资料管理体系
工程技术资料管理体系
工程技术资料管理体系工程技术资料管理体系是指为了有效管理和保护工程项目中产生的各类技术资料，确保其安全、完整、可靠的存储、传递和利用，从而提高工程项目的管理和运作效率。
一个完善的工程技术资料管理体系能够匡助企业更好地进行项目管理和决策，提高工程质量和效益。
一、背景和目的工程技术资料管理体系的建立旨在规范和优化工程项目中的技术资料管理流程，确保技术资料的准确性、完整性、及时性和可靠性。
通过建立科学的管理制度和流程，提高技术资料的利用效率，减少资源浪费和人力成本，提高工程项目的管理水平和竞争力。
二、范围工程技术资料管理体系的范围涵盖了工程项目中产生的各类技术资料，包括但不限于设计文件、施工图纸、施工方案、技术规范、技术标准、测试报告、验收资料等。
同时，还包括技术资料的采集、整理、存储、传递、利用和销毁等全过程的管理。
三、管理要求1. 技术资料的采集：建立健全的技术资料采集机制，确保各类技术资料的及时采集和准确性。
可以通过与设计院、施工单位、监理单位等建立密切的合作关系，定期采集和更新技术资料。
2. 技术资料的整理和归档：对采集到的技术资料进行分类、整理和归档，确保每份技术资料都能够被快速检索和利用。
可以采用数字化管理方式，建立电子档案库，方便技术资料的存储和检索。
3. 技术资料的传递和利用：建立技术资料传递和利用的规范流程，确保技术资料能够及时传递给需要的人员，并能够被充分利用。
可以通过建立技术资料交流平台、定期组织技术交流会议等方式，促进技术资料的传递和共享。
4. 技术资料的保密和安全：对涉及商业机密或者敏感信息的技术资料，建立严格的保密制度和安全措施，确保技术资料的安全性和机密性。
可以通过权限管理、加密存储等方式，加强技术资料的保密和安全。
5. 技术资料的更新和维护：定期对技术资料进行更新和维护，确保技术资料的准确性和有效性。
可以建立技术资料更新的制度和流程，定期进行技术资料的审核和更新。
6. 技术资料的销毁：对于再也不需要的技术资料，建立规范的销毁程序，确保技术资料的安全销毁和环境保护。
工程技术资料管理体系
工程技术资料管理体系一、背景介绍工程技术资料是指在工程项目中产生的与设计、施工、验收、运维等相关的各类文件、图纸、规范、标准、合同等信息资料。
这些资料对于保证工程项目的顺利进行和后续的管理运维具有重要作用。
因此，建立一个科学、规范的工程技术资料管理体系对于提高工程质量、提高工作效率和降低成本具有重要意义。
二、目标与原则1. 目标：建立一个全面、高效、规范的工程技术资料管理体系，确保工程项目的资料管理工作能够满足项目需求，提高工作效率和质量。
2. 原则：a. 统一性原则：所有工程技术资料都应按照一定的标准进行分类、命名和存储，保证资料的统一性和可查性。
b. 完整性原则：所有工程技术资料都应完整记录，包括设计、施工、验收等各个阶段的资料，以便后续的管理和维护。
c. 保密性原则：对于涉及商业机密或者个人隐私的工程技术资料，应采取相应的保密措施，确保信息安全。
d. 可追溯性原则：所有工程技术资料都应能够追溯到其来源和修改历史，以便于问题的排查和解决。
三、管理流程1. 资料采集与整理：a. 设计阶段：采集并整理设计方案、图纸、技术规范、标准等资料。
b. 施工阶段：采集并整理施工图纸、工程进度表、质量检测报告等资料。
c. 验收阶段：采集并整理验收报告、质量验收记录等资料。
d. 运维阶段：采集并整理运维手册、维修记录、设备清单等资料。
2. 资料分类与命名：a. 建立一套科学的分类体系，将工程技术资料按照不同的类型进行分类，如设计资料、施工资料、验收资料等。
b. 对于每一个类别的资料，制定相应的命名规则，确保资料的命名规范和惟一性。
3. 资料存储与检索：a. 建立一个统一的资料存储系统，包括实体档案室和电子文档管理系统。
b. 实体档案室应设有合理的存储架构和标识，确保资料的安全和易于查找。
c. 电子文档管理系统应具备权限管理、版本控制、全文检索等功能，方便用户进行资料的查找和管理。
4. 资料传递与共享：a. 建立一个资料传递和共享的平台，方便项目各方之间的资料交流和共享。
工程技术资料管理体系
工程技术资料管理体系引言概述：工程技术资料管理体系是指在工程项目中，对相关技术资料进行有效管理和组织，以确保项目的顺利进行和技术的可持续发展。
本文将从六个方面详细阐述工程技术资料管理体系的重要性和实施方法。
正文内容：1. 管理体系的建立1.1 设立资料管理部门或岗位：建立专门的团队或岗位负责技术资料的整理、分类、存档等工作。
1.2 制定管理规范和流程：制定明确的管理规范和流程，包括资料的命名规则、存储方式、使用权限等，确保资料的统一性和规范性。
1.3 采用信息化管理系统：引入信息化管理系统，实现对技术资料的数字化存储、检索和共享，提高管理效率和便捷性。
2. 资料的分类和整理2.1 根据内容分类：将技术资料按照项目、工程阶段、专业领域等进行分类，便于后续的检索和使用。
2.2 建立标准模板：制定标准的技术资料模板，规范资料的格式和内容，方便不同项目之间的对比和参考。
2.3 定期清理和更新：定期对技术资料进行清理和更新，删除过时的资料，更新最新的版本，保持资料的及时性和准确性。
3. 资料的存储和保护3.1 建立统一的存储库：建立统一的技术资料存储库，包括实体存储和数字化存储两种方式，确保资料的安全和完整。
3.2 设定权限和备份：根据不同人员的职责和需求，设定不同的权限，确保资料的安全性和机密性；同时进行定期备份，防止资料的丢失和损坏。
3.3 加强网络安全防护：采取网络安全防护措施，防止技术资料被非法获取或篡改，保障项目的技术安全。
4. 资料的检索和共享4.1 建立检索系统和标签：建立方便快捷的检索系统和标签，使各类技术资料能够被快速定位和获取。
4.2 促进信息共享和交流：通过内部网络平台或会议等形式，促进技术资料的共享和交流，提高项目团队的协作效率和技术水平。
4.3 建立技术资料库：建立技术资料库，将项目中的优秀技术资料进行整理和归档，方便后续项目的参考和借鉴。
5. 资料的更新和维护5.1 建立更新机制：建立技术资料的更新机制，及时更新和替换过时的资料，保持资料的准确性和时效性。
工程技术资料管理体系
工程技术资料管理体系一、背景介绍在现代工程领域中，工程技术资料的管理对于项目的顺利进行和后续的维护具有重要意义。
一个完善的工程技术资料管理体系能够确保工程项目的可持续发展和高效运营。
本文将介绍一个标准格式的工程技术资料管理体系，以满足工程项目的需求。
二、目标和原则1. 目标：建立一个科学、规范、高效的工程技术资料管理体系，以提高工程项目的管理水平和运营效率。
2. 原则：信息准确性、数据完整性、流程规范性、安全可靠性、便于查询和使用性。
三、体系组成1. 文件管理a. 文件分类：根据工程项目的不同阶段和类型，将文件进行分类，如设计文件、施工文件、验收文件等。
b. 文件编号：为每一个文件分配惟一的编号，以便于管理和查询。
c. 文件命名规范：制定统一的文件命名规范，包括项目名称、文件类型、版本号等要素。
d. 文件存储：建立文件存储系统，确保文件的安全性和可靠性。
e. 文件归档：根据文件的保管期限和重要程度，制定文件归档规则，确保文件的长期保存。
2. 数据管理a. 数据采集：建立数据采集机制，确保及时、准确地采集工程技术资料。
b. 数据录入：将采集到的数据进行录入和整理，确保数据的完整性和准确性。
c. 数据备份：定期对数据进行备份，以防止数据丢失或者损坏。
d. 数据安全：采取合适的措施保护数据的安全性，如数据加密、权限管理等。
e. 数据分析：利用数据分析工具对数据进行分析和挖掘，以提供决策支持。
3. 流程管理a. 流程规范：建立工程项目的各个流程，并制定相应的流程规范和操作指南。
b. 流程监控：对工程项目的各个流程进行监控和评估，确保流程的顺利进行。
c. 流程改进：根据实际情况对流程进行改进和优化，提高工程项目的效率和质量。
4. 知识管理a. 知识共享：建立知识共享平台，促进工程项目之间的经验交流和知识分享。
b. 知识传承：制定知识传承计划，确保工程项目的知识能够得到传承和积累。
c. 知识更新：定期更新和补充工程技术资料，以适应新的技术和需求。
(完整版)资料管理体系
北京市海淀区苏家坨镇北安河西区安置房项目19 地块资料管理体系编制人：审核人：北安河定向安置房工程第四项目部2015 年09 月29 日目录1 总则. (1)2 资料管理体系. (1)3 工程资料管理制度. (2)4 工程文件收发及管理规定 (4)5 资料员职责. (5)6 影像档案管理办法. (5)7 其他岗位资料职责制度 (6)8 档案、资料、图书借阅制度 (6)9 竣工资料编制移交制度 (7)1 总则1.1 为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到《建筑工程管理资料管理规范》（DB11/T659-2009）的要求，特制定本体系。
1.2 基本建设工程档案资料是指在整个建设项目, 从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料, 包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。
1.3 基本建设工程档案资料是国家、企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。
依据《中华人民共和国档案法》，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。
2 资料管理体系项目成立以项目经理为首，项目总工全面负责的技术资料管理体系，下设项目质量总监、技术质量部经理、技术员、试验员、资料员，分别负责开展各自职责内各项技术资料工作，现场测量员、施工员、质检员、材料员配合，确保现场技术措施顺利实施。
根据施工范围施工内容需要，项目部计划设置九部，由项目领导班子分管相关部门，组织结构图如下：项目经理詹京项目决策生产经理层安全总监商务经理机电经理总工程师刘景华张武平张海江刘成林新红综合部安全部物资商务部工程部机电部测量技术部质量设备部监测部试验部杨欣嘉刘万强李彦辉杨硕李拥军刘云飞王殿伟刘兵曹海雷钟玮媛刘强崔栎明魏丽思王威兰迪马敏曹长建苏林项韩留仁刘双喜石婵娟张小英薛志强胡彦青谭大福姚远付志成目张禄轩李一栋马建芳徐瀚宋琳齐文栋曾珍姚安管路仪邢宏达路福利李俊男王承超周棚韩家骥理叶晗涛顾羽曾俊丁凯层祖晨何英东赵明衙肖悦孙建彪吴涛杨佳奇张凯然孟沂实土方支护及地基处理各结构机电安装辅助施降水施工队施工队施工队施工队施工队层3 工程资料管理制度3.1 资料管理3.1.1 工程资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。
工程技术资料管理体系
工程技术资料管理体系引言概述：工程技术资料管理体系是指在工程项目中，通过建立一套完整的资料管理体系，对工程技术资料进行科学、规范的管理和运用。
这一体系可以匡助工程项目实现信息的高效共享和传递，提高工程项目的管理水平和效率。
本文将从五个方面详细阐述工程技术资料管理体系的重要性和具体内容。
一、建立资料管理组织机构1.1 设立专门的资料管理部门：工程项目应设立专门的资料管理部门，负责资料的采集、整理、存储和使用。
1.2 制定资料管理职责和流程：明确资料管理部门的职责和工作流程，包括资料的采集、归档、检索和更新等环节。
1.3 配备专业人员：资料管理部门应配备专业的人员，具备丰富的工程技术知识和资料管理经验。
二、建立资料管理制度和规范2.1 制定资料管理制度：明确资料管理的基本原则、流程和要求，确保资料管理工作的规范性和可操作性。
2.2 建立资料分类和编码体系：根据工程项目的特点和需求，建立科学合理的资料分类和编码体系，便于资料的组织和检索。
2.3 规范资料的命名和标识：统一资料的命名和标识规范，确保资料的惟一性和易于识别。
三、建立资料管理平台和工具3.1 建立电子文档管理系统：利用先进的信息技术手段，建立电子文档管理系统，实现资料的电子化存储和管理。
3.2 使用专业的资料管理软件：选择适合工程项目需求的资料管理软件，提高资料管理的效率和便捷性。
3.3 建立资料共享平台：建立资料共享平台，促进不同部门和人员之间的信息共享和交流，提高工作协同性。
四、加强资料安全和保密措施4.1 建立资料备份和恢复机制：定期对重要的工程技术资料进行备份，并建立恢复机制，防止资料丢失和损坏。
4.2 加强资料的权限管理：设立不同的权限级别，对不同的人员进行资料访问和修改的权限控制，保护资料的安全性。
4.3 加强资料的保密措施：对涉密的工程技术资料，采取严格的保密措施，确保资料不被非法获取和使用。
五、持续改进和优化资料管理体系5.1 定期进行资料管理评估：定期对资料管理体系进行评估和检查，发现问题并及时改进和优化。
工程技术资料管理体系
工程技术资料管理体系一、引言工程技术资料是指与工程项目相关的各种技术文件、图纸、规范、报告等信息资料的总称。
在工程项目的全过程中，工程技术资料的管理对于项目的顺利进行和后续的维护与管理具有重要意义。
本文将介绍一个完善的工程技术资料管理体系，以确保工程项目的顺利进行和资料的有效利用。
二、管理体系的建立1. 管理目标建立工程技术资料管理体系的目标是确保项目各阶段的技术资料能够及时、准确、完整地生成、传递、存储和使用，提高工程项目的质量和效率。
2. 组织架构建立专门的工程技术资料管理部门，负责制定和执行相关管理制度和流程。
该部门应设立管理人员、技术人员和文档管理员等职位，确保管理体系的顺利运行。
3. 流程规范制定工程技术资料管理的流程规范，包括资料的生成、传递、存储和使用等各个环节的具体操作步骤和要求。
确保每一个环节都能够按照规范进行，并且各个环节之间能够协同配合。
三、资料生成与传递1. 资料生成工程技术资料的生成包括设计图纸、施工图纸、规范文件、报告等各种形式的技术文件。
在生成过程中，应确保文件的准确性、完整性和可读性。
对于每一个文件，应进行版本管理，确保每一个版本都能够追溯和查找。
2. 资料传递工程技术资料的传递是指将生成的资料传递给相关人员或者部门。
传递方式可以通过邮件、云存储、文件共享等方式进行。
在传递过程中，应确保资料的安全性和完整性，避免丢失或者篡改。
四、资料存储与使用1. 资料存储工程技术资料的存储应建立统一的档案库，包括纸质档案和电子档案两种形式。
纸质档案应按照规范进行分类、编号和归档，确保易于查找和管理。
电子档案应建立合适的数据库和文件夹结构，确保文件的安全和可访问性。
2. 资料使用工程技术资料的使用应遵循权限管理原则，确保惟独具备相应权限的人员才干够访问和使用相关资料。
同时，应建立查询和检索系统，方便用户根据需要快速查找和获取所需资料。
五、质量控制与改进1. 质量控制建立工程技术资料的质量控制机制，包括对资料生成、传递、存储和使用等各个环节进行监督和检查。
工程技术资料管理体系
工程技术资料管理体系工程技术资料管理体系是指为了有效管理和控制工程项目中产生的各种技术资料，确保资料的准确性、完整性和可靠性，提高工程项目的质量和效率而建立的一套管理体系。
下面将详细介绍工程技术资料管理体系的标准格式。
一、引言在工程项目中，各种技术资料的准确、完整和可靠对于项目的顺利进行至关重要。
为了规范工程技术资料的管理，提高工程项目的质量和效率，制定本标准。
二、范围本标准适合于所有工程项目中产生的技术资料的管理。
三、术语和定义1. 工程技术资料：指在工程项目中产生的各种技术文件、图纸、报告、规范、合同等相关资料。
2. 资料管理：指对工程技术资料进行采集、整理、存储、检索和传递的过程。
3. 资料管理体系：指为了有效管理和控制工程技术资料而建立的一套组织、流程和制度。
四、资料管理体系的要求1. 资料采集：建立完善的资料采集机制，确保及时获取工程项目中产生的各种技术资料。
2. 资料整理：对采集到的技术资料进行分类、整理和归档，确保资料的有序性和易于管理。
3. 资料存储：建立统一的资料存储系统，确保资料的安全、可靠和易于访问。
4. 资料检索：建立高效的资料检索机制，确保用户能够快速准确地找到所需的技术资料。
5. 资料传递：建立规范的资料传递流程，确保技术资料能够及时传递给相关人员。
6. 资料保密：建立严格的资料保密制度，确保工程技术资料的机密性和安全性。
7. 资料更新：定期对技术资料进行更新和维护，确保资料的时效性和准确性。
五、资料管理体系的组织和职责1. 资料管理部门：负责制定和实施资料管理体系，协调各部门之间的资料管理工作。
2. 项目负责人：负责项目中的资料管理工作，包括资料的采集、整理、存储和传递。
3. 资料管理员：负责具体的资料管理工作，包括资料的归档、检索和更新。
六、资料管理体系的评审和改进1. 定期评审：定期对资料管理体系进行评审，发现问题并及时进行改进。
2. 持续改进：根据评审结果，制定改进措施并进行实施，不断提高资料管理体系的效果和效率。
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北京市海淀区苏家坨镇北安河西区安置房项目19 地块资料管理体系编制人：审核人：北安河定向安置房工程第四项目部2015 年09 月29 日目录1 总则. (1)2 资料管理体系. (1)3 工程资料管理制度. (2)4 工程文件收发及管理规定 (4)5 资料员职责. (5)6 影像档案管理办法. (5)7 其他岗位资料职责制度 (6)8 档案、资料、图书借阅制度 (6)9 竣工资料编制移交制度 (7)1 总则1.1 为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到《建筑工程管理资料管理规范》（DB11/T659-2009）的要求，特制定本体系。
1.2 基本建设工程档案资料是指在整个建设项目, 从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料, 包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。
1.3 基本建设工程档案资料是国家、企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。
依据《中华人民共和国档案法》，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。
2 资料管理体系项目成立以项目经理为首，项目总工全面负责的技术资料管理体系，下设项目质量总监、技术质量部经理、技术员、试验员、资料员，分别负责开展各自职责内各项技术资料工作，现场测量员、施工员、质检员、材料员配合，确保现场技术措施顺利实施。
根据施工范围施工内容需要，项目部计划设置九部，由项目领导班子分管相关部门，组织结构图如下：项目经理詹京项目决策生产经理层安全总监商务经理机电经理总工程师刘景华张武平张海江刘成林新红综合部安全部物资商务部工程部机电部测量技术部质量设备部监测部试验部杨欣嘉刘万强李彦辉杨硕李拥军刘云飞王殿伟刘兵曹海雷钟玮媛刘强崔栎明魏丽思王威兰迪马敏曹长建苏林项韩留仁刘双喜石婵娟张小英薛志强胡彦青谭大福姚远付志成目张禄轩李一栋马建芳徐瀚宋琳齐文栋曾珍姚安管路仪邢宏达路福利李俊男王承超周棚韩家骥理叶晗涛顾羽曾俊丁凯层祖晨何英东赵明衙肖悦孙建彪吴涛杨佳奇张凯然孟沂实土方支护及地基处理各结构机电安装辅助施降水施工队施工队施工队施工队施工队层3 工程资料管理制度3.1 资料管理3.1.1 工程资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。
资料员集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。
3.1.2 为了便于各个管理环节的衔接，资料室配备专职资料员，为更好地管理好档案资料，配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。
3.1.3 工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人对接资料收发与传阅手续。
3.1.4 工程材料物资进场，由材料设备部汇同有关部门做进场验收后，材料设备部负责将所需物资报审资料原件，要及时交由资料室做进场报验。
3.2 归档文件的质量规定3.2.1 施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单，验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。
3.2.2 调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。
3.2.3 主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。
3.2.4 书写规定A）书写字迹工整，图样清晰。
B）书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。
C）文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。
3.2.5 书写材料的大小尺寸应规范, 装订边空白间距应为25mm，装订边空白间隙内不能进行书写和留有信息。
3.3 资料交接管理制度保持竣工资料编制人员稳定性施工企业技术人员流动力性大，往往不能自始至终参与一项工程建设。
人员变动时，资料交接不清楚，不齐全，资料失散严重，使资料的准确性，完整性得不到保证。
因此，施工企业在成立项目部之初，应组建竣工文件编制小组，并力保人员组成稳定。
如有特殊情况需要工作调动，必须将其所负责的全部资料移交清楚，并办理交接手续，否则不得离开。
4 工程文件收发及管理规定为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。
4.1 工程文件接收4.1.1 各单位提供给项目部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由资料室统一接收；上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件由办公室统一接收。
4.1.2 项目部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交资料室。
4.1.3 资料员对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知单位补发。
4.1.4 资料员对接工程文件时，建立工程文件接收总登记帐。
4.1.5 登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按所属管辖部门领导审定的工程文件分发表，及时分发给有关单位和部门。
4.1.6 对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。
4.1.7 资料室仅对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案登录总登记帐和分类登记帐；对分发各部门的工程文件资料不进行整编作业。
4.2 工程文件资料发放4.2.1 分发外单位和部门的工程文件资料由资料室统一归口办理。
4.2.2 呈送上级单位的工程文件，由所属部门领导确定发放单位和数量。
4.2.3 资料室按项目总工领导审定的施工图分发表、设备资料分发表分发工程文件资料（当工程施工图、设备资料份数有限时），资料室仅提供施工单位一套或二套文件，不足部分施工单位可委托项目总工向设计院提出增加施工图供应数量；设备资料文件不足部分，由施工单位自行联系复制，复制的设备资料应加盖“复制件”印章。
4.2.4 分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。
4.2.5 为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单，并书面通知资料室；资料室按指定名单发放工程文件资料。
4.3 设计修改通知单、工程联系单、传递及管理规定4.3.1 设计修改通知单、工程联系单统一由资料室按设计修改通知单、工程联系单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。
4.3.2 设计修改通知单、工程联系单原件一律及时交资料室归档保存，工程结束后由资料室向设计院提供全部设计修改通知单、工程联系单的复印件供设计院编制竣工图。
4.3.3 凡涉及设计修改、变更，资料室应及时在归档图纸的副本对应卷册图纸目录上加盖设计修改印章，并将变更单复印件及时放入卷册内。
5 资料员职责5.1 认真执行档案法，严格收集整理好各种原始资料。
5.2 认真钻研业务，熟悉有关技术规范及相关文件，配合工程技术人员进一步完善工程资料。
5.3 负责对技术资料进行标识。
5.4 做好收发文登记台账。
5.5 负责整个工程的档案资料的收集、检查、整理及归档工作。
5.6 经常深入现场，了解施工进度，掌握质量情况，确保资料的真实性，确保资料与工程同步。
5.7 负责有关工程图纸文件的收发工作，并及时整理、归档。
5.8 负责竣工资料移交，及时办理好验收移交手续。
5.9 负责提交档案归档所需各种资料目录清单，负责提交符合国家档案相关制度的全套完整的竣工图及光盘。
公司各职能部门工程文件材料立卷归档按公司各职能部门基建文件材料立卷归档范围、归档时间的规定执行。
6 影像档案管理办法6.1 建设工程声像档案主要是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的，具有保存价值的照片、底片( 包括反转片) 、影片、录像带、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。
6.2 施工单位应向城建档案管理机构报送的声像档案主要有：建设工程的照片档案、录像档案和相应的文字说明。
6.3 照片档案应符合以下要求：（1）主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁；（2）能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置；（3）以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片（照片）；（4）使用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工, 光学分辨率不得小于400 万有效像素（不允许插值）。
6.4 录像档案应符合以下要求：（1）主题明确、内容连贯简洁、影像清晰、镜头平稳；（2）需注明工程项目所在的地理位置、外观、周围环境、人防设施、消防设施、水电设施、保安设施、标准房、标准层、设计特色、建筑特色等；（3）报送第一代素材录像带，以及编辑后成品带或光盘（DVD或以上素质的格式）。
文字说明包括：工程名称、建设单位名称、设计单位、施工单位、地点、开工日期、竣工日期、投资额、占地面积、建筑面积、结构、层数、摄影日期、摄影者等。
7 其他岗位资料职责制度其他岗位如质检员、施工员、材料员、试验员、测量员、技术员、安全员等各专业管理人员应负责自身资料职责，按照规范标准及时、准确编制资料并报验，经签字完成后及时交资料室归档。
影像资料必须清晰、准确、真实、有效，并及时整理规范。
8 档案、资料、图书借阅制度本公司全部文书、技术档案及资料均可借阅、利用。
本着既能保守档案机密，又能充分发挥档案、资料为水利建设发展服务的效益，凡因工作需要借阅者，须办理下列手续：8.1 借阅档案、资料一般只需由本人填写借阅登记即可（注明：领用时间、归还时间）。
归还时管理人员要对其检查之后方可归档。
8.2 绝密文书、技术档案和资料一般不借出、不复制、不摄影，如确因工作需要，应在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门经理同意，主管副总批准、档案人员只能按其范围、要求、内容提供利用。
8.3 外单位人员借阅档案、资料者，凭单位介绍信，信上要注明查阅范围、内容、用途，属机密、绝密档案或资料，应主管副总同意，总经理批准方能借阅。
8.4 借阅的档案材料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。
借阅人必须妥善保管，防止丢失和泄密。
未经同意，不得复印、抄录和转借，不能见档案内容公开出去。
如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。
8.5 凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院或借后暂不使用者，必须将档案或资料退回档案室，否则不能办理调离手续。
同时档案室如因工作需要有权将档案、资料调回档案室。
9 竣工资料编制移交制度强化日常资料管理工作日常的资料管理工作好坏，对资料的最后整编和归档有着非常大的影响。
做好平时的工作，保证工程资料规范、系统、完整，整编时可以减少很多工作量。