物业公司档案管理分类表模板
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物业服务企业档案分类
物业服务企业档案管理分类1.档案分类框架2.档案分类明细物业服务企业档案分类行政管理 人力资源管理 品质管理 工程管理物业服务（项目留存档案） 经营管理 市场拓展 品牌管理 财务管理维修资金历史使用资料档案历史使用资料每次从申请维修资金开始到使用结束的整套资料1.房屋专项维修资金使用申请（立项）表复印件2.物业公司营业执照、经办人委托书、经办人身份证复印件（若成立业主委员会需要有业主委员会委托书）3.维修部位的现场照片、影像4.维修和更新、改造方案复印件及公示影像照片5.维修和跟新、改造方案书面确认结果及维修和更新、改造方案书面确认明细表的复印件及公示影像照片6.若有第三方审价的需保存预算咨询报告复印件7.比选维修施工单位结果复印件及公示影像、照片（公开招标的需存档招标公告、招标文件、中标通知书复印件及开标现场影像、照片）8.维修前书面材料公示证明复印件9.市维修基金管理中心出具的使用申请受理通知单原件10.维修和更新、改造项目施工合同原件11.若有主要材料变更的需留存施工主要材料变更清单复印件及公示影像照片12.施工过程中的现场影像照片13.若有隐蔽工程的需留存隐蔽工程验收记录复印件及公示影像照片14.竣工后的现场影像照片15.竣工验收和结算报告复印件及公示影像、照片16.维修后书面材料公示证明复印件17.物业公司收到维修资金使用款的收据复印件（若委托施工单位收款，需留存收款委托书和施工单位收到维修资金使用款的收据复印件）18.维修施工单位出具的发票复印件19.市维修金金管理中心打印的本次维修费用业主实际分摊和自筹明细物业公司项目档案分类物业服务档案（项目档案）基础管理档案综合管理物业项目各类管理制度、应急预案、工作流程1.体系文件制度2.应急预案3.应急预案演练记录。
QW4.2.3-1-4b管理服务中心档案分类保管表
随时移交 随时移交
永久 5~10年 主任助理 资料员
活动后移交
3~5年
4
客户档案
完成后移交
永久 长期
管家或管 资料员 理员
5
人事档案
随时移交
6
文书档案
随时移交
主任助理 资料员 3~5年 永久 永久 10~15年 主任助理 资料员 永久 10~15年
7
创建档案
活动后移交
10~15年 主任助理 资料员
8
管理服务中心档案分类保管表
序号 一级类目 归档范围及条款 二级类目 基建竣工移交资料、图纸（总 平面图、建筑、结构、设备、附属 工程、各类隐蔽管线的全套竣工图 纸） 三级类目 土建资料 电器资料 给排水资料 消防资料 电梯资料 空调资料 土建资料 电器资料 给排水资料 消防资料 锅炉资料 电梯资料 空调资料 设备台帐资料 验收资料 接管资料 变配电运行及巡查记录 消防运行及巡查记录 电梯运行及巡查记录 水泵运行及巡查记录 擦窗机使用登记及检查记录 设备大中修记录及完好率资料 公共设施巡检表 绿化巡检记录 清洁巡检记录 保安巡检记录 消杀巡检记录 房屋大中修记录及完好率资料 各项费用清单 移交时间 保管期限 汇总人 保管人
竣工后移交
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ永久
1
基建档案
机电设备设施资料（设备出产 检验合格证、安装验收合格证、使 用维修说明书、电器原理图、电器 接线图、易损件图、随机工具及配 件清单等）
竣工后移交
永久
主任助理 （或指定 公司档案 库 专人下 同）
验收、接管资料
随时移交
永久
一个月移交
3~5年
维修主管 资料员
2
设备及管理运 行资料（规律 性）
物业管理档案分类
O．供水、管道煤气的试压报告。
接管验收资料
A．固定资产交接证明；
B．物业项目验收交接表；
C．物业项目验收记录；
D．物业项目验收单项(综合)报告；
E．移交清单。
基础管理
专业化管理
A．公司简介；
B．公司组织机构；
C．公司营业执照；
D．公司税务登记；
E．公司法人代码书；
F．公司资质证书；
G．管理处组织机构及人员分布图；
B．消防标准用语；
C．消防演习方案；
D．消防演习记录；
E．消防演习报告。
消防学习责任划分
A．组织消防法规学习计划；
B．消防学习报告；
C．防火区域管理规定；
D．区域防火责任人划分表；
E．消防宣传图片。
消防安全与应急处理
A．火灾等事故应急处理方案及指挥流程图；
B．消防疏散示意图；
C．疏散通道畅通、应急照明设施、引路标志；
社会效益
A．本物业管理项目所获取的荣誉称号；
B．舆论相关报导。
B.装修管理规定；
C.装修申请审批表；
D.监督检查记录表；
E.整改通知；
F.装修人员登记表。
房屋维修养护管理
A．区域分布图；
B．楼层号、单元号、栋号、房号、导向标志；
C．建筑物的管理程序文件；
D．建筑物巡视维护规定；
E．建筑物维修养护服务质量标准；
F．楼宇管理规定；
G．建筑物完损等级评定标准；
H．建筑物巡视维护表；
应急处理
A．安全警告标志；
B．危及人身安全的防范措施；
C．突发事件应急处理方案及流程图；
D．紧急事件处理记录表；
E．无因物业公司管理责任发生重大刑事案件证明。
接管验收资料
A．固定资产交接证明；
B．物业项目验收交接表；
C．物业项目验收记录；
D．物业项目验收单项(综合)报告；
E．移交清单。
基础管理
专业化管理
A．公司简介；
B．公司组织机构；
C．公司营业执照；
D．公司税务登记；
E．公司法人代码书；
F．公司资质证书；
G．管理处组织机构及人员分布图；
B．消防标准用语；
C．消防演习方案；
D．消防演习记录；
E．消防演习报告。
消防学习责任划分
A．组织消防法规学习计划；
B．消防学习报告；
C．防火区域管理规定；
D．区域防火责任人划分表；
E．消防宣传图片。
消防安全与应急处理
A．火灾等事故应急处理方案及指挥流程图；
B．消防疏散示意图；
C．疏散通道畅通、应急照明设施、引路标志；
社会效益
A．本物业管理项目所获取的荣誉称号；
B．舆论相关报导。
B.装修管理规定；
C.装修申请审批表；
D.监督检查记录表；
E.整改通知；
F.装修人员登记表。
房屋维修养护管理
A．区域分布图；
B．楼层号、单元号、栋号、房号、导向标志；
C．建筑物的管理程序文件；
D．建筑物巡视维护规定；
E．建筑物维修养护服务质量标准；
F．楼宇管理规定；
G．建筑物完损等级评定标准；
H．建筑物巡视维护表；
应急处理
A．安全警告标志；
B．危及人身安全的防范措施；
C．突发事件应急处理方案及流程图；
D．紧急事件处理记录表；
E．无因物业公司管理责任发生重大刑事案件证明。
物业公司档案管理分类表
长期
3
项目施工跟进计划及跟进记录资料
长期
5-4
营销配合介入
1
营销活动配合记录
长期
2
营销过程中有关物业法律文书
长期
5-5
竣工验收介入
1
竣工验收中存在的问题
长期
2
竣工验收中问题处理意见记录
长期
8.7物业承接验收类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限
一级类目
二级类目
文件材料归档基本范围
保存期限
类号
类目名称
3年
2-4
考勤管理
1
员工排班记录
3年
2
员工出勤记录
3年
3
员工加班记录
3年
4
员工换班记录
3年
5
员工休假记录
3年
6
员工考勤月报表
长期
2-5
绩效考核
1
绩效考核方案
3年
2
绩效考核原始记录
长期
3
绩效考核结果及应用记录
长期
4
员工奖惩记录
长期
5
优秀员工评比资料
长期
2-6
薪资管理
1
工资表
长期
2
工资调整记录
长期
3
工资发放记录
长期
10
员工福利用品发放记录
长期
一级类目
二级类目
文件材料归档基本范围
保存期限
类号
类目名称
类号
类目名称
2
人力资源管理
11
员工体检记录
长期
2-8
员工管理
1
员工花名册
长期
2
员工月扌报表
3
项目施工跟进计划及跟进记录资料
长期
5-4
营销配合介入
1
营销活动配合记录
长期
2
营销过程中有关物业法律文书
长期
5-5
竣工验收介入
1
竣工验收中存在的问题
长期
2
竣工验收中问题处理意见记录
长期
8.7物业承接验收类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限
一级类目
二级类目
文件材料归档基本范围
保存期限
类号
类目名称
3年
2-4
考勤管理
1
员工排班记录
3年
2
员工出勤记录
3年
3
员工加班记录
3年
4
员工换班记录
3年
5
员工休假记录
3年
6
员工考勤月报表
长期
2-5
绩效考核
1
绩效考核方案
3年
2
绩效考核原始记录
长期
3
绩效考核结果及应用记录
长期
4
员工奖惩记录
长期
5
优秀员工评比资料
长期
2-6
薪资管理
1
工资表
长期
2
工资调整记录
长期
3
工资发放记录
长期
10
员工福利用品发放记录
长期
一级类目
二级类目
文件材料归档基本范围
保存期限
类号
类目名称
类号
类目名称
2
人力资源管理
11
员工体检记录
长期
2-8
员工管理
1
员工花名册
长期
2
员工月扌报表
物业档案资料的分类
3、临时施工人员登记表
4、施工单位营业执照
维修资料
1、维修申请表
2、维修施维修记录
公共秩序维护资料
1、日常巡查记录、交接班记录、值班记录
2、查岗记录、闭路电视监控系统记录
3、物资搬运放行记录、紧急事件处理记录
4、车辆管理记录、车辆资料、车位使用协议
设备管理资料
公共设施保养维修记录
物业档案资料的分类
名 称
资料内容
工程建筑资料
1、规划图纸、项目批文、用地批文
2、建筑许可证、开工许可证
工程技术资料
1、总平面图
2、地质勘察报告、开竣工报告、图纸汇审报告
3、工程合同、工程预决算
4、工程设计变更、通知及技术核算单
5、竣工图：A：单位建筑、结构、设备技术资料
B：消防、燃气、智能化等工程设备技术资料
1、政府部门文件、司文件
2、管理处规章制度、通知、通报等文件
3、管理处荣誉一览表
业主委员会资料
筹备成立文件、成立后运行文件
6、房屋消防、燃气竣工验收证明书
7、钢材、水泥等主管材料的质量保证书
8、新材料、构配件的鉴定合格证书
9、绿化工程竣工图
业主资料
1、业主入住资料（购房合同、入住通知单、业主公约、装修申请、验房表、费用托收协议、车辆登记等）
2、业主家庭人员档案
3、业主家庭维修档案
装修资料
1、装修申请表（附图纸）
2、装修工程队安全责任书
社区文化资料
1、活动计划实施方案、总结记录
2、社区文化活动图片及记录
员工管理资料
1、员工个人资料、聘用表
2、员工业绩考核及奖罚情况
3、员工培训计划及实施记录
4、施工单位营业执照
维修资料
1、维修申请表
2、维修施维修记录
公共秩序维护资料
1、日常巡查记录、交接班记录、值班记录
2、查岗记录、闭路电视监控系统记录
3、物资搬运放行记录、紧急事件处理记录
4、车辆管理记录、车辆资料、车位使用协议
设备管理资料
公共设施保养维修记录
物业档案资料的分类
名 称
资料内容
工程建筑资料
1、规划图纸、项目批文、用地批文
2、建筑许可证、开工许可证
工程技术资料
1、总平面图
2、地质勘察报告、开竣工报告、图纸汇审报告
3、工程合同、工程预决算
4、工程设计变更、通知及技术核算单
5、竣工图：A：单位建筑、结构、设备技术资料
B：消防、燃气、智能化等工程设备技术资料
1、政府部门文件、司文件
2、管理处规章制度、通知、通报等文件
3、管理处荣誉一览表
业主委员会资料
筹备成立文件、成立后运行文件
6、房屋消防、燃气竣工验收证明书
7、钢材、水泥等主管材料的质量保证书
8、新材料、构配件的鉴定合格证书
9、绿化工程竣工图
业主资料
1、业主入住资料（购房合同、入住通知单、业主公约、装修申请、验房表、费用托收协议、车辆登记等）
2、业主家庭人员档案
3、业主家庭维修档案
装修资料
1、装修申请表（附图纸）
2、装修工程队安全责任书
社区文化资料
1、活动计划实施方案、总结记录
2、社区文化活动图片及记录
员工管理资料
1、员工个人资料、聘用表
2、员工业绩考核及奖罚情况
3、员工培训计划及实施记录
物业集团档案资料管理表格
▲
◆
5
内、外部审核
▲
◆
6
管理评审
▲
◆
7
不合格、纠正预防措施控制档案
▲
8
顾客满意度调查档案
◆
七、财务类档案
1
会计凭证、报表、账簿
2
资产清查资料
3
纳税申报、税款缴纳资料
4
各种审计报告
5
收费台帐
6
决算、预算
八、物业管理类档案
（一）业主、住户资料
1
业主办理入住时应提供及签署的资料，如业主信息登记表、业主身份证复印件、物业服务协议、供暖协议、消防安全协议、验房记录、业主公约、钥匙托管承诺书、房屋接受确认书、收房入住清单、物品交接单、钥匙及计量表签收单等
◆
ｍ
砂浆、混凝土试块试压报告
◆
ｎ
供水、供暖的试压报告
◆
o
消防工程验收合格证
◆
p
用电许可证及供电合同
◆
q
用水审批表及供水合同
◆
r
燃气验收表及供气合同
◆
10、设备健康档案
（1）
设备台帐
▲
◆
（2）
设备档案卡（含健康档案资料清单）
▲
◆
（3）
维护保养计划
▲
（4）
设备设施生产厂家名称、地址和联系电话
▲
（5）
设备设施的型号规格、主要参数、产品合格证、出厂证明等
▲
（6）
设备设施使用说明书
▲
（7）
随机图纸等技术资料
▲
（8）
销售和维修代理商名称、地址及联系电话
▲
（9）
安装试机验收单（安装时间、地点、安装人、验收人等）
◆
5
内、外部审核
▲
◆
6
管理评审
▲
◆
7
不合格、纠正预防措施控制档案
▲
8
顾客满意度调查档案
◆
七、财务类档案
1
会计凭证、报表、账簿
2
资产清查资料
3
纳税申报、税款缴纳资料
4
各种审计报告
5
收费台帐
6
决算、预算
八、物业管理类档案
（一）业主、住户资料
1
业主办理入住时应提供及签署的资料，如业主信息登记表、业主身份证复印件、物业服务协议、供暖协议、消防安全协议、验房记录、业主公约、钥匙托管承诺书、房屋接受确认书、收房入住清单、物品交接单、钥匙及计量表签收单等
◆
ｍ
砂浆、混凝土试块试压报告
◆
ｎ
供水、供暖的试压报告
◆
o
消防工程验收合格证
◆
p
用电许可证及供电合同
◆
q
用水审批表及供水合同
◆
r
燃气验收表及供气合同
◆
10、设备健康档案
（1）
设备台帐
▲
◆
（2）
设备档案卡（含健康档案资料清单）
▲
◆
（3）
维护保养计划
▲
（4）
设备设施生产厂家名称、地址和联系电话
▲
（5）
设备设施的型号规格、主要参数、产品合格证、出厂证明等
▲
（6）
设备设施使用说明书
▲
（7）
随机图纸等技术资料
▲
（8）
销售和维修代理商名称、地址及联系电话
▲
（9）
安装试机验收单（安装时间、地点、安装人、验收人等）
HL物业档案分类目录及方案资料
员工个人档案 员工人事变动、职 务任免、聘用记录 劳动合同签订记录 员工满意度测评记 录 离职人员资料
文件归档资料基本范围 内容 原始凭证 记账凭证 汇总凭证 总帐 明细账 银行日记账 现金日记账 固定资产账 物业服务费 其它辅助账薄 月、季度会计报表 年度会计报表 其它会计报表 年度收支预算
3-4
4-13
内部审核 4 5 6
4-14
不合格控制
1 1 2
4-15
外部审核 3 4
4-16
数据分析
1 1
4-17
纠正预防措施
2 3
5物业前期介入类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限 一级类目 编号 类目名称 编号 二级类目 类目名称 编号 文件归档资料基本范围 内容
1 2
5-1 物业招投标
项目调研资料 项目可行性分析资 料 投标方案和文件
档案类目分类
档案一级类目表
一级类目 行政管理类 人力资源管理类 财务管理类 品质管理类 物业前期介入类 物业承接验收类 业主入伙管理类 顾客关系管理类 工程管理类 公共秩序管理类 环境管理类 编号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 备注
1行政管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限
2 3 1
5-4
营销配合介入
2 1
5-5 竣工验收介入
2
6物业承接验收类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限 一级类目 编号 类目名称 编号 二级类目 类目名称 编号 1 2 3 4 5 6 7 8 6-1 项目建设资料 9 10
文件归档资料基本范围 内容 建设征用土地文件 建设用地批准文件 固定资产投资许可 证 建设工程规划许可 证 规划报建文件 建筑设计防火审核 文件 物业各分项工程设 计方案 建设工程规划验收 合格证 建设工程竣工验收 质量认定书 建筑工程竣工消防 审核意见书
《公司档案管理明细表》
第 2 页，共 2 页
公司档案管理明细表
档案类别 档案 类别 代码 文号 归档内容 提交部门 提交 保管 归档时间 保管期限 方式 部门 备注
Байду номын сангаас
第 1 页，共 2 页
公司档案管理明细表
档案类别 档案 类别 代码 文号 归档内容 提交部门 提交 保管 归档时间 保管期限 方式 部门 备注
备注：公司档案文号编排格式：（公司）简称+（业务部门）简称-档案类别代码-年度+顺序号，字母和数字含义依次是： 1、公司简称：华盛公司HS 2、业务部门简称：市场部SZ,行政部XZ，人事部RS,会务部HW。 3、档案类别代码：按A、B、C、D等字母顺序编排； 4、年度：建档、存档年份； 5、顺序号：001、002等三位数字顺序编排。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
管理
二级类目
类号
类目名称
文件材料归档基本范围
2 员工月报表 3 员工个人档案 4 员工导动记录 5 劳动合同签订记录 6 员工满意度测评记录
8.4 财务管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限
一级类目 类号 类目名称
二级类目
类号
类目名称
1
3-1 会计凭证
2
3
1
2
3
3-2 会计账薄
4
5
6
7
1
3
财务管理
文件材料归档基本范围
体系建设计划 体系诊断记录 体系建设记录 体系文件正本 体系文件审批记录 体系文件更改记录 体系文件发放范围 体系文件发放回收记录 体系文件作废记录
.
精品文档
保存 期限 长期 长期 长期 长期 5年
保存 期限 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期
保存 期限 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期
长期
一级类目 类号 类目名称
二级类目
类号
类目名称
文件材料归档基本范围
7 钥匙借用和领取记录 8 钥匙托管记录及托管协议 9 验房问题记录和整改记录
业主资料，主要指业主身份证复印件、联 10
系方式、家庭成员情况等 11 其它物品领用记录
8.3 人力资源管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限
精品文档
保存 期限 3年 3年 长期 1年 长期 长期 1年 长期 长期 长期 长期 长期 长期 3年 3年 长期 3年 长期 长期 长期 3年 3年 3年 1年 1年 长期 1年 3年 3年 1年 1年 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期
精品文档
8. 档案类目分类
8.1 档案一级类目表 一级类目
行政管理类 人力资源管理类 财务管理类 品质管理类 物业前期介入类 物业承接验收类 业主入伙管理类 顾客关系管理类 工程管理类 公共秩序管理类 环境管理类
编号
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
8.2 行政管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限
精品文档
保存 期限 5年 5年 3年 3年 3年 3年 3年 3年 3年 3年 长期 长期 3年 3年 3年 3年 3年 3年 3年 长期 3年 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 3年 3年 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期
一级类目 类号 类目名称
一级类目 类号 类目名称
二级类目
类号
类目名称
1
1-1
组织机构
2
3
1
2
1-2
证照管理
3
4
5
1
1-3
印鉴管理
2
1
1-4
1
行政管理
2 行文管理
3
4
1
1-5
合同管理
2
3
1
1-6
会议管理
2
1
2
1-7
采购管理
3
4
1
1-8
库房管理
2
文件材料归档基本范围
公司章程、验资报告、注册资料 股东会文件、董事会文件、监事会文件 机构变革记录、公司大事记 证照原件 证照申办资料 证照使用记录 证照变更记录 证照年检记录 印鉴制作、变更、废止记录 印鉴使用记录 内发文件、外发文件、行文审批记录 外来文件及归档记录 请示、报告、函件 介绍信、授权书、委托书以及各种证明等 标准合同范本 各类合同、协议原件及评审记录 各类合同、协议的执行记录 各类会议记录、纪要和会议签到记录 会议决议处理记录 物资需求计划和采购计划 采购比价记录 物资验收记录 供方评价记录和合格供方名录 物资出入库记录 库存物资台帐
1 项目施工进度 2 项目施工过程中的建议资料
3 项目施工跟进计划及跟进记录资料
5-4 营销配合介入
1 营销活动配合记录 2 营销过程中有关物业法律文书
5-5 竣工验收介入
1 竣工验收中存在的问题 2 竣工验收中问题处理意见记录
8.7 物业承接验收类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限
一级类目 类号 类目名称
8.9 顾客关系管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限
.
一级类目 类号 类目名称
2
人力资源
管理
2
.
人力资源
二级类目
类号
类目名称
2-1
人力资源规划
2-2
招聘管理
2-3
教育培训
2-4
考勤管理
2-5
绩效考核
2-6
薪资管理
2-7
福利管理
2-8
员工管理
文件材料归档基本范围
1 人力资源配备计划 2 工作分析和职位说明书 1 招聘申请 2 招聘计划 3 招聘启示 4 人才库 1 培训需求调查 2 员工培训计划 3 内部培训记录 4 外送培训记录 5 培训讲议集 6 培训考核试题集 7 培训评估记录 8 内部讲师选拔、评审和管理记录 1 员工排班记录 2 员工出勤记录 3 员工加班记录 4 员工换班记录 5 员工休假记录 6 员工考勤月报表 1 绩效考核方案 2 绩效考核原始记录 3 绩效考核结果及应用记录 4 员工奖惩记录 5 优秀员工评比资料 1 工资表 2 工资调整记录 3 工资发放记录 4 个人所得税报表 5 工资卡办理及领用记录 6 行业薪资调查情况 1 员工保险开户记录 2 员工养老保险办理记录 3 员工医疗保险办理记录 4 员工失业保险办理记录 5 员工工伤保险办理记录 6 员工生育保险办理记录 7 员工住房公积金办理记录 8 员工商业保险办理记录 9 员工福利费发放记录 10 员工福利用品发放记录 11 员工体检记录 1 员工花名册
档案管理
1-15
内刊管理
1-16
水电管理
1-17
通讯管理
1-18
参观接待
1-19 1-20
外协单位管理 企业文化
1-21
声像档案
1-22
实物档案
文件材料归档基本范围
3 库存物资盘点记录 4 库存物资月报表 1 固定资产、 低值易耗品和员工个人台帐等 2 办公设备、设施和工机具维修保养记录 3 物资盘点、调拨、转让、报损记录 1 住宿人员情况及分布情况 2 宿舍检查记录 1 法律纠纷记录 2 律师函件 3 讼诉材料、公证材料 1 新闻发布记录 2 专题新闻报道 1 书刊目录 2 订阅及购买记录 3 书刊借阅记录 1 档案目录清单 2 档案借阅记录 3 档案接收及移交记录 4 档案销毁记录 1 内刊原件 2 内刊稿件记录 3 内刊发放记录 4 内刊投稿奖励记录 1 办公水电使用记录 2 宿舍水电使用记录 1 办公电话申办记录 2 办公电话分布记录 3 办公电话费额管理 4 移动电话费额管理 5 通讯录，包括各公司通讯录 1 参观接待材料 2 来访领导题词签名册 3 来访者赠送礼品登记 1 外协单位名录 1 企业文化活动记录 1 照片档案 2 光盘档案 3 硬盘档案 4 录音带档案 5 录像带档案 1 证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等
8.8 业主入伙管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限
一级类目 类号 类目名称
二级类目
类号
类目名称
文件材料归档基本范围
1 入伙方案
2 与开发商对接工作记录
7-1 入伙准备
3 入伙物资与资料的准备情况
业主入伙 7
管理
4 入伙现场布置及商家布展情况 5 入伙统一说辞和入伙培训记录
1 入住通知书
业主入伙 7
保存 期限 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期
一级类目 类号 类目名称
二级类目
类号
类目名称
6-4 设备设施资料 6-5 接管验收档案
文件材料归档基本范围
6 工程设计变更通知 7 隐蔽工程验收签证 8 沉降观察记录 9 竣工验收证明书 10 建筑材料质量保证书 11 新材料与构配件的鉴定合格证书 12 砂浆与混凝土试块试压报告 13 建筑竣工图 14 其它项目竣工图 15 各分项工程施工单位资料 16 其它相关资料 1 供电系统 2 给排水系统 3 电梯系统 4 消防系统 5 弱电系统 6 其它相关资料 1 物业接收验收方案 2 房屋接管验收记录 3 设备设施接管验收记录 4 管理用钥匙移交记录 5 顾客钥匙移交记录 6 各类房屋及公建配套的产权清册 7 项目接管验收会签记录 8 接管验收相关往来文件 9 物业接管验收中发现的问题记录 10 物业接管验收中遗留问题处理意见记录
4-11 服务质量控制
2 服务质量检查记录
3 服备质量分析记录
4-12
1 顾客满意度测评计划 顾客 满意度测
2 顾客满意度调查记录 评
3 顾客满意度调查报告
1 管理评审计划
4-13 管理评审
2 管理评审资料
3 管理评审报告
1 年度内审计划
2 内审实施计划
4-14 内部审核
3 内审员名录 4 内部审核记录
1 创优申办资料
4-7 资质管理
1 资质申办资料
1 CI 手册
4-8 CI 管理
2 CI 产品制作申请
3 CI 产品使用管理
1 宣传资料制作
4-9 推广宣传
2 宣传资料使用管理
3 推广渠道管理
1 国家法律
2 国家及部委法规
4-10 法律法规
3 地方法规
4 国家及地方标准
5 适用法律法规清单
二级类目
类号
类目名称
文件材料归档基本范围
2 员工月报表 3 员工个人档案 4 员工导动记录 5 劳动合同签订记录 6 员工满意度测评记录
8.4 财务管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限
一级类目 类号 类目名称
二级类目
类号
类目名称
1
3-1 会计凭证
2
3
1
2
3
3-2 会计账薄
4
5
6
7
1
3
财务管理
文件材料归档基本范围
体系建设计划 体系诊断记录 体系建设记录 体系文件正本 体系文件审批记录 体系文件更改记录 体系文件发放范围 体系文件发放回收记录 体系文件作废记录
.
精品文档
保存 期限 长期 长期 长期 长期 5年
保存 期限 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期
保存 期限 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期
长期
一级类目 类号 类目名称
二级类目
类号
类目名称
文件材料归档基本范围
7 钥匙借用和领取记录 8 钥匙托管记录及托管协议 9 验房问题记录和整改记录
业主资料，主要指业主身份证复印件、联 10
系方式、家庭成员情况等 11 其它物品领用记录
8.3 人力资源管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限
精品文档
保存 期限 3年 3年 长期 1年 长期 长期 1年 长期 长期 长期 长期 长期 长期 3年 3年 长期 3年 长期 长期 长期 3年 3年 3年 1年 1年 长期 1年 3年 3年 1年 1年 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期
精品文档
8. 档案类目分类
8.1 档案一级类目表 一级类目
行政管理类 人力资源管理类 财务管理类 品质管理类 物业前期介入类 物业承接验收类 业主入伙管理类 顾客关系管理类 工程管理类 公共秩序管理类 环境管理类
编号
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
8.2 行政管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限
精品文档
保存 期限 5年 5年 3年 3年 3年 3年 3年 3年 3年 3年 长期 长期 3年 3年 3年 3年 3年 3年 3年 长期 3年 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 3年 3年 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期
一级类目 类号 类目名称
一级类目 类号 类目名称
二级类目
类号
类目名称
1
1-1
组织机构
2
3
1
2
1-2
证照管理
3
4
5
1
1-3
印鉴管理
2
1
1-4
1
行政管理
2 行文管理
3
4
1
1-5
合同管理
2
3
1
1-6
会议管理
2
1
2
1-7
采购管理
3
4
1
1-8
库房管理
2
文件材料归档基本范围
公司章程、验资报告、注册资料 股东会文件、董事会文件、监事会文件 机构变革记录、公司大事记 证照原件 证照申办资料 证照使用记录 证照变更记录 证照年检记录 印鉴制作、变更、废止记录 印鉴使用记录 内发文件、外发文件、行文审批记录 外来文件及归档记录 请示、报告、函件 介绍信、授权书、委托书以及各种证明等 标准合同范本 各类合同、协议原件及评审记录 各类合同、协议的执行记录 各类会议记录、纪要和会议签到记录 会议决议处理记录 物资需求计划和采购计划 采购比价记录 物资验收记录 供方评价记录和合格供方名录 物资出入库记录 库存物资台帐
1 项目施工进度 2 项目施工过程中的建议资料
3 项目施工跟进计划及跟进记录资料
5-4 营销配合介入
1 营销活动配合记录 2 营销过程中有关物业法律文书
5-5 竣工验收介入
1 竣工验收中存在的问题 2 竣工验收中问题处理意见记录
8.7 物业承接验收类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限
一级类目 类号 类目名称
8.9 顾客关系管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限
.
一级类目 类号 类目名称
2
人力资源
管理
2
.
人力资源
二级类目
类号
类目名称
2-1
人力资源规划
2-2
招聘管理
2-3
教育培训
2-4
考勤管理
2-5
绩效考核
2-6
薪资管理
2-7
福利管理
2-8
员工管理
文件材料归档基本范围
1 人力资源配备计划 2 工作分析和职位说明书 1 招聘申请 2 招聘计划 3 招聘启示 4 人才库 1 培训需求调查 2 员工培训计划 3 内部培训记录 4 外送培训记录 5 培训讲议集 6 培训考核试题集 7 培训评估记录 8 内部讲师选拔、评审和管理记录 1 员工排班记录 2 员工出勤记录 3 员工加班记录 4 员工换班记录 5 员工休假记录 6 员工考勤月报表 1 绩效考核方案 2 绩效考核原始记录 3 绩效考核结果及应用记录 4 员工奖惩记录 5 优秀员工评比资料 1 工资表 2 工资调整记录 3 工资发放记录 4 个人所得税报表 5 工资卡办理及领用记录 6 行业薪资调查情况 1 员工保险开户记录 2 员工养老保险办理记录 3 员工医疗保险办理记录 4 员工失业保险办理记录 5 员工工伤保险办理记录 6 员工生育保险办理记录 7 员工住房公积金办理记录 8 员工商业保险办理记录 9 员工福利费发放记录 10 员工福利用品发放记录 11 员工体检记录 1 员工花名册
档案管理
1-15
内刊管理
1-16
水电管理
1-17
通讯管理
1-18
参观接待
1-19 1-20
外协单位管理 企业文化
1-21
声像档案
1-22
实物档案
文件材料归档基本范围
3 库存物资盘点记录 4 库存物资月报表 1 固定资产、 低值易耗品和员工个人台帐等 2 办公设备、设施和工机具维修保养记录 3 物资盘点、调拨、转让、报损记录 1 住宿人员情况及分布情况 2 宿舍检查记录 1 法律纠纷记录 2 律师函件 3 讼诉材料、公证材料 1 新闻发布记录 2 专题新闻报道 1 书刊目录 2 订阅及购买记录 3 书刊借阅记录 1 档案目录清单 2 档案借阅记录 3 档案接收及移交记录 4 档案销毁记录 1 内刊原件 2 内刊稿件记录 3 内刊发放记录 4 内刊投稿奖励记录 1 办公水电使用记录 2 宿舍水电使用记录 1 办公电话申办记录 2 办公电话分布记录 3 办公电话费额管理 4 移动电话费额管理 5 通讯录，包括各公司通讯录 1 参观接待材料 2 来访领导题词签名册 3 来访者赠送礼品登记 1 外协单位名录 1 企业文化活动记录 1 照片档案 2 光盘档案 3 硬盘档案 4 录音带档案 5 录像带档案 1 证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等
8.8 业主入伙管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限
一级类目 类号 类目名称
二级类目
类号
类目名称
文件材料归档基本范围
1 入伙方案
2 与开发商对接工作记录
7-1 入伙准备
3 入伙物资与资料的准备情况
业主入伙 7
管理
4 入伙现场布置及商家布展情况 5 入伙统一说辞和入伙培训记录
1 入住通知书
业主入伙 7
保存 期限 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期
一级类目 类号 类目名称
二级类目
类号
类目名称
6-4 设备设施资料 6-5 接管验收档案
文件材料归档基本范围
6 工程设计变更通知 7 隐蔽工程验收签证 8 沉降观察记录 9 竣工验收证明书 10 建筑材料质量保证书 11 新材料与构配件的鉴定合格证书 12 砂浆与混凝土试块试压报告 13 建筑竣工图 14 其它项目竣工图 15 各分项工程施工单位资料 16 其它相关资料 1 供电系统 2 给排水系统 3 电梯系统 4 消防系统 5 弱电系统 6 其它相关资料 1 物业接收验收方案 2 房屋接管验收记录 3 设备设施接管验收记录 4 管理用钥匙移交记录 5 顾客钥匙移交记录 6 各类房屋及公建配套的产权清册 7 项目接管验收会签记录 8 接管验收相关往来文件 9 物业接管验收中发现的问题记录 10 物业接管验收中遗留问题处理意见记录
4-11 服务质量控制
2 服务质量检查记录
3 服备质量分析记录
4-12
1 顾客满意度测评计划 顾客 满意度测
2 顾客满意度调查记录 评
3 顾客满意度调查报告
1 管理评审计划
4-13 管理评审
2 管理评审资料
3 管理评审报告
1 年度内审计划
2 内审实施计划
4-14 内部审核
3 内审员名录 4 内部审核记录
1 创优申办资料
4-7 资质管理
1 资质申办资料
1 CI 手册
4-8 CI 管理
2 CI 产品制作申请
3 CI 产品使用管理
1 宣传资料制作
4-9 推广宣传
2 宣传资料使用管理
3 推广渠道管理
1 国家法律
2 国家及部委法规
4-10 法律法规
3 地方法规
4 国家及地方标准
5 适用法律法规清单