物业档案资料管理制度
物业档案管理制度_标书
一、前言随着我国城市化进程的加快，物业管理行业日益发展壮大，物业管理档案作为物业管理活动的重要记录和凭证，对于保障物业管理活动的顺利进行、维护业主权益、促进物业管理行业健康发展具有重要意义。
为加强物业管理档案管理，提高档案管理水平，特制定本物业档案管理制度。
二、制度目标1. 建立健全物业档案管理制度，确保档案的完整、准确、系统、安全。
2. 提高档案管理效率，方便查询和利用。
3. 加强档案管理队伍建设，提高档案管理人员的业务素质。
4. 促进物业管理档案信息化建设，实现档案资源的共享。
三、管理范围本制度适用于本物业管理区域内所有物业档案的管理工作，包括但不限于以下内容：1. 物业项目审批、建设、验收等文件；2. 业主大会、业主委员会会议记录及决议；3. 物业服务合同、收费标准、物业服务费收缴等文件；4. 物业维修、养护、更新改造等工程资料；5. 物业安全管理、消防管理、绿化管理等资料；6. 业主个人信息、物业服务人员信息等。
四、管理职责1. 物业管理部门：负责物业档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
2. 档案管理人员：负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、查询、统计等。
3. 物业服务人员：负责提供档案资料，协助档案管理人员做好档案管理工作。
五、档案收集与整理1. 收集范围：按照国家档案管理法规和本制度规定，收集各类物业档案资料。
2. 收集方式：通过查阅、复制、扫描、拍摄等方式收集档案资料。
3. 整理要求：- 档案资料应分类整理，按照时间顺序排列；- 档案资料应编号，便于查询和管理；- 档案资料应标注清楚，包括档案名称、编号、日期、页数等信息。
六、档案保管与利用1. 保管要求：- 档案资料应存放在安全、干燥、通风的档案室；- 档案资料应按照分类和编号进行存放，方便查找；- 档案资料应定期进行检查、清理，确保档案的完整、准确、安全。
2. 利用要求：- 查阅档案应办理借阅手续，并登记借阅信息；- 查阅档案应遵守档案保密规定，不得擅自复制、泄露档案内容； - 查阅档案应爱护档案资料，不得损坏、污损。
物业公司档案管理制度(六篇)
物业公司档案管理制度(六篇)物业公司档案治理制度篇一加强档案治理，标准公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。
供应符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。
1、公司内部经营形成的各种资料。
2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。
1、行政部：1）负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理；2）建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案治理工作；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。
2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务治理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的治理。
4、各部门负责人1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；2）负责对本部门档案治理的监视检查。
5、各公司总监/副总1）负责对档案治理监视检查报告的审批。
1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进展收集，并编制部门《文件（合同）治理记录名目》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进展整理，并编制《移交名目》，每季度向行政部移交。
物业维护部档案管理制度
一、总则为了规范物业管理部档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。
二、档案管理的原则1. 完整性原则：确保档案内容的完整性，不得遗失、损毁或篡改。
2. 准确性原则：档案内容必须真实、准确，符合实际情况。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案实体和信息安全。
4. 利用性原则：充分发挥档案的作用，为物业管理提供有效服务。
三、档案管理范围1. 物业管理部各类文件、图表、照片、录音、录像等资料；2. 物业管理合同、协议、会议记录、规章制度等；3. 物业管理项目验收、维修、改造等资料；4. 物业管理部内部管理制度、岗位职责、培训资料等；5. 物业管理部与其他部门、单位之间的往来文件、函件等；6. 其他需要归档的资料。
四、档案管理职责1. 物业管理部档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作；2. 各部门负责人对本部门产生的档案负有收集、整理、归档的责任；3. 物业管理部领导对档案管理工作负有监督、检查和指导的责任。
五、档案管理流程1. 档案收集：各部门在产生档案时，应及时将档案资料报送档案管理员；2. 档案整理：档案管理员对收集到的档案进行分类、编目、归档；3. 档案归档：按照档案分类，将档案资料分别归入相应档案柜（架）；4. 档案保管：档案管理员负责档案的保管工作，确保档案实体和信息安全；5. 档案利用：档案管理员根据档案利用者的需求，提供档案查询、复制等服务；6. 档案销毁：档案管理员按照规定程序，对超过保管期限或无保存价值的档案进行销毁。
六、档案保管要求1. 档案柜（架）应放置在通风、干燥、防潮、防虫、防尘、防鼠、防高温、防低温等适宜的环境中；2. 档案资料应按照分类、编号、时间等顺序摆放整齐；3. 档案管理员应定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理；4. 档案管理员应定期对档案进行消毒、防霉处理。
小区物业资料档案管理制度
第一章总则第一条为加强小区物业资料档案的管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，根据国家有关档案管理的法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本小区所有物业资料档案的管理工作。
第三条物业资料档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理，规范运作；（二）集中管理，分级负责；（三）安全保密，服务业主；（四）科学管理，持续改进。
第二章档案分类与内容第四条物业资料档案分为以下几类：1. 业主档案：包括业主基本信息、购房合同、租赁合同、装修申请等；2. 公共设施设备档案：包括各类设备安装、维修、更换记录，设施设备使用说明书等；3. 物业管理档案：包括物业管理规章制度、工作计划、会议记录、业主委员会会议记录等；4. 财务档案：包括物业费收缴、维修基金使用、公共收益分配等财务报表；5. 安全保卫档案：包括门禁系统使用记录、巡查记录、安全检查报告等；6. 绿化养护档案：包括绿化养护计划、实施记录、病虫害防治记录等；7. 其他档案：包括业主投诉、表扬、纠纷处理等。
第五条档案内容应包括以下方面：1. 文字材料：包括各类文件、通知、报告、记录等；2. 图像材料：包括照片、图纸、图表等；3. 音像材料：包括录音、录像等。
第三章档案收集与整理第六条档案收集应遵循以下要求：1. 及时收集，确保档案的完整性；2. 分类收集，按照档案类别进行归档；3. 严格审查，确保档案的真实性和准确性。
第七条档案整理应遵循以下要求：1. 按照档案类别、时间顺序进行排列；2. 对档案进行编号、分类、编目；3. 对破损、褪色的档案进行修复和保护。
第四章档案保管与利用第八条档案保管应遵循以下要求：1. 专人负责，确保档案的安全；2. 采取防潮、防霉、防火、防盗等措施；3. 定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。
第九条档案利用应遵循以下要求：1. 严格审批，确保档案的保密性；2. 为业主提供档案查询、复制等服务；3. 不得擅自借阅、复制、外传档案。
物业内部管理资料档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业公司的内部管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有内部管理资料档案的管理工作，包括各类文件、记录、图表、影像等。
第三条本制度遵循集中统一管理、分级负责、安全保密、便于利用的原则。
第二章管理职责第四条公司档案管理部门负责制定档案管理制度，监督、指导各部门档案管理工作。
第五条各部门负责人为本部门档案管理的第一责任人，负责组织实施本部门的档案管理工作。
第六条档案管理员负责具体执行档案管理任务，包括档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等。
第三章管理内容第七条档案收集范围：1. 公司内部管理制度、工作流程、操作规范等；2. 各部门业务档案，如工程档案、业主档案、财务档案、人力资源档案等；3. 公司重大活动、项目、会议、培训等资料；4. 公司与外部单位签订的合同、协议、函件等；5. 公司其他具有保存价值的资料。
第八条档案整理要求：1. 按照档案分类、编号、编目等规定进行整理；2. 保持档案的原始性、完整性、连续性；3. 档案装订、封装应符合规范要求。
第九条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗等；2. 档案资料应分类存放，便于查找和利用；3. 档案资料应定期进行消毒、杀虫处理。
第十条档案借阅要求：1. 借阅档案需填写借阅单，经批准后方可借阅；2. 借阅者应爱护档案资料，不得损坏、涂改、擅自复制；3. 借阅期限不得超过规定时间，逾期未还者按相关规定处理。
第四章管理制度第十一条档案管理制度：1. 制定档案管理制度，明确档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等各个环节的要求；2. 定期对档案管理工作进行检查、总结，发现问题及时整改；3. 加强档案人员培训，提高档案管理业务水平。
第十二条档案保密制度：1. 档案资料涉及公司机密、商业秘密、个人隐私等，应严格保密；2. 档案管理人员应遵守保密规定，不得泄露档案内容；3. 借阅者应遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。
物业部门档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业部门档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我物业部门实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我物业部门所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条物业部门档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性、准确性、安全性原则；3. 效率性、实用性原则；4. 依法依规、规范有序原则。
第二章档案分类与归档第四条物业部门档案分为以下类别：1. 产权档案：包括物业项目权属证明、土地使用权证、建筑工程规划许可证等；2. 管理档案：包括物业管理规章制度、业主大会及业主委员会会议记录、物业服务合同、物业维修基金使用记录等；3. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、银行对账单等；4. 人事档案：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、奖惩等记录；5. 技术档案：包括物业设备设施维护保养记录、工程图纸、施工验收报告等；6. 安全档案：包括消防安全、治安保卫、安全生产等方面的记录；7. 业主档案：包括业主基本信息、业主大会及业主委员会会议记录、业主投诉处理记录等；8. 其他档案：包括物业部门各类活动记录、宣传资料、客户服务记录等。
第五条档案归档应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行分类；2. 档案编号应当清晰、规范；3. 档案归档应当及时、准确；4. 档案归档前应当进行整理、鉴定、剔除；5. 档案归档应当进行备份，确保档案安全。
第三章档案保管与维护第六条物业部门应当设立档案室，负责档案的保管工作。
第七条档案室应当具备以下条件：1. 满足档案存放要求，具备防火、防盗、防潮、防虫蛀等设施；2. 设有专职或兼职档案管理人员；3. 档案室环境整洁、安全、便于查找；4. 档案室应当配备档案柜、档案架等设施。
第八条档案保管应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行存放；2. 定期检查档案的保管条件，确保档案安全；3. 对破损、霉变、虫蛀的档案进行修复、消毒；4. 对重要档案进行加密保护；5. 对档案进行定期盘点，确保档案的完整、准确。
小区物业业主档案管理制度
第一章总则第一条为加强小区物业业主档案的管理，确保档案资料的安全、完整、准确，提高物业管理水平，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本小区所有业主的档案资料管理。
第三条业主档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保业主档案资料的完整性，不得随意丢弃、损坏或销毁。
2. 准确性原则：确保业主档案资料的准确性，不得篡改、伪造档案资料。
3. 安全性原则：确保业主档案资料的安全，防止丢失、泄密。
4. 可查性原则：确保业主档案资料的查阅便利，方便业主及相关人员查阅。
第二章业主档案管理范围第四条业主档案管理范围包括：1. 业主基本信息：姓名、性别、身份证号码、联系电话、家庭住址等。
2. 业主身份证明：身份证、户口簿、房产证等。
3. 业主购房合同、租赁合同等。
4. 业主装修申请、验收报告等。
5. 业主维修基金缴纳记录等。
6. 业主投诉、表扬、奖励等记录。
7. 业主参与小区活动记录等。
第三章业主档案管理职责第五条物业管理部门负责业主档案的管理工作，具体职责如下：1. 负责建立业主档案，对业主档案资料进行收集、整理、归档。
2. 负责业主档案资料的保管、查阅、借阅等工作。
3. 负责业主档案资料的保密工作，防止档案资料泄露。
4. 定期对业主档案资料进行整理、归档，确保档案资料的完整性、准确性、安全性。
5. 对业主档案资料进行数字化处理，提高档案资料的查阅便利性。
第六条业主对自身档案资料享有以下权利：1. 查阅权：有权查阅本人档案资料。
2. 修改权：有权要求修改本人档案资料中的错误信息。
3. 复印权：有权要求复印本人档案资料。
第四章业主档案管理流程第七条业主档案管理流程如下：1. 收集：物业管理部门负责收集业主档案资料，确保档案资料的完整性。
2. 整理：对收集到的业主档案资料进行分类、整理、归档。
3. 归档：将整理好的业主档案资料按照规定进行归档。
4. 查阅：业主或相关人员需查阅档案资料时，需向物业管理部门提出申请，经审核批准后方可查阅。
物业管理档案资料管理制度
物业管理档案资料管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案资料管理工作，确保档案资料的完整性、安全性和可追溯性，特制定本制度。
2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门和项目管理处。
二、档案资料分类1. 档案资料分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案、安全管理档案等类别。
2. 各类档案应按照其性质和用途进行详细分类，并设立相应的档案编号。
三、档案资料的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案资料的收集、整理和归档工作。
2. 档案资料应定期进行整理，确保资料的准确性和时效性。
四、档案资料的保管1. 档案资料应存放在干燥、通风、防火、防潮的环境中，避免阳光直射。
2. 档案室应配备必要的安全设施，如防盗门、报警系统等。
五、档案资料的借阅与使用1. 档案资料的借阅应遵循“谁借阅、谁负责”的原则，借阅人需填写借阅登记表。
2. 借阅期限一般不得超过一个月，如需延长，应提前办理续借手续。
六、档案资料的更新与维护1. 档案资料应定期进行更新，确保信息的准确性和有效性。
2. 对于过时或作废的档案资料，应及时进行标识、隔离，并按照规定程序进行销毁。
七、档案资料的保密1. 档案资料涉及公司机密和业主隐私，应严格保密，不得泄露给无关人员。
2. 对于涉及敏感信息的档案资料，应采取额外的安全措施。
八、档案资料的电子化管理1. 鼓励将纸质档案资料转化为电子档案，以提高管理效率和资料的可访问性。
2. 电子档案的存储和备份应符合信息安全的要求。
九、违规处理1. 对于违反档案资料管理制度的行为，物业管理公司应视情节轻重给予相应的处罚。
2. 造成档案资料丢失、损坏或泄露的，应追究相关人员的责任。
十、附则1. 本制度自发布之日起生效，由物业管理公司负责解释。
2. 对本制度的修改和补充，应经过物业管理公司的审议和批准。
请注意，这是一个简化的模板，具体内容应根据物业管理公司的实际情况和法律法规的要求进行调整和完善。
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管理处物业档案资料管理制度
一、目的
确保各相关档案准确、及时的使用。
二、档案主要内容
1、??业主家庭档案：
1.1 业主入户资料,
??（1）、购房合同；（2）、入伙通知书；（3）、房屋交接书；（4）、业主临时公约；（5）、房屋自用部位验收单；
（6）、入户资料签收单
1.2 业主情况登记表和业主身份证复印件。
1.3 装修管理资料
（1）、装修申请表；（2）、装修协议；（3）、装潢公司提供的营业执照、资格证书、工程队驻场人员名单、身份证复印件。
（4）、施工平面图、有线变动情况记录；（5）、物业验收结论
1.4 业户日常维修资料
（1）、维修记录；（2）、维修回访记录,
1.5 业主反馈材料
（1）、服务质量回访记录；（2）、业主投诉及处理记录；（3）、业主意见征询统计记录
1.6 费用清单
（1）、收费情况表；（2）、维修基金结算单
2、??接管验收档案：
2.1??产权资料（项目批准文件、用地批准文件、建筑执照）。
2.2??技术资料（竣工图、竣工验收报告、图纸会审记录、隐蔽工程验收报告、沉降观测记录、钢材水泥等主要材料的质量保证书）。
2.3??水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料。
3、??保安管理档案
??巡检记录；交接班记录；值班记录；车辆管理记录；应急处理记录；闭路电视监控系统记录4、??设备、设施管理档案
??公用设备设施维修保养计划；公用设备设施维修保养记录；机电设备运行；巡查记录；设备分承包方资料;
5、??绿化保洁养护档案:
??清洁检查记录；绿化工作记录；检查记录、消毒、杀毒记录等
6、社区文化档案
社区文化构建构想、组织活动计划及实施情况记录；社区文化活动图片等记录内容等
7、??其他管理档案
? ?一般有行政文件、管理指导文件和业委会相关资料
三、档案的运作管理
1、档案的收集
1.1 管理处设立档案室，对档案进行严格管理，在实际工作中从需要出发，扩大资源来源。
?
1.2、从时间上讲，业主家庭档案是业户入伙时开始归档，实行业户一户一档。
2、?档案的管理;
2.1 妥善管理档案，严格执行借阅制度。
借阅、复印有关资料，须由主管领导批准后，由档案管理员登记备案。
2.2、家庭档案、物业管理设备、设施房屋资料等档案，实施保密制度，用专人保管，不得向外泄露。
2.3、定期清查，鉴定档案，每年进行全部档案的清理核对和保管质量检查。
做到帐物相符，及时修补和复印已破损或变质的档案。
2.4、严守机密，确保档案安全，对档案室要做好防火、防盗、防高温、防潮、防有害气体，防尘、防蛀的“七防”工作，确保档案室整齐、清洁。
3、?档案的归档
及时立卷归档，编制总目录，卷内目录及档案形成说明书，编排入柜，并输入计算机存档。
4、档案的利用
正确、快捷利用档案，更好地服务于业主和物业管理。