如何有效的管理计算机文件

谈如何更有效地管理计算机文件
戴文普 张 强
无损检测公司
前 言
在平时的工作和日常生活当中，我们经常使用到计算机， 包括在办公室、家中等，每个使用的人都会建立一些属于自己 的文件，有各种内容和各种格式。例如：检测报告、工作总结、 部门发文、公司有关资料、证件扫描件、照片、MP3、电影、 小说等等。随着时间的延长，日积月累、天长日久，电脑内的 文件日渐增多，如何有效地管理好自己的文件是很多人面临的 一个问题，每个人也都可能有一套自己的切实可行的办法，我 也见过许多人的文件管理方式，发现还有很多人管理文件的方 式和方法不是很恰当，不够清晰和明了，当你打开他的计算机 时，看到桌面上文件到处都是，硬盘根目录中到处是文件和大 量目录，进入目录后，即使WORD文件你从文件名字也看不出来 是什么内容等。
小经验4：经常整理计算机
经常整理自己的计算机，整理自己的文件夹，删除系统垃 圾文件，不会影响系统的运行，并有利于系统的稳定和快速运 行，至少下面文件名的文件是可以可安全删除的，他们都是临 时文件：*.tmp，~*.*。
小经验5：经常升级计算机杀毒软件
经常升级杀毒软件会及时有效的阻止计算机病毒对计算机 的入侵，很大程度的避免了因计算机病毒的入侵造成的文件被 破坏、文件丢失、系统瘫痪和系统崩溃，所以及时有效的升级 计算机杀毒软件就等于是给计算机上了一道安全锁。 综上所述，切实有效的管理计算机文件对大家在工作和生 活上所起到的作用和成效是巨大的。
不良习惯三：把重要的文件或长期保存的文件放在C盘
通常情况下，尽管你只有一个物理硬盘，在逻辑上，也能 分成C、D、E、F等盘，但C盘永远是第一个硬盘，操作系统也 必须安装在这里，这里也是文件存取最频繁的地方，比较容易 出现问题，如文件断链、意外丢失、病毒感染等，一旦系统出 问题就需要重新安装系统，有的时候C盘会拒绝存取，这样存 放在C盘上的文件将会丢失，所以尽量不要在C盘存放重要的文 件，应放在D盘或以后的盘上就比较安全，重要文件除了不存 放在C盘外还应存在外部存储器上，比如：光盘、U盘、移动硬 盘、甚至数码相机里。 一般系统默认的“桌面”、“我的文档”实际上是C盘的 一个目录而已。
一个文件夹里；还特别容易造成一文多版，最后都分不清哪个 是有效的版本了。另外还有，“桌面”和“我的文档”里放大 量的有用的文件也是一个很不好的习惯；别人的原始文件，如 果自己需要借鉴或修改，不要在原始文件上修改，而应该建立 一个该人的文件目录，将该人的文件全都移动到那里，也方便 以后寻找原始根据。
达 255 个字符，给一个文件起一个恰当的文件名已经不受长 度限制了。所以一个“好”的文件名应该根据文件的内容来命 名，而使用文件第一行的标题就是一个好的选择，一个有效的 文件命名要遵循“当短则短，当长则长，一目了然”的原则， 比如在“XX采油厂”目录内可以直接下设以各项工程名称命名 的文件夹，而在该文件夹下就可以再下设譬如射线检测报告、 超声波检测报告、渗透检测报告、磁粉检测报告等文件夹，该 文件夹里各文档名称则以该项工程的分部名称、管径和检测日 期等命名；譬如此类的同类文件还有周报等，应放在一起，内 容文件最好采用日期为前缀，便于计算机文件管理器里的顺序 显示，如果有期号的可把顺序号放在文件名字的后面，一眼就 能看出第几期，还能看出来是否缺少某期。如：“20061025XX 项目部周报第X期”等。
总结了一下，综合起来大概有以下几个方面的问题： 1、不会起文件名 2、不会建文件夹 3、不良习惯 下面分别加以解释，希望大家通过阅读本文了解到如何更 有效地管理自己文件的知识和增长一些经验，或从中发现自己 的不足，进而能更有效的管理文件。
一、关于文件名字
文件名字是计算机操作系统中存取文件的唯一标志，好的 文件名及文件目录结构能让人很容易找到、理解和利用，而不 好的目录结构和文件名字，往往自己一段时间以后也弄不明白 了，自己不知道需要找的文件放在什么地方，别人更是云里雾 里的摸不着头脑。 举个例子：大家可能经常见到如下的文件名字： 111、 222、aaa、DOC1、新建文件夹、文件1、报告1、照片2、总结3 等等诸如此类的文件名。 在过去DOS时代，文件名受8.3规则限制只能采用了英文、汉语 拼音或最多4个汉字来表示，难以充分根据文件内容给文件起 名字。而自WIN95以来，文件名字已经可以使用长文件名，到 Windows 2000和XP时，一个文件名（包括完整路径名）长度可
四、经验
小经验1：听话的文件名
文件名或目录中的数字如果采用阿拉伯数字会使计算机显 示时按数字大小顺序显示。对于检测机组或项目部来说，“吐 哈油建一机组”是很常见的，而改成“1机组”、“2机组”、 “3机组”会更有利于计算机显示的排序，不会出现显示顺序 混乱的问题。
小经验2：操作方便与文件安全兼容
因此，“桌面”上应少放文件，“我的文档”也不要放重 要的需长期保存的文件，桌面可用于存放临时下载的文件，如： 邮件接收文件，QQ接收文件、下载的软件等，这样能很容易的 找到。对于新建立的文件也可暂时放在“桌面”，待修改好后 分类移动到相应的目录中去，既方便又有秩序。 在此忠告：为了不丢失辛苦建立的文件请不要把重要文件 和需要长期保存的文件放在这里，危险！请大家切记。 不良习惯四：乱放文件 把风牛马不相及的东西放到了一起，我认为这是最不好的 习惯，甚至比无意义的文件名还要糟，如“吐哈油建”内放 “华北油建”的文件，射线检测报告放在超声波报告目录里、 超声波检测报告放在射线检测报告目录里、不同工程的报告放 在同
我个人对这种情况是深恶痛绝的，找到了自己需要的文件 但是打开后文件名和文件内容不一致，牛头不对马嘴。譬如说， 在“XX工程－射线检测报告”中出现这种情况那么到底是以文 件夹名称上面所写的内容为主还是以文件里的内容为主，这种 情况是让任何一个人都十分头痛的事情，最后具体落实还需根 据管线编号查找射线检测底片和射线检测底片原始记录，这样 一来无形中就增加了工作量，很大程度的降低了工作效率，甚 至会因为这样本来不合格的管线焊缝没有进行返修、而把本来 合格的管线焊缝却进行了返修，在油田建设和生产过程中出现 这样的问题后果是不堪设想。 所以每建立和完成一份文件后都应该再仔细检查一遍，看看文 件名称和文件内容是不是相符的。
汇报结束
谢谢各位领导、谢谢大家
三、不良的习惯
不良习惯一：乱起名字
让人不知所措的文件名：XX新版、XXX新改、XXX（改）、 XXX（新）、XXX（整理完），“新”字能代表什么时间？当时 是新的，过后还是新的，很容易误用，而采用“20041215”这 样一串日期数字代替新字是不是更好？还能很容易地回顾以前 的版本。
不良习惯二：文件名和文件内容不一致
二、如何建立有效的文件夹（目录）结构
随着工程进度和工作量的积累，当你的文件数量逐渐增多 的时候，分类存放就显的尤其重要，应该为同类较多文件建立 单独的目录，把同类文件放在一起，并把文件的名字前缀中与 目录名字相同的部分取消。不分类存放的文件就象你把各种型 号的不同的大小螺丝放在一个大木盒中，混乱而不易找到，而 良好的目录结构就如同给木盒分隔了很多贴着不同标签的小格 子，东西放的不少，还很容易找到。 一个良好有效的目录结构是既简单又明了的，任何人都能一目 了然地看明白，这样即节省了查找文件的时间，又提高了工作 效率。
有的时候，文件已经放入其本身的分类目录中，而又经常 编辑，反复到原始目录中去找，很浪费时间，可以采用将其选 中，右击选择“发送快捷式到桌面”，文件夹或其他计算机 通过网络共享过来的也可同样建立快捷方式，这样既方便使用 又便于分类存放。
小经验3：方便另类的移动存储
对于自己暂时没有移动存储器而又需要保存并带回一些文 件的情况下，可利用越来越普及的电子信箱来存储，如今电子 信箱越来越大，达到了G级，网络速度也上来了，实现网络存 储是很好的办法。现在能实现网络存储的方式也多种多样了， 如： QQ等都有免费的网络硬盘提供，也可利用。此外，数码 相机、MP3里的存储器也都可当成既插既用的移动盘使用。