试论档案管理的信息电子化
试谈企业电子档案管理方法和途径
试谈企业电子档案管理方法和途径企业电子档案管理是指企业对于各类文件、资料等信息的电子化管理和存储方式。
它将传统的纸质档案转变为数字化形式，通过电子设备和互联网等信息技术手段，实现档案的全面、高效、方便的管理。
电子档案管理作为现代化办公方式的重要组成部分，对于提高企业管理效率、降低成本、保障信息安全具有重要意义。
下面将结合企业实际情况，谈谈企业电子档案管理的方法和途径。
企业电子档案管理的方法具体包括以下几个方面：1.电子档案系统建设：企业要搭建一个完善的电子档案管理系统，包括硬件设备、软件应用、网络安全等方面。
这需要企业对自身的档案管理需求进行系统分析和设计，并结合企业的实际情况进行定制化建设。
企业还需要对电子档案系统的维护和更新进行有效管理，确保系统的稳定运行。
2.档案数字化：企业需要将纸质档案转化为电子档案，通过扫描、拍照等方式将纸质文件转化为数字化的形式。
在档案数字化过程中，要注意保证扫描的质量和准确性，并且为每个档案建立相应的索引和标签，方便后续的查询和检索。
3.档案归档与分类：企业需要根据不同的档案类型和内容，将电子档案进行分类和归档。
合理的分类和归档方案可以帮助企业更好地管理和利用电子档案，并节约存储空间。
企业还需要制定相应的档案管理规范和流程，确保电子档案的准确性和完整性。
4.档案查询和检索：电子档案管理系统应具备快速、方便的查询和检索功能，通过各种索引和关键字搜索，可以在海量的电子档案中准确定位所需信息。
对于常用的档案信息，可以建立快速访问的数据库或目录，提高查询效率。
1.云存储和备份：云存储是将电子档案存储在云端服务器上，通过互联网进行访问和管理。
云存储具有高可靠性、可扩展性和便捷性等优势，可以降低企业的存储成本并提高档案的安全性。
还可以通过云备份的方式对电子档案进行定期备份，防止数据丢失。
2.数字化办公：企业可以采用数字化办公方式，通过电子邮件、即时通讯工具和协同办公平台等实现信息共享和协作。
档案管理信息电子化问题研究
，
职能转 变 ， 实 现档 案信 息资源的合理配置 、 科学管理 ， 为社会 提供高效 、 优质 的服务。 ２ ． ２形势发展 的需求 。 ２ １ 世纪是信息化的时代 ， 一般档案 馆都藏有数十万卷档案资料 ， 数百万件档案文件 ， 是本地 区最 丰富 、 最有 实用价值 的信息资源库 ， 这样一大批浩如炯海 ， 珍
贵的档案信息资源不 能很好地 为各级领导和广大公众利 用 ，
充分实现信息共享 ， 就失去了档案 留存 的意义 。近年来 ， 档案 载体逐渐并迅速地被磁盘 、 磁带 、 光盘所取代或更替 ， 电子档 案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题 ，那就是电子 档案 的收集 、 保管 、 保护和利用手段 ， 而解决这个 问题 的途径 只有一个 ， 那就是档案信息 的电子化建设 。 ２ － ３ 社会强烈需求 。 当今 ， 人们的时间意识越来越强 ， 领导 做 出重大决策需要迅速 、 准确 ； 各职能部 门工作查考要求快速 及时 ； 社会广大公众对档 案信息需要量不断增加 ， 那么要了解 这些详 细内容恰恰只有档案馆才是最全 、 最新 、 最直接 、 最方 便 的一个场所 ，这就迫使档案馆这个信息保管和提供利用 的 部 门必须尽快改变传 统的原始管理 、 检索和提供利用 的手段 ， 以现代化 、 多功能的服务措施 ， 使 档案馆馆藏的信息能及 时 、 方便地提供 给各方面的需求者 。 ３档案管理信息电子化的现状 ３ ． １ 档案软件没有信息管理功能 ， 缺乏通用性 。档案部 门 使用的计算机 型号不一 ，规格各异 ，各 自开发的软件不能互 用 ，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理 的计算机管理软件 系统 ， 由于不能互调案管理信息电子化 问题研究
赵 洁
河南省沈丘县槐店 回族镇人 民政府计划 生育办公室 摘要 ： 随着电子信 息化的发展， 档案管理信 息电子化 的优 信息管理工作 ， 制约了档案信息电子化 的进程 。 势 日益 凸显 ， 成 为社 会 发 展 的必 然 趋 势 。 为 此 ， 档案 界 应 采 取 ３ ． ２在 我国至今 还没有建立一个达 到数据交换 的机 读 目 如下对策： 做 好 归 档 电子 文件 的 技 术 处理 工作 ； 解 决 好 电子 文 录档案系统 ， 档案信 息系统和 网络建设形式各行其是 ， 层次不 件 的 保 存 问题 ； 变革 档 案人 员知 识 结 构 。 规范性 、 开发性 、 服 务性 、 共享性 较差 ， 不能适应档 案信息 关键词 ： 档 案 管理 信 息 电子 化 资源共享的要求 。 ３ － ３ 标准化 、 规范化工作有待提高。档案信息管理 电子化 随着电子信息化的不断发展 ， 现有 的档案 管理模 式 已不 的前提是基础工作 的规范化和标 准化 。 但由于历史原 因， 馆 口 能适应 当今社 会的档案管理工作 。档案管理信息 电子化的优 室 藏档案业务基础差 ， 案卷质量不高 ， 特 别是各类档案 的著 势 日益凸显， 成为了社会发展的必然趋势 。 录细则相容性不强 ， 系统软件移植性差 ； 档 案 自动化工作 尚无 １ 档 案管理信息电子化的涵义 统一标准 ，仅着 眼于某一个馆或某个 专业系统 ，无法全 面实 所谓管理信息电子化 ，就是用微机对档案文献进行筛选 施 、 推广统一标准 ， 这也制约 了档案信息工作 电子化。 和不 同层次的加工，使之转化成为微机软件形式 的二次文献 ３ ． ４档案的技术标准 、 组织工作程序标 准未从计算机信息 供人们利用 的过程。它主要包括电子文书 、 电子信件 、 电子报 处理技术特点和发展考虑 ， 越来越多 的归档 “ 文件资料 ” 是磁 表、 电子图纸等等 。 与纸质文件 比较 ， 电子文件具有 以下特点 ： 盘、 光盘 ， 现行的档案整理 、 分类方法 、 著录标准及有 关规定 已 电子文件不再是直观的纸质文件 ，它需要 借助现代 办公设备 不 能 完 全适 应 。 才能阅读利用 ；电子文件可 以直接由计算 机等现代 办公设备 ３ ． ５档案信息管理人员的素质有待提高 。 实现档案信息电 迅 速地处理和传递 ； 电子文件的利用是可共享的 ， 也 不再受 时 子化 ， 首先要有现代化 的人 ， 管理人员要有较高的知识层次和 间和距离 的影响 ；电子文件 的保存条件和环境要求 与纸 质档 先进技术水平 ，不能仅仅 满足 于一般的计算机操作。从 目前 案不同 ， 它对保 存场地 的面积要求不高 ， 而对环境 的温 湿度 、 看， 许多档案部 门缺乏现代高技术人才 ， 其 中档案 、 信息 处理 防磁性 等条件 的要求很高。 复合型人才就更奇缺 ， 大部分档案人员现代 技术水平偏低 ， 甚 ２档案管理信息 电子化的必然性 至有现代文盲现象 。 办公 自动化 、 无 纸化等事物的出现 ， 使档案 的生成方式发 ４档案管理信息电子化 的应对 生很大变化 ，这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读 电子文件是计算机 文字处理系统 中的最后 一个文本 ， 没 形式 以磁盘为载体的档案。 由此看来 ， 档案信息电子化是档案 有草稿与印稿的区别 ， 也没有正本与副本的差异 ， 甚至文件与 利用工作发展的必然趋势。 档案之 间很难划定一条人为的界限。它 给档案管理工作造成 ２ ． １ 档案 电子化 ， 可改善档案管理 工作 。只有实现档案电 的影响与冲击必将是全面而深刻的。这些课题是 电子 文件能 子化 ， 才能冲破档案利用 的种种局限 ， 使档案管理部 门从封闭 否转化为档案的关键 ，也是赋予档案本 质属性新 的内涵 的客 走 向开放 ， 从档案的保管和利用职能向信息采集 、 管理和服务 观需要 。为此 ， 档案界应采取 如下对策 ：
试析电子档案管理信息化的建设与发展
一
、
电子档案管理信息化的发展必要性
档 案是 连接信息 的一个纽带 。对于世界文 明有着承接过去 ， 启 示现代 ， 发展未来的作用。它本身具有 的强大无形力量 是不可 忽视的 。因此档案管理就彰显 出颇为重要的地位 。也是我们 一 项重要 的事业。那么在这个数字信息化高速发展 的时代 ， 档 案管 理 要求电子信息化就更是迫在眉睫了。 １ ． 现代企事业单位中 ， 档案管理信息被每天不断更新变化 的 数 字 化 网络 冲 击 着 ， 其 形 式 由原 来 的 传 统 手 稿 文件 ， 装 件 人 盒 的 方式， 被迫进入到 电子机器的识别 时代 。并且经历 了从单机数据 到网络信息 ， 而且还在不断的更新迭代中。 ２ ． 随着办公 自动化软件逐渐进入各个单位 中， 那些单位落后 的档案管理 体系 已经不能适应 时代发展的需求 。这就要 求我们 档 案管理层 也要 不断的去 改变 自己原有的管理模 式， 去加速适 应 网络信息化 发展 的需求 。如果还 不改变就无法适应其它 单位对 你 传达 的信 息 。 ３ ． 电子 档 案 管 理信 息化 可 以 实现 高 效 、准 确 、公 正 、科 学 的 档案管理 。随着企事业单位的人数增加 以及各个企事业单位合作 的加深 ， 人工管理档案的模式 已经不能适应新 的社会需求 ， 这样就 需要将档案管理 电子化 、数字化 ， 这样 ， 我们在使用 电子档 案时不 仅可 以查询任意时间 内所需要 的资源信息 ， 而且 可以大大提升 电 子档案资源的利用率， 以及工作效率 ， 可谓是事半功倍 。 ４． 电子 档案管理信 息化还具有完整性 、有效性 、保 密性 、 规范性 。因此 ， 对于档案管理价值 的发展与开拓就非常重要 。
档案电子化管理方案
档案电子化管理方案1. 简介档案电子化管理方案是指将传统纸质档案数字化，通过电子化技术和系统平台实现档案的数字化存储、管理和检索。
电子化管理方案在提高档案管理效率、减少存储空间、加强信息安全等方面具有重要意义。
本文档将介绍档案电子化管理方案的主要内容和步骤。
2. 方案内容档案电子化管理方案主要包括以下内容：2.1 档案数字化处理档案数字化处理是将纸质档案转化为电子文件的过程。
首先，需要对纸质档案进行扫描，获取档案的数字化副本。
然后，通过图像处理和文字识别技术，将扫描得到的图像转化为可编辑的电子文件。
最后，对电子文件进行分类、整理和命名，以便于后续的管理和检索。
2.2 档案管理系统档案管理系统是实现档案电子化管理的核心工具。
通过档案管理系统，可以对电子档案进行存储、检索、编辑和共享。
系统应具备以下功能：•档案存储：将电子档案存储在统一的数据库中，以便于统一管理和备份。
•档案检索：提供便捷的检索功能，使用户可以通过关键词、日期、文件类型等进行精确检索。
•档案编辑：允许用户对电子档案进行编辑、注释和标记，以满足不同用户的需求。
•档案共享：支持多用户同时访问和共享档案，实现信息的流动和共享。
2.3 安全保密措施档案电子化管理方案需要采取一系列安全保密措施，保障档案的安全性和完整性。
主要包括以下方面：•访问权限控制：对档案管理系统进行用户权限的分级管理，设置不同用户的访问权限，确保只有授权人员可以访问和操作档案。
•数据备份和恢复：进行定期的数据备份，并制定恢复计划，以保证档案数据的安全性和可靠性。
•防病毒和防篡改：使用有效的防病毒软件，确保电子档案不受病毒和恶意攻击；使用数字签名和加密技术，防止档案被篡改和非法复制。
3. 方案步骤3.1 规划阶段在规划阶段，需要确定档案电子化管理方案的目标和需求，制定详细的计划和时间表，并评估方案的可行性和成本效益。
3.2 扫描阶段在扫描阶段，需要对纸质档案进行扫描，获取档案的数字化副本。
浅谈档案信息电子化
科技视界Science &Technology VisionScience &Technology Vision 科技视界档案信息电子化,就是用计算机对档案材料进行整理、修改、筛选和保存,使传统的纸质文件转化为计算机软件的形式供人们使用。
在信息电子化系统中,电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行,它便于修改、便于复制的特性,使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。
它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。
在信息电子化条件下,传统的档案工作开始引进现代化技术,一向隶属于社会科学领域的档案工作,在电子化建设过程中要融合、渗透许多自然科学领域的技术与知识,这使得档案工作中的科技含量显著增加。
从长远看,档案信息化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部,而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。
1档案信息电子化的作用1.1可充分利用和发挥现有微机的潜能,提高利用率。
目前,大多数基层档案馆(室)对计算机的应用单一,有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存,造成人力、物力、财力和时间的极大浪费。
1.2缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性。
手工信息加工工作模式是:选题-选材-编辑-出版,即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长,往往造成信息失效,严重影响了档案信息的应用价值。
档案信息电子化,编者可直接利用机读形式的档案,利用电脑的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文献。
1.3档案信息电子化,信息成果可多份拷贝,将拷贝成果送到领导及各个部门,就扩大了社会影响,拓宽了服务范围,档案部门的地位自然也就得到了提高。
1.4档案信息电子化,可使档案信息顺利地与最新技术接轨。
“信息高速公路”在我国尚在起步较晚,但档案事业要注意这方面发展动向,超前拿出对策,使档案工作适应这一客观形势的变化和要求。
2档案信息电子化现状2.1档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性。
浅谈如何做好档案信息的电子化管理
【 关键词 】 档案信息 自 动化 电 化 的出 柜 、一架 架 码放 整齐 的纸 质档 案 ，而 算 机操 作 ，仍不能 充分 发挥 作 用 ，也
现 ，使档案的生成方式发生了很大变 照 片 、底片 、录音 、录像 、磁 盘 、光 就 谈不 上档 案信息 电子化 了 。 化 ，决定 了档案的前身必须 以机读文 盘等 载体 的档案 却寥寥无几 。据 了 件为主要形态。这种变化预 示着诸多 解 ，纸质档案与非纸质档案在馆藏中 二 、 推 进 档 案 信 息 电 子 化 管 信息可能来 自不同的机读形式的档案 的数量比是５ ０ ０ ： １ 到１ ０ ０ ： １ 之间，也就 理 的 益处 ０ 万卷 纸 质 档 案 的 档 中，所 以，信息 电子化是档案管理工 是 说 一 个拥 有 １ （ 一 ） 推进档 案信 息 电子化 管
浅谈如 何做好档 案信息 的电子化 管理
口 王 丽 莎
【 摘
要 】当前，电子档案的数量呈现逐年递 增的现象 加 强和做好档案信 息 电子化管理 ，就是 为了更有 效地利 用好
档 案 。本 文从 档 案 管 理 入 手 ，分 析 了档 案信 息 电子 化 管理 的 重要 性 和 必要 性 ，指 出 了做 好 档 案 信 息 电 子 化
只 能被 埋 没 。
以 ，鼓 励 和 支持 先进 单 位 提 高 水 理 之 中 ，实行集 中统 一管理 ，不 能
（ 四 ） 推进 档案信 息 电子化管 平 ，在一些单 位进行 较高水平 的试 各行 其是 白建系统 ，造 成信息分 割 理 ，可使档案信息Ｊ Ｉ ｂ ￣， Ｊ 地与最新技术 点 ，以取得值得推广的经验 ，对整个 和资源浪 费。建立集 中统 一管理 下 接轨 。虽然 “ 信息高速公路 ”在我 国 系统是有利的 ，只有少数先进节点不 的分 散式 系统 ，是较理 想的模式 ，
浅谈档案数字化
浅谈档案数字化随着信息技术的迅猛发展，档案数字化已经成为了一种趋势。
数字化档案是指将传统的纸质档案通过扫描、数字化处理等手段转化为电子文件或者数据库，并利用计算机技术进行管理和存档。
在信息化的大背景下，档案数字化在管理与利用方面都具有很大的优势，因此在社会各个领域得到了广泛的应用。
本文将就档案数字化的概念、意义、过程和挑战等方面进行探讨，并对档案数字化的未来发展进行展望。
一、档案数字化的概念档案数字化，是指将传统的纸质档案，通过扫描、数字化处理等手段，将其转化为电子文件或者数据库，并通过计算机系统进行管理、利用和存档的过程。
数字化档案不再依赖于纸质材料，而是通过数字化的形式存储在计算机或者网络中。
数字化档案不仅包含了文字信息，还能够包括图像、声音、视频等多媒体信息，具有更加丰富的信息表现形式。
1. 便于管理和利用。
数字化档案可以通过计算机系统进行管理，利用起来更加方便快捷。
可以根据需要快速检索、浏览、复制和传递档案信息，提高了档案的利用效率。
2. 节约空间和资源。
传统的纸质档案需要大量的存储空间，而数字化档案可以节约空间，降低了存储成本。
数字化档案也更加环保，减少了对纸张等资源的消耗。
3. 提高档案安全性和保密性。
纸质档案容易受到自然灾害或人为破坏的影响，而数字化档案可以通过多重备份和加密等手段提高安全性和保密性。
4. 便于传承和保存。
数字化档案可以更加长久地保存和传承，能够避免因纸质档案的老化、退色等原因而丧失信息。
5. 促进信息资源共享。
数字化档案可以通过网络等平台进行共享，方便了不同地区、不同部门之间的信息交流和合作。
档案数字化具有重要的理论和实践意义，对于提高档案管理水平、促进信息资源共享、推动信息化建设都具有重要的价值。
档案数字化是一个系统工程，包括了多个环节和技术手段。
具体的档案数字化过程包括以下几个步骤：1. 信息采集。
首先需要对要进行数字化处理的档案信息进行采集，包括文书档案、图片档案、音视频档案等。
档案管理信息化综述
档案管理信息化综述随着信息技术的发展，档案管理信息化已成为许多机构和企业的重要工作内容。
信息化档案管理不仅提高了档案管理的效率和安全性，还为企业管理和决策提供了更加完整和准确的数据支持。
本文将对档案管理信息化的相关内容进行综述，探讨信息化档案管理的特点、优势和发展趋势。
一、信息化档案管理的特点1.数字化存储：信息化档案管理将纸质档案转化为电子档案，采用数字化存储技术进行管理。
数字化存储不仅节省了存储空间，还便于检索和共享，大大提高了档案管理的效率。
2.网络化管理：信息化档案管理通过网络平台进行管理和共享，实现了跨部门、跨地域的信息共享和协同办公。
员工可以通过互联网访问档案信息，提高了工作效率和协作能力。
3.安全性保障：信息化档案管理采用了多种安全技术，确保档案的完整性和安全性。
通过权限控制和加密技术，保护档案信息不被恶意篡改和泄露。
4.智能化处理：信息化档案管理通过信息检索、数据分析等技术手段，实现了档案信息的智能化处理，提高了信息的利用价值和决策支持能力。
1.提高管理效率：信息化档案管理实现了档案信息的快速检索和共享，减少了员工寻找档案信息的时间和精力，提高了管理效率。
2.降低管理成本：信息化档案管理将纸质档案转化为电子档案，节省了大量的存储空间和档案管理成本，降低了企业的运营成本。
4.提升决策支持能力：信息化档案管理通过数据分析和信息展示，为企业管理和决策提供了更加完整和准确的数据支持，提升了决策的科学性和准确性。
1.智能化技术应用：随着人工智能、大数据等技术的发展，信息化档案管理将更加智能化，能够实现智能化的信息检索、自动化的数据分析等功能。
2.移动化应用发展：随着移动互联网的普及，信息化档案管理将更加注重移动化应用，实现档案信息的随时随地访问和管理。
3.安全性技术提升：随着信息安全技术的发展，信息化档案管理将进一步强化安全防护，保障档案信息的安全和完整。
4.云端存储服务：随着云计算技术的发展，信息化档案管理将更多地采用云端存储服务，实现了档案信息的备份和共享，提高了档案信息的可靠性和可用性。
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试论档案管理的信息电子化
发表时间：2018-08-13T14:06:53.103Z 来源：《基层建设》2018年第19期作者：彭良才
[导读] 摘要：在互联网时代的背景下，档案管理电子化的建设以及发展越来越迅速，档案管理水平有了很大提高，但由于固有模式的束缚和单位性质等各种因素，有的单位档案管理仍然存在很多不足之处，需要一些有效的措施来加以改善。
档案管理根据它的基本性质及其主要作用来讲，是一项具有管理性、服务性的工作。
提高档案管理水平不仅重要而且急迫，要想适应当今社会发展的大趋势和大潮流，必须加快建设档案管理的电子化进程，以电子化的档案处
广东科源智能科技股份有限公司
摘要：在互联网时代的背景下，档案管理电子化的建设以及发展越来越迅速，档案管理水平有了很大提高，但由于固有模式的束缚和单位性质等各种因素，有的单位档案管理仍然存在很多不足之处，需要一些有效的措施来加以改善。
档案管理根据它的基本性质及其主要作用来讲，是一项具有管理性、服务性的工作。
提高档案管理水平不仅重要而且急迫，要想适应当今社会发展的大趋势和大潮流，必须加快建设档案管理的电子化进程，以电子化的档案处理日常档案工作，能够为社会的发展提供更多的便利。
关键词：文书档案管理电子化
随着当前社会中计算机技术和信息技术不断的开发和利用，人们对网络技术和信息技术的不断加快，文书档案管理工作也逐步的出现了高水准，高系统化的工作流程。
文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。
为了能够满足当前人们对档案管理过程中的系统化，精确化，各种先进的技术在档案管理工作中的应用不断的加快，成为当前为人们提供准确信息的前提，用以满足当前人们对信息的需求。
一、文书档案管理信息的电子化的优点
电子档案管理是文书档案工作中重要的环节，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通过各种先进技术进行工作的前提和基础，其主要作用是通过电子化手段将文书档案标准化和规范化。
1，电子档案的便于检索，使用方便，提高了办公效率。
电子档案是将信息储存在光盘或磁盘上，应用计算机来查询。
计算机拥有强大的信息处理能力，使得文书档案管理更快捷，更方便。
2，信息易于保管。
电子档案是存储在光盘和磁盘上的信息。
比传统的纸质载体更易保存，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，符合国家提倡的建立节约型社会的理念。
第三，电子传输，实现资源的共享。
在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。
这在一定程度上造成了资源的浪费。
信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。
第四，提高了文书档案传输的安全性。
传统的档案传输是靠人力来完成，时间较长，给传输带来安全隐患，比如会出现在传输过程中资料的丢失，并且通过邮递极高费时费力等，安全性也随之降低。
电子传输的出现解决了这一问题，只要有互联网，便可方便的传输，保证了档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象，绿色节能，大大节省了人力、物力和财力。
二、文书档案管理信息的电子化的缺点
首先，档案真实性难以保障。
因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。
文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。
在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。
2、电子档案的安全问题随着网络的普及而变得更为严峻：现在，通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，或者使用计算机病毒，病毒的入侵会让档案管理人员的电脑瘫痪、信息丢失，而且假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。
这些问题都对电子档案的安全性构成了威胁。
人们通过安装杀毒软件等方式来减少病毒的入侵，设置专门人员维护计算机和局域网，这就为管理带来了另一笔费用，购买杀毒软件，增加人员开支。
第三，文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。
文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机，懂得数据传输的技术。
这样的管理人员要具备较高的知识水平，但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。
电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。
第四，电子文件兼容问题。
电子文件的通用问题比较严重，现在全世界各大软件开发公司都相对独立，为了获得更多经济效益，电子文件之间都是不兼容的，电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的不同的电子文件，相互不能通用，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这也为档案管理人员增加了工作量，在电子文件之间进行转换格式。
同时也增加了经费的支出，要同时购买多种格式的软件，以便使用。
三、加快推进档案信息化技术的基本原则
1、科学化规范化和精细化原则。
标准化、规范化、精细化是强化电子文档管理的重要原则，因为文档管理本身就是一项严谨细致的工作，必须要进一步细化档案工作标准和规范，才能提高档案管理的质量和效率要求。
2、快捷与安全同步的原则。
信息化在提高办事效率、质量和速度的同时，也给安全保密工作带来诸多压力和挑战。
所以，要坚持快捷与安全同步的原则，在确保安全基础上提高工作效率，不断增强信息化条件下档案管理的全安系数，强调安全使用和管理。
3、效益与质量兼顾的原则。
因为档案信息数字化建设的艰巨性、复杂性和繁重性，因此需要投入相当的人、财、物力，所以，要坚持效益与质量兼顾的原则，研究自身实力，分析客户需求，强化建档质量，思考快捷安全建档的途径。
四、改革措施和解决办法探讨
针对在文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题，本人结合相关资料总结以下方案：第一，针对安全性问题，使用局域网，让文书档案只能在局域网的范围内传输，给文书档案的传输控制在一个ip地址范围内，防止文件流向外网。
比较常用的办法是设置隔离的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范围内的ip地址，这样就可以有选择的进行文件的传输。
也可以通过设置防火墙的方法，对网络数据进行过滤，检测不安全的攻击行为。
第二，加强人员管理，针对人员素质低的现象，定期进行教育培训。
经过定期的教育培训，让档案管理人员能够掌握较全面的电子化档案管理方法，树立较强的责任心，同时，提法他们的综合文化水平，比如外语水平、计算机操作水平等，
加强思想教育，树立较强的责任意识，从根本上杜绝管理人员私自泄露档案的事情发生，达到档案管理的保密要求。
结束语
在当今网络技术和社会经济不断发展的时代，档案管理以社会信息化为基础，应用先进的现代信息技术，使档案管理工作与时俱进、开拓创新，实现真正意义上的档案管理电子化，让档案管理工作为全社会提供更好的服务，也让档案管理工作顺利健康的持续发展。
参考文献
[1]南剑茜.文书档案管理信息电子化应用《商场现代化》2011.3.
[2]俞锦福.探讨文书档案管理信息的电子化应用《时代报告》2011.12.
[3]赵洁.档案管理信息电子化问题研究，神州，2013.10.
[4]马雪竹.档案电子化管理的思考与展望探究，神州，2013.4.。