物业档案资料管理
物业档案资料管理
物业档案资料管理一、引言物业档案资料管理是指对物业管理过程中产生的各类档案资料进行有效的采集、整理、归档和管理的工作。
良好的物业档案资料管理能够提高物业管理的效率和质量，保证物业管理工作的顺利进行。
本文将详细介绍物业档案资料管理的标准格式和相关要求。
二、档案资料采集1. 采集范围：包括物业管理合同、业主信息、物业费用缴纳记录、维修保养记录、投诉处理记录等相关资料。
2. 采集方式：可以通过纸质形式或者电子形式进行采集。
纸质资料应妥善保管，避免遗失或者损坏。
电子资料应进行备份，并采取安全措施保护资料的安全性。
三、档案资料整理1. 分类归档：根据档案资料的性质和用途，进行分类归档。
常见的分类包括合同档案、人事档案、财务档案等。
每一个分类应设立相应的档案目录，方便查找和管理。
2. 文件编号：为每一个档案文件设立惟一的编号，便于标识和检索。
编号应遵循一定的规则，如按照日期、部门、文件类型等进行命名。
3. 文件标签：在每一个档案文件上粘贴标签，标明文件名称、编号、归档日期等信息，以便于辨识和查找。
四、档案资料归档1. 存储设备：选择适合的存储设备，如文件柜、文件架、电子存储设备等，确保档案资料的安全和完整性。
2. 存储位置：将档案资料按照分类归档的要求放置于相应的存储设备中，并标明存放位置，避免错乱和混乱。
3. 存储期限：根据相关法规和规定，确定档案资料的存储期限。
过期的档案资料可以进行销毁或者转移存储，以节省存储空间。
五、档案资料管理1. 访问权限：对档案资料进行权限管理，确保惟独授权人员才干查阅和修改档案资料，防止信息泄露和篡改。
2. 查阅记录：建立档案资料查阅记录，记录查阅人员、查阅时间和目的，以便追溯和管理。
3. 定期检查：定期对档案资料进行检查，确保档案的完整性和可用性。
如发现损坏或者遗失的档案资料，应及时进行修复或者补充。
六、档案资料保密1. 保密措施：对涉及个人隐私和敏感信息的档案资料，应采取相应的保密措施，如加密、限制访问等。
物业公司档案管理制度(六篇)
物业公司档案管理制度(六篇)物业公司档案治理制度篇一加强档案治理，标准公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。
供应符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。
1、公司内部经营形成的各种资料。
2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。
1、行政部：1）负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理；2）建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案治理工作；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。
2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务治理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的治理。
4、各部门负责人1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；2）负责对本部门档案治理的监视检查。
5、各公司总监/副总1）负责对档案治理监视检查报告的审批。
1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进展收集，并编制部门《文件（合同）治理记录名目》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进展整理，并编制《移交名目》，每季度向行政部移交。
小区物业资料档案管理制度
第一章总则第一条为加强小区物业资料档案的管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，根据国家有关档案管理的法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本小区所有物业资料档案的管理工作。
第三条物业资料档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理，规范运作；（二）集中管理，分级负责；（三）安全保密，服务业主；（四）科学管理，持续改进。
第二章档案分类与内容第四条物业资料档案分为以下几类：1. 业主档案：包括业主基本信息、购房合同、租赁合同、装修申请等；2. 公共设施设备档案：包括各类设备安装、维修、更换记录，设施设备使用说明书等；3. 物业管理档案：包括物业管理规章制度、工作计划、会议记录、业主委员会会议记录等；4. 财务档案：包括物业费收缴、维修基金使用、公共收益分配等财务报表；5. 安全保卫档案：包括门禁系统使用记录、巡查记录、安全检查报告等；6. 绿化养护档案：包括绿化养护计划、实施记录、病虫害防治记录等；7. 其他档案：包括业主投诉、表扬、纠纷处理等。
第五条档案内容应包括以下方面：1. 文字材料：包括各类文件、通知、报告、记录等；2. 图像材料：包括照片、图纸、图表等；3. 音像材料：包括录音、录像等。
第三章档案收集与整理第六条档案收集应遵循以下要求：1. 及时收集，确保档案的完整性；2. 分类收集，按照档案类别进行归档；3. 严格审查，确保档案的真实性和准确性。
第七条档案整理应遵循以下要求：1. 按照档案类别、时间顺序进行排列；2. 对档案进行编号、分类、编目；3. 对破损、褪色的档案进行修复和保护。
第四章档案保管与利用第八条档案保管应遵循以下要求：1. 专人负责，确保档案的安全；2. 采取防潮、防霉、防火、防盗等措施；3. 定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。
第九条档案利用应遵循以下要求：1. 严格审批，确保档案的保密性；2. 为业主提供档案查询、复制等服务；3. 不得擅自借阅、复制、外传档案。
物业内部管理资料档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业公司的内部管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有内部管理资料档案的管理工作，包括各类文件、记录、图表、影像等。
第三条本制度遵循集中统一管理、分级负责、安全保密、便于利用的原则。
第二章管理职责第四条公司档案管理部门负责制定档案管理制度，监督、指导各部门档案管理工作。
第五条各部门负责人为本部门档案管理的第一责任人，负责组织实施本部门的档案管理工作。
第六条档案管理员负责具体执行档案管理任务，包括档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等。
第三章管理内容第七条档案收集范围：1. 公司内部管理制度、工作流程、操作规范等；2. 各部门业务档案，如工程档案、业主档案、财务档案、人力资源档案等；3. 公司重大活动、项目、会议、培训等资料；4. 公司与外部单位签订的合同、协议、函件等；5. 公司其他具有保存价值的资料。
第八条档案整理要求：1. 按照档案分类、编号、编目等规定进行整理；2. 保持档案的原始性、完整性、连续性；3. 档案装订、封装应符合规范要求。
第九条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗等；2. 档案资料应分类存放，便于查找和利用；3. 档案资料应定期进行消毒、杀虫处理。
第十条档案借阅要求：1. 借阅档案需填写借阅单，经批准后方可借阅；2. 借阅者应爱护档案资料，不得损坏、涂改、擅自复制；3. 借阅期限不得超过规定时间，逾期未还者按相关规定处理。
第四章管理制度第十一条档案管理制度：1. 制定档案管理制度，明确档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等各个环节的要求；2. 定期对档案管理工作进行检查、总结，发现问题及时整改；3. 加强档案人员培训，提高档案管理业务水平。
第十二条档案保密制度：1. 档案资料涉及公司机密、商业秘密、个人隐私等，应严格保密；2. 档案管理人员应遵守保密规定，不得泄露档案内容；3. 借阅者应遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。
物业档案资料管理
物业档案资料管理档案资料管理一、物业档案资料的含义物业档案资料指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。
二、物业档案的建立物业档案资料的建立主要有收集、整理、归档和利用四个环节。
1、设计规划阶段信息(1)土地购买合同、土地使用证等权属证书(2)规划许可证、建筑许可证、预售许可证等各类项目批准证书(3)建筑图、施工图、施工组织设计等图纸文件2、竣工及验收阶段信息(1)竣工图(2)竣工工程工程一览表(3)设备技术清单(设备名称、规格、数量、场地、主要性能、单价、随机工具备件等)(4)设施技术手册、使用说明及质保证明(5)设备安装调试记录(各种设备系统的试压、试漏检查记录、暖气，卫生、空调、电讯、电气、通风、供水、供气、消烟灭火、防暴报警、电视监控等系统)(6)土建施工记录(地基处理记录、结构安装校正记录，预应力构件施工记录等)(7)建(构)筑物监测记录(建筑物的沉降、变形、防震，钢结构焊缝探伤检查记录)(8)潜伏工程的验收记录(9)工伤事故发生及处理记录(10)图纸会审记录、设想变更通知和技术核定单(11)工程的重要技术决定和文件(12)验收计划和验收会议纪要验收记录(13)返修记录(14)验收总结报告3、委托管理阶段信息(1)委托管理招标文件(2)物业管理投标文件(物业管理单位的资质证明、管理计划和预算等)(3)物业委托管理合同(协议书)4、招商阶段信息(1)招标物业的平面图纸(2)招租许可证及委托书(3)租金及管理费测算(4)租赁合同(5)广告策划资料5、用户入户信息(1)用户入住通知书、入户须知(2)管理公约(公共左券)(3)用户资料(包括业主、租户)(4)业主委员会章程(5)用户手册(6)用户进户验收表(7)用户进户交费单6、日常管理信息(1)业主、租户更改和更换情况(2)各部分工作(操作)标准，管理制度(3)各部门工作记录(4)大、中、XXX记录(5)维修承包合同和预决算(6)保安、清洁、绿化等项目的承包合同等(7)用户来往信件、投诉和处理资料(8)年度工作计划、总结、报告(9)人事档案(10)保险资料(11)法律法规和政府有关文件(12)财务报表、工资报表、管理表和租金收缴凭证等资料(二)、按物业管理介入者分为：1、（1）在物业接管移交时与开发商及设想单位、施工单位主动合作，力争全面、准确地搜集到工程扶植产权和工程技术资料等原始资料。
物业管理档案资料管理制度
物业管理档案资料管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案资料管理工作，确保档案资料的完整性、安全性和可追溯性，特制定本制度。
2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门和项目管理处。
二、档案资料分类1. 档案资料分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案、安全管理档案等类别。
2. 各类档案应按照其性质和用途进行详细分类，并设立相应的档案编号。
三、档案资料的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案资料的收集、整理和归档工作。
2. 档案资料应定期进行整理，确保资料的准确性和时效性。
四、档案资料的保管1. 档案资料应存放在干燥、通风、防火、防潮的环境中，避免阳光直射。
2. 档案室应配备必要的安全设施，如防盗门、报警系统等。
五、档案资料的借阅与使用1. 档案资料的借阅应遵循“谁借阅、谁负责”的原则，借阅人需填写借阅登记表。
2. 借阅期限一般不得超过一个月，如需延长，应提前办理续借手续。
六、档案资料的更新与维护1. 档案资料应定期进行更新，确保信息的准确性和有效性。
2. 对于过时或作废的档案资料，应及时进行标识、隔离，并按照规定程序进行销毁。
七、档案资料的保密1. 档案资料涉及公司机密和业主隐私，应严格保密，不得泄露给无关人员。
2. 对于涉及敏感信息的档案资料，应采取额外的安全措施。
八、档案资料的电子化管理1. 鼓励将纸质档案资料转化为电子档案，以提高管理效率和资料的可访问性。
2. 电子档案的存储和备份应符合信息安全的要求。
九、违规处理1. 对于违反档案资料管理制度的行为，物业管理公司应视情节轻重给予相应的处罚。
2. 造成档案资料丢失、损坏或泄露的，应追究相关人员的责任。
十、附则1. 本制度自发布之日起生效，由物业管理公司负责解释。
2. 对本制度的修改和补充，应经过物业管理公司的审议和批准。
请注意，这是一个简化的模板，具体内容应根据物业管理公司的实际情况和法律法规的要求进行调整和完善。
物业档案资料管理
物业档案资料管理一、背景介绍物业档案资料管理是指对物业管理过程中产生的各类档案资料进行分类、整理、保存和利用的工作。
合理有效地管理物业档案资料，对于提高物业管理的效率、保障物业管理的安全和规范运作具有重要意义。
二、档案资料的分类1. 基础档案资料：包括物业项目的规划、设计、建设、验收等相关资料。
2. 合同档案资料：包括物业管理合同、租赁合同、服务合同等相关资料。
3. 人事档案资料：包括员工的招聘、培训、考核、奖惩等相关资料。
4. 财务档案资料：包括物业费收支、财务报表、发票等相关资料。
5. 维修档案资料：包括设备维修记录、维修合同、维修费用等相关资料。
6. 投诉档案资料：包括业主投诉记录、处理过程、处理结果等相关资料。
三、档案资料管理的流程1. 收集：及时收集物业管理过程中产生的各类档案资料，确保资料的完整性和准确性。
2. 分类：根据档案资料的性质和用途，进行分类整理，建立相应的档案分类目录。
3. 编目：对每个档案进行编目，包括档案编号、名称、日期、责任人等信息，便于查找和管理。
4. 归档：将档案按照分类目录归档存放，确保档案的安全和易于查找。
5. 借阅：对需要借阅档案的人员进行登记和审批，确保档案的安全性和使用的合理性。
6. 维护：定期对档案进行检查和整理，确保档案的完好无损，防止损毁和丢失。
7. 销毁：对于已经过期或无用的档案，按照规定的程序和要求进行销毁处理，确保信息的安全性和保密性。
四、档案资料管理的要求1. 完整性：确保档案资料的完整性，避免遗漏和缺失。
2. 准确性：确保档案资料的准确性，避免错误和失真。
3. 安全性：确保档案资料的安全性，防止丢失、损毁和泄露。
4. 规范性：按照统一的规范和标准进行档案管理，避免混乱和混杂。
5. 可访问性：确保档案资料的易于查找和使用，提高管理效率。
6. 保密性：对于涉及个人隐私和机密信息的档案资料，要进行严格的保密措施。
五、档案资料管理的意义1. 提高管理效率：合理管理档案资料，可以提高信息的获取和利用效率，减少重复劳动。
物业资料的档案管理制度
一、总则为加强物业管理资料的管理，确保物业管理资料的真实性、完整性和有效性，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本物业管理区域内所有物业管理资料的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
三、档案管理组织1. 成立物业管理资料档案管理小组，负责物业管理资料档案的管理工作。
2. 物业管理资料档案管理小组由物业经理担任组长，各部门负责人为成员。
3. 物业管理资料档案管理小组负责制定档案管理制度，组织实施档案管理工作，对档案管理人员进行培训和考核。
四、档案收集1. 收集范围：物业管理合同、业主委员会文件、物业服务合同、物业服务协议、物业维修基金使用情况、物业服务费用收支情况、物业设施设备台账、业主投诉及处理记录、物业维修记录、物业管理区域规划图纸、物业管理区域平面图、物业管理区域周边环境资料等。
2. 收集要求：（1）收集的资料必须真实、准确、完整，符合国家法律法规和行业标准。
（2）收集的资料应分类存放，便于查阅和管理。
（3）收集的资料应定期更新，确保资料的有效性。
五、档案整理1. 整理原则：按照时间顺序、类别、重要性等进行整理。
2. 整理方法：（1）分类：将收集到的资料按照类别进行分类，如合同类、协议类、费用类、设备类等。
（2）编目：为每份资料编制编号，便于查阅和管理。
（3）装订：将整理好的资料装订成册，并附上目录。
（4）归档：将整理好的资料按照类别、时间顺序等要求归档。
六、档案保管1. 保管地点：物业管理资料档案应存放在安全、干燥、通风的专用档案室。
2. 保管要求：（1）档案室应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施。
（2）档案管理人员应定期检查档案的保管状况，确保档案安全。
（3）档案管理人员应定期对档案进行整理、归档，保持档案的整洁和完整。
（4）档案管理人员应定期对档案进行备份，确保档案的完整性和安全性。
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档案资料管理
一、物业档案资料的含义
物业档案资料指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。
二、物业档案的建立
物业档案资料的建立主要有收集、整理、归档和利用四个环节。
1．收集：是将分散在单位各内部工作机构的有保存价值的文件资料集中移交给单位档案室或负责管理档案的部门的工作。
物业资料来源按不同的标准有不同的分类。
(一)、物业资料来源按时间顺序分类：
1、设计规划阶段信息
(1)土地购买合同、土地使用证等权属证书
(2)规划许可证、建筑许可证、预售许可证等各类项目批准证书
(3)建筑图、施工图、施工组织设计等图纸文件
2、竣工及验收阶段信息
(1)竣工图
(2)竣工工程项目一览表
(3)设备技术清单(设备名称、规格、数量、场地、主要性能、单价、随机工具备件等)
(4)设施技术手册、使用说明及质保证明
(5)设备安装调试记录(各种设备系统的试压、试漏检查记录、暖气，卫生、空调、电讯、电气、通风、供水、供气、消烟灭火、防暴报警、电视监控等系统)
(6)土建施工记录(地基处理记录、结构安装校正记录，预应力构件施工记录等)
(7)建(构)筑物监测记录(建筑物的沉降、变形、防震，钢结构焊缝探伤检查记录)
(8)隐蔽工程的验收记录
(9)工伤事故发生及处理记录
(10)图纸会审记录、设计变更通知和技术核定单
(11)项目的重要技术决定和文件
(12)验收计划和验收会议纪要验收记录
(13)返修记录
(14)验收总结报告
3、委托管理阶段信息
(1)委托管理招标文件
(2)物业管理投标文件(物业管理单位的资质证明、管理计划和预算等)
(3)物业委托管理合同(协议书)
4、招商阶段信息
(1)招标物业的平面图纸
(2)招租许可证及委托书
(3)租金及管理费测算
(4)租赁合同
(5)广告策划资料
5、用户入户信息
(1)用户入住通知书、入户须知
(2)管理公约(公共契约)
(3)用户资料(包括业主、租户)
(4)业主委员会章程
(5)用户手册
(6)用户进户验收表
(7)用户进户交费单
6、日常管理信息
(1)业主、租户变动和更换情况
(2)各部门工作(操作)规范，管理制度
(3)各部门工作记录
(4)大、中、小修记录
(5)维修承包合同和预决算
(6)保安、清洁、绿化等项目的承包合同等
(7)用户来往信件、投诉和处理资料
(8)年度工作计划、总结、报告
(9)人事档案
(10)保险资料
(11)法律法规和政府有关文件
(12)财务报表、工资报表、管理表和租金收缴凭证等资料
(二)、按物业管理参与者分为：
1、（1）在物业接管移交时与开发商及设计单位、施工单位积极合作，力争全面、准确地收集到工程建设产权和工程技术资料等原始资料。
（2）在业主入住和进行二次装修阶段收集业主、客户资料。
（3）在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回访记录和其他相关资料，并将档案的收集制度化。
（4）通过政府主管部门获取的相关信息。
2．整理：是指把处于相对零乱、分散的档案，经过分类组合、排列、编目，使档案系列化、系统化的工作。
(1)档案整理的基本内容：区分全宗；全宗内的档案分类、立卷、案卷排列、案卷目录的编制。
(2)档案整理工作的要求：必须保持文件之间的历史联系；必须便于保管和利用；必须在原有的基础上进行整理、加工。
3．归档：是按照档案资料的内在规律进行科学的分类与保存。
一个有序的资料库是一个完整的树形图，从大分类到小分类，再至细分、排序。
归档要及时，分类要合理。
归档要求做到十清，即物业来源清、物业数量清、物业质量清、物业价值清、结构类型清、设备设施清、绿化苗木清、租金费用清、使用情况清、维修更新情况清。
4．利用：是充分发挥档案资料的凭证和参考作用为物业管理服务。
提供利用是档案工作的中心任务，也是档案工作的成果；同时通过提供利用，使档案工作不断完善和发展。
三、物业档案的管理
物业档案资料管理指物业管理公司在物业管理活动中，对物业原始记录进行收集、整理、鉴定、保管、统计和利用，为物业管理提供客观依据和参考资料。
(一)资料的归档管理
1．在物业管理中可实行原始资料和计算机档案管理双轨制，并尽可能将其转化为计算机磁盘储存形式以便于查找。
同时还可运用录像、录音、照片、表格、图片等多种形式保存，使其具体化、形象化。
2．对业主和企业利益影响较大的档案应加以保存。
这些档案应按授权级别检索并严格控制借阅。
3．档案管理人员应编制统一的档案分类说明书和档案总目录，并进行科学合理的分类存档。
4．档案室应保持干燥、通风、清洁，注意防盗，并确保储存地点符台防火、防虫、防鼠、防潮等要求。
(二)档案的使用
1．利用计算机网络技术，并采用先进检索软件，充分发挥档案资料的作用。
2．对借阅原始资料的使用者，按档案的不同密级，在机关负责人批准后借阅，并应办理借阅手续。
(三)档案的销毁
根据档案的保存期限和性质，对确实没有保存价值和保存期已满的档案，严格按制度规定进行销毁。