物业档案管理制度
物业管理部门档案管理制度
一、目的与依据为规范物业管理档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 物业管理单位在物业管理活动中形成的各类文件、资料、图表、声像、实物等。
2. 物业管理单位的规章制度、合同、协议、规划、设计、施工、验收、维修、保养等文件。
3. 物业管理单位的财务、人事、设备、设施、环境、安全等档案。
4. 物业管理单位的会议记录、报告、通知、公告、请示、批复等文件。
5. 物业管理单位的客户资料、投诉、维修记录、巡查记录等。
三、档案管理职责1. 物业管理单位应设立档案室，负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
2. 档案管理员应具备档案管理专业知识和技能，负责档案的日常管理工作。
3. 物业管理单位各部门应积极配合档案管理员的工作，及时将各类档案送交档案室。
四、档案管理流程1. 档案收集：各部门在形成档案时，应按照档案管理范围及时收集齐全。
2. 档案整理：档案管理员对收集到的档案进行分类、编号、装订、编目等工作。
3. 档案保管：档案管理员应按照档案保管要求，对档案进行安全存放、防潮、防虫、防火等工作。
4. 档案利用：档案管理员应按照档案利用规定，为各部门提供档案查阅、复制等服务。
5. 档案销毁：档案管理员应按照档案销毁规定，对过期、失效、无保存价值的档案进行销毁。
五、档案保密1. 物业管理档案属于企业秘密，档案管理员应严格执行保密制度，确保档案安全。
2. 档案查阅、复制、借阅等环节，应严格执行审批手续，确保档案信息不被泄露。
3. 档案管理员应定期对档案保密情况进行检查，发现问题及时整改。
六、档案培训1. 物业管理单位应定期对档案管理员进行业务培训，提高档案管理水平。
2. 各部门应加强对档案管理知识的宣传，提高全体员工的档案意识。
七、监督检查1. 物业管理单位应定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理的规范、有序。
物业公司档案管理制度
物业公司档案管理制度第一章总则第一条为规范和加强物业公司档案管理，提高档案管理水平，保证档案的安全性和保密性，制定本制度。
第二条本制度适用于物业公司内各类档案的管理和保管工作。
第三条物业公司的档案管理工作，应当依法、合规、安全、高效，确保档案的真实性、完整性、可靠性。
第四条物业公司应当建立档案管理机构，明确档案管理的责任部门和人员。
第五条物业公司应当加强档案管理制度的宣传和培训，保障全员知晓并严格执行。
第二章档案管理的基本原则第六条档案管理应当遵循以下基本原则：（一）依法合规：遵循相关法律法规和政策规定，合法合规管理档案。
（二）分类处理：按照规定分类建档、存档、归档和销毁档案。
（三）保密安全：严格保护档案的保密性和安全性，防止档案泄露、丢失或损坏。
（四）规范管理：建立规范的档案管理流程和制度，保证档案管理的规范性和可控性。
第七条物业公司的档案管理工作应当由专人负责，设立档案管理员，负责具体档案管理工作。
第八条物业公司的档案管理部门应当建立档案档案目录和档案查询系统，方便档案的检索和利用。
第九条物业公司的档案管理工作应当进行定期检查和评估，确保档案管理工作的质量和效果。
第三章档案管理的具体要求第十条物业公司的档案管理工作应当按照以下要求开展：（一）档案的归档要按照相关规定分类编号、整理、装订、封存。
（二）档案的借阅要按照流程进行申请，接待处确认后方可借阅，借阅归还时须登记。
（三）档案的销毁要按照规定的销毁程序进行，销毁后需做好相应的记录和报告。
（四）重要档案要定期复印或备份，确保重要信息不会遗失。
第十一条物业公司的档案管理部门应当建立定期的档案检查制度，对档案的安全性和完整性进行检查和评估。
第十二条物业公司的档案管理工作应当强化档案保密制度，规范档案的查阅和使用权限。
第十三条物业公司的档案管理工作应当建立健全的档案安全防护措施，确保档案信息的安全性。
第十四条物业公司应当加强对档案管理人员的培训和教育，提高其档案管理水平和意识。
小区物业档案管理制度
小区物业档案管理制度一、总则为规范小区物业档案管理工作，提高物业信息的管理水平，确保物业档案的完整性和可靠性，制定本制度。
本制度适用于小区内所有物业档案的管理。
二、管理标准1. 档案建立原则•物业档案应按照规范要求建档，包括房屋信息、业主信息、合同信息、协议信息、投诉记录、维修记录等。
2. 档案分类•物业档案应进行合理分类，包括房屋档案、业主档案、合同档案、协议档案、投诉档案、维修档案等。
3. 档案管理责任•物业公司应设立专门的档案管理部门，负责物业档案的收集、整理、归档和维护。
4. 档案的存储与保管•各类物业档案应按照文件管理的规定进行存储和保管。
•各类档案应编制详细的目录和检索工具，并定期更新。
5. 档案的归档与报废•物业档案应及时进行归档和更新，不得私自销毁、转移或篡改档案信息。
•档案归档后，应制定相应的归档登记表，记录归档信息与归档人员。
6. 档案的借阅管理•档案借阅应通过书面申请方式，经过批准后，由专人进行管理。
•档案归还后应进行登记，并及时归还原位。
三、考核标准1. 完整性考核•档案管理部门应定期进行档案完整性的检查，包括检查档案是否齐全、归档是否准确、目录是否更新等。
2. 可靠性考核•档案管理部门应严格执行档案的管理制度，确保档案信息的真实可靠。
•档案管理部门应做好防火、防水、防蛀等工作，确保档案的安全和完整。
3. 私密性考核•档案管理部门应严格保护业主隐私，不得将档案信息外泄或滥用。
4. 效率考核•档案管理部门应根据业主需求及时归档和更新档案，提高工作效率。
5. 知识培训考核•档案管理部门应定期进行档案管理知识培训，提高员工档案管理的专业水平和业务能力。
四、附则1. 文档修订•对本制度的任何修改、删除或增加，应在制度生效前征得相关部门的意见，并进行明确的记录。
2. 监督与检查•物业公司应定期对档案管理部门进行监督与检查，如发现问题及时追究责任。
3. 处罚与奖励•对于违反档案管理制度的行为，按照公司相关规定进行处理。
物业各类档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业管理档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业范围内的各类档案，包括但不限于物业管理档案、业主档案、合同档案、财务档案、维修档案、投诉档案等。
第三条物业管理档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得遗漏或损毁；2. 准确性原则：档案内容应真实、准确，不得伪造、篡改；3. 系统性原则：档案分类科学，便于查询和利用；4. 安全性原则：采取有效措施，确保档案安全。
第二章档案分类与归档第四条物业管理档案分为以下类别：1. 业主档案：包括业主个人信息、入住登记、产权证明、租赁合同等；2. 合同档案：包括物业服务合同、工程承包合同、采购合同等；3. 财务档案：包括财务报表、收付款凭证、发票、税务申报等；4. 维修档案：包括维修记录、维修报告、维修费用等；5. 投诉档案：包括投诉记录、处理结果、反馈意见等；6. 其他档案：包括物业管理规章制度、员工档案、培训资料等。
第五条档案归档应按照以下程序进行：1. 归档前的整理：对档案进行分类、整理、编号，确保档案的整洁和有序；2. 归档申请：档案整理完毕后，填写归档申请表，报档案管理员审核；3. 审核与批准：档案管理员对归档申请进行审核，符合要求后报部门负责人批准；4. 归档：经批准的档案，由档案管理员进行归档，并填写归档登记表；5. 归档后的检查：档案归档后，档案管理员应定期进行检查，确保档案的完整和安全。
第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵循以下要求：1. 室内环境：档案室应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠；2. 设备配置：档案室应配备必要的档案柜、档案架、灭火器等设备；3. 安全措施：档案室应设置安全门锁，禁止无关人员进入；4. 保密措施：对涉及保密的档案，应采取加密、封存等措施。
第七条档案利用应遵循以下规定：1. 任何人查阅档案，必须填写查阅申请表，经档案管理员审核批准；2. 查阅档案时，应遵守档案室内的各项规章制度，爱护档案，不得擅自涂改、损毁；3. 查阅档案时，应填写查阅记录，包括查阅人、查阅时间、查阅内容等；4. 查阅档案后，应将档案归还原位，确保档案的完整和安全。
物业部门档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业部门档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我物业部门实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我物业部门所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条物业部门档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性、准确性、安全性原则；3. 效率性、实用性原则；4. 依法依规、规范有序原则。
第二章档案分类与归档第四条物业部门档案分为以下类别：1. 产权档案：包括物业项目权属证明、土地使用权证、建筑工程规划许可证等；2. 管理档案：包括物业管理规章制度、业主大会及业主委员会会议记录、物业服务合同、物业维修基金使用记录等；3. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、银行对账单等；4. 人事档案：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、奖惩等记录；5. 技术档案：包括物业设备设施维护保养记录、工程图纸、施工验收报告等；6. 安全档案：包括消防安全、治安保卫、安全生产等方面的记录；7. 业主档案：包括业主基本信息、业主大会及业主委员会会议记录、业主投诉处理记录等；8. 其他档案：包括物业部门各类活动记录、宣传资料、客户服务记录等。
第五条档案归档应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行分类；2. 档案编号应当清晰、规范；3. 档案归档应当及时、准确；4. 档案归档前应当进行整理、鉴定、剔除；5. 档案归档应当进行备份，确保档案安全。
第三章档案保管与维护第六条物业部门应当设立档案室，负责档案的保管工作。
第七条档案室应当具备以下条件：1. 满足档案存放要求，具备防火、防盗、防潮、防虫蛀等设施；2. 设有专职或兼职档案管理人员；3. 档案室环境整洁、安全、便于查找；4. 档案室应当配备档案柜、档案架等设施。
第八条档案保管应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行存放；2. 定期检查档案的保管条件，确保档案安全；3. 对破损、霉变、虫蛀的档案进行修复、消毒；4. 对重要档案进行加密保护；5. 对档案进行定期盘点，确保档案的完整、准确。
物业处档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业处档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业处所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条物业处档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散利用；（三）完整、准确、系统、安全；（四）便于查阅，提高效率。
第二章档案分类与编号第四条物业处档案分为以下类别：（一）综合档案；（二）物业档案；（三）业主档案；（四）合同档案；（五）财务档案；（六）工程档案；（七）人力资源档案；（八）其他档案。
第五条档案编号采用统一编号制度，编号格式为：类别代码+年份+序号。
第三章档案收集与整理第六条档案收集应遵循以下原则：（二）全面收集，不遗漏重要档案；（三）及时收集，保证档案的时效性。
第七条档案整理应遵循以下原则：（一）按照档案类别、形成时间、内容等特征进行分类；（二）对档案进行编号、编目、编制目录；（三）对破损、褪色、霉变的档案进行修复和保护；（四）对电子档案进行备份和存储。
第八条档案收集与整理工作由物业处档案管理员负责。
第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下原则：（一）安全保管，确保档案实体和信息安全；（二）分类存放，便于查阅和利用；（三）定期检查，及时发现和消除安全隐患；（四）维护档案实体，延长档案使用寿命。
第十条档案利用应遵循以下原则：（一）依法利用，确保档案的合法性和真实性；（二）公开利用，提高档案的利用率；（三）保护档案，不得损坏、遗失、篡改档案；（四）保密档案，严格按照国家保密规定进行管理。
第十一条档案利用实行预约制度，需查阅档案的单位和个人应提前向物业处档案管理员预约。
第五章档案鉴定与销毁第十二条档案鉴定应遵循以下原则：（二）全面鉴定，不遗漏重要档案；（三）科学鉴定，保证档案鉴定结果的准确性。
第十三条档案销毁应遵循以下原则：（一）依法销毁，确保档案的合法性；（二）分类销毁，按照档案类别进行销毁；（三）登记销毁，做好档案销毁登记工作。
物业管理公司档案管理制度
第一章总则第一条为规范物业管理公司档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各项目部及全体员工。
第三条公司档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理：公司档案实行集中统一管理，各部门、各项目部应将档案资料及时移交至公司档案室。
2. 完整准确：档案资料应完整、准确，确保其真实性和可靠性。
3. 安全保密：加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。
4. 便于利用：提高档案资料的使用效率，为物业管理提供有力支持。
第二章档案管理范围第四条公司档案管理范围包括：1. 公司内部管理制度、规定、办法等文件。
2. 公司发展规划、年度计划、统计资料等。
3. 财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案等。
4. 会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
5. 物业管理服务过程中产生的各类文件、资料、图表等。
第三章档案管理职责第五条公司档案室负责公司档案的集中管理，具体职责如下：1. 制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。
2. 负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
3. 负责档案资料的保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。
4. 定期对档案资料进行鉴定、整理、销毁。
5. 为公司各部门、各项目部提供档案查询、利用服务。
第六条各部门、各项目部负责本部门、本项目的档案管理工作，具体职责如下：1. 负责收集、整理、归档本部门、本项目的档案资料。
2. 按照档案管理制度的要求，及时将档案资料移交至公司档案室。
3. 加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。
4. 积极配合公司档案室开展档案管理工作。
第四章档案收集与整理第七条公司档案收集工作应遵循以下原则：1. 及时性：及时收集各类档案资料，确保档案资料的完整性。
2. 完整性：收集的档案资料应完整、准确，确保其真实性和可靠性。
物业公司档案管理制度
物业公司档案管理制度物业公司档案管理制度一、制度背景和目的物业公司作为专业管理服务的机构，承担着大量的档案管理工作。
为了保证档案管理的科学性、高效性和规范性，提高工作效率和服务质量，制定本档案管理制度。
二、档案保管原则1.保密原则：对于涉及客户隐私和公司机密的档案，要严格保密，不得外泄。
2.完整原则：档案要保存完整，不得私自毁坏、转移或丢失。
3.准确原则：档案内容要准确反映实际情况，不得故意歪曲或虚假。
4.时限原则：档案应按规定的时限进行保管，到期后要及时处理。
三、档案管理责任人1.公司领导：负责制定档案管理制度和管理规范，监督档案管理工作的落实。
2.档案管理员：负责具体的档案管理工作，包括档案汇总整理、分类存放、借阅管理等。
3.部门负责人：负责本部门档案的及时归档和借阅登记，确保档案的准确性和完整性。
四、档案归档流程1.档案汇总：各部门每月根据工作情况将相关档案汇总到档案室。
2.档案分类：档案管理员根据档案的性质和用途进行分类，建立档案目录。
3.档案编目：对每个档案进行编目，包括档案编号、名称、创建时间、责任人等信息。
4.档案存放：根据档案分类和编目，在存储区域内进行有序的存放，确保易查找和保护。
5.档案借阅：员工需要借阅档案时，填写《档案借阅登记表》，经部门负责人审批后方可借阅。
6.归档管理：借阅档案按照归还期限进行管理，逾期未归还的要进行催促和追踪。
五、档案保管要求1.档案室：要求环境干燥、通风良好,防止湿气和阳光直射。
2.档案柜：采用质量可靠的防火、防潮和防腐蚀的柜子。
档案应按分类编目存放，不得混乱或空间浪费。
3.档案盒：对于文件较多的档案，要放入标准的档案盒中，并进行编号和标记，便于管理和查找。
4.档案保管记录：对于重要的档案，要做好档案保管登记，包括档案名称、编号、存放位置、借阅记录等。
六、档案借阅管理1.申请借阅：员工需要借阅档案时，必须填写《档案借阅登记表》，注明借阅目的和借阅期限，并经部门负责人审批签字。
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物业档案管理制度
总则
根据物业实际情况制定本办法。
二、档案归档原则
按国家档案馆的整理规则，公司归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。
(件：归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件)。
三、档案编号细则
1、档案基本编号由年度编号、一级类目编号、二级类目编号、三级类目编号和流水号共5部分组成。
2、一级类目是指将公司档案进行第一次分类，比如分为行政、质量、项目、人事、财会、声像、电子、实物共七大类，大类编号用类别档案名称拼音的声母大写组合表示，比如行政档案为XZ，人事档案为RS、财务档案为CK，电子档案为DZ等（详见档案编号图）。
3、二级类目是指在是对一级类目的细分，比如行政档案分为外部文件类、内部文件类，二级类目档案用两位数字表示，比如11.12，依次类推不能用带0的编号。
4、三级类目是指最后在二级类档案内部进行的第三次分类，采用顺序号进行编号比如会计凭证类档案分为原始凭证、记账凭证和科目汇总表等小类，小类档案用一到多位数字表示。
4、全宗号：七星海棠项目（LS）；
5、年度编号由年份号和一个“（）”组成，如2010年的档案的年度编号为“（2010）”。
6、流水号按档案资料形成的规律性从1开始编制。
7、将各类编号如下依次排列：全宗号（2010）ZX11·1-12，则某一档案资料的编号就完成了。
其中，“（2010”为年度编号，“ZX”为一级类目编号，“11”二级类目编号，“1”为三级类目编号，“12”为流水号。
全宗号（七星海棠项目——LS；）
附图：
四、行政类档案内容
1．公司重要会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、全公司的规章制度）。
2．上级单位发来的与公司有关的文件材料。
3．公司对外的发文与有关单位来往的文书。
4．公司的请示与上级单位的批复。
5．各部门的报告、总结。
6．公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复。
7．公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
8、其它行政类文件材料。
五、人事类档案内容
1．公司人事档案、任免文件及职工奖励、处罚等文件。
2．公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
3．公司职工培训学习、考核等文件材料。
六、项目档案内容
1、各个项目工程前期介入、工程图纸等文件材料。
2、各个项目创优档案文件。
七、档案收集、归档流程
1、外部来文的收集
办公室接收后，由专人填写收文登记簿，需要办理分文、传递、报送等
工作的，由专人负责办理完毕后，每天下班前，把文件按类别、顺序编
号输入电子《档案清单》表格后将文件原稿收集至文件盒内备查。
2、内部文件的收集
1）各部门需要上报公司存档的文件（主要包括报表、计划、总结、考核表等）资料由办公室专人收集后，每周星期天之前把文件按类别、顺序
编号输入电子《档案清单》表格后将文件原稿收集至文件盒内归卷管理。
2）2）以公司缮印发出的公文（含定稿、打印的正件、附件、批复、请示、
转发文件）一律由办公室专人填写发文登记簿，办理完毕分文、传送、
报送等工作后每天下班前，把文件按类别、顺序编号输入电子《档案清
单》表格后将文件原稿、正件收集至文件盒内归卷管理。
3）业主档案（业主信息、装修、投拆记录、登记来访等）由客户服务部负责收集、整理、归卷管理。
4）财会类档案（会计凭证、会计账簿、会计报表等）由财务部负责收集、整理、归卷管理。
5）工程类、技术类档案（包括前期介入资料、竣工图纸、竣工资料等）由工程部负责日常收集、整理、归卷，如属于项目迎优资料的，应移送
办公室进行归卷管理。
七、办公室负责定期检查各部门档案形成情况，指导各部门档案管理人员资料整理、归卷工作。
八、档案归档保存期限
1、永久保存：包括公司章程、股东名册、组织规程及管理制度、实施细则、董事会及股东会纪录、财务报表、不动产所有权证及其他债权凭证资料；工程设计图、其他经核定须永久保存的文书。
2、10年：包括预算、决算书类、会计凭证、项目销售、项目建设管理类档案资料、其他经核定须保存10年的文书。
3、5年：期满或已解除的合同、协议等、其他经核定保存5年的文书。
4、1年：当年使用后无长期保存必要的。
5、财务档案管理期限应符合财政部下发的《企业财务档案管理制度》的规定。
6、需要长期保存的，由办公室专人负责扫描制作光盘并按类别标明档案编号后留存。
九、档案归档时限要求：
1、归档时间：分上半年和下半年两次归档。
一般为每年12月份和次年的6月份为公司档案归档时间，办公室应在6月份完成公司上年档案的归卷、清理和登记造册工作。
2、工程类、财会类、业主信息等档案资料，由相关职能部门负责进行日常归卷，如需移交办公室管理的，应在每年6月前整理完毕统一交办公室归档。
4、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。
凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。
十、密级划分(密级查阅权限参考)
公司文件资料按保密程度分为A(绝密)、B(机密)、C(秘密)、D(普通)。
1．A级文件(绝密)：指最重要的公司秘密，包括：
财务分析报告；对高层管理人员的考核报告、评议等；对薪酬分配方案及所属文件；
2．B级文件(机密)：指重要的公司文件，包括：
公司注册及相关文件；各种末正式批复或采取的计划、方案；公司尚未公开或不宜公开的来往文书，以及合同、协议文本等；
3．C级文件(秘密)，包括：
各种证明材料；如给领导的函件、竣工图、竣工资料等。
4．D级文件(普通)：指一般性的，可以提供给所有的员工查考利用的文件资料，包括：
规章制度；一般业务工作来往文件；各类一般性的请示、通知、会议纪要，简报、情况反映等；行政管理工作的计划、总结、报告；一般性的月、季工作计划与总结报告；有关人员任免、调配、定级等的文件；财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证，其它。
附件一
附件二附件三
附件四。