集团公司档案管理办法

XX集团有限公司档案管理办法

第一章总则

第一条为做好XX集团有限公司（以下简称集团）档案工作，实现档案工作规范化、制度化，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等制定本办法。

第二条本办法适用于集团总部，全资及控股企业的档案管理可参照执行。

第三条本办法所称的档案是指集团自筹建以来在党建、生产、经营、管理、投资、研发等活动过程中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料。

第四条集团档案由文书档案、基建档案、设备档案、会计档案、人事档案、科技档案、纪检档案、审计档案、项目档案、声像及电子档案等组成。

第五条对国家规定应当归档的材料必须定期向档案室移交，集中管理，任何人不得据为己有。

第六条集团文件材料归档工作应纳入集团工作计划，纳入集团领导工作议程，纳入有关人员岗位责任制。

第二章档案管理体制和职责

第七条集团档案（除人事档案，会计档案，纪检档案、审计档案）由办公室负责管理，设立档案室由专人管理，业

务上接受某省档案局的监督和指导。其主要职责是：（一）负责收集、鉴定、整理、保管集团总部的各类档案资料。

（二）严格执行保密和库房管理制度，确保档案的安全与完整。

（三）开发利用档案信息资源，编制检索工具、专题汇编、编研材料，做好查（借）阅档案和利用情况登记。

（四）做好档案的保管、统计和初步鉴定工作。准确判定文件的保管期限。对保管期限已满，经初步鉴定无保存价值的档案，应编制清册，经档案鉴定小组审核，报集团有关领导审批后销毁。

（五）对集团总部各部门、所属各企业的档案工作进行检查和业务指导，负责专业培训的联系工作。

（六）开展档案宣传工作，提高员工档案管理意识，利用各种现代化管理设施和技术，完善档案管理工作。开展集团档案管理上等级工作，不断提高档案管理水平。

第八条集团人事档案、会计档案、纪检档案、审计档案由集团相关业务部门负责管理。

第九条集团各部门设兼职档案员1名，其主要职责是：负责收集、整理本部门工作中所形成的文件、材料、声像档案等，编制移交清单，于每年2月底前将本部门上一年需要移交档案室的材料按要求向档案室移交。兼职档案员业务上接受档案室的指导。

第十条建立文件材料归档责任追究制度，不按规定要

求归档的应追究当事人或部门的责任。

第三章归档制度

第十一条档案归档，是指文件材料在处理完毕之后，由集团各部门将有保存价值的文件、各种载体的资料和图纸进行整理，按时移交档案室。

第十二条归档要求

（一）各部门在工作中办理完毕的具有存查、利用价值的各种材料，都必须按规定完整地收集保存好，按归档时间移交集团档案室。

（二）归档的文件、材料必须是原件。要求线条、字迹、图像清晰，书写端正、纸质优良、格式统一。严禁使用圆珠笔、铅笔、易变色、褪色的墨水书写。

（三）文件、材料档案移交时，交接经办人员要填写移交清单，并在移交清单上签字确认。

第十三条归档范围

（一）文书档案，包括但不限于：

1.集团党委会、董事会、总经理办公会、专题会议及其他重要会议的文件材料、会议记录、会议纪要及声像材料；

2.集团员工工作变动党团组织关系介绍信及存根，法定代表人证明书及法人委托书存根、行政介绍信存根；

3.集团组织沿革、大事记；

4.集团员工、党员名册、党员年内统计报表；

5.集团资产管理、资本运作、对外投资、股权管理、多

种经营管理、产权变动、清产核资等所形成的各类文件资料；

6.集团签订的各种合同、协议等文件材料；

7.综合性事务，文秘、机要、保密、信访工作；

8.干部职务任免、奖惩、职称评聘等文件材料及电子文件；

9.企业筹备期的可行性研究报告、请示、批准文件，企业章程及电子文件；

10.上级机关普发性但需要贯彻执行的法规性文件材料（规定、政策、意见等）；

11.集团的请示与上级机关的批复，下级单位的请示、报告与集团的批复、批示；

12.集团印发的各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿及电子文件；

13.集团年度工作总结和工作计划及电子文件；

14.集团制订的工作规定、章程、制度等文件材料及电子文件；

15.下级单位报送的各类重要性文件及电子文件；

16.重点项目文件及电子文件；

17.有历史意义和长远利用价值的文件；

18.集团领导批示应当归档的其他材料；

19.重大活动所形成的材料及电子文件。

（二）基建档案，是指属于集团产权的自用房产和集团投资建设的商品房，从项目的立项、申报、审批到建成使用全过程中形成的应当保存的文件材料、图纸、图表、图片、权属证等各种载体的文件材料。

（三）设备档案，是指从设备的申请购置到使用维修直至报废的全过程形成的文件资料。设备档案包括购买设备的请示、购置合约、协议、来往函件以及设备的操作说明、验收记录、维修记录等，设备在开箱检查、安装、调试、试运行正常后一个月内，由主办部门将整理好的归档材料移交集团档案室。设备档案保管期限分为长期和短期两种。

（四）科技档案，集团主持完成的科研技术开发项目，经鉴定后，须及时将提交鉴定的材料以及鉴定证书等送集团档案室归档。

（五）会计档案，应由财务部门按《某省XX集团有限公司会计档案管理规定》收集、整理、立卷后，按时归档。会计凭证、帐本、年度决算（报表）等必须装订成册，按年度编制目录，鉴定保管期限。

（六）项目档案，是指重点投资项目在整个投资过程中从酝酿、策划到投资实施的全过程中形成的。应当归档保存的文件包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、请款、实施等活动中形成的文字材料、声像材料等。其保管期限可分为永久、长期、短期三种。负责重点项目的业务部门，（如有两个或两个以上部门）合办的项目产生的文字材料由主办部门负责文件材料的收集、整理、装订。由项目主办部门根据项目对企业创造的价值和历史贡献来评定保存期限后向档案室移交。

（七）声像及电子档案，包括但不限于：反映集团重要活动的照片、录音带、录像带、VCD、DVD、存储硬盘等，