物业公司综合部管理守则4.doc

物业公司综合部管理制度4 物业公司综合部管理制度

物资采购制度

一、各部门凡需新增固定资产，低值易耗品或使用各种其它物资，应先行到公司仓库领

用，仓库无库存的，可申请购买；

二、部门申购应将所需增加的物品列入每月物资采购申报表中，经副总经理/董事长批

准后，可正式申请购买，各种物品的采购主要由综合部部负责；

三、预算外急需使用的物资，经副总经理/总经理批准可以先行购买，再补作预算；

四、各部门对本部门使用的常用物品，应根据使用情况提出每月的耗用量，仓库根据该

物品消耗时间的长短定出最低库存量，在接近最低库存量时，通知有关部门申购物品；

五、申请购买物品申购部门填写物品采购单，采购单需详细列明所需购买物资的名称、

规格、数量、用途；

六、负责采购的人员应随时了解和掌握公司常用物品的市场价格和供应情况，对于常用

物品及耗用量大的物品，根据不同供货商对不同物品的报价按质优价廉的原则选定固定的供货商；

六、对于一时在市场上难以购买和购买程序需占用较长时间的物品，综合部应将情况通

知给使用部门，以便使用部门能及时采取相应措施。

物业公司综合管理部档案管理制度1

档案管理制度

一、目的

为使档案管理制度化、规范化，便于查询以达到提高档案资料处理的品质和效率，特制订本制度。

二、适用范围

1、适用于物业管辖范围内的所有物业服务中心及各职能部门。

2、适用于日常工作中产生的往来文件、相关合同等需存档的资料。

三、档案的分类

1、档案按照保管期限分，主要有短期、长期和永久；

2、档案按照归属性质分，主要有文书类、经营管理类、工程类、财务类以及人事类。

2.1、文书类

文书类档案主要有：内部文案审批单、内部费用审批单、内部工作联系函、会议纪要（单独存档）、各类通知、报告、文件资料签收单、工作总结及计划（单独存档）以及日常办公中产生的一系列行政方面的资料。

2.2、经营管理类

经营管理类档案主要有：广告合同、物业服务合同、租赁合同等。

2.3、工程类

工程类档案主要有：

2.3.1、前期资料：招投标资料、物业服务备案资料、物业服务合同、由前期资料产生的内部文案审批单及与相关单位的联系函等。

2.3.2、合同类资料：电梯维保合同、消防合同、智能化合同等工程类合同。

2.3.3、竣工类资料：工程竣工验收单等验收资料。

2.4、财务类

财务类档案主要有：凭证、账簿、报表等。

2.5、人事类

人事类档案主要有：员工入职相关手续单、社保等资料、员工考勤资料、员工工资单等资料。

2.6、证件公章类

证件类档案主要有：公司营业执照正副本、税务登记证正副本、组织机构代码证正副本、开户许可证、资质证书政府本、卫生许可证、社保登记证等证件资料。

公章主要指公司公章、合同章。

四、档案的存档方式

1、目录制作要求

档案目录的制作要突显卷内档案资料的归属范围、卷内档案的数量、主要内容等。一般是指保管期限、文号、责任者、文件名、页数、页码。

档案目录制作的原则为覆盖性、一致性、简述性。即档案目录与内容相一致，页数与文件相一致、页码与资料编排相一致，简单概述文件内容标题。

2、页码编排

档案页码的编排按照档案排序的书序，用自动号码机将页码

敲在每一页的右下角。页码编排时要确保一份档案资料的每一页都是连编的，避免漏编、错编。

3、打孔装册

档案归档需打孔装订成册，以确保档案的整体美观以及保管需求。打孔的位置位于左侧边，一般的装订方法有：

3.1、打两孔，位于侧边四等分点，用专业打孔装订机装订；

3.2、打四孔，位于侧边四等分点及四等分点的平分点，用棉线装订。

4、保管期限

档案的保管期限按照保管要求来分主要有短期、长期、永久。短期类档案资料主要是指公司会议、培训通知、温馨提示等日常通知类资料；长期的档案资料主要是指相关事宜的批复、函告、内部文案及费用审批单、总结计划、相关任命通知等长期有效的资料；永久类资料主要指相关协议、合同、公司下发的管理制度等永久有效的资料。

5、保管室的要求

5.1、档案室管理要坚持“以防为主，防治结合”的原则，切实作好档案库房管理，保证安全，柜架整齐，库房内不得堆放其他任何物品。新接收的档案和查阅后的档案要及时上架入柜。

5.2、为有利于档案的长久保存，尽可能限制档案霉腐菌的生长繁殖，将档案存放于干燥的室内环境中，避免阳光直射及潮

湿的环境。

5.3、档案室要设专人负责管理，定时清点档案数量和查看档案的保管现状，档案室的钥匙要由专人负责，不得随意转借。

五、档案的借（查）阅

5.1、对于已归档案案卷、材料、借阅和查阅，必须严格审批、办理登记手续；

5.2、借阅档案，须经有关领导批准，方能借阅，并在限定借阅时间内归还；

5.3、借阅档案，不得擅自超越查阅范围，个人不得因私事借阅或查阅档案；

5.4、查阅档案人，严禁拆卷带走，涂改内容，勾划字句，折叠档案，在查阅时，严禁吸烟、喝水，以防烧毁受潮，确保档案完整无损；

5.5、未经批准，不得擅自摄制、翻印、复印和随意转版篡改、公布档案内容；

5.6、外单位人员需借阅、查阅档案时，须持有关单位的证明进行身份登记，且由领导批准，方能借阅和查阅档案。

六、档案的保密

6.1、遵守公司保密协议，从思想上树立保密观念。认真履行档案借阅、保存、销毁和文件的收发、传递制度。防止“密从口出”，“密从手失”的行为。