文件管理分享PPT课件

✓ 年初，按照新一年度的工作计划开设文件夹 ✓ 按文件夹的重要性或常用性做数字标记 ✓ 及时更新，保留旧版本 ✓ 定期备份，保证电脑及备份盘中文件夹及文件名称一致 ✓ 不要直接在C盘和电脑桌面直接保存文件 ✓ 常整理、常总结，不断改善
16
3
小技巧 / 相关规定
如何利用“资源管理器”快速查 找文件或文件夹？
文件管理的分享
1
主要内容：
1
目的 / 定义
2
收集 / 分类 / 管理
3
小技巧 / 相关规定
2
1
目的 / 定义
文件管理中常见的问题： 海量的信息，不知收集哪些才有用… 大量文件存储，管理困难，查找不便… 文件不断修订，版本繁多，难以整合与统一… 电脑软、硬件的问题，使文件安全无法得到保障… 临时文件太多…
收藏夹
✓ 将常用的文件或文件夹添加到收藏夹中； ✓ 选中一个文件或文件夹，用鼠标左键按住拖动到菜单栏
上的“收藏”；定位到菜单后放开鼠标，即可将文件或 文件夹添加到收藏夹的相应菜单中。
21
3
小技巧 / 相关规定
收藏夹
22
形成习惯
8
2
收集 / 分类 / 管理
✓ 纸质文件的管理：
➢ 分类、归档 ➢ 装订、存放 ➢ 处理原则 ➢ 建立电子化目录索引
您是怎样做的？
9
2
收集 / 分类 / 管理
小分享：
✓ 交接文件时，做好签收或登记 ✓ 设置文件袋/夹，按同类项存放，并做好标贴 ✓ 定期装订，编制目录及封面 ✓ 年终：梳理、装箱、编制电子化目录索引
17
3
小技巧 / 相关规定
地址栏定位 以名定位 收藏夹
18
3
小技巧 / 相关规定
地址栏定位查找
19
3
小技巧 / 相关规定
以名定位
✓ 打开文件夹后在文件夹内单击； ✓ 输入要查找的文件名第一个字，如“新”； ✓ 光标将显示到此文件夹中以“新”开头的首个文件或文
件夹。
20
3
小技巧 / 相关规定
➢ ……
12
2
照您的习惯进行分类 遇到什么问题？ 您电脑中的文件夹是如何划分的？
13
2
收集 / 分类 / 管理
14
2
收集 / 分类 / 管理
练习：请将参考材料6的文件重新命名 命名的时候考虑哪些因素？
15
2
收集 / 分类 / 管理
小分享：
3
1
目的 / 定义
✓ 好习惯的培养：
➢ 善于积累 ➢ 善于整理 ➢ 从被动到主动，提高工作效率
✓ 自身规划能力的展现 ✓ 煅炼井井有条的思路
4
1
目的 / 定义
文件管理：是指为使文件的形成、保管、利用和处置，即 其整个生命周期，得到更为经济有效的管理，而进行的一 般性行政管理工作。
日常的文件管理包括哪些方面？
还有呢……？
10
2
收集 / 分类 / 管理
井井有条的办公室：
✓ 别让桌面上文件成堆 ✓ 每三个月做一次档案柜的彻底减肥 ✓ 有效利用彩色标贴纸或文件袋 ✓ 重要的电话多留一份副本，随身携带 ✓ 绝对绝对不要没有整理好桌面就回家
11
2
收集 / 分类 / 管理
✓ 电子文件的管理：
➢ 文件夹划分、归类 ➢ 文件命名 ➢ 文件存档、备份
5
1
目的 / 定义
✓ 收集 ✓ 分类
✓ 管理
6
2
收集 / 分类 / 管理
✓ 怎样筛选和收集？
➢ 日常工作有关的信息 ➢ 能提升工作效率的信息 ➢ 别人的经验和分享信息 ➢ 同行业的信息……等
7
2
收集 / 分类 / 管理
✓ 按文件的性质：
➢ 纸质文件 ➢ 电子文件
✓ 按文件的生命周期：
➢ 收集 ➢ 整理 ➢ 分类 ➢ 存放