文件和资料管理程序

4.定义：
4.1受控文件：在使用过程中随时保持是最新、有效的文件。具有制定、修订、分发的记录，其失效、废止的文件由文件管理部门依规定收回和销毁，并随时保持最新版本。文件的封面加盖有红色的“受控文件”印章。
4.2非受控文件：分发时是最新版本，但修订时不再另行分发，废止时无须收回及销毁。文件上不需加盖“受控文件”印章。
3.1.3作业指导书：相关部门负责人组织实施作业指导书的制定、修订，由相关部门分管副总审核、批准。
3.2办公室是文件管理的归口部门，负责公司文件编号、建立清单、发放/回收及文件销毁备案。同时负责外来文件的传递、登记。
3.3文件使用部门:负责使用文件的签收、保管、防损/防污，负责对旧版/作废文件的收集与交回。
2.1.6所有与体系相关的外来管理性和技术性的文件资料，包括顾客图纸及工程规范。
3.权责
3.1文件的制定
3.1.1质量手册：由管理者代表组织实施质量体系手册的制定、修订，管理者代表审核，总经理批准。
3.1.2质量体系程序文件：管理者代表组织相关部门负责人讨论各过程的程序并负责制定程序文件，并负责审核，最终由总经理批准。
制定部门会同相关部门共同研讨，在确定废止后将《文件废止申请表》送权责主管审核、批准，并交文件管理员进行收回及废止作业。同时对于废止的文件由部门文件管理员向办公室报告，以便办公室在文件总清单上予以注明。
6.6.2文件废止后的原文件编号不再使用。
6.7文件的分发、收回
6.3文件的结构
6.3.1质量体系手册：按TS16949所要求的条款的排列顺序，编订各章节及内容项目，并
明确体现本章节的内容项目所对应的程序文件、作业指导书。
6.3.2质量体系程序文件的格式分八个部份：
①目的
②范围
③权责
④定义
⑤流程图（见附页）
⑥作业程序
⑦相关文件
⑧质量记录
6.3.3作业指导书：由相关职能部门视实际需要自行制定，以有效表示内容为目的，便于阅读、理解和使用。
6.1.4作业指导书：
HN/ZY□-□□□-□□前一个□表示产品，中间三个□为顺序号，后两个□为文件发布年号。
6.1.5记录表单：
HN/ZJ□.□.□-□□前三个□为标准条款号，后两个□为表单在该条款中的顺序号。
6.1.6外来文件若已有编号，则以原有编号为准，若无，则文件的编码由文件代号，收文年号和文件年度流水号组成，其表达形式：HN/WL-09-01表示公司09年收到的第1个外来文件。
1.目的
1.1确保所有与公司质量管理体系有关的文件和资料,均能保持其有效性和适用性，并且能够安全有效地被管理与使用。
2.范围
2.1本程序适用于下列文件的管理：
2.1.1质量体系手册;
2.1.2质量体系程序文件;Байду номын сангаас
2.1.3技术文件、工程规范、相关标准等;
2.1.4作业指导书;
2.1.5手册、程序文件、作业指导书中规定使用的各种表单;
4.3质量体系手册：是公司建立和运行符合TS16949要求的质量体系，落实质量方针和质
量目标的指导性纲要。是质量体系文件的第一层文件。
4.4质量体系程序文件：是质量体系手册中所描述的管理重点的延伸和引用。是质量体系文件的第二层文件。是描述质量管理中各项重要的作业内容的输入、输出及横向接口的运作文件。这一类的作业通常为跨部门的作业。
6.2文件的版本和修改状态（包括表单格式的版本）
6.2.1首版文件的版本为A版。
6.2.2同一版本的文件，已经修订五次，或一次修订的内容牵涉到五页(含五页)以上的
文件时,需更换版本,即提升版本号的字母，如B版。
6.2.3质量手册和程序文件每页上均有“版本/状态”栏，表示该页的修改状况。其修改
状态编号用阿拉伯数字表示，从0开始，每修改一次递增1，依次为“0”、“1”、“2”、“3”……。
改，同时回收旧页或旧版文件，并填写《文件发放/回收登记表》，办理签收、签发手续，以确保有效文件的唯一性。
6.5.4文件“划改”时，文件发放单位在编制部门的配合下应按原发放范围实施“划改”，
以确保有效文件的唯一性。
6.5.5文件更改以后，应将更改情况在《文件发放/回收登记表》上登记。
6.6文件的废止
6.6.1文件需要废止时，由提出人填写《文件废止申请表》经部门负责人核准后，由原
4.5作业指导书：是质量体系程序文件中的作业内容的延伸和引用。是质量体系文件的第三层文件。是描述各职能部门内部的某项作业的具体步骤、细节的运作文件。这一类的作业通常为单一部门性质的作业。
4.6表单：质量体系程序文件、作业指导书所引用的记录表格和表单。是质量体系的第四层文件。包括各类记录格式、表格、图表，经过作业产生的图表、原始记录的记录格式。各类表单需在相对应的质量体系程序文件、作业指导书中随附。
6.4文件的制定
6.4.1根据任务或工作的需要，编写承办人参照文件标准格式，研究编写文件内容，并确定文件版本号，送权责主管审核、批准后发行。
6.4.2文件制定、批准期间的任何意见都由编写承办人负责完成。
6.5文件的修订
6.5.1文件需更改、修订时，由提出人填写《文件更改通知单》经部门负责人核准后，
由原制定部门的修订承办人参照文件标准格式，研究修订文件内容，并确定文件版本号，连同《文件更改通知单》一并送权责主管审、批后发行。文件修订、批准期间的任何意见都由修订承办人负责完成。
5.流程图：（见附页）
6.作业程序：
6.1文件的编号
6.1.1质量体系手册：
HN/QM-□/□质量体系手册□□为质量体系手册用阿拉伯数字表示的版次号。
6.1.2质量体系程序文件：
HN/TS QP□□□为文件在TS16949标准中所处的的顺序号。
6.1.3公司各类管理制度：
HN/QS.□□-□□-□□前面两个□为部门代号，中间两个□为顺序号，后两个□为文件发布年号。（部门代号见《部门代号表》）
6.5.2文件更改采用“换版”、“换页”或“划改”的方式，采用换版时，应变更版本
状态，采用换页更改时，应变更修改状态，变更修改状态依次为“0”、“1”、“2”、“3”……；采用划改时，应注明划改人、划改时间和划改处数，更改情况应填入《文件更改通知单》中。
6.5.3文件换页或换版时，由文件发放单位在编制部门的配合下按原发放范围，进行更