档案 管理体系
职业学院档案管理体系
职业学院档案管理体系1. 档案管理体系概述本手册旨在阐述职业学院档案管理体系（以下简称“体系”）的运作方式，以保证档案的完整性、准确性和可追溯性。
该体系遵循国家及地方相关法律法规，结合学院的实际情况，为各类档案的管理提供了一套全面的指导原则。
2. 档案分类与编号2.1 档案分类根据档案的内容和形式，将其分为以下几类：- 教学档案：包括课程设置、教学计划、教学大纲、教案、试卷、学生成绩等。
- 行政档案：包括人事档案、财务档案、设备档案、基建档案等。
- 学生档案：包括入学档案、在校档案、毕业档案等。
- 科研档案：包括科研项目申请、科研成果、论文发表等。
- 党务档案：包括党组织建设、党员管理等。
2.2 档案编号按照分类，采用字母和数字组合的方式进行编号，具体规则如下：- 教学档案：以“JX”开头，后接四位数字。
- 行政档案：以“XZ”开头，后接四位数字。
- 学生档案：以“XS”开头，后接四位数字。
- 科研档案：以“KY”开头，后接四位数字。
- 党务档案：以“DJ”开头，后接四位数字。
3. 档案管理流程3.1 档案的收集与整理- 各部门负责人负责本部门档案的收集和初步整理工作。
- 确保档案的原始性、完整性和准确性。
3.2 档案的归档与移交- 各部门将整理好的档案提交给档案管理部门。
- 档案管理部门对归档的档案进行审核，确保归档材料齐全、完整。
- 审核通过后，档案管理部门负责将档案归入相应编号的档案柜。
3.3 档案的查询与借阅- 院内师生如需查询或借阅档案，需向档案管理部门提交申请。
- 档案管理部门在核实申请人的身份和查询目的后，决定是否同意查询或借阅。
- 同意查询或借阅的，需按照规定的流程进行，并在规定时间内归还。
3.4 档案的销毁与保密- 档案销毁需按照国家的相关法律法规进行，并有专人负责。
- 涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，需严格按照保密规定进行管理。
4. 档案管理人员的职责- 负责档案的收集、整理、归档、查询、借阅、销毁等工作。
档案管理制度的体系与结构
档案管理制度的体系与结构1. 引言档案是组织或个人活动得以记录和体现的重要文化遗产，为了合理、高效地管理和利用档案，建立档案管理制度是必不可少的。
本文将介绍档案管理制度的体系与结构，包括档案管理制度的定义、目的、原则以及具体的制度框架。
2. 档案管理制度的定义档案管理制度是指为了规范档案工作的各项活动，从收集、整理、保存到利用，而制定的一系列法规、规章和规范性文件。
档案管理制度是档案事业的基础，是档案工作的重要组成部分。
3. 档案管理制度的目的档案管理制度的目的是确保档案的真实性、完整性、可信性和可用性。
具体目标包括：•保护档案: 制度确保档案得到妥善的保存和保护，防止遗失、损毁或被篡改。
•提高工作效率: 制度规范档案工作流程，提高工作效率，减少不必要的时间和资源浪费。
•促进资源共享: 制度要求档案应当便于获取和共享，以便各相关部门和个人能够按需使用档案。
•维护法律合规: 制度设定法律法规和行业标准，确保档案管理符合相关法律法规的要求。
4. 档案管理制度的原则档案管理制度应当遵循以下原则：•真实性原则: 档案应当真实反映事实，不得故意篡改、删除或隐瞒文件内容。
•完整性原则: 档案应当保存完整，不得随意丢弃或毁损重要文件。
•可信性原则: 档案应当具有可信度，能够被他人信任和接受。
•可用性原则: 档案应当便于被查询和利用，提供方便的检索通道和服务。
•保密性原则: 档案管理应当根据相关法律法规和保密规定，保护档案的机密性和私密性。
5. 档案管理制度的具体内容档案管理制度包括以下具体内容：5.1 档案目录和分类制度•档案目录制度：确保档案目录的准确性和完整性，便于查询和利用。
•档案分类制度：按照一定的规则和标准对档案进行分类和归档，便于管理和检索。
5.2 档案收集和整理制度•档案收集制度：明确档案收集的范围、来源和方法，确保档案的全面性和及时性。
•档案整理制度：规范档案的整理流程和方法，确保档案的规范性和一致性。
档案管理体系及职责
档案管理体系及职责第一条档案管理体制及职责1、公司档案组织体系是由公司档案室和各项目公司档案室（以下统称各部门）组成的体系机构。
该组织体系是为了确保公司对档案工作的有效管理，维护公司档案财产的安全与完整，同时满足公司对档案利用的需求。
2、档案工作隶属于公司行政部，内容包括全公司档案业务的指导、检查和监督工作。
第二条档案员的工作职责1、依据国家的法律、法规和政策，制定档案工作各项制度，并推进相关制度在公司各部门有效贯彻及执行。
2、组织协调公司档案工作，检查、监督档案工作的法律、法规和制度的实施；组织开展档案理论学习与业务交流等工作，不断提高业务技术水平和管理水平，使档案管理标准化、系统化、规范化。
3、对各部门形成的各种资料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。
4、积极主动地收集各部门的有关档案材料。
接收档案、文件、材料时，必须认真验收并办理好移交手续。
5、将收集的资料进行系统整理、编排、立卷，并根据标准分类法进行加工和保管。
将永久、长期、短期分类存放，编写案卷目录、分类汇编并录入档案软件一体化系统。
对各类档案要做到：目录齐全、类别清楚、排架有序，便于查阅。
6、严格执行《档案库房管理制度》，做到库房“八防”，确保档案管理安全。
7、严格遵守《档案保密制度》，做好档案的保密工作，不得将档案内容外泄，未经领导批准，任何人不得私自调档。
更不得让外来人员随便进入档案室。
8、按档案借阅规定借阅档案，秉公办事、不徇私情，同时做到手续完备，并督促做好档案利用效果的登记工作。
9、做好档案统计工作。
收集、销毁、使用档案都必须登记、造册，对档案收进、移出和保管情况清楚。
按上级要求及时向上级档案管理部门上报有关档案情况的各种报表。
第三条兼职档案员职责1、积极支持、配合专职档案员的工作，协助档案室开展各项档案工作。
及时反映各部门对档案工作的意见和要求，以便进一步完善档案工作。
2、负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理、立卷、录入、归档、统计工作，保证归档文件材料完整、准确、系统，并按规定时间向档案室办理档案移交手续。
浅议档案工作管理体系建设
浅议档案工作管理体系建设【摘要】本文旨在探讨档案工作管理体系建设的重要性。
建立档案管理规章制度是关键步骤，可以规范档案管理工作流程。
加强档案管理人员培训有助于提升其专业能力和素质。
推动档案数字化建设能够提高档案管理效率和便捷性。
加强档案保密工作是保障档案安全和完整性的基础。
完善档案管理监督机制可以有效监督和评估档案管理工作的实施情况。
建设健全的档案工作管理体系是确保档案工作顺利开展的重要保障。
【关键词】档案工作、管理体系建设、档案管理规章制度、档案管理人员培训、档案数字化建设、档案保密工作、档案管理监督机制。
1. 引言1.1 浅议档案工作管理体系建设档案工作管理体系建设是一项关乎组织运作和信息管理的重要工作。
随着社会的不断发展和信息化的加速推进，档案管理工作面临着更多新的挑战和机遇。
建立健全的档案管理体系至关重要。
本文将从建立档案管理规章制度、加强档案管理人员培训、推动档案数字化建设、加强档案保密工作以及完善档案管理监督机制等方面进行探讨，旨在为档案管理工作提供一些思路和建议。
通过对档案工作管理体系的深入探讨，可以进一步提高档案管理工作的效率和质量，确保档案信息的安全和有序管理，为组织的可持续发展提供强有力的支撑。
希望通过本文的讨论，能够引起更多关于档案管理体系建设的重视和思考，共同推动档案工作管理体系的健康发展。
2. 正文2.1 建立档案管理规章制度：建立档案管理规章制度是档案工作管理体系建设中的关键环节。
通过建立规章制度，可以明确档案管理的目标、职责和流程，规范管理行为，提高工作效率。
建立档案管理规章制度可以确保档案管理工作的稳定和持续。
规章制度可以规范各个环节的操作流程，防止因工作人员变动或不规范操作而导致档案管理混乱。
规章制度还可以为工作人员提供明确的操作指南，使其更好地了解工作职责和要求。
建立档案管理规章制度可以提高档案管理的效率和质量。
规章制度可以规范档案的整理、归档、检索等各项工作，减少重复劳动和工作错误，确保档案管理的准确性和完整性。
档案管理部建立规范档案管理体系
档案管理部建立规范档案管理体系档案是组织和个人日常工作中产生的重要信息记录和价值文件，对于保障组织正常运作、维护权益具有重要意义。
为了更好地管理和利用档案资源，档案管理部需要建立规范的档案管理体系。
在本文中，将详细介绍档案管理体系的建立步骤和关键要素。
一、建立档案管理规章制度为确保档案管理的规范性和可操作性，档案管理部需要制定一套完善的档案管理规章制度。
这些规章制度应包括档案收集、整理、存储、保管、利用和销毁等方面的具体细则，明确各部门在档案管理中的职责和义务。
同时，还要设定相应的档案管理流程和管理制度，保障档案管理的科学性和规范性。
二、建立档案管理评估机制档案管理部可以设立档案管理评估机制，对各部门的档案管理工作进行定期评估和检查。
通过评估结果分析，及时发现和整改存在的问题，为进一步提高档案管理水平提供依据。
评估机制可以采用定期检查、抽样调查、制度审核等方式，确保管理体系的有效运行。
三、建立档案管理培训计划为了提高各部门员工的档案管理水平，档案管理部可以制定档案管理培训计划。
培训计划应包括档案管理的基本理论知识、操作技能和实践经验，帮助员工全面掌握档案管理的要点和方法。
同时，还可以组织档案管理岗位的知识分享和交流活动，促进员工间的学习和成长。
四、建立档案数字化管理系统随着信息技术的迅猛发展，档案数字化管理已成为提高档案管理效率和安全性的重要手段。
档案管理部应根据实际需求，选择合适的档案数字化管理系统，并进行规范的使用培训。
数字化管理系统可以实现档案的电子化存储、检索和传递，提高档案管理效率，同时也更好地保护了档案的安全性。
五、建立档案安全保密制度档案管理部需要加强对档案的安全保密措施。
制定和执行档案安全保密制度，明确谁可以查阅和借阅档案，以及查阅和借阅档案的权限和程序。
同时，还要配备相应的安全设施，如防火、防水和防盗设备，保障档案的安全无误损。
六、建立档案管理监督机制档案管理部可以设立档案管理监督机制，对各部门的档案管理情况进行检查和监督。
档案管理工作体系
档案管理工作体系是指为了保证机构或企业档案的规范化、有序化和科学化管理，建立的一套档案管理工作方法和流程。
档案管理工作体系包括以下几个方面：
1. 档案管理制度：制定基本的档案管理制度，包括档案的分类、归档、检索、借阅、销毁等规定。
制度要具有可操作性、实用性和适应性。
2. 档案管理人员：建立专业的档案管理机构和人员，明确其职责和权限。
档案管理人员应具有专业知识和技能，对档案管理制度有深刻的理解和认识。
3. 档案管理流程：建立档案管理的各项流程和操作规程，包括档案管理的重要环节，如档案鉴定、整理、装订、检索等。
4. 档案管理设施：建立完善的档案管理设施，包括档案室、档案柜、档案箱等，要求设施具有防火、防水、防震、防盗等功能，以保障档案的安全。
5. 档案管理技术：引入现代化的档案管理技术，如数字化档案管理、电子档案管理等。
这些技术可以提高档案管理的效率，减少档案管理的工作量和成本。
6. 档案管理培训：定期开展档案管理人员培训，提高档案管理人员的专业素质和技能水平，增强其管理档案的能力。
总之，建立完善的档案管理工作体系，是保证档案管理规范化、有序化和科学化的重要保障。
如何建立质量认证档案管理体系
如何建立质量认证档案管理体系在现代社会中，企业日益重视产品质量以及质量管理体系的建立。
建立质量认证档案管理体系，对于企业来说既是管理的需要，也是发展的需要。
下面将从不同角度探讨如何建立质量认证档案管理体系。
一、制定相应政策和流程企业要建立质量认证档案管理体系，首先需要明确质量管理的政策和流程。
明确质量的标准和目标，确立责任部门和人员，并制定质量管理的相关流程，以确保质量体系的高效运转。
二、培训员工员工是企业质量管理的重要一环，因此必须对员工进行相关培训，使他们了解质量管理的重要性，掌握相关知识和技能。
只有员工具备了解质量管理的能力，才能有效执行质量认证档案管理体系。
三、建立档案管理制度建立完善的档案管理制度是建立质量认证档案管理体系的重要步骤。
包括建立档案管理的规范流程、建立档案管理的标准和指南、建立档案管理的责任和权限等。
只有制度健全，管理有序，才能保证档案管理的准确性和有效性。
四、确保档案的完整性和真实性在建立质量认证档案管理体系中，企业必须确保档案的完整性和真实性。
任何质量认证档案都必须真实可靠地记录产品的生产过程和质量数据，不能有造假或篡改的情况出现，以保证质量管理体系的有效性。
五、规范档案管理流程规范化的档案管理流程是保证质量认证档案管理体系运作良好的关键。
企业应当建立完善的档案管理流程，包括档案的归档、检索、利用和销毁等环节，确保每个环节都得到合理的安排和控制。
六、加强内部审核内部审核是保证质量认证档案管理体系有效运行的重要手段。
企业应当定期进行内部审核，发现问题，及时改进。
通过内部审核，不仅可以发现质量管理体系存在的问题，还可以评估其运行效果，为改进提供依据。
七、持续改进持续改进是质量管理体系的核心理念，也是建立质量认证档案管理体系的关键。
企业应当不断收集反馈信息，评估现有体系的有效性，找出问题，并及时改进。
只有不断完善和提升，才能适应市场变化和满足客户需求。
八、注重技术支持在建立质量认证档案管理体系的过程中，企业还应该注重技术支持。
人事档案四级管理体系
人事档案四级管理体系【最新版】目录1.人事档案管理体系的概念2.四级管理体系的具体内容3.四级管理体系的运作方式4.四级管理体系的优势与应用正文一、人事档案管理体系的概念人事档案管理体系是指对企事业单位员工档案进行有效管理的一种制度安排。
其目的是确保员工档案的完整性、准确性和及时性，以便于企业进行员工考核、晋升、培训等管理工作。
在我国，人事档案管理体系主要分为四级，分别为国家级、省级、市级和单位级。
二、四级管理体系的具体内容1.国家级人事档案管理体系：主要负责全国范围内的人事档案管理工作，制定相关政策、法规和标准，对人事档案管理工作进行指导和监督。
2.省级人事档案管理体系：负责本省范围内的人事档案管理工作，根据国家级管理体系的要求，制定具体的实施细则，并指导和监督本省各地市的人事档案管理工作。
3.市级人事档案管理体系：负责本市范围内的人事档案管理工作，根据省级管理体系的要求，进行具体的实施，并对所属县区的人事档案管理工作进行指导和监督。
4.单位级人事档案管理体系：负责本单位范围内的人事档案管理工作，根据市级管理体系的要求，进行具体的实施，保证员工档案的完整性和准确性。
三、四级管理体系的运作方式四级管理体系在运作过程中，各级体系需密切协作，确保信息畅通。
具体运作方式如下：1.上级管理体系对下级管理体系进行指导和监督，确保下级管理体系按照要求开展工作。
2.各级管理体系之间进行信息交流和共享，便于对员工档案进行全面了解和评估。
3.各级管理体系根据实际工作需要，定期对员工档案进行整理、更新和归档。
四、四级管理体系的优势与应用1.优势：四级管理体系具有较强的层级性和针对性，能够确保员工档案管理工作的有效开展。
同时，各级管理体系之间的协作和信息共享，有助于提高员工档案管理的效率和准确性。
2.应用：四级管理体系广泛应用于我国企事业单位的人事档案管理工作中，对于提升企业内部管理水平、促进员工职业发展具有重要意义。
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一、总则
1、为规范公司内业技术资料管理、收集、整理工作，完整、系统地保存和科学地管理建设过程中形成的文件材料，根据国家及安徽省相关规范、标准，制定本管理制度。
2、需要归档保存的文件材料是指勐腊海诚工程部在工程建设开发期间形成的具有保存价值的各种形式的记录。
3、文件材料的收集、整理、处理、储存、传递和应用等工作，由工程部内业技术管理工程师及其助理负责执行和实施，工程部经理负责监督和指导。
4、文件材料应随工程的进展进行，保证真实、准确、具有时效性，并经相关负责人审核签字，及时存入计算机中，纳入整个建设项目管理体系中。
二、文件材料收集范围
1、整个建设项目从筹建到竣工验收期间形成的具有保存价值的文件，包括立项、可研报告、评估、计划、会议纪要、勘测、设计、施工、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像等形式和载体的文件材料。
2、文件材料来源：
(1)、集团公司各部门发文、批文；
(2)、子公司各部门发文；
(3)、政府部门发文、批文；
(4)、工程部内部形成的文件材料；
(5)、与工程部相关单位联系的各种文件材料；
(6)、工程部执行、办理的外来文件材料；
(7)、其它。
三、工程部在项目内业技术资料管理中的职责
1、在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。
2、收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档。
3、负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。
4、收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位的立卷归档的工程档案。
5、在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。
6、工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。
四、文件材料分类及内容
根据工程部实际情况，对需要归档保存的文件材料可分为以下两类：
(1)、文书类资料：集团公司各部门、子公司各部门、政府部门的日常事务性的发文和批文，以及工程部签发的日常事务性发文和批文。
具体分类和内容见附表1。
(2)、技术类资料：工程部(建设)、勘察、设计、施工、监理及质量站、材料检验等单位在工程建设开发期间形成的技术类文件材料。
技术类文件材料可划分为：基建文件、监理文件、施工文件、竣工图四部分。
具体分类和内容见附表2。
五、文件材料管理要求
1、文件材料要达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求，并对其收集、整理、保管、统计和提供利用，逐步做到规范化管理，能够反映项目建设与管理活动的全过程，原则上归档文件为原件。
2、文件材料内容必须真实、准确，与工程实际相符。
字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章手续完备。
3、文字材料幅面尺寸规格为A4幅面(297mm×210mm)。
图纸统一折叠成A4幅面，内折外翻图标。
卷内目录和案卷封面栏目均应逐项填写清楚，立卷要遵循文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的系统联系，时间顺序编排，一个工程要在一起立卷，如果资料多(每卷一般不超过4cm)，可立数卷。
4、内业管理人员应保证经办文件的系统完整(文件中的各种附件一律不准抽存)。
内业管理人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件材料，收集齐全，加以整理、归档保存。
5、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
竣工验收归档文件套数规定为三套，一套由工程部保管、一套(原件)移交当地城建档案馆、一套由集团公司保管。
6、在归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件、正稿与印件（或传真件）、请示与批复、多种文字形成的同一文件，分别存放在一起，不得分开。
不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷。
六、文件材料借阅、销毁
1、建立查阅、借阅登记制度，公司人员调档查阅，必须由内业管理人员统一进行登记。
外单位人员查阅文档，必须经部门经理批准。
2、需借阅文件的人员，应填写“文件借阅单”，并经部门经理批准，借阅者应在7天内归还，逾期不还由内业管理员收回，原件原则上不得外借，以防止丢失或损坏。
3、文件作废时，由部门业内技术管理人员发出文件作废通知至收文单位/部门，并将已发放文件全部收回作废。
4、为避免的文件积压，业内技术管理人员需要定期清理文件材料，将过期或无保存价值的文件进行剔除和销毁。
七、相关支持表格、图表。