档案管理岗位上必须具备的基础知识

如何做一名合格的档案管理员
档案管理人员在档案管理岗位上必须具备的基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等，都直接会影响着档案管理工作的效率、质量和水平。

在这里结合这几年自己在档案管理工作中一些粗浅的认识和理解，作进一步探讨。

一、缺乏对档案管理工作重要性的认识从众多事业单位办公室档案管理工作的实际情况来看，大多数的事业单位都没有对办公室档案管理工作进行充分的认识，对其重要性不够了解。

不管是从单位领导还是职工方面来讲，都没能引起足够的重视，在对管理职责与年度考核上，也没有对档案管理工作的指标进行纳入。

这样的现象也就导致了档案管理工作人员对自身工作的不自信，认为档案管理工作对于事业单位的发展起不到作用。

另外，单位对于办公室档案管理的认知不足，有的单位甚至缺乏基本的资金投入与档案软硬件配备，这也严重阻碍了办公室档案管理工作的发展。

二、缺乏高综合素质的办公室档案管理人员从档案管理学的角度来看，事业单位的办公室档案管理工作不仅是一项专业性极高的工作，更需要技术性较强、专业素质高的工作人员来进行。

而当前的情况最为突出的也就是人员素质问题，因事业单位的特殊性，在人事改革的过程中，由于机构调整和重组，工作人员与岗位之间会发生变化，这就导致了一些不具备专业档案管理能力的人员或者说业务能力不
强的人员从事了办公室档案管理工作。

而对于这些专业素质不高，业务能力尚有欠缺的职工来讲，单位没能给予一定的培训与指导，也使
得职工对工作产生消极情绪，更不利于办公室档案工作。

缺乏对现代信息技术的运用随着现代信息技术的发展，各种各样的现代化技术与手段运用到事业单位管理工作中。

就事业单位的办公室档案管理工作而言，特别是网络技术的运用，给办公室档案管理工作带来了极大的方便。

而由于对档案工作的不重视，缺乏资金的投入，许多事业单位在引进现代信息技术到办公室档案管理工作上做得不够好。

而为了档案资源的信息化与数字化，并逐步实现事业单位内部资源共享，更应该结合现代的计算机技术与网络技术，进一步促进事业单位办公室档案管理的信息化与现代化水平。

此外，因从事档案管理工作的人员缺乏对现代信息技术的了解与应用，对于灵活的设备与软硬件使用还存在一定的问题，这也是导致现代化信息技术得不到有效利用的重要原因。

因此做好新时期的档案管理工作就显得尤为重要。

对如何做好档案管理工作，各单位领导都非常重视，也都建立健全了档案管理制度，完善了档案管理设施，但是，在对档案管理人员的选配上，却还没有引起足够的重视。

其实，档案管理工作中最关键的环节就是管理人员。

管理人员能力的大小、素质的高低，直接关系到档案管理工作的好坏。

一、档案管理人员应该具备的基本素质
档案管理人员自身业务素质水平的高低，在档案管理工作中占有重要的地位，一个单位档案管理工作的好坏，与档案管理人员的业务素质有很大关系。

一名合格的档案管理人员，必须具备以下七种基本素质：
1.爱岗敬业。

档案工作是一项非常繁杂琐碎、枯燥单调、辛苦的
工作，但是责任重大，所以，档案管理人员必须要爱岗敬业，热爱档案管理工作。

2.服务意识。

档案管理工作是一项服务性很强的工作，它的价值就在于为领导决策提供依据、为单位工作执行提供服务。

档案管理人员要善于围绕单位的中心工作主动开展档案管理，在工作中，要牢固树立主动服务意识，积极完善服务方法，提高服务质量，既要坚持原则，照章办事，又要主动、热情、及时、准确、全面、周到地为档案使用者提供帮助，这样才能在服务中提高工作效率。

3.有责任心。

档案管理人员的责任心就是在于把单位的宝贵资料自觉的管理好、利用好，维护好档案的完整和安全。

4.有事业心。

档案管理工作和其他各种管理工作一样，在管理过程中会遇到许多困难，还会遇到一些无法预料的问题，作为一名档案管理工作者，需要有强烈的事业心，坚定的职业信念，对自己从事档案管理工作有执著的追求，始终以旺盛的精力、满腔的热情投入到工作中。

5.遵守职业道德。

档案管理工作的职业道德要求档案管理人员必须维护档案和历史事实的原貌，既不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征，也不允许主观臆断随心所欲的鉴别档案，无论在什么情况下，都要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守，维护党和国家档案的历史真实面貌。

6.严守秘密。

由于档案管理工作是不同于其他服务性的工作，档案管理人员对于档案使用者和借阅者不能“来者不拒，有求必应”，要按照法律和工作纪律的要求正确处理保密与利用的关系，要具有严
格的保密观念和良好的保密习惯，在不违背保密原则的前提下，充分开发利用档案信息资源，确保档案在政治上的安全。

7.作风严谨细致。

档案管理工作是一项科技性、服务性和技术性很强的工作，也是一项复杂、细致、繁琐的工作，它要求我们在区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、档案内容、利用档案咨询及信息反馈等各个工作环节中，都必须做到准确无误。

二、档案管理人员必须具备的基本能力
一个合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和基本素质，同时也要具备一定的业务能力，以保证档案管理水平的提高。

1.要具备熟练操作计算机的能力。

利用计算机网络等现代科技手段整理档案，可发挥计算机管理优势、减少手工操作、提高工作效率。

因此，档案管理人员需要熟练掌握计算机应用技术，掌握计算机相关知识，能促进对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理，能迅速有效地收集信息，完整安全地保护信息、及时准确地提供信息、最大限度地运用信息，使利用者在短时间内寻找到所需信息。

2.要具备综合协调能力。

在档案管理工作中，档案管理人员的协调能力的发挥常常与档案的齐全完整联系在一起。

为了做好档案工作，档案管理人员要和有关部门、有关人员打交道。

如何才能得到各方面的支持，除了靠有关的规章制度外，更主要的是靠档案工作者自身协调能力的发挥，通过工作达到各部门档案管理协调统一。

3.要具备写作能力。

档案管理人员有一部分工作直接与文字打交道，要有较高文字书写能力和较强的文字系统概括能力。

4.要具备主动学习的能力。

档案管理人员要主动学习，要经常参加系统的知识更新学习与继续教育培训，不断扩展自己的知识，提高学历层次，才能适应社会发展的客观需要。

要多参加系统的培训、讲座或以自学为主要形式的素质教育，要系统的学习和掌握档案学知识，熟练掌握《档案学概论》、《档案管理学》、《科技档案管理学》、《档案保护技术学》、《档案文献编纂》等理论知识，提高自己的业务能力。

三、档案管理人员要熟练掌握各种档案管理制度
为加强档案管理工作，更好地发挥档案的职能和作用，档案管理人员必须熟练掌握各种档案管理制度。

1.要熟悉档案保管制度。

档案管理人员要定期核对整理档案，做到分类清楚，排列有序，不得在档案勾划、涂抹，保证档案的清洁，同时要不断地研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案工作的科学化、现代化。

2.要熟悉档案借阅制度。

档案管理人员在阅文室内查阅档案时，不准吸烟、喝水以免档案损坏，不准将档案带出阅文室。

严格履行查阅档案制度，认真执行登记制度。

外单位查阅档案必须持单位介绍信，经批准后方可查阅。

3.要遵守档案保密制度。

档案既是重要的信息资料，又含有一定程度的机密性，因此，要切实加强档案保密工作。

档案人员要严格执行党和国家机关有关保密制度，确保档案和档案机密的安全，对档案中带有密级性资料，未经制发单位批准，不得擅自翻印、复印和扩大阅读范围，更不得私自传抄，要杜绝一切失密、泄密现象的发生。

4.要熟悉档案销毁制度。

按规定和保管期限，每个单位年末都要清理一次档案。

要认真鉴定，确定应销毁的档案数，销毁档案时，要认真填写好销毁清册，要经主管领导批准，二人以上进行监督销毁，并签字盖章。

应销毁的档案，必须烧毁或者用细粉碎机粉碎，不得转移或保留，不得当废纸用或出卖。

总之，在当今网络化、信息化、数字化的新时代，档案管理工作也有了新的变化，作为新时期的档案管理人员，在日常档案管理工作中，不仅要严格执行档案管理的各项制度，还要不断地充实和丰富自己，争取将档案工作做得更加出色。