物业公司档案管理规定(试行)
物业公司档案管理制度
档案管理制度第一条本办法所称“档案”是指：在公司日常生产、经营、管理等活动中，对内、对外订立的不同性质的合同、协议、资料等，包括但不限于以下文件：1、人事类：劳动合同、竞业禁止协议、保密协议、离职协议等。
2、经营类：招投标合同、合作协议、市场开发协议、投资协议、融资协议、保险合同、租赁协议等。
3、购销类：采购合同、供货合同及其补充协议等。
4、工程类：项目建设合同、工程承包合同、承揽合同、维护保养合同等。
5、商户信息资料。
第二条职责行政印章管理员兼任档案管理员，负责日常档案管理工作。
具体如下：1、负责档案归档手续办理、更新《档案目录》。
2、负责档案查阅手续办理、维护《档案借阅登记表》。
3、负责档案存档、整理、核对、登记、交接等日常性工作。
4、工作变动时，应办妥移交手续。
5、对各部门的档案管理工作进行指导、监督和抽查。
6、其他档案管理事宜。
第三条归档1、档案加盖印章后，档案管理员应跟踪档案去向，监督经办人员提交存档的档案。
2、经办人员提交存档档案，档案管理员于《档案目录》进行更新录入，经办人员于《档案目录》签字确认。
档案管理员应于接收前对档案进行相应的核实工作，确认对方是否已盖章，是否漏页、缺页等。
3、档案管理员将档案存放于专用文件柜内，注意防火防潮。
存放时，遵循档案的形成规律和特点，分门别类。
4、档案以原件或正本归档。
特殊情况不能留存原件或正本的，应将复印件或副本归档，并于《档案目录》注明原件或正本所在。
第四条查阅5、需查阅档案的人员，应至档案管理员处领取《档案借阅登记表》，经所在部门负责人签批后，方可进行查阅。
查阅地点限于公司办公场所内。
6、档案不予外借、扫描，且查阅过程需由档案管理员陪同监督。
如有复印必要，经借阅部门分管副总审批同意后（在《档案借阅登记表》备注栏内签字，并注明同意复印）方可复印，并在复印件加注再次复印无效。
7、查阅或复印档案时，应确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾划、裁剪、拼接、抽取、拆页或损毁。
物业管理公司档案管理制度
第一章总则第一条为规范物业管理公司档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各项目部及全体员工。
第三条公司档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理：公司档案实行集中统一管理，各部门、各项目部应将档案资料及时移交至公司档案室。
2. 完整准确：档案资料应完整、准确，确保其真实性和可靠性。
3. 安全保密：加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。
4. 便于利用：提高档案资料的使用效率，为物业管理提供有力支持。
第二章档案管理范围第四条公司档案管理范围包括：1. 公司内部管理制度、规定、办法等文件。
2. 公司发展规划、年度计划、统计资料等。
3. 财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案等。
4. 会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
5. 物业管理服务过程中产生的各类文件、资料、图表等。
第三章档案管理职责第五条公司档案室负责公司档案的集中管理，具体职责如下：1. 制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。
2. 负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
3. 负责档案资料的保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。
4. 定期对档案资料进行鉴定、整理、销毁。
5. 为公司各部门、各项目部提供档案查询、利用服务。
第六条各部门、各项目部负责本部门、本项目的档案管理工作，具体职责如下：1. 负责收集、整理、归档本部门、本项目的档案资料。
2. 按照档案管理制度的要求，及时将档案资料移交至公司档案室。
3. 加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。
4. 积极配合公司档案室开展档案管理工作。
第四章档案收集与整理第七条公司档案收集工作应遵循以下原则：1. 及时性：及时收集各类档案资料，确保档案资料的完整性。
2. 完整性：收集的档案资料应完整、准确，确保其真实性和可靠性。
物业公司档案管理规定
公司档案管理规定为加强公司的档案管理, 保证档案收集、整理、存放、保护和运用各环节规范、有序, 根据国家档案管理相关规定, 结合公司实际情况, 特制订本规定。
一. 档案工作管理机构档案工作实行统一领导、分级管理、分级查询的原则。
公司行政人事部作为档案工作主管部门, 统一领导各部门档案工作, 制订档案管理规章制度和工作标准, 并负责对各部门档案工作进行指导、监督和检查。
各部门应设立专（兼）职档案管理人员, 负责本部门的档案管理工作。
公司档案主管部门: 行政人事部公司档案监管人员: 行政主任/总经办秘书公司档案管理人员: 行政人事部行政助理各部门档案管理人员: 各部门文员、行政人事助理、结算员二. 档案工作管理职责档案工作是管理的基础性工作, 各部门要高度重视, 保证档案工作所必需的条件, 全体员工都有维护档案完整和安全的义务。
（一）公司档案监管人员职责1. 贯彻执行国家物业管理相关的档案法规, 制定公司档案工作管理制度和工作标准并贯彻执行。
2. 负责对公司各部门的档案工作进行指导、监督和检查, 一年组织2次对各部门及公司档案检查。
3．定期接受各部门上交的电子档案及目录等, 并进行整理、分类、保管、记录等工作。
4.组织各部门专（兼）职档案管理人员进行业务学习和培训。
5. 执行保密制度, 保证档案的安全。
（二）公司档案管理人员职责:1.严格执行档案管理有关规定, . 定期接受各部门上交的档案、目录等, 并进行整理、分类、保管、记录等工作。
2.做好各类档案的接受、整理、建帐、建卡、保管、记录等工作。
检查、3.验收归档文献材料是否完整、准确、系统, 是否符合相关档案工作规范。
4.编制各类档案的检索工具和参考资料, 积极开展征询服务和提供运用工作, 做好档案的查阅、借阅和催还工作。
5.做好档案库房的管理6.严格执行保密制度, 对密级档案内容不传密、不泄密、不失密, 保证档案的安全。
7.有权督促有关部门和人员按归档规定及时移交文献材料；有权拒绝接受不符合规定的文献材料；有权拒绝不符合查、借阅规定的人员查、借阅档案；有权拒绝无关人员进入档案库房。
物业管理公司档案管理制度
物业管理公司档案管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。
2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门的档案管理工作。
二、档案管理原则1. 档案管理应遵循合法、真实、完整、保密的原则。
2. 档案管理工作应与物业管理公司的业务流程同步，确保档案的及时更新。
三、档案分类1. 根据档案的性质和用途，将档案分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案等类别。
四、档案的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案的收集、整理和归档工作。
2. 档案收集应全面、系统，包括但不限于合同、协议、通知、会议记录、工作报告等。
五、档案的归档与保管1. 归档应按照档案的分类和编号顺序进行，确保档案的有序存放。
2. 档案保管应选择适宜的环境，防止档案受损。
六、档案的利用与借阅1. 档案的利用应严格遵守保密规定，未经许可不得擅自复制、传播档案内容。
2. 档案借阅应办理登记手续，明确借阅期限，并按时归还。
七、档案的更新与销毁1. 档案应及时更新，对于过时或失效的档案应及时进行标识和处理。
2. 对于需要销毁的档案，应按照相关法律法规和公司规定进行，确保档案信息的安全。
八、档案的安全管理1. 档案室应设置门禁系统，限制非授权人员进入。
2. 定期对档案安全管理措施进行检查和评估，确保档案安全。
九、档案管理人员的职责1. 档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、更新和销毁等工作。
2. 档案管理人员应定期接受档案管理培训，提高档案管理的专业能力。
十、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理公司负责解释。
2. 对于违反本制度的行为，物业管理公司将根据情节轻重采取相应的纪律处分。
请根据实际情况调整和完善上述内容，以确保其符合物业管理公司的具体情况和需求。
物业公司的档案管理制度
第一章总则第一条为了加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部各类档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）依法管理，严格保密；（三）集中保管，方便利用；（四）规范流程，责任到人。
第二章档案分类与归档第四条公司档案分为以下类别：（一）文书档案：包括公司文件、函件、纪要、会议记录、报告、请示、通知、决定等；（二）工程档案：包括项目验收、设计、施工、监理、验收等文件；（三）合同档案：包括公司各类合同、协议、招投标文件等；（四）财务档案：包括财务报表、凭证、账簿、审计报告等；（五）人事档案：包括员工招聘、培训、考核、晋升、离职等文件；（六）设备档案：包括设备采购、安装、调试、维修、保养等文件；（七）其他档案：包括照片、录音、录像、奖状、荣誉证书等。
第五条档案归档要求：（一）档案资料应真实、完整、准确、规范；（二）档案资料应分类存放，便于查阅；（三）档案资料应按照档案编号顺序排列；（四）档案资料应使用统一格式的档案盒、档案袋；（五）档案资料应定期整理、鉴定、销毁。
第三章档案保管与利用第六条档案保管要求：（一）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；（二）档案员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理；（三）档案员应定期对档案进行整理、鉴定、销毁；（四）档案员应严格执行保密制度，确保档案安全。
第七条档案利用要求：（一）档案利用者应凭有效证件办理借阅手续；（二）档案利用者应遵守档案保管规定，爱护档案资料；（三）档案利用者应按期归还档案，不得擅自复制、摘抄档案内容；（四）档案利用者应保护档案的完整性和安全性。
第四章档案销毁第八条档案销毁应按照以下程序进行：（一）档案员对拟销毁的档案进行鉴定，确认无保存价值；（二）档案员填写《档案销毁审批表》，经主管领导审批；（三）档案员将审批后的《档案销毁审批表》报送档案管理部门备案；（四）档案员在销毁档案前，对档案进行整理、分类、编号；（五）档案员在销毁档案时，应有两人以上在场监督，确保档案销毁彻底。
物业公司档案管理规章制度
物业公司档案管理规章制度第一章总则第一条为了规范物业公司档案管理工作，确保物业公司的档案安全、准确、完整、便捷地运用，本规章制度依据相关法律法规和物业公司的特点，制定。
第二条物业公司档案管理制度适用于物业公司收到、产生、使用的各类档案。
包括纸质档案、电子档案等。
第三条物业公司档案管理应当依法保护业主和物业公司的合法权益，保护档案的完整性和安全性，做到防火、防盗、防灾、防散、防破坏。
第四条物业公司档案管理应遵循便民、高效、公开、规范的原则，注重信息化和科学化手段的应用，提高工作效率。
第五条物业公司设立档案管理部门，负责档案管理工作。
大型物业公司可以设立档案管理中心，进行集中管理。
第二章档案的收集与整理第六条物业公司应按照法律法规和相关规定，及时收集与公司运营管理有关的各类档案资料。
包括但不限于企业注册登记证照、规划设计文件、业主登记册、合同协议、财务报表、人事档案等。
第七条物业公司档案收集应采用统一的编号和分类制度，确保档案资料的准确性和一致性。
第八条物业公司档案整理应按照文件的主题和时间顺序进行分类归档，并制作档案目录，加强档案信息化管理。
第九条物业公司应定期开展档案修整和整理工作，将过期的档案资料进行归档、封存或销毁处理。
第三章档案的保管与利用第十条物业公司应设置专门的档案室，保证档案资料的安全和防火设施的完善。
第十一条物业公司档案应采用密封存放的方式进行保管，并做好保密措施，防止档案信息泄露。
第十二条物业公司档案管理部门应做好档案的数字化处理，建立档案数据库，并及时进行备份，确保信息的可及性和安全性。
第十三条物业公司档案应当遵循有权人的申请原则，确保有权人依法获取自己的档案资料。
第十四条物业公司档案可以提供给相关工作人员、业主和其他单位个人依法查阅和复制，但需经过档案管理部门审核批准。
第十五条物业公司档案应按照规定的期限进行永久保存、封存或者销毁，确保档案资料的准确性和完整性。
第四章违规处罚与附则第十六条物业公司档案管理人员在档案管理中不按规章制度操作，有严重违法违纪行为的，将依法给予纪律处分，并承担相应的法律责任。
物业管理公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业管理公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用率，特制定本制度。
第二条本制度适用于物业管理公司所有档案的管理，包括但不限于文书档案、合同档案、财务档案、人事档案、工程档案等。
第三条物业管理公司档案管理工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整、准确、安全原则；3. 依法管理、服务公司原则；4. 效率优先、持续改进原则。
第二章组织机构与职责第四条物业管理公司设立档案室，负责公司档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案室设负责人一名，负责档案室全面工作。
档案室工作人员应具备一定的档案管理知识和技能。
第六条各部门应设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和归档工作。
第三章档案收集与整理第七条档案收集范围：1. 公司内部文件、通知、会议纪要等文书档案；2. 合同、协议、项目方案等合同档案；3. 财务报表、凭证、账簿等财务档案；4. 员工人事档案、考勤记录、薪酬福利等人事档案；5. 工程图纸、验收报告、维修记录等工程档案；6. 其他对公司有保存价值的资料。
第八条档案整理要求：1. 按照档案类型、时间顺序进行分类、编号；2. 文书档案、合同档案、财务档案等应填写档案目录，编制索引；3. 工程档案应附有工程图纸、验收报告、维修记录等；4. 人事档案应包括员工简历、考勤记录、薪酬福利等。
第四章档案保管与利用第九条档案保管要求：1. 档案柜应配备锁具，确保档案安全；2. 档案室内应保持整洁、通风、防潮、防虫、防尘；3. 档案应按类别、时间顺序排列，便于查阅；4. 档案室应定期进行安全检查，确保档案安全。
第十条档案利用要求：1. 查阅档案需经档案室负责人批准；2. 查阅档案时，需填写查阅登记表，注明查阅目的、时间、人员等信息；3. 查阅档案时，应爱护档案，不得随意涂改、撕毁、折叠；4. 查阅档案后，应将档案归还原位。
第五章档案销毁第十一条档案销毁应严格按照国家有关规定执行。
物业公司档案管理规定
物业公司档案管理规定物业公司档案管理规定(十二)(一)总则公司实行"统一领导,各负其责。
分级归档,集中管理"的原则。
公司的档案是公司全体员工在日常工作中直接形成,能反映公司日常活动,业务往来,重要事项、历史沿革、人员变化等重要的各种资料。
其特点是有重要保存价值。
包括计算机文字、书面文稿、图纸、图表、照片、声像等资料。
在工作中形成的具有保存、查考价值的各种信息载体的项目资料均要立卷、归档。
公司的所有工作人员应严格按照规定,定期向本部门移交,在一个工作周期内自己经手的各种档案资料。
任何人不得据为己有。
(二)管理机构和岗位职责公司的档案管理工作为总经理负责制。
公司设立档案室,行政人事部门负责公司档案的集中管理工作。
办公室定期到各部门,复制各部门计算机内所形成的文字资料和图片资料。
每个年度的一月份,到各部门指导督促催办档案的立卷归档和上缴保管工作。
各部门的经理为本部门档案管理的负责人,各部门指定一名工作人员为兼职档案员,经办本部门档案的管理工作。
行政人事的档案管理职责是,掌握国家有关的档案法规、规定、政策的动态,做好信息的传达工作,根据国家有关的档案法规、规定、政策变化和公司领导的指示及时调整公司的管理制度;检查、指导和督促各部门的档案工作,组织对有关人员的培训。
档案的编目工作均由办公室按照档案编目要求统一进行。
保证档案的齐全完整,并使每个部门的档案在公司档案管理体系中形成一个有机的整体。
(三)归档范围1、各类请示,报告,会议纪要。
2、意向书、协议书、项目申请书,3、重要的治谈和会议记录、备忘录,4、开发项目机会性分析可行性研究报告5、公司资信变动情况,6、外出考察、调查培训等活动中形成及收集的材料(包影像资料),7、企业负责人,名单,及人选情况,8、合同、章程,9、向上级单位上报的报告书及批复,10、有关部门出具的证明制将:11、营业合法证件(包括企业负责人证件),12、营业执照和营业证书内容文稿,13、企业代码证书等。
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物业公司档案管理规定（试行）物业公司档案管理规定（试行）提要：第三条在统一领导、分级管理的原则下，总部综合管理部负责总部档案的收集、整理和保管，并指导、监督各属下公司档案管理工作
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物业公司档案管理规定（试行）
第一章总则
第一条为加强公司的档案管理，实现档案管理工作的规范化、标准化和现代化，充分发挥档案在企业经营管理中的作用，根据XX**工业区、XX地产控股的有关规定，结合公司实际情况，特制定本规定。
第二条本规定所称档案，是指公司总部及各属下公司在生产经营、管理过程中形成的对本单位、公司和社会具有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像资料和实物等不同形式的历史记录。
凡是总部及各属下公司在生产经营和职能活动中形成的，具有保存价值的原始材料，包括收发文、电、内部资料、会议文件、会议记录或纪要、本单位编印的出版物原稿与印本、印模、录像带、录音带、照片、计算机软盘、光盘等，都属于文件材料的归档范围。
人事档案、会计档案由各相关各部门归档保管。
第三条在统一领导、分级管理的原则下，总部综合管理部负责总部档案的收集、整理和保管，并指导、监督各属下公司档案管理工作；各属下公司档案由各单位行政管理部门负责收集、整理、保管。
第四条各属下公司必须配备固定的档案管理人员，负责各公司档案立卷、归档和保管。
各属下公司的档案管理工作是年终绩效考核的重要内容。
第二章归档责任和要求
第五条总部及各属下公司应将文件材料的立卷归档工作列入有关人员的职责范围，分管领导要督促检查承办人员做好立卷归档工作，确保档案的齐全、完整、准确。
各种文件材料须在规定时间内完成立卷归档，不得积存。
第六条归档要求：
（一）归档的文件材料，应以保持文件之间的历史联系为原则，反映出各公司工作的历史真实面貌；
（二）案卷内的文件应按照文件的问题、时间顺序或重要程度作系统排列。
拟定案卷题名要简明确切，概括反映卷内文件内容。
填好案卷封面，编写卷内文件目录、张号、划分保管期限，以便查找利用；
（三）归档案卷应依照一定方案排列，按照保管期限分开年度编制案卷目录；
（四）归档的文件材料原则上须是原件（即定稿及其打印正本），没有原件的可以复印件归档，但须加注说明；
（五）需归档保存的文件材料，应将底稿随同印本同时归入案卷。
需长期保存，但使用频繁的文件可留复印件一至二份，供日常借阅使用，以减少原件的磨损。
（六）项目合同、公司制度建设以及有关公司股权的重要文件应
单独存放，如与其他文件共同存放，必须列出单独目录，以便查找。
（七）公司发文过程中形成的初稿、修改稿应同终稿合并存放。
第七条如发现归档的文件材料的作者、标题、年月日、印章、页次等标志有错误，立卷人员不得在原文上涂改增删，应在备考表中加以说明。
第三章档案管理和利用
第八条各属下公司要定期检查档案保管状况，对损坏或变质的档案应及时修补、复制或采取其他保护措施。
第九条档案保管期限分为永久、长期（十六年～五十年）和短期（五年～十五年）三种，档案数量不多的单位可只分为长期、短期两种，对超过保管期限的档案，必须进行鉴定。
鉴定工作由分管领导、工作人员共同进行，经过鉴定，对失去使用、保管价值的档案，必须编制销毁清册，经负责档案工作的领导审核签字后，由工作人员销毁。
第十条总部及各属下公司行政部门应根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，有条件的单位应使用电脑储存和检索档案，逐步实现档案检索电子化。
第十一条总部及属下各公司行政部门应建立档案的借阅、保密制度。
第十二条各属下公司或临时机构因各种原因被撤销，应在撤销前指定专人，将该机构在各项工作活动中形成与收集的具有保存利用价值的文件材料进行分类整理、立卷、填写案卷目录，在规定时间内向公司总部移交。
第四章附则
第十七条本规定由总部综合管理部负责解释、修订。
第十八条本规定自颁布之日起执行。
附件1：文书档案立卷归档办法。