水环境监测样品管理规定

水环境监测样品管理规定
目录
1 样品的接收 (3)
2 样品的识别 (4)
3 样品的存储 (4)
4 样品的流转 (5)
5 试毕样品处置 (6)
6 样品的保密与安全 (6)
7 样品管理的监督 (6)
1 样品的接收
a) 水环境监测中心（分中心）必须设有样品室和样品管理人员；
b) 对于本中心采送的样品，采样人员应在采样过程中严格按规范要求进行采样，并填写《野外采样原始记录表》。

样品管理员根据监测任务计划接收样品,并认真检查样品及其附件、资料的完整性，详细填写《样品交接单》，经双方签名认可；
c) 对于委托来样，样品管理员应根据《委托检验协议书》或样品送检单接收。

检查样品的性质和状态是否适宜于所要求的检测，同时应与客户商定有关样品准备的要求和试毕样品的处理方式。

详细填写《样品交接单》一式二份，经双方签名认可，一份交送样人，一份留存；
d) 密码样品考核是考核检测人员检测能力的重要方法之一，由质量负责人根据监测计划及质量保证措施制作，填写样品送检单并送至样品室与样品管理员交接。

样品管理员根据样品送检单仔细核对样品及其标签的符合性、完整性、有效性。

密码样品在流转过程中等同其他样品；
e) 样品管理员在接收样品过程中，要详细检查样品状况(封签、包装、标签、数量、编号、规格、等级等)以及运输过程有无损坏等，并在《样品交接单》上登记说明。

若对
样品是否适合于检测有任何疑问，或对样品包装、容器可能造成样品的特性变异，或对委托方的检测要求不明确以及有异常情况时，应及时与送样人员或委托方联系，取得进一步说明时再进行接收。

若出现下列任何一种情况，样品管理员在请求联系无效后有权拒收样品，同时上报质量负责人请求处理：
⒈样品无标识或标识无法辨认；
⒉无样品送检单、委托抽样单或其内容填写不完整；
⒊样品容器不符合样品存放要求；
⒋同一样品多瓶分装，其外观有显著性差别；
⒌样品体积不能满足检测需要。

2 样品的识别
a) 样品的识别包括不同样品的区别和样品不同试验状态的识别，使用统一识别标签；
b) 样品识别标签可贴在样品上或贴（写）在样品袋（器皿）上；
c) 识别标签内容包括：项目名称、样品序号、试验状态、物理状态、样品数量和样品类型等，由样品管理员编排；
d) 样品的识别标签必须具有唯一性；
e) 各分析室应根据专业要求，对样品标识转移方式和如何保证样品识别的唯一性和有效性做出明确规定。

根据检测活动的具体情况，做好标识的转移工作，保证各分析室内样品编号方式的唯一性和必要时的可追溯性。

3 样品的存储
a) 样品室应有专门且适用的样品贮存场所，配备样品间及样品柜（架）。

样品室由样品管理员专人负责，限制非有关人员出入；
b) 样品应分类存放，标识清楚，做到账物一致。

样品贮存环境应安全、无腐蚀、清洁干燥且通风良好；
c) 对要求在特定环境条件下贮存的样品，应严格控制环境条件，环境条件应定期加以记录；
d) 易燃、易爆和有毒的危险样品应隔离存放，并做出明显标记，相关分析室应根
据专业要求，对危险样品保管和处理作出具体规定；
e) 样品留样期原则上不得短于报告申诉期，但鉴于水质样品易变质且大多数均要求在24小时内检测的特殊性，所以样品的保存期按《水环境监测规范》有关规定执行，特殊样品根据具体要求另行商定。

4 样品的流转
a) 样品按检测工作流程图流转，在流转过程中涉及交接手续的，各有关人员均需签字，以示负责和必要时的可追溯性；
b) 样品管理员及时填写样品交接单和样品流转单，记录样品的状态，编制样品密码，并通知检测人员领样。

委托检测样品若客户指定检测方法，应在样品流转单上注明。

同时还应做好数量、检测项次数的统计工作；
c) 样品管理员对接收的所有样品（密码样）应备份副样，在样品（副样）或其包装上贴上“未试”识别标签，放置在样品“未试”区域；
d) 检验人员根据技术负责人签发的检测任务通知单领取样品时，样品管理员应将样品连同相关资料传递到检测人员，检测人员在接收样品时应记录样品状态，对接收的样品是否适合于检测有任何疑问，或对客户的检测要求不明确，或认为样品不符合有关规定要求以及有异常情况时(包括包装和封签)，应与客户联系，取得进一步说明和认可后再在样品流转单上签字。

检测人员要在样品标签上加贴“在试”标签，“在试”标签应覆盖在“未试”标签上；
e) 样品在制备、测试、传递过程中应加以防护，应严格遵守有关样品的使用、存放说明，避免受到非检验性损坏，并防止丢失。

样品如遇意外损坏或丢失，应在原始记录中说明，并向质量负责人报告，必要时应立即与客户联系；
f) 检测完毕后，余样交样品管理员加贴“试毕”标签，“试毕”标签应覆盖在“在试”标签上。

检测人员与样品管理人员分别在样品流转单上签字。

余样存放在样品贮存场所“试毕”区，集中统一处理；
g) 各室对提供给分包单位的样品，在交付前应检查样品完好性。

交付分包单位的样品应有对方接收凭证，并明确试毕样品退样方式。

各分析室应根据本室专业要求做好分包样品的管理工作。

5 试毕样品处置
a) 客户要求领回的样品，在留样期满后，样品管理员应通知客户及时领回。

客户领回样品时，领样人员需带委托检测协议书，由样品管理员办理退样手续。

客户或供样单位需提前(在留样期内)领回样品时，应签注“对本检验报告无异议”之后，方可由样品管理员办理退样手续；
b) 对留样期已过，客户不要求领回的但有利用价值的样品(包括部分报废、报损样品)，样品管理员应分类填写样品处理申请表，说明处理方式，由质量保证负责人审核，报技术负责人批准后方可进行处理；
c) 留样期已过客户不要求领回的样品和报废、报损的样品，样品管理员应按与客户签订的委托检验协议书要求处理；
d) 必须监护处理的样品，样品管理员必须按规定办法监护处理，防止污染环境及造成危害，监护处理应有记录。

样品管理员应归档保存所有样品处理记录，保存期一般为三年；
e) 客户暂不领回的已过留样期的样品，应与客户商定代管期限。

样品管理员应分类造册，统一保管，等待客户领取。

对于已过代管期限的样品，按有关规定处置；
f) 样品管理员对无效样品应填写样品处理申请表，报技术负责人审批后按《水环境监测三废处理规定》执行。

6 样品的保密与安全
a) 水环境监测中心应严格按与客户签订的协议或有关规定进行样品的检测、贮存和处置，对客户的样品、附件及有关信息负保密责任。

留样期内的样品不得以任何理由挪作他用；
b) 对要求担保的样品，应根据客户的特殊要求作出相应安排，包括样品接收、流转、贮存、处置及附件资料的管理，采取安全防护措施，保护样品的完好性和机密性。

7 样品管理的监督
a) 质量负责人负责样品管理的监督，按季抽查样品室样品的管理情况，检查内容主要包括：样品从接收登记到样品的试毕入库、样品的识别、样品的贮存、领样人签字及日期的记录是否齐全、样品的处理是否符合程序规定等；
b) 各室主任管理、监督各自样品管理情况，并配合质量负责人对样品管理要素进行审核；
c) 质量负责人发放质控样品，监督样品的接收、流转、存储、处置等情况，发现问题及时处理并报
技术负责人。