文件立卷归档制度

文件立卷归档制度

1、归档范围：凡上级机关下发的，本机关在工作活动中形成的，同级机关和非隶属机关与本机关工作有联系的，属记载和反映本机关工作职能活动情况，具有保存和查考利用价值的各种文件材料(包括文字材料、技术图纸、照片、录音、录像带等)均属归档范围,任何部门和个人不得据为已有。

2、归档时间：⑴文书档案于四月底前完成立卷归档工作；⑵基建档案竣工后归档；⑶会计档案按要求归档；⑷声像档案及时归档。

3、归档要求：(1)归档的文件材料必须齐全、完整；(2)、归档文件的字迹、载体必须适宜于永久、长期保存，凡是用铅笔、园珠笔、复写纸、红墨水、彩色笔书写，字迹易褪变、扩散的文件材料而且又没有打印（油印）件的均应复制后归档；（3）按照文件的形成规律和保持文件之间的历史联系，区分保存价值，进行分类整理和归档；(4)归档的各种门类的档案必须符合有关标准要求。

档案保管制度

1、为使档案得以安全保管，必须确定专人负责，做好档案库房的管理工作。

2、档案接收、借阅要认真办理登记手续，归还时要验收注销。

3、库房内严禁烟火，易燃、易爆物品一律不准带入库房，也不准在库房附近堆放。

4、库房内电灯用毕后应立即关闭，每日下班切断电源，并认真检查，发现问题及时处理。

5、随时注意库房门窗的开关和上锁。

6、消防设备经常保持齐备、有效。

7、库房内放置防虫药物，防止虫蛀档案，发现档案被虫蛀损毁时，应及时报告领导并进行处理。

8、库房内应经常保持整齐、清洁，同时根据库房内温湿度情况，随时调节库房内温湿度。

9、定期对保存的全部档案进行安全检查，发现问题及时汇报处理。人员因工作变动，应先办理移交，后离岗。

档案保密制度

1、档案工作人员要严守党和国家机密，严格执行安全保密制度，确保档案安全，杜绝失泄密现象。

2、非档案管理人员，未经许可，不得进入档案库房。

3、未经批准，任何人不得私自将档案带出档案室，更不得随便复印、摘抄和向外传播档案材料内容。

4、档案接收、借阅必须办理登记手续，归还时要清点验收注销。

5、要切实做好防火、防盗、防虫、防潮、防晒工作，保持室内清洁卫生，室内严禁吸烟、严禁带进火种、放置易燃易爆物品。

6、凡需销毁的档案材料，须写出销毁报告，编制清册，经过审批后，在指定地点销毁，销毁时要由两人共同监销。平时的办公废纸、不归档文件材料、无使用价值的工作笔记，应统一交档案室处理，任何个人不得擅自处理。

档案利用制度

1、凡在档案室查阅、抄录、复制档案，必须经中心分管领导批准同意。

2、查档人员必须办理借阅手续，填写“利用登记”和“利用效果登记”；借阅时间一般不得超过七天。

3、自觉维护档案的完整与安全，所利用的档案不得转借和私自影印、翻印、复制，未经许可不得公布档案内容，不得遗失、拆散，调换、抽取、污损、涂改、加注标记（图点、批注、勾划）档案。

4、档案工作人员对借阅利用的档案，归还交接时要当面点清、检查,以监督档案是否受损,如有损毁,要及时上报,严肃处理。

档案人员岗位责任制

1、档案工作人员必须认真贯彻执行《档案法》和有关各项规章制度，增强档案意识，做到依法办事，努力提高政治和业务素质，提高档案管理水平。

2、协助本单位各部门做好各种文件材料的收集整理，立卷和归档工作，并负责进行监督和指导。

3、集中统一管理本单位全部档案，积极提供利用，为各项工作和研究服务。

4、收集整理、保管与档案有关的资料，配合档案提供利用。

5、编制必要的检索工具、参考资料、提高档案的查找率。

6、定期检查档案的保管情况，对破损或褪变的档案及时进行修补和复制。

7、改善档案的保管条件，做好库房清洁卫生、“四防”、“五无”工作，确保档案的完整安全。

8、对保管期满的档案定期进行鉴定销毁，做好档案移交工作。

9、完成领导交办的其他任务。

电子文件归档管理制度

1、电子档案是指国家机构、社会组织及个人在政治、军事、经济、科学、文化、宗教等活动中直接形成的，通过计算机传输处理的文本、图形、图像、声音、数据等具有保存价值的历史记录。

2、电子文件归档管理工作纳入单位文书处理程序和人员岗位职责。

3、业务部门（电子文件形成部门）负责电子文件收集和积累工作，协助档案部门搞好电子文件归档管理，并接受档案部门监督、检查、指导。

4、电子文件的处置和留存要符合国家相关规定，采取必要措施确保电子文件的真实性、完整性、有效性。

5、归档电子文件应同时具备电子和非电子签章，不同数据形式的电子文件分别以国家规定的通用格式保存。做好电子文件背景信息、软、硬件环境的登记和收集工作。

6、业务部门定期将电子文件及其背景数据备份到本机和符合保管要求的脱机载体上，并及时通过网络或脱机载体向档案部门移交，由档案部门进行真实、完整、有效性检测。业务部门留存有归档前电子文件的载体至少一年。

7、归档电子文件按DA/T22规定和本单位档案分类方案进行整理。归档范围和保管期限执行纸质档案标准。具有永久和长期保存价值的文本或图形形式的电子文件必须同时保存纸质文本或缩微品。

8、已归档整理的电子文件（含机读目录、背景数据等）按数据类别代码相对集中组织存储载体（1式3套，分别封存、提供利用、异地保存）。存储载体必须符合耐久性要求（不允许使用软磁盘），且应按《电子公文归档管理暂行办法》要求填写载体封面和有关登记表。

9、经检测和验收合格的电子文件归档载体进行统一管理、集中保存。保管环境除应符合纸质档案保管要求外，还应达到防写、防擦划、远离磁场、强热、有害气体等、温度17℃-20℃、相对湿度35--45%、竖放保管等要求和标准。

10、每年检查电子文件处理设备更新情况，定期（2--4年）抽样机读检验，及时做好数据转换、转存工作。