都应在打时机下记录接收的日期及时间。
2、将邮件分为两类：一类是属酒店其他部门，另一类是酒店之住客。
3、将属同一部门的信件，用橡皮胶扎在一起，送交行李部，派发至部门的信箱（如属急件，应马上递交部门办公室）。
4、从总台的人名资料架上，查获住客之房号，并以铅笔在信面写上房号。
5、如属电报、挂号信，应在记录本上填写，以便客人签收。
6、用电话通知客人，请他前来总台取信，然后将信放在钥匙架内，如客人要求送到房间，可由行李员送上。
7、如不能接触客人，应填写信件通知书，此表一式两份，正本由行李员从门底送入客房，副本夹在信上，处于钥匙架上，待客人领取。
8、所在钥匙架上之普通信、口信便条及电讯，若在晚上十时客人仍未前来领取，总台便应到与行李部，由行李部填写送信记录，然后从客房门底送入。
（四）收件人尚未搬入：
若从订房资料架上，得知客人交在当天进住，如是团体客人，应将信件夹在团体订房记录文件上，交与总台员交信件放进所编排定的钥匙信封内，待团体搬入时，即时交与客人；如是散客，应将信件放好，并在订房记录卡上写上（有信件）或（有电讯）等字句，写上客人预定搬入之日期，并放在暂存邮件盒内。
（五）客人已迁出：
1、若得悉客人是当天迁出，应马上询问行李部，查看客人有否仍有行李暂放或仍未离开酒店，昼将信件交送客人。
2、若客人已经离去，可查看客人有否在离开前留下转邮地址，以便可以将信件转寄给客人。
3、如信件在暂存邮件盒内放置十四天后仍不有转交客人，则应寄回给原寄者。
（六）处理寄回原寄者或转邮地址的信件程序：
1、信件不用再贴任何邮票。
2、在信件收信人的地址上用原子笔划一斜线。
3、用酒店专用章，在信的空位上盖章。
4、如果信件是寄回给原寄者，可在图章的空位上，写（寄回原寄者）和（PLEASE RETURN TO SENDER），中英并照。
5、如果信件是寄去转邮地址（FORWARDING ADDRESS），可用同样的图章在信的空白处盖章，然后把地址填写清楚。
感谢您的阅读！。