2.商务技巧-有效会议技巧

在本课中，您将学习到会议的基本知识，包括会议的作用、会议的三阶段，及各阶段应做的工作。

您还将学习到如何有效地参加会议和管理会议。

在本单元中，您将了解有关会议的基本知识。

包括会议的作用、对于会议的常见误解。

您还将了解会议的三个阶段，即会前准备阶段、会议进行阶段、会议结束阶段，以及各阶段中应进行的工作。

欢迎进入第一课：会议的作用。

以下是您的学习目标：了解会议的作用；消除对于会议的误解。

会议不仅是现代公司决策过程中不可少的重要环节，而且还是公司内进行信息交流的重要场所。

会议可以发挥很多作用。

进行信息交流：组织内职能部门的划分可能致使各部门甚至同部门人员不了解相互的工作内容和进展，进行会议有助于促进组织内的交流和协作，实现组织目标。

整合思想：实施决策、变革、计划等措施之前，为确保大家在理解的基础上向同一个方向努力，也可以举行会议。

通过举行会议，确定清晰的目标，可以使大家对情况有统一的认识。

提升士气：通过会议中的讨论、沟通，重视个人的意见，认可个人的贡献，让员工在组织中发挥积极的作用，能起到激励和提升士气的作用。

建立企业文化：通过宣传企业尊崇怎样的价值观，以及倡导哪些行为，向员工传递有关企业文化的信息。

尽管会议可以起到很多作用，但会议的作用建立在对会议的正确认识上。

因此我们应当消除可能存在的一些误解，包括：1、认为会议的成败由会议主持者负责。

事实上，虽然会议主持者在很大程度上控制着会议的进程，但会议的成败取决于每个参会者的投入。

2、认为每个参会者都应该发言。

有些参会者因为担心与别人产生冲突，而不愿将自己的观点提出来，这容易导致忽略某些重要的问题。

但要求每个参会者都发言也是不必要的，实际上，有些参会者不一定要发言，因为其他人可能已经解答了他的疑惑，提出了和他相同的意见，或是没有需要提出的意见。

但必须保证每个人都有表达自己观点的机会。

3、认为应该多举行一些会议。

这种观点认为多举行一些会议有助于事情取得成功。

但是，数个耗时而低效的会议，不如一个高效的会议，因此，在会议问题上也应“重质不重量”。

您已完成本课，并学习了以下内容：了解会议的作用，消除对于会议的误解。

欢迎进入第二课：会前准备阶段。

以下是您的学习目标：了解会前准备七步法。

通常，一个会议包含三个阶段：会前准备阶段、会议进行阶段、会议结束阶段。

对于任何会议，都应在会议之前进行计划和准备，在会议中进行管理与控制，并在会后整理与总结。

做好这三阶段的工作，才能确保一个有效的会议。

要做好会前准备工作，我们可以遵循七步法：第一步，确定会议类型。

在考虑举行会议时，要解决两个问题：一是是否有必要采用会议的方式，即这个会议是否是必要的。

考虑一下，对于所有相关人员来说，会议是否是一种有效的方式。

也许在遇到问题时，对于我们自己来说，让大家坐在一起开会讨论是最有效的沟通方式，但是否对于其他参会者也是如此？能否用其他更方便、更有效率的方式来代替？例如，发邮件、打电话、用餐时的交流等。

如果会议中要交流的信息可以通过其他更有效的方式来交流，则没有必要举行会议。

二是采取哪种会议类型。

根据不同的分类标准，会议有多种类型。

根据正式程度不同，可以分为正式会议和非正式会议。

其区别在于准备时间的不同。

正式会议需要进行大量的准备、设定详细的议程，往往比非正式会议更容易产生结果。

但在出现问题，需要迅速解决的情况下，往往进行非正式会议，这种情况下，可供进行准备的时间通常不太多，但至少应明确要解决的是什么问题，有哪些相关的信息。

根据方式的不同，可以分为面对面会议、电话会议、视频会议等。

面对面会议最为常见。

随着科技的迅速发展，电话会议、视频会议等形式也日益广泛地使用。

决定采取何种会议类型时，我们可以考虑一下：会议主题的重要性如何。

一般来说，越重要的会议，越需要采取正式的、面对面讨论的形式。

参会者的地理位置如何。

如果参会者比较分散，需要远道而来参会，则适当情况下采取电话会议、视频会议更能节约时间与金钱。

参会者的互动性如何。

如果会议当中需要参会者做出即时的反馈，那么，面对面会议、电话会议、视频会议都可以满足这一要求。

如果只要求一定时间内做出反馈即可，则可以采取电子邮件等其他方式。

第二步，明确会议目标。

会议的目标即希望通过会议达到的结果。

一般来说，会议是为了推动决策、行动或变革的进行。

设定明确的目标能使会议围绕主题，达到预期结果。

会议的目标可能多种多样，例如：解决问题：解决当前出现的问题。

分享信息：向参会者提供有用信息。

交流进度：了解项目各方的进展情况及出现的问题。

制定策略：确定组织的发展方向。

头脑风暴：有效地激发创意。

学习培训：对参会者进行集中的培训。

目标恰当与否可能影响到会议的成败。

一个有效的目标应当：明确。

目标应当指出希望完成事项的内容、人员、时间。

现实。

高不可及的目标只会产生挫败感。

第三步，估计成本。

会议是商业行为的一种，也需要评估成本与收益，并使会议的产出大于成本。

首先是时间成本。

时间成本，即将会议所需要的时间乘以参加会议的人数，再乘以参会者平均每小时的薪水。

会议时间，包括参会者准备会议的时间、会议持续的时间，以及路上花费的时间等。

其次是金钱成本。

即为会议直接投入的费用，主要包括场地费、设备费、参会人员差旅住宿费、资料费等。

第三是机会成本。

即参会人员如果不参会而做其他事情，所取得的成果与会议的成果相比，价值如何。

第四步，确定参会人员。

选择恰当的参会者是进行会议准备工作的重要内容之一，关系到会议能否有效进行并达成既定目标。

既不能遗漏应当出席的人，也不应邀请一些没有必要参会的人，更不能基于公司政治或个人喜好的因素来选择参会人员。

应当参会的人员一般包括：与会议主题直接相关的人；能够提供有用信息的人；能从会议中有所收获的人；可能受会议事项影响的人；富有创新精神的人。

确定参会人员时，需要了解：参会者对会议主题的了解程度、参会者的工作内容、参会者对会议可能起的作用、参会者的特定需求、参会者可能提出的问题等。

这些信息能帮助确定合适的人员，并有助于会议成功进行。

确定参会者后，还需要从中确定主持者和记录员。

主持者在会议中起着把握方向、掌控全局的重要的作用，一般可以由以下人员担当：参会人员中级别最高者：其全局性和权威性利于统一观点、做出决策。

但级别最高者并不必然是会议的主持者。

与会议主题关系最密切者：例如项目负责人等，因其对项目情况非常熟悉，由他担当主持者，有利于信息的传递和交流。

控制能力较强者：擅于解决冲突、控制会议进程的人，有利于推动会议议程的进行。

为大多数参会人员所接受者：如果会议涉及各方利益，选择一个为大多数参会人员所接受的主持者，有助于进行协调与安排。

我们还需要指定一名会议记录者，来做会议记录，他必须能够判断并记录会议中的要点，从而使参会者能够得到客观的会议记录，并据此进行分析。

会议记录者既可以是与会议有关的人员，也可以是与会议无关的人员。

第五步，确定时间、地点和设备。

1、确定时间。

确定会议时间，首先需要考虑的是，什么时间对大部分参会者最为方便。

这可能需要花费一些精力去查实，但有助于保证大部分人员都能出席会议。

2、确定地点。

除了时间以外，还需要选择一个对于参会者方便的地点。

选择会议地点时考虑的因素主要有：足够容纳所有参会者。

舒适的环境，包括整洁的会场、适当的通风、桌椅、灯光等。

3、确定设备。

选择地点后，我们还要根据会议内容、参会者数量等情况，安排好会议需要的设备，如投影仪、白板等。

并为参会者准备好资料、茶水等。

最好在会前抽空确认场地和设备的状况，以确保万无一失。

有时还需要事先安排好座位。

一般来说，面对面的座位能起到鼓励交流、增强凝聚感的作用，如圆桌式的桌椅布置。

而课堂式的座位，这种作用则较弱。

所以，我们可以根据需要来布置桌椅，例如，想避免过多的争论，就最好不要采用圆桌式的布置。

第六步，确定会议议程。

会议议程列出会议中要讨论的各个事项，能够帮助会议高效有序地进行，避免跑题。

没有会议议程，参会者的讨论很容易变得分散，失去焦点，降低会议效率。

确定会议议程可以采用以下做法：1、按重要性列出会议中要讨论的所有问题。

2、为每个讨论议题分配时间，并确定整个会议的长度。

3、保留一定的灵活性，以容纳计划之外的事情。

为此，我们可以在计划会议时间时，多估算15-30分钟，作为机动时间。

4、如果时间允许，可以在会前几天将拟订的议程草稿分发给参会者，看是否有需要补充、修改之处，同时也可以使参会者为会议做好准备。

5、对于准备时间不充裕的非正式会议等，可以简要列出会议的主要内容或议题，以替代议程。

第七步，进行会议通知。

会议通知可以通过电子邮件、电话、备忘录等形式发送。

确定了会议的时间、地点后就应及早通知参会者，以便进行准备。

会议通知的内容主要包括：会议主题；参会人员：必要时介绍部门、职务等信息；议程安排。

您已完成本课，并学习了以下内容：了解会前准备七步法。

欢迎进入第三课：会议进行阶段。

以下是您的学习目标：如何开始会议；营造积极的会议气氛；制作会议记录。

作为会议主持者，应对会议进程进行管理和控制，并推动参会者有序、高效地完成会议议程，否则会议可能陷入混乱，无法达到预期目标。

开始会议主要包括四项内容：1、介绍参会者：如果参会者之间并不熟悉，需要在会议开始前进行介绍。

这既是一种礼节，也有利于营造友好轻松的气氛。

2、说明会议目标和会议议程：使参会者的精力集中于会议要达成的目标，避免无关的讨论。

3、说明期望的行为：向参会者说明，希望他们在会议中做出哪些行为，如：提出尽可能多的想法、对选择方案提出意见等。

4、为会议定下基调：表明你很乐意听到各种不同的观点、得到新的信息，这有利于鼓励参会者，创造良好的气氛，使参会者积极投入会议之中。

参会者之间的关系、讨论的情况、会议主题等会影响到会议的气氛。

积极的会议气氛有助于使参会者保持开放的心态，提高会议效率，达成会议目标。

而在消极的会议气氛中，参会者容易感到漠不关心、无足轻重、无安全感等，从而不愿投入努力，不利于会议的成功进行。

要营造积极的会议气氛，可以采取以下做法：保持坦诚。

参会者只有充分了解当前的真实情况，才可能完全明白自己的责任，并找出最合适的解决方法。

隐瞒事实的做法容易破坏参会者对你的信任，并降低解决问题的积极性。

除了说明真实情况之外，你还应该坦率说出你的看法和感受。

如果参会者感到你不够真诚，便可能不认同你对会议做出的努力，也不愿付出自己的努力。

使用积极的语言：命令、威胁、指责等语气容易使他人产生敌对、防卫情绪，不能畅所欲言，带来消极的后果。

而积极的语言则有利于营造良好的氛围。

会议中的言谈应在专注于会议目标的基础上，保持客观。

如果对他人的观点有想法，应清楚陈述你的看法，而不对别人的观点妄下判断。

对此，我们可以多采用“我……”的陈述，表达自己的感受，而少使用“你……”的陈述，以免使他人产生防卫心理。