(完整版)物业公司档案管理规定
物业内部管理资料档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业公司的内部管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有内部管理资料档案的管理工作，包括各类文件、记录、图表、影像等。
第三条本制度遵循集中统一管理、分级负责、安全保密、便于利用的原则。
第二章管理职责第四条公司档案管理部门负责制定档案管理制度，监督、指导各部门档案管理工作。
第五条各部门负责人为本部门档案管理的第一责任人，负责组织实施本部门的档案管理工作。
第六条档案管理员负责具体执行档案管理任务，包括档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等。
第三章管理内容第七条档案收集范围：1. 公司内部管理制度、工作流程、操作规范等；2. 各部门业务档案，如工程档案、业主档案、财务档案、人力资源档案等；3. 公司重大活动、项目、会议、培训等资料；4. 公司与外部单位签订的合同、协议、函件等；5. 公司其他具有保存价值的资料。
第八条档案整理要求：1. 按照档案分类、编号、编目等规定进行整理；2. 保持档案的原始性、完整性、连续性；3. 档案装订、封装应符合规范要求。
第九条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗等；2. 档案资料应分类存放，便于查找和利用；3. 档案资料应定期进行消毒、杀虫处理。
第十条档案借阅要求：1. 借阅档案需填写借阅单，经批准后方可借阅；2. 借阅者应爱护档案资料，不得损坏、涂改、擅自复制；3. 借阅期限不得超过规定时间，逾期未还者按相关规定处理。
第四章管理制度第十一条档案管理制度：1. 制定档案管理制度，明确档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等各个环节的要求；2. 定期对档案管理工作进行检查、总结，发现问题及时整改；3. 加强档案人员培训，提高档案管理业务水平。
第十二条档案保密制度：1. 档案资料涉及公司机密、商业秘密、个人隐私等，应严格保密；2. 档案管理人员应遵守保密规定，不得泄露档案内容；3. 借阅者应遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。
物业部门档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业部门档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我物业部门实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我物业部门所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条物业部门档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性、准确性、安全性原则；3. 效率性、实用性原则；4. 依法依规、规范有序原则。
第二章档案分类与归档第四条物业部门档案分为以下类别：1. 产权档案：包括物业项目权属证明、土地使用权证、建筑工程规划许可证等；2. 管理档案：包括物业管理规章制度、业主大会及业主委员会会议记录、物业服务合同、物业维修基金使用记录等；3. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、银行对账单等；4. 人事档案：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、奖惩等记录；5. 技术档案：包括物业设备设施维护保养记录、工程图纸、施工验收报告等；6. 安全档案：包括消防安全、治安保卫、安全生产等方面的记录；7. 业主档案：包括业主基本信息、业主大会及业主委员会会议记录、业主投诉处理记录等；8. 其他档案：包括物业部门各类活动记录、宣传资料、客户服务记录等。
第五条档案归档应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行分类；2. 档案编号应当清晰、规范；3. 档案归档应当及时、准确；4. 档案归档前应当进行整理、鉴定、剔除；5. 档案归档应当进行备份，确保档案安全。
第三章档案保管与维护第六条物业部门应当设立档案室，负责档案的保管工作。
第七条档案室应当具备以下条件：1. 满足档案存放要求，具备防火、防盗、防潮、防虫蛀等设施；2. 设有专职或兼职档案管理人员；3. 档案室环境整洁、安全、便于查找；4. 档案室应当配备档案柜、档案架等设施。
第八条档案保管应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行存放；2. 定期检查档案的保管条件，确保档案安全；3. 对破损、霉变、虫蛀的档案进行修复、消毒；4. 对重要档案进行加密保护；5. 对档案进行定期盘点，确保档案的完整、准确。
物业处档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业处档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业处所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条物业处档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散利用；（三）完整、准确、系统、安全；（四）便于查阅，提高效率。
第二章档案分类与编号第四条物业处档案分为以下类别：（一）综合档案；（二）物业档案；（三）业主档案；（四）合同档案；（五）财务档案；（六）工程档案；（七）人力资源档案；（八）其他档案。
第五条档案编号采用统一编号制度，编号格式为：类别代码+年份+序号。
第三章档案收集与整理第六条档案收集应遵循以下原则：（二）全面收集，不遗漏重要档案；（三）及时收集，保证档案的时效性。
第七条档案整理应遵循以下原则：（一）按照档案类别、形成时间、内容等特征进行分类；（二）对档案进行编号、编目、编制目录；（三）对破损、褪色、霉变的档案进行修复和保护；（四）对电子档案进行备份和存储。
第八条档案收集与整理工作由物业处档案管理员负责。
第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下原则：（一）安全保管，确保档案实体和信息安全；（二）分类存放，便于查阅和利用；（三）定期检查，及时发现和消除安全隐患；（四）维护档案实体，延长档案使用寿命。
第十条档案利用应遵循以下原则：（一）依法利用，确保档案的合法性和真实性；（二）公开利用，提高档案的利用率；（三）保护档案，不得损坏、遗失、篡改档案；（四）保密档案，严格按照国家保密规定进行管理。
第十一条档案利用实行预约制度，需查阅档案的单位和个人应提前向物业处档案管理员预约。
第五章档案鉴定与销毁第十二条档案鉴定应遵循以下原则：（二）全面鉴定，不遗漏重要档案；（三）科学鉴定，保证档案鉴定结果的准确性。
第十三条档案销毁应遵循以下原则：（一）依法销毁，确保档案的合法性；（二）分类销毁，按照档案类别进行销毁；（三）登记销毁，做好档案销毁登记工作。
物业管理公司档案管理制度
第一章总则第一条为规范物业管理公司档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各项目部及全体员工。
第三条公司档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理：公司档案实行集中统一管理，各部门、各项目部应将档案资料及时移交至公司档案室。
2. 完整准确：档案资料应完整、准确，确保其真实性和可靠性。
3. 安全保密：加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。
4. 便于利用：提高档案资料的使用效率，为物业管理提供有力支持。
第二章档案管理范围第四条公司档案管理范围包括：1. 公司内部管理制度、规定、办法等文件。
2. 公司发展规划、年度计划、统计资料等。
3. 财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案等。
4. 会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
5. 物业管理服务过程中产生的各类文件、资料、图表等。
第三章档案管理职责第五条公司档案室负责公司档案的集中管理，具体职责如下：1. 制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。
2. 负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
3. 负责档案资料的保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。
4. 定期对档案资料进行鉴定、整理、销毁。
5. 为公司各部门、各项目部提供档案查询、利用服务。
第六条各部门、各项目部负责本部门、本项目的档案管理工作，具体职责如下：1. 负责收集、整理、归档本部门、本项目的档案资料。
2. 按照档案管理制度的要求，及时将档案资料移交至公司档案室。
3. 加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。
4. 积极配合公司档案室开展档案管理工作。
第四章档案收集与整理第七条公司档案收集工作应遵循以下原则：1. 及时性：及时收集各类档案资料，确保档案资料的完整性。
2. 完整性：收集的档案资料应完整、准确，确保其真实性和可靠性。
物业部门档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业管理档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业管理区域内所有物业管理档案的管理工作。
第三条物业管理档案是物业管理活动的真实记录，是物业管理公司开展各项业务的重要依据，对于维护物业管理秩序、提高物业管理水平具有重要意义。
第二章档案管理范围第四条物业管理档案包括以下内容：1. 工程档案：包括设计图纸、施工图纸、验收报告、维修记录、改造记录等；2. 业主档案：包括业主信息登记表、购房合同、租赁合同、装修申请表等；3. 财务档案：包括收支报表、费用清单、维修基金使用记录等；4. 文件档案：包括物业管理政策法规、公司文件、会议记录、公告等；5. 管理资料：包括绿化资料、日常巡查记录、值班记录、车辆管理记录、监控记录等。
第三章档案管理职责第五条物业管理部门负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。
第六条档案管理人员应具备以下条件：1. 热爱档案工作，责任心强；2. 具备一定的档案管理知识和技能；3. 严格遵守国家档案法律法规和公司档案管理制度。
第四章档案管理流程第七条档案收集：档案管理人员应及时收集各类档案资料，确保档案的完整性和准确性。
第八条档案整理：档案资料收集齐全后，应按照档案分类标准进行整理，编制目录。
第九条档案归档：档案整理完成后，应按照归档要求进行归档，确保档案的有序存放。
第十条档案保管：档案管理人员应定期检查档案的保管状况，确保档案的安全。
第十一条档案利用：档案管理人员应按照规定提供档案查询、复制等服务，确保档案的有效利用。
第五章档案保管与安全第十二条档案室应配备必要的档案保管设备，如防火、防盗、防潮、防虫等设施。
第十三条档案室应保持整洁、通风、干燥，确保档案的长期保存。
第十四条档案管理人员应严格执行档案借阅制度，未经批准，不得擅自借阅、复制档案。
第十五条发生档案丢失、损坏等情况，应及时报告公司领导，并采取措施进行处理。
物业公司的档案管理制度
第一章总则第一条为了加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部各类档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）依法管理，严格保密；（三）集中保管，方便利用；（四）规范流程，责任到人。
第二章档案分类与归档第四条公司档案分为以下类别：（一）文书档案：包括公司文件、函件、纪要、会议记录、报告、请示、通知、决定等；（二）工程档案：包括项目验收、设计、施工、监理、验收等文件；（三）合同档案：包括公司各类合同、协议、招投标文件等；（四）财务档案：包括财务报表、凭证、账簿、审计报告等；（五）人事档案：包括员工招聘、培训、考核、晋升、离职等文件；（六）设备档案：包括设备采购、安装、调试、维修、保养等文件；（七）其他档案：包括照片、录音、录像、奖状、荣誉证书等。
第五条档案归档要求：（一）档案资料应真实、完整、准确、规范；（二）档案资料应分类存放，便于查阅；（三）档案资料应按照档案编号顺序排列；（四）档案资料应使用统一格式的档案盒、档案袋；（五）档案资料应定期整理、鉴定、销毁。
第三章档案保管与利用第六条档案保管要求：（一）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；（二）档案员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理；（三）档案员应定期对档案进行整理、鉴定、销毁；（四）档案员应严格执行保密制度，确保档案安全。
第七条档案利用要求：（一）档案利用者应凭有效证件办理借阅手续；（二）档案利用者应遵守档案保管规定，爱护档案资料；（三）档案利用者应按期归还档案，不得擅自复制、摘抄档案内容；（四）档案利用者应保护档案的完整性和安全性。
第四章档案销毁第八条档案销毁应按照以下程序进行：（一）档案员对拟销毁的档案进行鉴定，确认无保存价值；（二）档案员填写《档案销毁审批表》，经主管领导审批；（三）档案员将审批后的《档案销毁审批表》报送档案管理部门备案；（四）档案员在销毁档案前，对档案进行整理、分类、编号；（五）档案员在销毁档案时，应有两人以上在场监督，确保档案销毁彻底。
物业公司人事档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业公司人事档案管理，确保档案资料的安全、完整、准确和有效利用，提高人事档案管理水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于物业公司所有员工的档案管理，包括在职、离职及退休员工。
第三条人事档案管理应遵循以下原则：（一）统一管理，分级负责；（二）安全保密，确保真实；（三）便于查询，高效利用；（四）规范操作，持续改进。
第二章档案管理范围第四条人事档案管理范围包括：（一）员工的基本信息档案，如身份证、户口本、学历证明、专业技术资格证书等；（二）员工的工作经历档案，如劳动合同、工作证明、绩效考核、奖惩记录等；（三）员工培训、进修、职称评定等相关档案；（四）员工离职、退休等手续办理档案；（五）其他与员工个人相关的档案资料。
第三章档案管理职责第五条人事部门负责公司人事档案的统一管理，具体职责如下：（一）建立健全人事档案管理制度，制定档案收集、整理、保管、查询、销毁等具体操作流程；（二）负责档案的收集、整理、归档、保管、查询、销毁等工作；（三）定期对档案进行整理、归档，确保档案的完整、准确；（四）对档案进行安全检查，确保档案资料的安全；（五）对档案进行保密，防止档案信息泄露；（六）根据需要提供档案查询服务。
第六条部门负责人及档案管理员应承担以下职责：（一）按照档案管理制度，负责本部门员工档案的收集、整理、归档、保管等工作；（二）对档案资料进行保密，防止信息泄露；（三）定期对档案进行整理、归档，确保档案的完整、准确；（四）协助人事部门完成档案查询、销毁等工作。
第四章档案收集与整理第七条档案收集：（一）员工入职时，需提供相关证件、证明等资料，由人事部门负责收集、归档；（二）员工离职、退休时，需办理相关手续，人事部门负责收集、整理档案资料。
第八条档案整理：（一）按照档案类别，对档案资料进行分类整理；（二）对档案资料进行编号、编目，确保档案的有序性；（三）对档案资料进行归档，确保档案的完整、准确。
第五章档案保管与查询第九条档案保管：（一）档案资料应存放在安全、干燥、通风、防潮、防虫、防尘的专用档案柜中；（二）档案柜应加锁，确保档案资料的安全；（三）档案管理员应定期对档案进行清理、消毒，防止档案资料损坏。
物业企业的档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业企业档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本企业实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于物业企业内部所有档案的管理工作，包括但不限于：文书档案、合同档案、财务档案、工程档案、物业档案等。
第三条物业企业档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的全面、完整，不留空白。
2. 准确性原则：档案内容真实、准确，无虚假、伪造。
3. 系统性原则：档案分类科学、有序，便于查阅。
4. 安全性原则：采取有效措施，确保档案安全。
5. 规范化原则：按照国家档案管理标准，规范档案管理工作。
第二章档案管理职责第四条物业企业应设立档案管理部门，负责企业档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案管理部门的主要职责：1. 负责制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。
2. 负责档案的收集、整理、归档、保管和销毁。
3. 负责档案的鉴定、统计、编目、检索和咨询服务。
4. 负责档案信息化建设，提高档案管理效率。
5. 负责对各部门、各项目的档案管理工作进行监督、检查和指导。
第三章档案收集与整理第六条档案收集：1. 物业企业各部门、各项目应按照档案管理制度，及时、全面地收集各类档案。
2. 收集的档案应真实、准确、完整，符合国家档案管理标准。
3. 档案收集应遵循以下原则：（1）归档范围：包括但不限于企业内部文件、合同、报表、凭证、照片、录音、录像等。
（2）归档时间：按年度、项目或业务类别进行归档。
（3）归档要求：档案材料应齐全、规范、清晰。
第七条档案整理：1. 档案整理应按照国家档案管理标准进行，包括分类、编号、编目、装订等。
2. 档案分类应科学、合理，便于查阅。
3. 档案编号应统一、规范，便于检索。
4. 档案装订应牢固、美观，便于保管。
第四章档案保管与利用第八条档案保管：1. 档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施。
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公司档案管理规定为加强公司的档案管理，保证档案收集、整理、存放、保护和利用各环节规范、有序，根据国家档案管理相关规定，结合公司实际情况，特制订本规定。
一．档案工作管理机构档案工作实行统一领导、分级管理、分级查询的原则。
公司行政人事部作为档案工作主管部门，统一领导各部门档案工作，制订档案管理规章制度和工作标准，并负责对各部门档案工作进行指导、监督和检查。
各部门应设置专（兼）职档案管理人员，负责本部门的档案管理工作。
公司档案主管部门：行政人事部公司档案监管人员：行政主任/总经办秘书公司档案管理人员：行政人事部行政助理各部门档案管理人员：各部门文员、行政人事助理、结算员二．档案工作管理职责档案工作是管理的基础性工作，各部门要高度重视，确保档案工作所必需的条件，全体员工都有维护档案完整和安全的义务。
（一）公司档案监管人员职责1．贯彻执行国家物业管理相关的档案法规，制定公司档案工作管理制度和工作标准并贯彻执行。
2．负责对公司各部门的档案工作进行指导、监督和检查，一年组织2次对各部门及公司档案检查。
3．定期接收各部门上交的电子档案及目录等，并进行整理、分类、保管、统计等工作。
4.组织各部门专（兼）职档案管理人员进行业务学习和培训。
5．执行保密制度，确保档案的安全。
（二）公司档案管理人员职责：1.严格执行档案管理有关规定，．定期接收各部门上交的档案、目录等，并进行整理、分类、保管、统计等工作。
2.做好各类档案的接收、整理、建帐、建卡、保管、统计等工作。
检查、3.验收归档文件材料是否完整、准确、系统，是否符合相关档案工作规范。
4.编制各类档案的检索工具和参考资料，积极开展咨询服务和提供利用工作，做好档案的查阅、借阅和催还工作。
5.做好档案库房的管理6.严格执行保密制度，对密级档案内容不传密、不泄密、不失密，确保档案的安全。
7.有权督促有关部门和人员按归档要求及时移交文件材料；有权拒绝接收不符合要求的文件材料；有权拒绝不符合查、借阅规定的人员查、借阅档案；有权拒绝无关人员进入档案库房。
8.公司档案管理人员变动时，须办好档案的清点、移交手续后，方可办理离岗手续。
（三）各部门档案管理人员职责1．严格执行档案管理规定，切实做好部门文件材料的收集、积累、整理、保管、保护、统计等基础工作，检查、验收归档文件材料是否完整、准确、系统，是否符合相关档案工作规范。
2．认真履行所属部门档案工作的指导、监督和检查职责，定期向行政人事部上交部门档案（含电子档案）、目录等。
3．编制各类档案的检索工具，做好档案的查阅、借阅和催还工作。
4．做好本部门档案柜的管理。
5．严格执行保密制度，对密级档案内容不传密、不泄密、不失密，确保档案的安全。
6．分年度对旧档进行归类存放，每年旧档成宗一次。
7. 各部门档案管理人员变动时，须办好档案的清点、移交手续后，方可办理离岗手续。
三．档案工作管理权限（一）有权督促有关部门和人员按归档要求及时移交文件材料。
（二）有权拒绝接收不符合要求的文件材料。
（三）有权拒绝不符合查、借阅规定的人员查、借阅档案。
（四）拒绝无关人员进入档案库房（开档案柜）。
（五）有对本部门档案管理工作进行监督和检查。
四．档案的种类本规定所指档案是指公司在各项职能活动中形成的具有保存和利用价值的各种形式的原始记录。
具体包括按记载反映的内容，分为文书、会计、物业档案等；按载体形式，可分为纸质、音像、机读（电子）及其它实物档案等，主要载体有纸、胶片、磁带、u盘、硬盘、录音带、录像带、光盘等。
（一）文书档案主要包括行政、人事、业务管理档案等。
（二）会计档案主要包括凭证、账薄、报表等会计核算档案。
（三）物业档案资料指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。
如：物业权属资料、技术资料、验收文件、业主\使用人的权属档案资料、个人资料、物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录、物业行政管理制度以及相关合同资料等。
五.文件材料的收集和积累（一）凡是企业在各项职能活动中形成的具有保存价值的文件材料均应收集保存。
（二）各种文件材料的收集和积累，根据工作性质，由各相关部门和相关人员负责。
（三）档案管理人员要保持实时收集具有保存价值文件材料的意识，如发现该存而未存的文件材料，应及时向有关人员索取。
（四）在收集内部形成的文件材料及具保存价值的外来文件资料时，如有电子版，可根据实际需要，确定是否收集。
（五）文件材料的收集要完整、准确、及时，有附件的应同时收集附件。
（六）物业档案的收集（按物业管理参与者分类）1．在物业接管移交时应与开发商及设计单位、施工单位积极合作，力争全面、准确地收集到工程设计产权及工程技术资料的原始资料。
2．在业主入伙时，进行二次装修阶段收集业主、用户资料。
3．在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回防记录等以及其他相关资料，并将档案的收集形成制度化。
4．通过政府主管部门获取的相关信息。
（七）物业档案的收集（按物业资料来源按时间顺序分类）1．设计规划阶段信息：土地购买合同、土地使用证等权属证书、规划许可证、建筑许可证、预售许可证等各类项目批准证书、建筑图、施工图、施工组织设计等图纸文件。
2．竣工及验收阶段信息：竣工图、竣工工程项目一览表、设备技术清单(设备名称规格、数量、场地、性能、单价、随机工具备件等性能、单价、随机工具备件等)、设施技术手册、使用说明及质保证明、设备安装调试记录 (各种设备系统的试压、试漏检查记录、暖气，卫生、空调、电讯、电气、通风、供水、供气、消烟灭火、防暴报警、电视监控等系统)、土建施工记录 (地基处理记录、结构安装校正记录，预应力构件施工记录等)、建(构)筑物监测记录 (建筑物的沉降、变形、防震，钢结构焊缝探伤检查记录)、隐蔽工程的验收记录、工伤事故发生及处理记录（如有）、项目图纸会审记录、设计变更通知、技术核定单、重要技术决定和文件、验收总结报告等记录文件。
3．委托管理阶段信息：委托管理招标文件、物业管理投标文件 (物业管理单位的资质证明、管理计划和预算等)、物业委托管理合同 (协议书)等。
4. 招商阶段信息：招标物业的平面图纸、招租许可证及委托书、租金及管理费测算、租赁合同、广告策划资料等。
5．用户入户信息：用户入住通知书、入户须知、管理公约 (公共契约)、用户资料 (包括业主、租户)、业主委员会章程、用户手册、用户进户验收表、用户进户交费单等。
6．日常管理信息：业主、租户变动和更换情况、各部门工作操作规范，管理制度、各部门工作记录、维修记录（大、中、小修）、维修承包合同和预决算、保安、清洁、绿化等项目的承包合同等、用户来往信件、投诉和处理资料、年度工作计划及总结、人事档案、保险资料、法律法规和政府有关文件、财务报表、工资报表、管理表和租金收缴凭证等资料。
六.文件材料的归档本规定所指归档是指办理完毕且具有保存价值的文件材料经系统整理交各部门档案人员建立专门档案柜保存的过程。
（一）归档范围公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围。
详见《物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表》。
（二）归档时间1．管理类及业务类文件材料一般应在办理完毕后由业务部门档案管理员及时归档。
2．会计文件材料由财务部在会计年度终了后整理归档。
3．合同类文件应在合同审批签订后及时归档。
4．外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后收集归档。
5．公司员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
6．录像带、录音带、照片（含底片）、胶片等实物形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
7．变更、修改、补充的文件材料应随时归档。
8．公司内部机构变动和员工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料应随时归档。
9．公司产权变动过程中形成的文件材料应随时归档。
10．其他临时活动中形成的文件材料应随时归档。
（三）归档要求1．归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统。
2．归档的文件材料编制内容、格式等应规范化，字迹清楚。
3．归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
4．归档的文件材料应为原件。
因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。
5．非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
6．外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
7．归档的文件材料一般一式一份。
重要的、利用频繁高的和有专门需要的可适当增加份数。
8．两个以上部门合作完成的项目，主办部门保存全套文件材料，协办部门保存与承担任务相关的复印文件。
9．任何部门或个人不得拒绝归档或据为己有。
如不按要求归档的，追究有关当事人或部门的责任。
七.档案的整理（一）档案的整理分为两步进行：1.档案归档以前，文件材料形成后，应由文件材料形成部门或相关人员进行初步整理。
2．档案归档以后，由各部门档案管理人员进行最终整理。
（二）档案整理的基本内容：区分全宗；全宗内的档案分类、立卷、案卷排列、案卷目录的编制。
（三）档案整理工作的要求：必须保持文件之间的历史联系；必须便于保管和利用；必须在原有的基础上进行整理、加工。
（四）档案的整理应遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用的原则。
（五）档案的整理应根据机构（问题）进行分类、划分保管期限。
划分保管期限方法详见《物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表》。
八．档案的移交和接收（一）移交、接收要求1.行政人事部每年一月负责接收公司各部门上年度所有档案目录（电子版）最新版本、相关重要档案（含目录），每个月月初负责接收公司各部门上月电子档案（含目录）等。
2．各部门档案管理员负责接收本部门形成的各类档案（包括电子档案）。
（二）移交、接收检验1．各部门在进行档案移交、接收之前，档案接收方应认真对拟移交档案按归档要求进行检验，检验合格后方可接收。
2．移交的档案必须有书面档案总目录和分目录，移交时连同档案数据库一并移交。
3．对检验不合格的档案，应退回移交部门重新整理，合格后方可接收。
（三）移交、接收手续移交档案应编制移交清册，交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册一式二份，由交接双方各留一份以备查考。
九．档案的利用（一）公司员工因工作需要，需从本部门查阅或借阅档案时，查阅或借阅本人职能范围内的一般性档案，在档案管理员处办理查阅或借阅登记即可。
（二）公司员工查阅或借阅本人职能范围外的一般性档案，须经查阅或借阅人所在部门负责人批准。
（三）公司员工查阅或借阅本部门重要或涉密档案，除须查阅或借阅人所在部门负责人批准外，还须经公司总办领导批准。
（四）公司员工查阅或借阅其他部门档案资料，须经本部门负责人及档案所在部门负责人批准。