某集团子公司档案管理制度
子公司档案分级管理制度
子公司档案分级管理制度一、总则为规范子公司档案的管理，加强档案信息的保密性、完整性和可追溯性，提高档案利用效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司下属各个子公司的档案管理工作。
三、档案的分类和分级1. 档案分类：子公司档案根据其内容和形式分类，主要包括业务档案、行政档案、财务档案、人事档案等。
2. 档案分级：子公司档案根据其重要性和保密程度分为A、B、C三个级别：（1）A级档案：包括公司核心业务和重要决策文件等，必须经过授权人员批准方可查阅。
（2）B级档案：一般为公司日常管理工作中产生的文件和资料，较为重要，需经过相关部门审核后方可查阅。
（3）C级档案：一般为公司日常办公中产生的一般性文件和资料，保密性要求较低，可由相关部门自行查阅。
四、档案管理责任1. 公司领导要高度重视子公司档案管理工作，明确档案管理责任部门和人员，落实档案管理责任。
2. 档案管理部门要根据档案的分类和分级，合理制定档案管理方案，确保档案的安全性和可追溯性。
3. 各部门要按照公司档案管理制度的要求，认真履行档案管理职责，做好相关档案的整理、归档和借阅工作。
五、档案管理流程1. 档案存放：各部门要将档案根据其分类和分级存放于专门的档案室或档案柜中，并进行清点和整理。
2. 档案借阅：员工需借阅档案时，需提前填写借阅申请表，并经过主管部门审核批准后，方可查阅档案，查阅完毕后要及时归还。
3. 档案归档和销毁：档案归档应按照文件编号和年份顺序排列，便于查找；对于已经失效或无需保留的档案，要按照规定程序进行销毁。
六、档案保密措施1. 档案管理人员要保证档案的机密性，严格遵守相关保密规定，禁止泄露档案内容。
2. 涉密档案要采取加密措施，确保档案信息的安全性。
3. 涉及个人隐私的档案要依法保密，严禁公开或传播。
七、档案管理检查1. 公司领导要定期对子公司的档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。
2. 档案管理部门要定期进行自查和自评，完善档案管理制度和工作流程。
子公司的档案管理制度
第一章总则第一条为加强子公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有子公司的档案管理工作。
第三条子公司档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案安全。
（二）统一领导：子公司档案管理工作由公司统一领导，子公司负责具体实施。
（三）集中管理：子公司档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统。
（四）分级负责：子公司档案管理工作实行分级负责制，明确各级职责。
第二章档案分类与归档第四条子公司档案分为以下类别：（一）文书档案：包括公司章程、股东会、董事会、监事会会议记录、决议、报告等。
（二）合同档案：包括各类合同、协议、授权书等。
（三）财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。
（四）人事档案：包括员工档案、劳动合同、薪酬福利等。
（五）科技档案：包括产品设计、研发、生产、销售等方面的资料。
（六）声像档案：包括照片、录音、录像等。
第五条子公司档案归档要求：（一）归档文件应真实、准确、完整，具有保存价值。
（二）归档文件应按照档案分类体系进行分类、整理、立卷。
（三）归档文件应填写档案目录、卷内目录，确保档案的有序管理。
（四）归档文件应定期进行清理、鉴定，对无保存价值的文件进行销毁。
第三章档案保管与利用第六条子公司档案保管要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗。
（二）档案柜应按类别、年代、编号进行摆放，便于查找。
（三）档案资料应定期进行核对，确保档案的完整、准确。
（四）档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示。
第七条子公司档案利用要求：（一）档案利用应遵循公开、公平、公正的原则。
（二）档案利用需经档案管理部门审批，确保档案安全。
（三）档案利用者应妥善保管档案资料，不得擅自复制、外传。
第四章责任与奖惩第八条子公司档案管理责任人：（一）子公司总经理对本子公司档案管理工作负总责。
子公司档案管理制度
子公司档案管理制度一、背景介绍随着公司业务的扩大和发展，集团公司下设多个子公司。
为了规范和统一子公司的档案管理工作，确保档案的完整性、真实性和可靠性，提高子公司的管理水平和效率，培养和提升子公司员工的管理意识和档案管理能力，特制定本档案管理制度。
二、制度目的1.规范和统一子公司的档案管理工作；2.确保档案的完整性、真实性和可靠性；3.提高子公司的管理水平和效率；4.培养和提升子公司员工的管理意识和档案管理能力。
三、适用范围本制度适用于集团公司旗下各个子公司的档案管理工作。
四、档案管理的基本原则1.依法规范。
遵守国家有关档案管理的法律法规，严格按照规定进行档案管理。
2.严格保密。
保护和保密档案信息，防止泄露和损毁。
3.实事求是。
档案内容必须真实、准确、完整、可查。
4.便捷高效。
提高档案管理的效率和便捷性。
5.文明素质。
培养员工的文明素质，注重团队协作和服务意识。
五、档案管理的责任部门及人员1.档案管理部门：负责具体的档案管理工作，包括档案的归档、整理、保管、检索、借阅和销毁等工作。
2.全体员工：应当配合档案管理部门的工作，维护档案的安全和完整性。
六、档案管理的具体措施1.归档管理（1）对公司的各类档案进行分类、编目、装订，并确定存档地点。
（2）建立归档登记簿，详细记录归档信息，确保档案的准确性和安全性。
2.档案整理管理（1）定期对档案进行整理，保证档案的有序性和完整性。
（2）将不需要长期保管的档案进行归档或销毁处理。
3.档案保管管理（1）建立档案保管制度，确定档案的保管期限和安全措施。
（2）对档案进行定期的保管检查，保证档案的完整性和安全性。
4.档案检索管理（1）制定档案检索流程，确保档案的及时查找和使用。
（2）对档案的检索记录进行登记和备份，建立档案检索档案台账。
5.档案借阅管理（1）明确档案借阅的权限和流程，确保借阅人员的合法性和合规性。
（2）对借阅档案的使用情况进行跟踪和监督，保证档案的安全和完整。
集团档案管理制度
第一章总则第一条为了加强集团档案工作，充分发挥档案的作用，确保档案的完整、安全和有效利用，促进集团各项工作的顺利开展，特制定本制度。
第二条本制度适用于集团及下属各子公司的档案管理工作。
第三条集团档案工作应遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案工作的合法性。
（二）统一领导：集团档案工作由集团档案管理部门统一领导，各部门、子公司按照职责分工负责档案管理工作。
（三）分级管理：集团档案实行分级管理，明确各级档案管理部门的职责和权限。
（四）安全保密：确保档案的机密性和安全性，防止档案的丢失、损坏和泄密。
（五）科学利用：充分发挥档案的作用，为集团决策、管理、科研和生产经营提供有力支持。
第二章档案管理机构与职责第四条集团档案管理部门是集团档案工作的主管部门，负责以下工作：（一）制定集团档案管理制度，并组织实施。
（二）指导、监督、检查下属各子公司的档案管理工作。
（三）负责集团档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。
（四）组织开展档案业务培训和档案宣传活动。
第五条各子公司档案管理部门负责以下工作：（一）组织实施集团档案管理制度在本公司的贯彻执行。
（二）负责本公司档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。
（三）向集团档案管理部门报送档案工作计划和总结。
第三章档案管理范围与分类第六条集团档案管理范围包括：（一）集团及下属各子公司在生产经营、管理、科研、党建、人力资源、财务、审计、纪检监察等方面的文件、资料、图表、声像等。
（二）集团及下属各子公司内部刊物、会议记录、工作总结、报表、合同、协议等。
（三）集团及下属各子公司与其他单位之间的往来文件、函电、协议等。
（四）集团及下属各子公司涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案。
第七条集团档案按以下类别进行分类：（一）文书档案：包括公司文件、函电、协议、合同、报告、请示、批复等。
（二）科技档案：包括工程设计、施工、设备、科研等档案。
（三）会计档案：包括财务报表、凭证、账簿、审计报告等。
子公司档案分级管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强子公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有子公司的档案管理工作，包括纸质档案、电子档案和声像档案等。
第三条子公司档案管理工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理：子公司档案实行集中统一管理，由子公司档案管理部门负责。
2. 完整性原则：确保档案的完整、准确，防止档案的丢失、损毁和篡改。
3. 安全性原则：确保档案的安全，防止档案的失密、泄密和丢失。
4. 利用性原则：确保档案的及时、准确利用，为子公司各项工作提供有力支持。
第二章档案分级第四条子公司档案根据其重要程度、密级和保管期限分为以下三个等级：一级档案：1. 公司重要决策文件；2. 公司重大经济合同、合作协议；3. 公司重要会议记录、报告、总结；4. 公司重要规章、制度、办法；5. 公司重要人员档案；6. 公司重要财务档案；7. 公司重要项目档案；8. 公司重要科研档案；9. 公司重要法律事务档案；10. 公司其他具有重大意义或重要价值的档案。
二级档案：1. 公司一般决策文件；2. 公司一般经济合同、合作协议；3. 公司一般会议记录、报告、总结；4. 公司一般规章、制度、办法；5. 公司一般人员档案；6. 公司一般财务档案；7. 公司一般项目档案；8. 公司一般科研档案；9. 公司一般法律事务档案；10. 公司其他具有一定意义或价值的档案。
三级档案：1. 公司日常业务文件；2. 公司一般文件；3. 公司其他档案。
第五条子公司档案的密级分为以下三个等级：1. 绝密：涉及国家秘密的档案；2. 机密：涉及公司商业秘密的档案；3. 秘密：涉及公司内部事务的档案。
第六条子公司档案的保管期限分为永久、长期、短期三种：1. 永久：需要长期保存的档案；2. 长期：需要保存一定期限的档案；3. 短期：需要保存较短期限的档案。
集团对子公司文件管理制度
第一章总则第一条为加强集团公司对子公司的管理，规范文件管理制度，确保信息传递的准确性和时效性，提高管理效率，根据国家相关法律法规和集团公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于集团公司及旗下所有子公司（以下简称“子公司”）。
子公司应严格按照本制度执行，确保文件管理的规范化和标准化。
第三条本制度旨在规范以下内容：文件的收发、传阅、归档、保管、销毁等环节，以及文件管理的责任和权限。
第二章文件分类与编号第四条文件分为以下类别：（一）集团公司文件：集团公司下发的各类文件，包括通知、报告、请示、批复等。
（二）子公司文件：子公司内部产生的各类文件，包括通知、报告、请示、批复、合同、协议等。
（三）其他文件：与集团公司和子公司业务相关的其他文件。
第五条文件编号采用统一格式，包括年份、类别代码、顺序号。
例如：2023/001号。
第三章文件收发与传阅第六条子公司应设立专门的文件管理人员，负责文件收发、传阅、归档、保管等工作。
第七条收到集团公司文件后，文件管理人员应及时进行登记，并将文件分发给相关部门和人员。
第八条传阅文件时，应确保文件内容不被泄露，传阅范围和传阅时间由文件管理人员根据文件内容确定。
第九条文件传阅完毕后，文件管理人员应将文件归档，并做好文件归档登记。
第四章文件归档与保管第十条子公司应建立文件档案室，负责文件归档和保管工作。
第十一条文件归档时，应按照文件类别、编号、年份等进行分类整理，并做好文件归档登记。
第十二条文件保管应遵循以下原则：（一）分类保管：按照文件类别、编号、年份等进行分类保管。
（二）安全保管：确保文件安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生。
（三）定期检查：定期对文件进行检查，确保文件完好无损。
第五章文件销毁第十三条文件销毁应遵循以下原则：（一）依法销毁：严格按照国家相关法律法规和集团公司规定进行销毁。
（二）责任到人：文件销毁由专人负责，确保文件销毁的准确性和安全性。
（三）登记备案：文件销毁前，应做好销毁登记备案工作。
子公司档案管理制度范文
子公司档案管理制度范文子公司档案管理制度第一章总则第一条目录第二条定义第三条目的和范围第二章档案收集和归档第四条档案收集第五条档案归档和整理第六条电子档案管理第三章档案使用和查询第七条档案借阅第八条档案查询第四章档案借阅和销毁第九条档案借阅第十条档案销毁第五章法律责任和附则第十一条法律责任第十二条附则第一章总则第一条目录第二条定义第三条目的和范围第一条目录为了规范子公司档案管理，保护员工的合法权益，落实国家档案管理法律法规和政策，制定本制度。
第二条定义本制度中的有关术语定义如下：1. 档案：包括纸质档案、电子档案和其他形式的档案。
2. 纸质档案：以纸质形式存储的档案资料。
3. 电子档案：以电子形式存储的档案资料。
4. 档案管理：包括档案收集、归档、整理、利用、销毁等一系列活动。
5. 档案管理部门：负责子公司档案管理工作的部门。
6. 档案管理员：负责具体管理子公司档案的人员。
7. 档案使用者：经批准可以使用档案资料的人员。
8. 档案借阅：档案使用者向档案管理部门提出申请，经批准后借阅档案。
9. 档案查询：档案使用者向档案管理部门提出查询需求，查阅相应的档案资料。
10. 档案借阅单：用于记录档案借阅信息的单据。
11. 档案销毁：按照国家相关法律、法规和规定，将无需保留的档案进行销毁。
第三条目的和范围本制度的目的是为了规范子公司档案的收集、存储、利用和销毁，确保档案的完整性、安全性和便捷性。
适用于子公司内所有档案管理工作。
第二章档案收集和归档第四条档案收集1. 子公司要建立健全档案收集制度，明确档案的来源和收集方式，确保档案收集工作的规范性和及时性。
2. 档案管理部门要及时向所属部门和岗位人员传达档案收集工作的要求，并对其进行培训，使其掌握档案收集的相关知识和技能。
3. 档案收集工作应在岗位人员的配合下进行，岗位人员要积极参与档案收集工作，并按要求及时提供相关档案资料。
第五条档案归档和整理1. 子公司要建立健全档案归档制度，明确档案归档的标准和程序，保证档案的完整性和准确性。
集团公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强集团公司档案管理工作，确保档案资料完整、准确、安全，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合集团公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于集团公司各部门、子公司及直属单位的档案管理工作。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家档案法律法规，确保档案资料的真实性、完整性和安全性。
（二）统一管理：集团公司档案实行统一领导、分级管理，确保档案工作的有序进行。
（三）规范管理：按照档案管理规范和标准，对档案资料进行分类、整理、归档、保管、利用等工作。
（四）信息化管理：推进档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化。
第二章档案分类与归档第四条档案分为以下类别：（一）通用综合证照类：包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证等。
（二）通用综合合同类：包括各类合同、协议、协议书等。
（三）通用综合制度规范类：包括公司规章制度、操作规程、管理办法等。
（四）通用综合其他类：包括会议记录、文件汇编、年鉴等。
（五）专项机密类：包括涉及国家秘密、商业秘密的档案。
（六）专项部门自保管类：包括各部门自有的档案资料。
第五条档案归档应遵循以下程序：（一）归档资料应齐全、完整，符合归档要求。
（二）归档资料应在形成后及时归档，不得拖延。
（三）归档资料应按照分类、编号、装订等要求进行整理。
（四）归档资料应由相关部门负责人签字确认，并报档案管理部门备案。
第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵循以下要求：（一）档案库房应保持清洁、干燥、通风，防止档案资料受潮、霉变、虫蛀。
（二）档案资料应按照类别、时间顺序进行排列，便于查阅。
（三）档案资料应定期进行消毒、防霉处理。
（四）档案资料不得随意借阅、复制、泄露。
第七条档案利用应遵循以下规定：（一）档案利用者应出示有效证件，填写档案利用申请表。
（二）档案利用者应按照档案管理部门的要求，合理使用档案资料。
（三）档案利用者应保护档案资料，不得损坏、丢失。
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母子公司管控体系制度汇编之某某天能集团公司下属子公司档案管理制度目录第一章总则 (2)第二章文书档案立卷归档办法 (2)第一节文件资料的收集管理 (2)第二节归档范围 (3)第三节平时归卷 (4)第四节立卷 (4)第三章声像档案管理办法 (5)第一节声像档案资料的收集 (5)第二节声像档案的管理 (6)第三节声像档案的保管 (7)第四节声像档案的开发利用 (7)第四章档案借阅 (8)第五章附则 (9)第一章总则第一条为加强公天能集团（以下简称“集团”）文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案资料的及时归档和妥善保管，特制定本制度。
第二条本制度适用于整个天能集团。
集团实行集团总部和各分子公司档案分级管理制度，集团总部的档案管理归口总裁办（档案室）档案管理员，分子公司的档案管理归口各自指定的（档案室）档案管理员。
集团公司认为重要的分子公司文件应同时在集团归档备案。
第三条档案管理员负责档案资料的归档督促和日常管理工作。
档案员对档案资料必须按年度立卷，各分子公司、职能中心/部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。
第四条实行部门收集保管、定期归档制度。
各职能中心/部门负责人均应指定专人（兼职档案员）负责收集保管本中心/部门的档案资料并督促其及时归档。
公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)，结案后及时交兼职档案员归档。
兼职档案员应保持相对稳定，名单报送相应的档案室备案，如有变动须及时通知档案室。
因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第五条对保管的技术档案，每年年终要进行鉴定，鉴定工作由主管领导、工程技术人员、档案员组成的鉴定小组进行。
对失去参考价值、无保存意义的资料应及时清理，经鉴定小组批准后指定专人监销。
第二章文书档案立卷归档办法第一节文件资料的收集管理第六条凡集团公司或分子公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由集团总裁办或分子公司办公室统一收集保管。
分子公司的重要公文要报送集团总裁办备案。
第七条一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集保管。
会议文件由会议召集部门收集保管。
第八条各职能中心/部门兼职档案员的职责：（一）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料；（二）认真执行定期归档制度。
对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每月初将上月应归档文件资料归档完毕，并向档案员办好交接签收手续；（三）承办人员借用文件材料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
第二节归档范围第九条重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。
第十条相关政府部门发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。
第十一条公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十二条公司的请示与相关政府部门的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结。
第十三条公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录（表单）及工作简报。
第十四条公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。
第十五条公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。
第十六条公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。
第十七条公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第十八条反映公司各项生产、技术、科研活动的有保存价值的技术文件、图纸、信息、人事、财务资料、市场营销资料等。
第十九条公司保密制度中规定的保密范围材料。
第三节平时归卷第二十条各部门都要建立健全平时归卷制度。
对处理完毕的文件资料，由兼职档案员集中统一保管。
第二十一条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时用来归卷文件资料的“案卷类目”。
“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
第二十二条公文承办人员应及时将处理完毕的文件资料，收集齐全，加以整理，送交本部门兼职档案员归卷。
第二十三条兼职档案员应及时将已归卷的文件资料，按照“案卷类目”条款“对号入座”，并在文件处理登记薄上注明。
第四节立卷第二十四条立卷工作由相关部门兼职档案员配合，档案员负责组卷、编目。
第二十五条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十六条归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十七条在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开。
第二十八条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
第二十九条卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第三十条卷内文件资料应按顺序排列，依次编写页号。
装订的案卷应统一在有文字的每页资料正面的右上角、背面的左上角打印页号。
第三十一条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。
填写的字亦要工整。
卷内目录放在卷首。
第三十二条有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。
若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。
备考表应置卷尾。
第三十三条案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第三章声像档案管理办法第三十四条公司的声像档案是指公司各部门或个人在实际工作或社会实践活动中直接形成的对公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
第三十五条声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、光盘、照片(含底片)及文字说明等组成。
第三十六条声像档案是公司卷宗的组成部分，必须由档案员集中统一管理。
第一节声像档案资料的收集第三十七条收集范围：（一）反映公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；（二）各级政府领导人和著名社会人物参加的与公司有关的重大活动的声像资料；（三）公司有关人员组织或参加的重要会议的声像资料；（四）涉及公司权益的声像资料；（五）其它单位形成的与公司有关的重要声像资料；（六）其它具有保存价值的声像资料。
第三十八条收集时间：（一）声像档案资料由各部门兼职档案员负责收集，应在档案资料形成后一个月内归档；（二）档案员有责任随时向兼职档案员征集具有保存价值的声像档案资料。
第三十九条收集要求：（一）录音带、录像带、摄像带、光盘、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。
凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；（二）接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；（三）声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
第四十条声像档案费用的报销：兼职档案员形成声像档案的费用，应按要求向档案员办理归档，经档案员签字后相关财务部门才给予报销费用。
第二节声像档案的管理第四十一条声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。
第四十二条声像档案的整理由摄录人员负责，相关的兼职档案员协助。
第四十三条分类、编号：（一）照片档案按年代、问题分类。
同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。
底片在卷宗内编流水号。
格式：卷宗号-流水号；（二）录音带、录像带、摄像带、光盘按年代-问题分类，按内容编号。
同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号；（三）编注与其他载体档案相联系的参照号。
格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。
第四十四条保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。
第四十五条文字说明的编写：（一）文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等；（二）编写文字说明的要求：（1）准确揭示档案资料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；（2）照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。
录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。
一组声像资料联系密切的应加文字说明；（3）文字简洁、语言通顺；（4）时间用阿拉伯数字表示。
第四十六条案卷要求：（一）将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放；（二）卷内目录：照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录；（三）卷内备考表，用于说明卷内声像资料的整理、变动情况。
第三节声像档案的保管第四十七条声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。
第四十八条保存条件：（一）底片、胶片保存温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%；（二）照片保存温度应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录像带保存温度应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。
第四十九条底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。
第五十条对库存的照片档案，要两年检查一次。
第五十一条建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
第四节声像档案的开发利用第五十二条编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。
第五十三条建立声像档案借阅、利用制度，严格审批手续，根据声像档案的秘密程度，确定利用范围。
第五十四条声像档案原版一般不得借出档案室之外。
如有特殊需要，经集团总裁办主任或分子公司主管副总批准后，方可限期外借，档案员具体办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。
如在借用中造成损坏，借用单位负赔偿责任。
第五十五条在不影响保密的前提下，各部门可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。
第四章档案借阅第五十六条按集团或分子公司有关密级划分的规定，相关档案员应及时准确的对技术资料进行密级划分，并严格按保密制度履行查、借阅手续。
第五十七条公司员工因工作需要，可借阅技术资料，但必须办理借阅手续。
第五十八条凡外单位借阅相关技术资料，须持单位介绍信，经主管领导批准，方可查阅，但必须按保密制度要求，机密级以上资料不准查、借阅。
第五十九条技术资料借出时间不超过两周，预期不还需办理续借手续。
第六十条凡属绝密、机密技术资料与本人工作无关不得查、借阅，因工作需要必须经主管领导批准方可查阅。