合同归档管理流程

合同归档管理流程

第一章目的

合同管理是企业管理的一项重要内容，也是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段。搞好合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。

第二章适用范围

本制度适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同等。

第三章实施细则

1、销售收到有效合同文本后，统一交由商务部保管。

2、商务部收到有效合同文本后，第一时间知会预算财务；并将有效合同文本原件移交

指定保管人员，同时办理相关交收、复印、登记工作。

3、保管人员收到有效合同文本原件后，统一做好合同登记归档工作，除项目竣工验收报

档案馆时需要原件外，其余一律不得借阅和复印。

4、项目竣工验收报档案馆需原件时，须由销售向其部门领导出具出面申请并由其部门

领导签字认可后，交商务部后，方可领取有效合同文本原件。

5、若有特殊情况必须借阅有效合同文本原件时，借阅者需向所属部门领导申请并得到公

司总经理首肯、总经理签字后方可借阅。

第四章附则

1、合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和公司内部明确职责的凭证，有关人员应

保守合同秘密，并及时分类归档。

2、以上资料不得随意改动、弃置、销毁、遗失。

3、相关保管人员要定期（每月）检查已执行完毕但未归档的合同及相关文件。

4、借阅合同文本人丢失合同文本的，根据情节可以给予警告、记过、500-1000元罚款。

5、项目结束后，合同、供货清单、收货清单、验收报告等必须完整，方可归档。

管理流程