采购管理制度(经典版)

采购管理制度

文件类别：程序制度

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机密等级: □机密□一般

归口管理部门：物流中心

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撰写：管理咨询项目组

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采购管理制度

1.目的

为确保所采购物资质量符合规定要求，使采购过程处于受控状态，特制定并执行本制度。

2.范围

本制度适用于生产产品所用的原辅材料、设备、备件、能源等物资。并对采购产品的验证提出了

要求，对本公司采购工作的实施做出了具体规定。

3.职责

3.1.物流管理中心采购部负责对物资进行分类，组织对供方的评定、选择与控制，负责编写采

购计划、签订采购合同、组织采购产品。

3.2.物流管理中心采购部负责谈判、签约，对保证采购的适时、适量、适价和采购质量负责，

并保持与供方的沟通和处理物资质量争端。

3.3.技术部门负责提供原材料采购标准和设备、备件、能源等物资的采供标准等文件，并参与

供方的评价和控制工作，与化验室共同负责物资的质量验证。

3.4.合格供方名册由物流管理中心采购部经理负责审核，总裁负责批准。

3.5.物流物流管理中心采购部经理负责月度采购计划的审核，年度采购计划需总裁批准。

3.6.由物流管理中心采购部和技术部门对与物资采购控制有关的质量记录进行保存。

4.工作程序

4.1.物资的分类

根据物资对公司的产品质量的影响程度及所购物资的价格等因素，将采购物资分为三类：A类

（影响很大）、B类（影响一般）、C类（影响不大）。具体分类办法见《采购物资分类规定》。

4.2.供方的选择、评价与控制

4.2.1.供方的调查

a)选择的供方应具备一定的生产能力、技术水平、交货信誉、产品质量水平及保证质量稳

定的能力。

b)物流物流管理中心采购部负责对供方的能力进行调查，填写“供方情况调查表”，择优

选定合格的供方。

c)对产品质量没有直接影响的(如办公用品等)可不对此类供方进行评价。

4.2.2 供方的评价方法

a）根据物资对本公司的产品质量的影响程度及供方概况，供方发展方针和质量方针，质量保证体系，新产品开发能力，包装贮运等综合因素，对供方进行评价。具体考核办法见《供方评价考核

标准》。

b）评价方式可采取：样品评价、现场评价、历史评价、借鉴其他使用者的使用经验。物流物流管理中心采购部、品管部和技术部门参加评价，并由物流物流管理中心采购部填写“供方评价表”。

4.3合格供方的选择和审批

4.3.1物流管理中心采购部依据《供方评价表》结论性意见，确定合格的供方，并填写和充实《合

格供方名册》。

4.3.2 《合格供方名册》报送物流物流管理中心采购部经理审核，经总裁批准。

4.4合格供方的控制

4.4.1 控制方法

a）物流物流管理中心采购部对合格供方的进货情况进行监控，按《合格供方供货监控记录》的要求如实记载。必要时，物流物流管理中心采购部可会同技术部门走访供方，了解生产年经营管理

情况、质量管理情况等，进行现场监控。

b)每年年底，由物流物流管理中心采购部会同技术部门和品管部依据进货检验记录、供货的监控

记录、供方评价考核标准，工厂使用过程的不合格率等对在册的合格供方的供货情况进行一次全

面复评，由物流物流管理中心采购部负责填写《合格供方年度考核报告》，并纳入合格供方档案。

4.4.2 对考核中不能满足规定要求的供方，取消合格供方资格。由物流物流管理中心采购部提出申请，经总裁批准后，从《合格供方名册》中除名。

4.4.3 物流管理中心采购部负责建立并保存合格供方档案，其中包括：“供方情况调查表”、“供

方评价表”、“合格供方供货监控记录”、“合格供方名册”、“合格供方年度考核报告”等文

件及有关的证实材料。

4.5采购信息

4.5.1 物流管理中心采购部根据公司经营状况、库存量、资金占用、生产部提供的“物资需求计划”等编制月度、年度采购计划。月度采购计划经物流管理中心采购部经理审批后，即可实施；年度

采购计划，经物流管理中心采购部经理审核、总裁批准后方可实施。

4.5.2 计划中应清楚说明对采购物资的要求，包括：名称、规格、数量、计量单位等。技术部门需

向物流管理中心采购部提供采购资料，采购资料应清楚明确地说明对采购物资的要求，可包括：

A) 物资类别、型号、等级标识等；

B) 规范、图样、检验规程等的名称和适用版本；

C) 质量要求、验收标准、指定交货依据、验收条件（含特殊质量要求）等；

D) 对供方质量要求还可包括：设备的要求、人员资格的要求、质量管理体系要求等。

4.5.3 采购资料须经技术部门审核，总裁批准后方可发布实施。在与供方沟通前，公司将确保采购

要求是充分与适宜的。物流管理中心采购部在采购工作中，应对采购资料认真复核和执行。

4.6采购实施

4.6.1 对所采购的物资，公司要与选定的合格供方签订“采购合同”，，采购部依据采购标准执行

采购。“采购合同”的签订、管理与执行，执行“采购合同管理规定”。

4.6.2 物流管理中心采购部按“采购合同”签订的内容要求向选定的合格供方传送“采购订单”，

分批执行采购计划。

4.6.3 一般情况下，执行本制度中4.2、4.3、4.4、4.5、4.6、4.7条款。

4.6.4 例外采购：

a) 如因合格供方发生重大质量问题和不可抗拒的原因不能及时供货时，经物流管理中心采购

部经理提出，总裁批准后，可实行例外采购。

b) 对例外采购的物资填写“例外采购记录”，经技术部门检验后，做出适当标识，以便跟踪

了解生产过程及顾客用后的情况，发生问题及时处理。

c) 例外采购属于试用，只适用于限定数量或时间内，若试用情况良好，则应按供方选择、评

价的要求，经过评价，符合条件者进入“合格供方名册”。

4.7采购产品的验证

4.7.1 由化验室按《原材料进厂使用标准》，对所采购的物资进行检验，检验合格后方可验收、投

入使用。检验记录由生产部和技术部门保管。

4.7.2 采购物资经化验室检验不合格后，按《不合格品控制程序》执行，最终处理意见，反馈回物流管理中心采购部，由物流管理中心采购部负责与供方协调解决，并作为对供方评价分析的资料。

5.相关支持性文件

5.1 《采购物资分类规定》JH-QP-CG-001

5.2 《采购合同管理规定》JH-QP-CG-002

5.3《供方评价考核标准》JH-QP-CG-003

5.4《外协采购质量控制制度》JH-QP-CG-004

5.5《原材料质量控制制度》JH-QP-CG-005

5.6《纸箱制作程序》JH-QP-CG-006

6.质量记录

6.1 《采购计划》JH-JL-CG-001

6.2 《采购订单》JH-JL-CG-002