供应商往来对账管理方案78

供应商往来对账管理办法

1、目的

为规范供应商往来账的对账工作行为，及时向供应商收回应收账款和清理应付账款，确保应收账、应付账明细表的准确性，特制定本办法。

2、适用范围

本办法可用来指导各下属单位财务部与供应商每月的对账工作。

3、职责

3.1下属单位财务部负责建立健全供应商档案资料，并及时更新。

3.2采购部负责配合财务部与供应商对账，并核实相关账务信息。

4、管理办法

4.1供应商往来对账的准备

4.1.1供应商档案的管理

各下属单位财务部应建立健全供应商档案资料，其内容应包括供应商在系统中的编号、单位全称、单位简称、法定代表人、财务负责人、联系电话、联系人、联系地址、业务员姓名、主要经销品种等信息。如果供应商资料发生变更，各下属单位财务部应及时取得变更依据（工商证明等）并进行更新。

4.1.2合同条款执行的监控（涉及到各种应收费用的确认、收取等）

各种应收费用的入账必须有书面依据（合同、协议等），应及时与供应商的相关业务员进行确认，并要求供应商及时入账。若有异议，请供应商及时与下属单位的采购部或财务部结算组协调处理。

4.2往来对账过程管理

4.2.1应收、预付、应付科目明细账的核对

每月财务结账后，及时通知供应商前来核对应收应付账，并出具《往来对账调节表》详见附表一，对于未达账项要及时查找原因，并通知相关人员调整。

1）未达增值税发票：应及时查找未入账增值税发票的去向，及时处理或退票，若是增值税发票中有而进货单中没有相应的型号数量，要求供应商提供我方的已验收证明，以便公司采购人员及时补订单；若是型号或单价有误，可及时退换票。

2）未开单据的折让部分，要求供应商及时开具。

4.2.2各种应收费用的核对与确认

1）所有应收款项及未挂应收临时收回的款项应由供应商财务确认或由供应商财务授权委托的业务代表签字确认。

2）各下属单位财务部结算组负责与供应商确认合同、补充协议中规定的各项应收款项；采

购部负责与供应商确认各项临时性的、无合同和补充协议的应收款项。

4.2.3货物采购明细账的核对与确认

1）每月查询货物采购明细账的账面余额，若出现借方余额，应及时查找原因。对于所有货物采购出现借方余额的必须编制原因说明并由财务经理签字归档保存；若是结大账，必须核对货物采购明细账。货物采购明细账贷方余额需要清理，货物采购明细账余额较大时，应查明是否因为供应商业务员没有及时把发票传递至相应的下属单位财务部。

2）当月所有的采购入库，仓库单据必须在2个工作日内全部流转到财务部，各下属单位财务部必须在2个工作日内在公司现行的财务系统中进行入账处理。

4.3对账时间规定

各下属单位财务部必须加强与供应商的常规对账工作，并严格按照下列规定的时间、频次进行操作。

4.3.1对业务往来较多的供应商每月对账一次，业务往来较少的每季度对账一次。

4.3.2各种应收费用必须每月与供应商核对一次，如果供应商业务员不及时将回函带回，我方将拒绝给对方付款。

4.3.3下属单位财务部应按时向供应商发出《供应商往来对账确认函》，要求供应商提供往来明细账及相关对账资料，合理地做好对账计划，确定责任人。

4.3.4每次对账完成后出具《供应商往来对账确认函》，并要求供应商加盖单位公章，及时处理对账工作中出现的问题，下属单位财务部无法处理的应及时上报总部财务管理中心。

4.4各下属单位每月需向总部财务管理中心上报的资料明细

4.4.1往来对账进度表。

4.4.2新增供应商档案、供应商异动情况报告、供应商资信报告。

4.4.3应收账款账龄分析报告。

4.4.4欠款金额（供应商）前10名的名单、金额、净利率、欠款原因及付款计划。

4.4.5合同约定预付款的执行情况表。

4.4.6合作不愉快、操作不规范的供应商名单（黑名单）。

4.5供应商往来对账的处罚规定

4.5.1没按规定的时间报送相关资料罚款30元。

4.5.2报表不全，或内容不真实的罚款30～60元。

4.5.3每月未按规定对账的罚款30元，对账内容不完整不真实的罚款60～100元并进行行政扣分，严重的建议有关部门对有关责任人员进行降职、撤职等处分。

4.5.4有关人员未按规定确认应收返利、应收费用就自行挂账的每次罚款30元，采购人员没有及时把各种应收费用的书面确认书上交下属单位财务部而导致公司无法收回相关的费用，一切

责任由业务人员承担。

4.5.5有关人员未按合同规定挂账或账扣的或变通挂账给公司利益造成损失的，每次罚款30元，严重的要进行行政扣分。

4.5.6未及时清理商品采购借方余额，以及未能及时对预付款进行监控导致多打预付款的，要对往来账务会计及有关责任人员罚款每次150元，严重的给予行政扣分，建议有关部门对其进行降职、撤职等处分。

5、附则

5.1本办法由财务部负责起草、修订并解释。

5.2本办法经总经理批准后生效，废止亦同。

附表一：往来对账调节表

截止日期：年月日