临床试验项目资料档案管理制度.doc
临床试验项目资料档案管理制度
临床试验项目资料档案管理制度为了确保临床试验的安全和规范，对于临床试验项目的资料档案管理是非常重要的。
一份完善的临床试验项目资料档案管理制度可以保证试验的结果真实真实可靠，同时也能帮助相关部门对试验进行有效监督和管理。
本文将详细介绍一份包含的临床试验项目资料档案管理制度。
一、制度目的本制度的目的是规范临床试验项目资料的管理，确保资料的安全、完整、规范，并且有序地保管。
制度的实施可以帮助确保试验数据的真实性和可靠性，以及保护受试者的隐私和人身安全。
本制度适用于所有临床试验项目的审核、批准和实施。
制度目的包括：1. 在试验中收集、记录、保管和使用临床试验数据时确保数据的真实、准确和完整。
2. 确保资料的安全、保密和完整，防止丢失或损坏。
3. 准确记录和报告资料，以便监管机构对试验的检查和审计。
4. 提供有效的数据资料支持，满足试验结果的判断和分析。
二、适用范围本制度适用于所有参与该临床试验项目的工作人员，在样本收集、记录、保管和处理等数据管理方面都应按照制度要求执行。
三、资料档案的建立和管理为确保试验数据资料的安全和可靠性，应建立和维护一套完善的数据档案和资料管理系统。
1. 资料档案的建立试验资料档案应包含以下内容：a) 临床试验方案b) 研究协议和入组资格标准c) 研究方案的修订与审批记录d) 研究数据分析计划e) 医疗纪录和基线数据f) 各项检测与检验报告g) 自愿参与知情同意书h) 安全性和有效性数据的收集及分析i) 其它相关资料。
2. 资料档案的管理为保证临床试验资料的安全性和可靠性，这里提供以下建议：a) 制定有效的数据管理计划试验数据管理计划要求严格、可操作、清晰明确。
包含基于该试验方案的检验和检查计划、药物和治疗计划，以及试验材料和设备的收集和保管计划。
b) 样本标识样本标识采用唯一编码方式，以确保个人隐私和试验清晰明确。
c) 试验数据库同步更新试验数据采用数据同步式更新系统，以确保数据的及时、正确而不遗漏。
药物临床试验资料档案管理制度
Ⅰ. 目的：建立药物临床试验资料档案管理制度，实现药物临床试验资料档案标
准化管理。
Ⅱ. 范围：适用于所有临床试验。
Ⅲ. 规程：
1、 对每一个试验项目确定接受后即应编目并建立计算机档案、内容应包括申办
者名称、试验题目名称、CFDA 批件号、试验设计和类别、本中心是牵头或
是参加、承担科室和起始时间等，以便于查询。每份档案要保证其内容的完
同意后，在机构办公室阅读、查看、不得私自带走、撕毁、修改、复印。
Ⅳ. 参考依据：现行 GCP。
Ⅴ. 附件：无
药物临床试验资料档案管理制度
编号：JG-ZD-005·03
制定人
审核人
批准人
页码：1/2
颁发部门： 机构办公室、各专业组
年月日
年月日
修订、审查记录：
年 月 日 生效日期
年月日
编号 页码
修订、审查内容
修订、审查依据
签名/日期
1
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药物临床试验资料档案管理制度
文件编号 页码
JG-ZD-005·03 2/2
件目录，由研究者整理后与资料管理员办理交接手续。
8、 资料管理员对归档的临床试验资料进行检查，并记录在案，对临床试验资料
不全的档案可拒绝归档，待完整后重新归档。
9、 保存期限：一般来说，研究者应保存临床试验资料至临床试验结束后至少 5
年，有些国际多中心试验需保存更长时间。
10、 借阅档案的人员应填写查阅登记表并经档案资料管理员及机构办公室主任
整性，准确性及真实性。
2、 应建立独立的档案室，专门存放临床试验资料。
3、 档案资料保存必须满足：防火、防水、防盗、防虫，及恒湿要求。
药物临床试验档案管理制度
药物临床试验档案管理制度
1.临床试验文件资料归档和保存应由药物临床试验机构档案管理员负责。
2.临床试验文件资料包括以下内容：
2.1 管理类文件：包括机构及专业的管理制度、设计规范、标准操作规程、相关法律法规、研究人员资料和培训档案等。
2.2 临床试验资料：包括临床试验前、试验中、试验后资料，具体内容参照附件一。
3.已完成的文件资料应及时交机构办公室存档，不得随处摆放，以免遗漏丢失。
4.档案文件资料应统一保管在档案管理室。
档案管理室应符合档案的保存要求，具备防火、防虫、防霉、防丢失的硬件设施。
档案管理员应每周检查，发现隐患，及时处理，杜绝一切事故的发生。
5.档案室应按与临床试验项目数1:2的比例配置档案柜，选铁皮柜为宜。
铁皮柜应有包含试验信息的编号，以方便检索。
6.档案保存可按以下形式：纸质文件、电子记录、移动硬盘、刻录CD。
纸质档案应分类存放在文件柜中，文件柜应加锁。
电子记录应及时备份，必要时打印为纸质资料保存。
7.档案管理员应对试验文件资料进行整理、分类、立卷、编写目录、
登记归档，并建立编码，以方便保存和检索。
8.药物临床试验档案只对国家药物监管部门及申办方和临床试验机构开放，不得对外泄露。
所有人员在查阅文件资料时必须登记查阅原因、时间并签字。
9.附件
9.1 附件一试验资料保存表
9.2 附件二档案管理分类目录
附件一
XX医院药物临床试验资料保存表
核对人：核对时间：
附件二档案管理分类目录。
临床试验机构档案室制度
临床试验机构档案室制度
1档案室应有独立的房间进行试验文档的专项管理，并且指派专业的且受过培训的人员进行管理。
2档案室应配备带锁文件柜、温湿度计等，环境整洁，通风性较好、消防设施齐全，能够满足临床试验文档长期保存的需要。
3与试验相关的研究文档、往来文件、监查报告、各种补充文档等作为临床试验准确性、可靠性的证据，均应按时归档到研究文档中。
4归档资料应建立归档目录，以方便检索。
文档的归档、保存、查阅等均应有记录。
5药物临床试验的档案资料具有科学研究的保密性，同时涉及申办者的商业机密和受试者的隐私，因此药物临床试验档案资料应严格保密。
6档案室应具备防火、防虫、防霉、防丢失的硬件设施，有些文件还应避光、控温，如受试者CT片。
7资料应分类存放在文件柜中，文件柜要加锁，并设专人保管。
8文件借阅需认真填写借阅登记，借阅者与管理人员共同签字，并注明日期。
9核查合格的结题项目的试验文件和原始记录，按药物临床试验规范要求保存归档。
10档案管理员接收文件时要按清单逐一核对，准确，无漏项，同时在接收登记本上详细记录文件名称、编码、文件页数、接收时间，送文件人员签字确认。
11档案管理人员必须严格执行档案借阅制度，逐项认真填写档案借阅登记本。
药物临床试验文件管理制度
药物临床试验文件管理制度
药物临床试验文件管理制度（专业）
本文的目的是确保药物临床试验各项文件资料的安全性和完整性，适用于本专业所有的临床试验，责任人是本专业参与临床试验的医护人员。
具体的细则包括：
1.本专业科室的档案管理员负责统筹临床试验文件的收集、整理和保管工作。
2.临床文件包括各种化验记录/结果、检验记录/结果、不
良事件记录、病例报告表、知情同意书、各种SOP文件、研
究者手册、试验方案等。
3.药物临床试验的准备和进行过程中，相关文件存放于本
专业科室专用的文件储存柜。
试验结束后，将资料移交至机构办公室存档保存。
4.本专业档案管理员及相关研究人员须遵守国家保密法规，对于申办者提供的有关新处方、制剂工艺等关键内容要保密，不得擅自对外泄露。
5.除涉及试验的研究者、申办者、第三方稽查与官方视察
人员外，其他任何机构和个人不得擅自查阅试验相关文件。
所有研究人员查阅、取用相关文件时必须登记原因及时间并签字，使用完后应立即归还。
与研究无关人员不得查阅、取用试验文件。
6.按照本机构对药物临床试验档资料的要求进行资料保存。
7.原始记录不得外借，不得让无关人员抄写复印。
在必要
借用时，应严格办理借用手续，须向专业负责人及机构办公室主任进行汇报待批准后方可借用。
临床试验档案管理制度
第一章总则第一条为确保临床试验档案的完整性、准确性和安全性，规范临床试验档案管理，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我国临床试验实际，制定本制度。
第二条本制度适用于所有在我国境内开展的临床试验，包括药物、医疗器械、生物制品等临床试验。
第三条临床试验档案是临床试验管理的重要组成部分，对保障临床试验的科学性、真实性、准确性和可靠性具有重要意义。
第二章档案管理职责第四条临床试验机构应设立专门的档案管理部门，负责临床试验档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案管理部门应配备专职或兼职档案管理人员，负责档案管理的具体工作。
第六条研究者、申办者、监查员等临床试验相关人员应积极配合档案管理部门的工作，确保临床试验档案的完整性。
第三章档案收集与整理第七条临床试验档案包括以下内容：（一）临床试验方案及修改方案；（二）知情同意书；（三）伦理审查批准文件；（四）临床试验记录；（五）试验数据；（六）受试者信息；（七）其他与临床试验相关的文件。
第八条档案管理部门应按照档案收集目录，及时收集临床试验过程中的各类档案资料。
第九条档案管理部门应按照档案整理规范，对收集到的档案资料进行分类、编目、归档。
第四章档案保管与利用第十条档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的防盗、防火、防潮、防虫、防尘等设施。
第十一条档案管理人员应严格执行档案保管制度，确保档案安全。
第十二条档案管理部门应建立健全档案查阅制度，为相关人员进行档案查阅提供便利。
第十三条未经档案管理部门同意，任何单位和个人不得擅自复制、借阅、销毁档案。
第五章档案销毁第十四条档案管理部门应定期对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案进行销毁。
第十五条档案销毁前，应经档案管理部门负责人批准，并做好销毁记录。
第十六条档案销毁时，应指定专人监督，确保档案销毁过程符合相关规定。
第六章附则第十七条本制度由临床试验机构档案管理部门负责解释。
第十八条本制度自发布之日起施行。
临床试验资料档案管理制度
第一章总则第一条为规范临床试验资料档案管理，确保临床试验数据的完整、准确、安全，保障受试者权益，根据《中华人民共和国档案法》、《药品管理法》、《医疗器械监督管理条例》等相关法律法规，结合本机构实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本机构开展的所有临床试验项目，包括药物临床试验、医疗器械临床试验等。
第三条本制度旨在明确临床试验资料档案管理的职责、流程、要求及保障措施，确保临床试验档案的科学性、真实性和可靠性。
第二章职责第四条临床试验资料档案管理部门负责临床试验资料档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第五条临床试验项目负责人负责临床试验资料档案的完整性和准确性，确保临床试验资料档案的及时归档。
第六条临床试验研究人员负责临床试验过程中产生的资料收集、整理和归档，确保资料的真实性和完整性。
第三章管理流程第七条临床试验资料档案分为纸质档案和电子档案，应按照以下流程进行管理：（一）收集：临床试验研究人员在试验过程中，应按要求收集试验资料，包括病例报告表、试验记录、受试者文件、原始数据等。
（二）整理：临床试验研究人员对收集到的资料进行整理，确保资料完整、准确、有序。
（三）归档：临床试验资料档案管理部门在试验结束后，对整理好的资料进行归档，确保档案的完整性。
（四）保管：临床试验资料档案管理部门负责临床试验资料档案的保管工作，确保档案安全、完整。
（五）利用：临床试验资料档案管理部门应按照规定，对临床试验资料档案进行合理利用，为临床试验项目评价、监督、审评等工作提供支持。
第四章管理要求第八条临床试验资料档案应按照以下要求进行管理：（一）分类：临床试验资料档案应按照临床试验项目、资料类型等进行分类，便于查阅和管理。
（二）标识：临床试验资料档案应标注项目名称、档案编号、档案类别、档案形成时间等信息。
（三）保存期限：临床试验资料档案的保存期限应按照相关法律法规和临床试验项目特点进行确定。
（四）保密：临床试验资料档案应严格按照保密规定进行管理，确保档案安全。
临床试验文件档案管理制度
第一章总则第一条为规范临床试验文件档案管理，确保临床试验的科学性、真实性、准确性和可靠性，保障受试者权益，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本机构开展的各类临床试验项目，包括药物、医疗器械、生物制品等。
第三条临床试验文件档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用；（二）集中管理，实行统一领导，分工负责；（三）规范流程，明确职责，确保档案管理的规范化、标准化；（四）保密原则，确保档案信息的安全。
第二章组织与管理第四条本机构设立临床试验文件档案管理部门，负责临床试验文件档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。
第五条临床试验文件档案管理部门的主要职责：（一）负责制定和实施临床试验文件档案管理制度；（二）负责临床试验文件档案的收集、整理、立卷、归档工作；（三）负责临床试验文件档案的保管、维护和利用；（四）负责临床试验文件档案的鉴定、销毁工作；（五）负责临床试验文件档案的保密工作。
第三章文件档案的收集与整理第六条临床试验文件档案的收集范围包括：（一）临床试验方案、伦理审查批准文件、知情同意书等；（二）临床试验记录、数据、统计分析报告等；（三）临床试验报告、总结报告、注册申请材料等；（四）临床试验相关的会议记录、信函、电子邮件等；（五）其他与临床试验相关的文件材料。
第七条临床试验文件档案的整理要求：（一）按照文件档案的性质、来源、时间等进行分类；（二）对文件档案进行编号、编目，确保档案的有序性；（三）对文件档案进行数字化处理，提高档案的利用率；（四）确保文件档案的完整性和准确性。
第四章文件档案的保管与利用第八条临床试验文件档案的保管要求：（一）根据文件档案的性质和重要性，确定保管期限；（二）实行分室保管，确保档案的物理安全；（三）定期检查档案的保管状况，及时修复损坏的档案；（四）实行严格的出入库制度，防止档案的丢失、损毁。
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临床试验项目资料档案管理制度1
临床试验项目资料档案管理制度
版本号 1.0 页数6页
起草人起草日期年月日审核人审核日期年月日批准人批准日期年月日颁布日期年月日起效日期年月日
威海市立医院
药物临床试验机构
临床试验项目资料档案管理制度
一、目的
建立项目资料管理制度，保证临床试验文件资料归档与保存的规范性和安全性。
二、范围
适用于本机构进行的所有药物临床试验。
三、内容
1.为保证临床试验的质量、保护受试者的权益和保证新药申报资料的真实可靠，每项操作、
每个数据都要及时并准确地做好书面记录。
2.机构秘书根据《临床试验项目承接审核的标准操作规程》，
受理专业组递交的资料。
3.药物临床试验项目获得伦理委员会批准后、试验正式启动前，机构资料管理员将项目材
料按专业组及项目分类整理、保存在机构资料室中。
4.试验过程中，机构负责受理、存档申办方、CRO和研究者递交的临床试验过程文件，
例如方案变更申请、监查报告、项目进展报告、严重不良事件报告等。
5.试验过程文件及原始资料（指与临床试验相关的原始数据被第一次记录时的载体，记录
整个临床试验过程的文档，包括检查检验报告、病历、知情同意书、受试者筛选入选登
记表、鉴认代码表、药物管理记录等）由专业组负责记录、整理和收集。
原始文件的数
据直接影响到临床试验的质量及真实性，做到真实记录、认真填写和及时收集；
6.临床试验进行过程，专业科室建立临床试验的项目文件夹，按照GCP的要求建立临床
试验的文件目录，及时收集、保存相关文件。
7.临床试验结束后专业组研究者将全部项目过程文件及原
始资料按照GCP要求整理汇总
完善后交机构办公室。
8.机构秘书和资料管理员对试验资料进行审查通过后，按相关程序完成资料交接手续后将
项目资料放入档案室归档。
9.临床试验项目被暂停或终止时，专业负责人应书面说明被暂停或终止的原因，并将上述
临床试验资料整理后递交机构归档。
10.档案室管理
1)档案室钥匙由专人保管，非档案室人员不得入内；
2)档案室有防火、防盗、防高温、防潮湿、防尘、防虫等设施，并采取必要的预防措
施和设置必要设备，确保档案的安全。
3)档案室内保持整齐、整洁，注意电源，清理易燃物品。
严禁吸烟，确保档案室安全；
4)档案按根据临床项目编号存放，编制橱箱号码和存放资料示意图，便于查找；
11.文件资料的借阅参照“临床试验文件资料借阅的标准操作规程”。
12.临床试验资料保存期限已到GCP法规存档期限的：
1)与申办方协商，需要对方每年支付管理费，由院方继续保管；
2)申办方与院方及第三方签署委托协议，将资料交予第三方保存；
3)申办方不予保留的，院方可统一作为保密文件根据医院销毁的SOP进行销毁，并做
好销毁记录。
13.销毁档案时，要有两人以上监销，监销人员在销毁前应认真清点核对，在销毁清册上签
名，销毁清册应列入档案室保存。
14.严禁任何人、任何部门擅自销毁项目档案。
四、参考资料
1.国家食品药品监督管理局令第28号发布《药物注册管理办法》（试行），2007
2.国家食品药品监督管理局令第3号发布《药物临床试验质量管理规范》,2003
3.国家食品药品监督管理局.卫生部文件，国食药监安[2004]44号.关于印发《药物临床试
验机构资格认定办法（试行）》的通知，2004
五、附件
附件1 临床试验保存文件
附件2 临床试验项目资料档案分类示意图
附件1
临床试验保存文件
一临床试验准备阶段
临床试验保存文件研究者申办者
1 研究者手册保存保存
2 试验方案及其修正案（已签名）保存原件保存
3 病例报告表（样表）保存保存
4 知情同意书保存原件保存
5 财务规定保存保存
6 多方协议（已签名）（研究者、申办者、合同研究组织CRO）保存保存
7 伦理委员会批件保存原件保存
8 伦理委员会成员表保存原件保存
9 临床试验申请表保存保存原件
10 临床前实验室资料保存保存原件
11 国家食品药物监督管理局批件保存保存原件
12 研究者履历及相关文件保存保存原件
13 实验室检测正常值范围保存保存
14 实验室操作的质控证明保存原件保存
15 试验用药物的标签保存原件
16 试验用药物与试验相关物资的运货单保存保存
17 试验药物的药检证明保存保存原件
18 设盲试验的破盲规定保存保存原件
19 总随机表保存保存原件
20 监查报告保存保存原件
二临床试验进行阶段
临床试验保存文件研究者申办者21 研究者手册更新件保存保存
22 相关文件（试验方案、病例报告表、知情同意书、书面情况通
知等）的更新件
保存保存
23 研究者的履历的更新件保存原件保存原件
24 实验室检测正常值范围的更新件保存保存
25 试验用药物与试验相关物资的运货单保存保存
26 新批号试验药物的药检证明保存保存原件
27 监查员访视报告保存保存原件
28 已签名的知情同意书保存原件
29 临床试验原始文件保存原件
30 病例报告表（已填写，签名并注明日期）保存副本保存原件
31 研究者致申办者的严重不良事件报告保存原件保存
32 申办者致国家食品药物监督管理局、临床试验伦理委员会的严
重不良事件报告
保存保存原件
33 中期或年度报告保存保存
34 受试者鉴认代码表保存原件
35 受试者筛选/入选表保存原件保存
36 试验用药物登记表保存原件保存
37 研究者签名样张保存原件保存。